O artigo explica que son os pasos rápidos en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 e Outlook 2013 e como integralos no seu fluxo de traballo de correo electrónico para automatizar accións repetidas e eliminar clics innecesarios.

Ao facer as mesmas cousas día a día, o máis irritante é o necesario facelo desde cero cada vez. Que dirías se en lugar de tediosos procesos de varios pasos puideses realizar as túas rutinas de correo electrónico cun clic no botón? É o que consiste en Outlook Quick Steps.

Outlook Quick Steps

Quick Steps en Outlook son unha especie de atallos que che permiten realizar un determinada secuencia de accións cun só clic.

Por exemplo, se moves ou copias frecuentemente as mensaxes entrantes a algún cartafol para a súa revisión posterior, un paso rápido pode acelerar a tarefa. Ou pode enviar automaticamente unha resposta e eliminar a mensaxe orixinal, para que a súa caixa de entrada non se ateigue con correos electrónicos irrelevantes. O que é especialmente útil é a posibilidade de incluír varias accións nun só paso. Por exemplo, podes que unha mensaxe se mova a un cartafol específico, que se marque como non lida, que se reenvíe aos teus compañeiros de equipo e que se envíe en CCO ao teu xestor, todo cun atallo!

Outra gran característica de Quick Steps é que son totalmente personalizables, polo que podes automatizar case todas as operacións rutineiras cun comando personalizado.

Para configurar Pasos rápidos no teu Outlook, podes escoller unha dasos seguintes enfoques:

• Personaliza os pasos predeterminados.
• Crea o teu propio.
• Duplica e edita calquera dos pasos existentes.

Máis adiante, comentaremos cada opción en detalle, para que poidas comezar a usar esta incrible función de inmediato.

Os pasos rápidos están dispoñibles en todas as versións de escritorio modernas, incluíndo Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013. En Outlook Online, esta función non é compatible.

Pasos rápidos predeterminados en Outlook

Microsoft Outlook ten cinco pasos predefinidos. Podes atopalos na pestana Inicio , no grupo Pasos rápidos :

• Mover a : move o correo electrónico seleccionado a un cartafol especificado e márcao como lido.
• Ao xestor : reenvía a mensaxe seleccionada ao teu xestor. Se a súa organización usa Microsoft 365 ou Exchange Server, o nome do xestor pode estar situado na Lista global de enderezos e inserido na caixa Para automaticamente; se non, pode especificalo manualmente.
• Correo electrónico do equipo : reenvía a mensaxe seleccionada aos seus compañeiros. Dependendo de como o administrador de Exchange Server configure a súa caixa de correo, Outlook pode detectar e cubrir os enderezos dos membros do seu equipo. Se non, terás que enchelos por ti mesmo.
• Feito : marca a mensaxe como lida e completa e despois móvese a un cartafol especificado.
• Responder & Eliminar - abre aresponder á mensaxe seleccionada e, a continuación, move a mensaxe orixinal ao cartafol Elementos eliminados .

Estes pasos predefinidos están case listos para que os utilices, "case" é a clave palabra aquí. Cando intente utilizar un paso rápido incorporado por primeira vez, solicitarase que o configure. Pero non te desanimes: a configuración non é máis difícil que seleccionar un cartafol de destino ou proporcionar un enderezo de correo electrónico. Para ter unha mellor idea de como funciona, vexamos un exemplo práctico.

Digamos que queres reenviar unha determinada mensaxe ao teu xestor. Fai clic no paso Ao xestor e aparece a xanela Configuración por primeira vez . O que cómpre facer é escribir o enderezo de correo electrónico do xestor na caixa Para... e facer clic en Gardar .

Para obter opcións adicionais, faga clic no botón Opcións na esquina inferior esquerda e, a continuación, faga clic en Mostrar opcións debaixo da caixa Para... :

Agora podes establecer a prioridade, marcar a mensaxe ou especificar enderezos de correo electrónico para copias Cc e Cco.

Consellos:

• Para incorporar máis accións no mesmo paso, fai clic no botón Engadir acción .
• Para executar un paso rápido sen quitar as mans do teclado , pode asignarlle unha determinada combinación de teclas ; consulte a caixa Tecla de atallo preto da parte inferior da xanela.

Como crear un paso rápido enOutlook

Se ningún dos pasos incorporados automatiza un conxunto de accións que necesitas, podes crear a túa propia facilmente. Para configurar un paso rápido desde cero, isto é o que debes facer:

1. Na caixa Pasos rápidos , fai clic en Crear novo .

   

2. Na caixa de diálogo Editar paso rápido , o primeiro que fas é nome o teu paso. Para iso, escriba algún texto descritivo no campo Nome , por exemplo Responder & segue .

   

3. A continuación, escolla a acción que quere realizar. Fai clic na caixa despregable Escolla unha acción , desprázate pola lista e escolla a correspondente. Algunhas accións daránlle opcións adicionais para seleccionar máis tarde.

   Neste exemplo, o noso obxectivo é responder a unha mensaxe cun modelo, polo que escollemos Responder a todos .

