Artikkelissa selitetään, mitä Pikavaiheet ovat Outlook 365:ssä, Outlook 2021:ssä, Outlook 2016:ssa ja Outlook 2013:ssa, ja miten ne voidaan integroida sähköpostin työnkulkuun toistuvien toimintojen automatisoimiseksi ja tarpeettomien napsautusten poistamiseksi.

Kun teet samoja asioita päivästä toiseen, ärsyttävin on tarpeen tehdä se tyhjästä joka kerta. Mitä sanoisit, jos sen sijaan, että tylsiä monivaiheisia prosesseja voisit suorittaa sähköpostin rutiineja napin painalluksella? Se on mitä Outlook Quick Steps ovat kaikki noin.

Outlookin pikavaiheet

Nopeat vaiheet Outlookissa ovat eräänlaisia pikanäppäimiä, joiden avulla voit suorittaa tietyn toimintosarjan yhdellä napsautuksella.

Jos esimerkiksi siirrät tai kopioit usein saapuvia viestejä johonkin kansioon myöhempää tarkastelua varten, nopea vaihe voi nopeuttaa tehtävää. Tai voit lähettää automaattisesti vastauksen ja poistaa alkuperäisen viestin, jolloin postilaatikkosi ei sotkeudu epäolennaisista sähköposteista. Erityisen hyödyllistä on mahdollisuus sisällyttää useita toimintoja yhteen vaiheeseen. Voit esimerkiksi siirtää viestin osoitteeseentiettyyn kansioon, merkitty lukemattomaksi, lähetetty eteenpäin tiimikavereillesi ja Bcc:nä esimiehellesi, kaikki yhdellä pikanäppäimellä!

Toinen Quick Stepsin hieno ominaisuus on, että ne ovat täysin muokattavissa, joten voit automatisoida lähes kaikki rutiinitoimenpiteet mukautetulla komennolla.

Jos haluat määrittää Outlookin pikavaiheet, voit valita jonkin seuraavista lähestymistavoista:

• Mukauta oletusvaiheita.
• Luo oma.
• Kopioi ja muokkaa mitä tahansa olemassa olevia vaiheita.

Seuraavaksi kerromme yksityiskohtaisesti jokaisesta vaihtoehdosta, jotta voit käyttää tätä mahtavaa ominaisuutta heti.

Pikavaiheet ovat käytettävissä kaikissa nykyaikaisissa työpöytäversioissa, mukaan lukien Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ja Outlook 2013. Outlook Online -palvelussa tätä ominaisuutta ei tueta.

Oletusarvoiset pikavaiheet Outlookissa

Microsoft Outlookissa on viisi esiasetettua vaihetta. Löydät ne osoitteesta Etusivu välilehdellä, kohdassa Nopeat vaiheet ryhmä:

• Siirry osoitteeseen - siirtää valitun sähköpostiviestin määritettyyn kansioon ja merkitsee sen luetuksi.
• Johtajalle - välittää valitun viestin esimiehellesi. Jos organisaatiossasi käytetään Microsoft 365- tai Exchange Server -palvelinta, esimiehen nimi voi sijaita maailmanlaajuisessa osoiteluettelossa ja se voidaan lisätä automaattisesti Kohde-ruutuun; muussa tapauksessa voit määrittää sen manuaalisesti.
• Joukkueen sähköpostiosoite - välittää valitun viestin kollegoillesi. Riippuen siitä, miten Exchange-palvelimen ylläpitäjäsi on määritellyt postilaatikkosi, Outlook saattaa tunnistaa ja täyttää ryhmän jäsenten osoitteet. Jos näin ei ole, sinun on täytettävä ne itse.
• Valmis - merkitsee viestin luetuksi ja valmiiksi ja siirtää sen sitten määritettyyn kansioon.
• Vastaa & Poista - avaa vastauksen valittuun viestiin ja siirtää sitten alkuperäisen viestin kohtaan Poistetut kohteet kansio.

Nämä ennalta määritetyt vaiheet ovat lähes valmiita käytettäväksi, "lähes" on avainsana tässä. Kun yrität käyttää sisäänrakennettua pikavaihetta ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään määrittämään se. Älä kuitenkaan lannistu - määritys ei ole sen vaikeampaa kuin kohdekansion valitseminen tai sähköpostiosoitteen antaminen. Jotta saat paremman käsityksen siitä, miten se toimii, katsotaanpa käytännön esimerkkiä.

