Greinin útskýrir hvað Quick Steps eru í Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 og Outlook 2013 og hvernig á að samþætta þau í tölvupóstverkflæðinu þínu til að gera endurteknar aðgerðir sjálfvirkar og koma í veg fyrir óþarfa smelli.

Þegar þú gerir sömu hlutina daginn út og daginn inn er mest pirrandi að gera það frá grunni í hvert skipti. Hvað myndir þú segja ef þú gætir framkvæmt tölvupóstrútínuna þína í stað þess að vera leiðinlegur í mörgum skrefum með einum smelli? Það er það sem Outlook Quick Steps snúast um.

Outlook Quick Steps

Quick Steps í Outlook eru eins konar flýtileiðir sem gera þér kleift að framkvæma ákveðin röð aðgerða með einum smelli.

Til dæmis, ef þú færir eða afritar oft skilaboð sem berast í einhverja möppu til að skoða síðar, getur fljótlegt skref flýtt fyrir verkinu. Eða þú getur sjálfkrafa sent svar og eytt upprunalegu skilaboðunum, svo pósthólfið þitt verði ekki troðfullt af óviðkomandi tölvupósti. Það sem er sérstaklega gagnlegt er hæfileikinn til að innihalda margar aðgerðir í einu skrefi. Til dæmis geturðu látið færa skilaboð í tiltekna möppu, merkt sem ólesin, send til liðsfélaga þinna og falin afrit til yfirmanns þíns, allt með einum flýtileið!

Annar frábær eiginleiki Quick Steps er að þeir eru sérhannaðar að fullu, þannig að þú getur gert sjálfvirkan nánast allar venjubundnar aðgerðir með sérsniðinni skipun.

Til að setja upp Quick Steps í Outlook geturðu valið eitt afeftirfarandi aðferðir:

• Sérsníddu sjálfgefna skrefin.
• Búðu til þitt eigið skref.
• Afritaðu og breyttu einhverju af núverandi skrefum.

Í framhaldinu munum við ræða hvern valmöguleika í smáatriðum, svo þú getir byrjað að nota þennan frábæra eiginleika strax.

Fljótleg skref eru fáanleg í öllum nútímalegum skrifborðsútgáfum, þar á meðal Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013. Í Outlook Online er þessi eiginleiki ekki studdur.

Sjálfgefin hraðskref í Outlook

Microsoft Outlook hefur fimm forstillt skref. Þú getur fundið þau á flipanum Heima , í hópnum Fljótleg skref :

• Flytja til - færir valinn tölvupóst í tiltekna möppu og merkir hann sem lesinn.
• Til stjórnanda - áframsendir valin skilaboð til yfirmanns þíns. Ef fyrirtæki þitt notar Microsoft 365 eða Exchange Server, gæti nafn stjórnandans verið staðsett á alþjóðlegum heimilisfangalistanum og sett sjálfkrafa inn í To-reitinn; annars geturðu tilgreint það handvirkt.
• Team Email - áframsendur valin skilaboð til samstarfsmanna þinna. Það fer eftir því hvernig Exchange Server stjórnandi þinn stillti pósthólfið þitt, heimilisföng liðsmanna þinna gætu fundist og fyllt út af Outlook. Ef ekki, verður þú að fylla þau út sjálfur.
• Lokið - merkir skilaboðin sem lesin og lokið og færist síðan í tiltekna möppu.
• Svara & Eyða - opnar asvaraðu völdum skilaboðum og færir síðan upprunalegu skilaboðin í Eydd atriði möppuna.

Þessi fyrirframskilgreindu skref eru næstum tilbúin fyrir þig til notkunar, "næstum" er lykillinn orð hér. Þegar þú reynir að nota innbyggt hraðskref í fyrsta skipti verðurðu beðinn um að stilla það. En ekki láta hugfallast - uppsetningin er ekki erfiðari en að velja markmöppu eða gefa upp netfang. Til að fá betri hugmynd um hvernig það virkar skulum við skoða hagnýtt dæmi.

