Šajā rakstā ir izskaidrots, kas ir ātrie soļi programmā Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 un Outlook 2013 un kā tos integrēt e-pasta darbplūsmā, lai automatizētu atkārtotas darbības un novērstu nevajadzīgus klikšķus.

Veicot vienas un tās pašas darbības katru dienu, visvairāk kaitina tas, ka katru reizi to ir nepieciešams darīt no jauna. Ko jūs teiktu, ja nogurdinošu daudzpakāpju procesu vietā jūs varētu veikt e-pasta rutīnas darbības ar vienu pogas klikšķi? Tas ir tas, ko piedāvā Outlook Ātrie soļi.

Outlook Ātrie soļi

Ātri soļi programmā Outlook ir sava veida īsceļi, kas ļauj veikt noteiktu darbību secību ar vienu klikšķi.

Piemēram, ja bieži pārvietojat vai kopējat ienākošos ziņojumus uz kādu mapi, lai vēlāk tos pārskatītu, ātrs solis var paātrināt uzdevumu. Vai arī varat automātiski nosūtīt atbildi un dzēst sākotnējo ziņojumu, lai ienākošā vēstule netiktu pārblīvēta ar nevajadzīgiem e-pasta ziņojumiem. Īpaši noderīga ir iespēja vienā solī iekļaut vairākas darbības. Piemēram, ziņu var pārvietot uz mapikonkrētā mapē, atzīmēti kā nelasīti, pārsūtīti komandas biedriem un Bcc'ed savam vadītājam, un tas viss ar vienu īsceļu!

Vēl viena lieliska ātrās darbības soļu funkcija ir tā, ka tie ir pilnībā pielāgojami, tāpēc ar pielāgotu komandu varat automatizēt gandrīz jebkuru rutīnas darbību.

Lai programmā Outlook iestatītu ātros soļus, varat izvēlēties vienu no šādām pieejām:

• Pielāgojiet noklusējuma darbības.
• Izveidojiet savu.
• Jebkuras esošās darbības var dublēt un rediģēt.

Turpmāk mēs detalizēti aplūkosim katru opciju, lai jūs varētu sākt izmantot šo lielisko funkciju uzreiz.

Ātrie soļi ir pieejami visās mūsdienu datora versijās, tostarp Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 un Outlook 2013. Programmā Outlook Online šī funkcija netiek atbalstīta.

Outlook noklusējuma ātrie soļi

Microsoft Outlook ir pieci iepriekš iestatīti soļi. Tos varat atrast sadaļā Sākums cilnē Ātri soļi grupa:

• Pārvietot uz - pārvieto atlasīto e-pastu uz norādīto mapi un atzīmē to kā izlasītu.
• Vadītājam - pārsūtiet atlasīto ziņojumu savam vadītājam. Ja jūsu organizācija izmanto Microsoft 365 vai Exchange Server, vadītāja vārds var atrasties globālajā adrešu sarakstā un tikt automātiski ievietots lodziņā Kam; pretējā gadījumā varat to norādīt manuāli.
• Komandas e-pasts - Pārsūtiet atlasīto ziņojumu kolēģiem. Atkarībā no tā, kā jūsu Exchange servera administrators konfigurējis jūsu pastkasti, Outlook var noteikt un aizpildīt jūsu komandas locekļu adreses. Ja tā nav, tās būs jāaizpilda pašam.
• Paveikts - atzīmē ziņojumu kā izlasītu un pabeigtu, un pēc tam to pārvieto uz norādīto mapi.
• Atbildēt & amp; dzēst - atver atbildi uz atlasīto ziņu un pēc tam pārceļ sākotnējo ziņu uz Dzēstie priekšmeti mape.

Šie iepriekš definētie soļi ir gandrīz gatavi lietošanai, un vārds "gandrīz" šeit ir atslēgas vārds. Kad pirmo reizi mēģināsiet izmantot iebūvētu ātru soli, jums tiks piedāvāts to konfigurēt. Taču nevajag vilcināties - konfigurēšana nav sarežģītāka par mērķa mapes izvēli vai e-pasta adreses norādīšanu. Lai labāk saprastu, kā tas darbojas, aplūkosim praktisku piemēru.