Oletetaan, että haluat lähettää tietyn viestin eteenpäin esimiehellesi. Napsautat painiketta Johtajalle vaihe, ja Ensimmäisen kerran käyttöönotto Sinun tarvitsee vain kirjoittaa esimiehen sähköpostiosoite kenttään To... laatikko ja napsauta Tallenna .

Saat lisävaihtoehtoja napsauttamalla Vaihtoehdot painiketta vasemmassa alakulmassa, ja napsauta sitten Näytä vaihtoehdot alla To... laatikko:

Nyt voit asettaa prioriteetin, merkitä viestin tai määrittää sähköpostiosoitteet Cc- ja Bcc-kopioita varten.

Vinkkejä:

• Sisällyttää lisää toimia samassa vaiheessa, napsauta Lisää toiminto nappi.
• Jos haluat, että nopea askel suoritetaan irrottamatta käsiäsi näppäimistöltä, voit määrittää tietyn näppäinyhdistelmä siihen - katso Pikanäppäin laatikko lähellä ikkunan alaosaa.

Kuinka luoda Quick Step Outlookissa

Jos mikään sisäänrakennetuista vaiheista ei automatisoi tarvitsemiasi toimintoja, voit helposti luoda oman vaiheen. Voit luoda nopean vaiheen tyhjästä seuraavasti:

1. Vuonna Nopeat vaiheet laatikko, napsauta Luo uusi .

   

2. Vuonna Muokkaa pikavaihetta valintaikkunassa, ensimmäinen asia, jonka teet on nimi Kirjoita tätä varten kuvaileva teksti kenttään Nimi kenttä, esimerkiksi Vastaa & seuraa .

   

3. Valitse seuraavaksi toiminta haluat suorittaa. Napsauta Valitse toiminto pudotusvalikosta, selaa luetteloa ja valitse haluamasi toiminto. Jotkin toiminnot antavat sinulle lisävaihtoehtoja, jotka voit valita myöhemmin.

   Tässä esimerkissä tavoitteemme on vastata viestiin mallilla, joten valitsemme vaihtoehdon Vastaa kaikille .

   

4. Voit määrittää vastauksen napsauttamalla Näytä vaihtoehdot linkki To... kenttään ja kirjoita sitten vastauksesi kenttään Teksti Vaihtoehtoisesti voit lisätä Cc- ja/tai Bcc-vastaanottajia, merkitä viestin ja asettaa prioriteettiaseman. Koska aiomme seurata viestiä, asetamme Lippu osoitteeseen Tällä viikolla .

   

5. Jos pikavaiheen ei ole tarkoitus rajoittua vain yhteen toimintoon, napsauta painiketta Lisää toiminto painiketta ja valitse toinen toiminto. Meidän tapauksessamme se on viestin siirtäminen kohtaan Seuranta kansio.

   

6. Määritä samalla tavalla kaikki muut haluamasi toiminnot. Voit esimerkiksi välittää alkuperäisen viestin eteenpäin kollegoillesi tai lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona esimiehellesi.
7. Määritä valinnaisesti jokin valmiiksi määritetyistä pikanäppäimet nopeaan askeleeseesi.
8. Kirjoita valinnaisesti tooltip näytetään, kun viet hiiren hiiren tämän pikavaiheen päälle (tämä voi olla erityisen hyödyllistä, kun sinulla on paljon erilaisia kohteita).

   Kaikkien mukautusten jälkeen lopullinen Quick Steps -mallimme näyttää seuraavalta:

   • Se suorittaa kolme toimenpidettä : vastaa mallilla (1), siirrä alkuperäinen viesti erityiseen kansioon myöhempää seurantaa varten (2), lähetä viesti eteenpäin kollegoille (3).
   • Se voidaan käynnistää painamalla Ctrl + Shift + 1. pikakuvake (4).
   • A tooltip muistutus siitä, mitä tämä pikavaihe oikeastaan tekee, tulee näkyviin, kun viet kursorin sen päälle (5).