Segjum að þú viljir áframsenda ákveðin skilaboð til yfirmanns þíns. Þú smellir á skrefið To Manager og glugginn First Time Setup birtist. Það sem þú þarft að gera er bara að slá inn netfang stjórnandans í reitinn Til... og smella á Vista .

Til að fá fleiri valkosti, smelltu á Valkostir hnappinn neðst í vinstra horninu og smelltu síðan á Sýna valkosti undir Til... reitnum:

Nú geturðu stillt forgang, flaggað skilaboðin eða tilgreint netföng fyrir afrit og falið afrit.

Ráð:

• Til að fella fleirri aðgerðir inn í sama skref, smelltu á hnappinn Bæta við aðgerð .
• Til að láta framkvæma hraðskref án þess að taka hendurnar af lyklaborðinu , þú getur tengt ákveðna lyklasamsetningu á það - sjá Flýtivísunarlykilinn reitinn neðst í glugganum.

Hvernig á að búa til Quick Step inOutlook

Ef ekkert af innbyggðu skrefunum gerir sjálfvirkan hóp aðgerða sem þú þarft geturðu auðveldlega búið til þína eigin. Til að setja upp hraðskref frá grunni er þetta það sem þú þarft að gera:

1. Í Flýtiskref reitnum, smelltu á Búa til nýtt .

   

2. Í Edit Quick Step valmyndinni er það fyrsta sem þú gerir að nefna skrefið þitt. Til þess skaltu slá inn lýsandi texta í Nafn reitinn, til dæmis Svara & eftirfylgni .

   

3. Veldu næst aðgerðina sem þú vilt framkvæma. Smelltu á Veldu aðgerð fellilistann, flettu í gegnum listann og veldu viðeigandi. Sumar aðgerðir gefa þér fleiri valkosti til að velja síðar.

   Í þessu dæmi er markmið okkar að svara skilaboðum með sniðmáti, svo við veljum Svara öllum .

   

4. Til að stilla svarið þitt, smelltu á Sýna valkosti hlekkinn undir Til... reitnum og sláðu síðan inn svarið þitt í Texti reitinn. Valfrjálst geturðu bætt við viðtakendum afrits og/eða falið afrit, flaggað skilaboðin og stillt forgang. Vegna þess að við ætlum að fylgja eftir, stilltum við Flag á Þessa viku .

   

5. Ef fljótt skref þitt á ekki að takmarkast við eina aðgerð, smelltu á hnappinn Bæta við aðgerð og veldu seinni aðgerðina. Í okkar tilviki er það að færa skilaboð yfir í Fylgjast með möppunni.

   

6. Á svipaðan hátt skaltu setja upp allar aðrar aðgerðir sem þú viltframkvæma. Til dæmis geturðu framsent upprunalegu skilaboðin til jafningja þinna eða framsent tölvupóstinn sem viðhengi til yfirmanns þíns.
7. Valfrjálst geturðu tengt einum af forskilgreindum flýtileiðum við skyndiskrefið þitt.
8. Sláðu valfrjálst inn tól til að birtast þegar þú færir músina yfir þetta snögga skref með músinni (þetta gæti verið sérstaklega gagnlegt þegar þú ert með mikið af mismunandi hlutum).

   Eftir allar sérstillingarnar hefur fullbúið Quick Steps sniðmátið okkar eftirfarandi útlit:

   • Það framkvæmir þrjár aðgerðir : svara með sniðmáti (1), færa upprunalegu skilaboðin til sérstök mappa til að fylgja eftir síðar (2), sendu skilaboðin áfram til samstarfsmanna (3).
   • Það er hægt að kveikja á því með því að ýta á Ctrl + Shift + 1 flýtileiðina (4).
   • verkfæraráð sem minnir á hvað þetta snögga skref gerir í raun og veru mun birtast þegar þú heldur bendilinn yfir það (5).

   

9. Þegar þú ert búinn skaltu smella á Ljúka og nýstofnaða hraðskrefið þitt birtist strax á borðinu.