Pieņemsim, ka vēlaties pārsūtīt konkrētu ziņojumu savam vadītājam. Noklikšķināt uz pogas Vadītājam solis, un Pirmā iestatīšana Parādās logs. Jums vienkārši jāievada vadītāja e-pasta adrese. Lai... un noklikšķiniet uz Saglabāt .

Lai iegūtu papildu opcijas, noklikšķiniet uz Iespējas pogu apakšējā kreisajā stūrī un pēc tam noklikšķiniet uz Rādīt opcijas zem Lai... kaste:

Tagad varat iestatīt prioritāti, atzīmēt ziņojumu vai norādīt e-pasta adreses Cc un Bcc kopijām.

Padomi:

• Iekļaut vairāk darbību tajā pašā solī noklikšķiniet uz Pievienot darbību pogu.
• Lai ātri izpildītu soli, neatraujot rokas no tastatūras, varat piešķirt noteiktam taustiņu kombinācija uz to - sk. Īsinājumtaustiņš loga apakšā.

Kā izveidot Quick Step programmā Outlook

Ja neviens no iebūvētajiem soļiem neautomatizē vajadzīgo darbību kopumu, varat viegli izveidot savu. Lai izveidotu ātru soli no nulles, ir jādara šādi:

1. In the Ātri soļi noklikšķiniet uz Izveidot jaunu .

   

2. In the Ātrā soļa rediģēšana dialoglodziņā pirmais, ko darāt, ir nosaukums Lai to izdarītu, ierakstiet kādu aprakstošu tekstu laukā Nosaukums lauks, piemēram. Atbildēt & amp; sekot līdzi .

   

3. Pēc tam izvēlieties darbība ko vēlaties veikt. Noklikšķiniet uz Izvēlieties darbību Izlaižamajā lodziņā, ritiniet pa sarakstu un izvēlieties atbilstošo darbību. Dažas darbības piedāvā papildu iespējas, ko izvēlēties vēlāk.

   Šajā piemērā mūsu mērķis ir atbildēt uz ziņu, izmantojot veidni, tāpēc mēs izvēlamies Atbildēt visiem .

   

4. Lai konfigurētu savu atbildi, noklikšķiniet uz Rādīt opcijas saite zem Lai... laukā un pēc tam ievadiet savu atbildi Teksts Iespējams, varat pievienot Cc un/vai Bcc saņēmējus, atzīmēt ziņojumu un noteikt prioritāti. Tā kā mēs plānojam veikt turpmākus pasākumus, mēs iestatām Karogs uz Šī nedēļa .

   

5. Ja jūsu ātrajam solim nav paredzēta tikai viena darbība, noklikšķiniet uz pogas Pievienot darbību pogu un izvēlieties otro darbību. Mūsu gadījumā tā ir ziņojuma pārvietošana uz Turpmākie pasākumi mape.

   

6. Līdzīgā veidā iestatiet visas pārējās darbības, ko vēlaties veikt. Piemēram, varat pārsūtīt sākotnējo ziņojumu saviem kolēģiem vai pārsūtīt e-pasta vēstuli kā pielikumu savam vadītājam.
7. Pēc izvēles piešķiriet vienu no iepriekš noteiktajiem īsceļu taustiņi tavam ātram solim.
8. Pēc izvēles ievadiet Rīkjosla parādīties, kad ar peles kursoru pārvietosieties virs šī ātrā soļa (tas varētu būt īpaši noderīgi, ja ir daudz dažādu elementu).

   Pēc visu pielāgojumu veikšanas mūsu pabeigtā Ātro soļu veidne izskatās šādi:

   • Tas veic trīs darbības : atbildēt, izmantojot veidni (1), pārvietot sākotnējo ziņojumu uz īpašu mapi, lai vēlāk veiktu turpmākus pasākumus (2), pārsūtīt ziņojumu kolēģiem (3).
   • To var aktivizēt, nospiežot taustiņus Ctrl + Shift + 1. saīsnes (4).
   • A Rīkjosla atgādinājums par to, ko šis ātrais solis patiesībā dara, parādīsies, kad kursors būs novietots virs tā (5).

   

9. Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz Apdare , un jaunizveidotais ātrais solis uzreiz parādīsies lentē.