   

9. Kun olet valmis, napsauta Viimeistely , ja juuri luotu pikavaiheesi ilmestyy välittömästi nauhaan.

   

Olemassa olevan pikavaiheen kopioiminen

Tilanteessa, jossa haluat luoda pikaviestin, joka on hyvin samankaltainen kuin jo olemassa oleva, mutta jossa on pieni muunnelma (esim. viestin välittäminen toiselle henkilölle tai siirtäminen eri kansioon), nopein tapa on kopioida olemassa oleva kohde. Näin toimitaan:

1. Vuonna Nopeat vaiheet ryhmää, napsauta pientä nuolta oikeassa alakulmassa.
2. Vuonna Hallitse pikavaiheita avautuvassa ikkunassa valitse askel, jonka haluat kopioida, ja napsauta painiketta Kaksoiskappaleet .

   

3. Vuonna Muokkaa pikavaihetta , kirjoita eri nimi, muuta toimintoja tarpeen mukaan ja napsauta sitten painiketta Viimeistely .

Pikavaiheiden käyttäminen Outlookissa

Voit suorittaa pikavaiheeseen sisältyvät toimet valitsemalla viestin ja napsauttamalla pikavaihetta nauhassa tai painamalla sille määritettyä pikanäppäintä.

Huomaa, että ei kaikki toimet ovat suoritetaan äänettömästi Jos Vastaa tai Eteenpäin , vastaus tai välitetty viesti avautuu, joten voit tarkastella sitä ja tehdä tarvittaessa muutoksia. Viesti lähtee vasta, kun napsautat painiketta Lähetä Voit tarvittaessa palauttaa lähetetyn sähköpostiviestin.

Ainoastaan ne vaiheet, jotka ovat käytettävissä tiettynä ajankohtana, ovat käytettävissä. aktiivinen Ne, jotka eivät ole käytettävissä, näkyvät harmaina, mikä tarkoittaa, että niitä ei voi käyttää juuri nyt. Jos esimerkiksi mikään viesti ei ole valittuna, kaikista sisäänrakennetuista vaiheista vain yksi on käytettävissä. Joukkueen sähköpostiosoite on aktiivinen, koska muita oletusarvoja sovelletaan olemassa olevaan viestiin.

Pikavaiheiden hallinta, muuttaminen ja poistaminen

Voit hallita pikavaiheita napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa dialogin käynnistysnuolta. Nopeat vaiheet ryhmä:

Tämä avaa Hallitse pikavaiheita ikkuna, jossa on seuraavat vaihtoehdot:

1. Muokkaa - muuttaa olemassa olevaa pikavaihetta, joko oletusarvoista tai mukautettua vaihetta.
2. Kaksoiskappaleet - tehdä kopion valitusta pikavaiheesta.
3. Poista - poistaa valitun kohteen pysyvästi.
4. Nuolet ylös ja alas - järjestä nopeat askeleesi uudelleen nauhalla.
5. Uusi - luo uusi nopea askel.
6. Nollaa oletusasetukset - palauta oletuspikavaiheet alkutilaansa ja poista luomasi vaiheet. Koska tätä toimenpidettä ei voi perua, harkitse tarkkaan, ennen kuin teet nollauksen.

Lukuun ottamatta Hallitse pikavaiheita yllä olevasta valintaikkunasta voit nopeasti muutos , kopioi tai poista tietyn kohteen napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla toiminto kontekstivalikosta:

Mihin Outlookin pikavaiheet on tallennettu?

Outlookin pikavaiheet ovat piilotetussa kansiossa postilaatikossasi tai .pst-tiedostossa.

Jos käytät POP3-tiliä, voit yksinkertaisesti tuoda alkuperäisen .pst-tiedoston uuteen tietokoneeseen, ja Quick Steps kulkee myös sen mukana (tietenkin, jos kaikki on tehty oikein). Lisätietoja on kohdassa .pst-tiedoston vienti ja tuonti.

Exchange-käyttäjiltä ei vaadita erityistoimia - kun määrität Exchange-tilisi uudessa tietokoneessa, Pikavaiheet ovat valmiina.

IMAP-tilien osalta siirtyminen on vaikeampaa - voit käyttää MFCMAPI-työkalua päästäksesi käsiksi postilaatikkotietoihin ja viedä/tuoda Quick Steps -toimintoja uuteen tietokoneeseen.

Näin luodaan ja käytetään Quick Steps Outlookissa. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!