   

4. Para configurar a súa resposta, faga clic na ligazón Mostrar opcións baixo o campo Para... e, a continuación, introduza a súa resposta na caixa Texto . Opcionalmente, pode engadir destinatarios Cc e/ou Cco, marcar a mensaxe e establecer a prioridade. Debido a que pretendemos facer un seguimento, configuramos Marca en Esta semana .

   

5. Se se supón que o teu paso rápido non debe limitarse a unha única acción, faga clic no botón Engadir acción e escolla a segunda acción. No noso caso, é mover unha mensaxe ao cartafol Seguimento .

   

6. De forma semellante, configure todas as outras accións que desexelevar a cabo. Por exemplo, podes reenviar a mensaxe orixinal aos teus compañeiros ou reenviar o correo electrónico como anexo ao teu supervisor.
7. Opcionalmente, asigna unha das teclas de atallo predefinidas ao teu paso rápido.
8. Opcionalmente, escriba unha informativa que se mostrará cando pase o rato sobre este paso rápido (isto pode ser especialmente útil cando teña moitos elementos diferentes).

   Despois de todas as personalizacións, o noso modelo de pasos rápidos finalizado ten o seguinte aspecto:

   • Realiza tres accións : responde co modelo (1), move a mensaxe orixinal a un cartafol especial para seguir despois (2), reenvíe a mensaxe aos compañeiros (3).
   • Pódese activar premendo o atallo Ctrl + Maiús + 1 atallo (4).
   • Unha información que lembra o que realmente fai este paso rápido aparecerá cando pases o cursor sobre el (5).

   

9. Cando remate, fai clic en Finalizar e o paso rápido que acabas de crear aparecerá inmediatamente na cinta.

   

Como duplicar un paso rápido existente

Na situación na que queres crear un paso rápido moi similar ao que xa tes pero cunha lixeira variación (por exemplo, reenviar unha mensaxe a outra persoa ou mover a un cartafol diferente), o a forma máis rápida é duplicar un elemento existente. Vexa como:

1. No grupo Pasos rápidos , faga clic nunha pequena frecha na parte inferioresquina dereita.
2. Na xanela Xestionar pasos rápidos que se abre, selecciona o paso que queres copiar e fai clic en Duplicar .

   

3. No Editar paso rápido , escriba un nome diferente, cambie as accións segundo sexa necesario e faga clic en Finalizar .

Como use Pasos rápidos en Outlook

Para realizar as accións incluídas nun paso rápido, simplemente seleccione a mensaxe e, a continuación, faga clic no paso rápido da cinta ou prema o atallo de teclado asignado a el.

Ten en conta que non todas as accións se execútanse en silencio . No caso de Responder ou Reenviar , abrirase unha resposta ou unha mensaxe reenviada, para que poida revisalo e facer os cambios necesarios. A mensaxe aparecerá só cando faga clic no botón Enviar . Se é necesario, pode recuperar un correo electrónico enviado.

Só os pasos dispoñibles nun momento determinado están activos . Aqueles que non están dispoñibles aparecen en gris para indicar que non podes utilizalos neste momento. Por exemplo, se non se selecciona ningunha mensaxe, de todos os pasos integrados, só estará activo Correo electrónico do equipo porque os demais valores predeterminados aplícanse a unha mensaxe existente.

Como xestionar, modificar e eliminar pasos rápidos

Para xestionar os seus pasos rápidos, faga clic na frecha do iniciador de diálogo na esquina inferior dereita do grupo Pasos rápidos :

Isto abrirá a xanela Xestionar pasos rápidos que lle proporciona o seguinteopcións:

1. Editar : cambia un paso rápido existente, xa sexa o predeterminado ou o personalizado.
2. Duplicar : fai unha copia do paso rápido seleccionado.
3. Eliminar : elimina permanentemente o elemento seleccionado.
4. Frechas arriba e abaixo : reorganiza os teus pasos rápidos en a cinta.
5. Novo : crea un novo paso rápido.
6. Restablecer os valores predeterminados : restaura os pasos rápidos predeterminados ao seu estado inicial e elimina os que creaches. Dado que esta acción non se pode desfacer, pénsao coidadosamente antes de facer o restablecemento.

Ademais da ventá de diálogo Xestionar pasos rápidos de arriba, pode cambiar , copiar ou eliminar rapidamente un elemento concreto facendo clic co botón dereito nel e escollendo unha acción no menú contextual:

Onde se almacenan os pasos rápidos de Outlook?

Os pasos rápidos de Outlook están nun cartafol oculto dentro da súa caixa de correo ou ficheiro .pst.

Se está a usar unha conta POP3 , pode simplemente importar o seu ficheiro .pst orixinal a un novo ordenador, e Quick Steps tamén viaxará con el (por suposto, se todo está feito correctamente). Para obter máis detalles, consulte Como exportar e importar un ficheiro .pst.

Para os usuarios de Exchange, non se precisan accións especiais. En canto configure a súa conta de Exchange nun ordenador novo, os pasos rápidos serán alí.

Para as contas IMAP, a migración é máis difícil. Podes usara ferramenta MFCMAPI para acceder aos datos da túa caixa de correo e exportar/importar Quick Steps a un novo ordenador.

Así é como crear e usar Quick Steps en Outlook. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!