   

Hvernig á að afrita fyrirliggjandi flýtiskref

Í aðstæðum þegar þú vilt búa til fljótlegt skref sem er mjög svipað því sem þú ert nú þegar með, en með smá breytingum (t.d. áframsenda skilaboð til annars aðila eða fara í aðra möppu), fljótlegasta leiðin er að afrita núverandi hlut. Svona er það:

1. Í hópnum Fljótleg skref smellirðu á litla ör neðsthægra horninu.
2. Í glugganum Stjórna hraðskrefum sem opnast skaltu velja skrefið sem þú vilt afrita og smella á Afrita .

   

3. Í Edit Quick Step skaltu slá inn annað nafn, breyta aðgerðunum eftir þörfum og smella á Finish .

Hvernig á að notaðu Quick Steps í Outlook

Til að framkvæma aðgerðirnar sem fylgja með í fljótu skrefi, veldu einfaldlega skilaboðin og smelltu síðan á skyndiskrefið á borðinu eða ýttu á flýtilykla sem þeim er úthlutað.

Vinsamlegast hafðu í huga að ekki allar aðgerðir eru framkvæmdar hljóðlaust . Ef um er að ræða Svara eða Áframsenda opnast svar eða send skilaboð, svo þú getur skoðað það og gert breytingar eftir þörfum. Skilaboð fara aðeins út þegar þú smellir á Senda hnappinn. Ef þörf krefur geturðu afturkallað sendan tölvupóst.

Aðeins þau skref sem eru tiltæk á tilteknum tíma eru virk . Þeir sem eru ekki tiltækir eru gráir sem gefur til kynna að þú getir ekki notað þá núna. Til dæmis, ef engin skilaboð eru valin, af öllum innbyggðum skrefum, verður aðeins Team Email virkt vegna þess að hinar sjálfgefnu stillingar eru notaðar á fyrirliggjandi skilaboð.

Hvernig á að stjórna, breyta og eyða Quick Steps

Til að hafa umsjón með flýtiskrefunum þínum skaltu smella á valmyndaforritsörina neðst í hægra horninu á Quick Steps hópnum:

Þetta mun opna gluggann Stjórna fljótlegum skrefum sem gefur þér eftirfarandivalkostir:

1. Breyta - breyttu fyrirliggjandi fljótu skrefi, annað hvort sjálfgefnu eða sérsniðnu skrefi.
2. Afrita - búa til afrit af völdum hraðskrefinu.
3. Eyða - fjarlægðu valið atriði varanlega.
4. Upp og niður örvarnar - endurraðaðu hraðskrefunum þínum á borðið.
5. Nýtt - búðu til nýtt hraðskref.
6. Endurstilla í sjálfgefnar stillingar - endurheimtu sjálfgefna hraðskrefin í upphafsstöðu og eyddu þær sem þú hefur búið til. Vegna þess að ekki er hægt að afturkalla þessa aðgerð, vinsamlegast hugsið ykkur vel um áður en endurstillingin fer fram.

Fyrir utan gluggann Stjórna snöggum skrefum hér að ofan, þú getur fljótt breytt , afritað eða eytt tilteknu atriði með því að hægrismella á það og velja aðgerð úr samhengisvalmyndinni:

Hvar eru Outlook Quick Steps geymd?

Outlook Quick Steps eru í falinni möppu í pósthólfinu þínu eða .pst skrá.

Ef þú ert að nota POP3 reikning , þú getur einfaldlega flutt inn upprunalegu .pst skrána þína í nýja tölvu og Quick Steps ferðast líka með henni (að sjálfsögðu ef allt er rétt gert). Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að flytja út og flytja inn .pst skrá.

Fyrir Exchange notendur eru engar sérstakar aðgerðir nauðsynlegar - um leið og þú stillir Exchange reikninginn þinn á nýrri tölvu verða Quick Steps þíns þar.

Fyrir IMAP reikninga er flutningurinn erfiðari - þú getur notaðMFCMAPI tólið til að fá aðgang að pósthólfsgögnunum þínum og flytja út/flytja inn Quick Steps í nýja tölvu.

Svona á að búa til og nota Quick Steps í Outlook. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!