   

Kā dublēt esošu ātru soli

Situācijā, kad vēlaties izveidot ātru darbību, kas ir ļoti līdzīga jau esošajai, bet ar nelielām izmaiņām (piemēram, pārsūtīt ziņu citai personai vai pārvietot uz citu mapi), visātrākais veids ir dublēt esošo elementu. Lūk, kā to izdarīt:

1. In the Ātri soļi noklikšķiniet uz mazās bultiņas apakšējā labajā stūrī.
2. In the Ātro soļu pārvaldība atveramajā logā atlasiet posmu, kuru vēlaties kopēt, un noklikšķiniet uz Dublikāts .

   

3. In the Ātrā soļa rediģēšana , ievadiet citu nosaukumu, pēc vajadzības mainiet darbības un noklikšķiniet uz Apdare .

Kā lietot ātros soļus programmā Outlook

Lai veiktu ātrās darbības posmā iekļautās darbības, vienkārši atlasiet ziņojumu un pēc tam lentē noklikšķiniet uz ātrās darbības posma vai nospiediet tam piešķirto tastatūras saīsni.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka ne visas darbības ir izpildīts klusi Gadījumā, ja Atbildēt vai Uz priekšu , tiks atvērta atbilde vai pārsūtītā ziņa, lai jūs varētu to pārskatīt un vajadzības gadījumā veikt izmaiņas. Ziņojums tiks nosūtīts tikai tad, kad noklikšķināsiet uz pogas Sūtīt Ja nepieciešams, varat atsaukt nosūtīto e-pastu.

Tiek veikti tikai tie soļi, kas ir pieejami konkrētajā laikā. aktīvais . Tie, kas nav pieejami, ir iekrāsoti pelēkā krāsā, norādot, ka tos pašlaik nevar izmantot. Piemēram, ja nav atlasīts neviens ziņojums, no visiem iebūvētajiem soļiem tikai Komandas e-pasts būs aktīvs, jo citi noklusējuma iestatījumi tiek piemēroti esošajam ziņojumam.

Kā pārvaldīt, mainīt un dzēst ātros soļus

Lai pārvaldītu ātrās darbības, noklikšķiniet uz dialoga palaidēja bultiņas labajā apakšējā stūrī. Ātri soļi grupa:

Tas atvērs Ātro soļu pārvaldība logs, kurā ir pieejamas šādas opcijas:

1. Rediģēt - mainiet esošu ātru soli - vai nu noklusējuma, vai pielāgotu soli.
2. Dublikāts - izveidot atlasītā ātrās darbības soļa kopiju.
3. Dzēst - neatgriezeniski noņemt atlasīto elementu.
4. Bultas uz augšu un uz leju - pārkārtot ātrās darbības soļus lentē.
5. Jauns - izveidot jaunu ātru soli.
6. Atiestatīt noklusējuma iestatījumus - atjaunot noklusējuma ātrās darbības sākotnējo stāvokli un dzēst izveidotās darbības. Tā kā šo darbību nav iespējams atcelt, pirms atiestatīšanas veikšanas rūpīgi padomājiet.

Papildus Ātro soļu pārvaldība dialoglodziņā iepriekš, varat ātri mainīt , kopēt vai dzēst konkrētu elementu, uzklikšķinot uz tā ar peles labo pogu un izvēloties darbību no konteksta izvēlnes:

Kur tiek glabāti Outlook Ātrie soļi?

Outlook Ātrie soļi ir slēptā mapē jūsu pastkastītē vai .pst failā.

Ja izmantojat POP3 kontu, varat vienkārši importēt oriģinālo .pst failu uz jaunu datoru, un Quick Steps arī pārvietosies kopā ar to (protams, ja viss ir izdarīts pareizi). Sīkāku informāciju skatiet sadaļā Kā eksportēt un importēt .pst failu.

Exchange lietotājiem nav jāveic nekādas īpašas darbības - tiklīdz konfigurēsiet savu Exchange kontu jaunā datorā, tajā būs pieejami Ātrie soļi.

IMAP kontu migrācija ir sarežģītāka - varat izmantot MFCMAPI rīku, lai piekļūtu savas pastkastītes datiem un eksportētu/importētu Ātrus soļus uz jauno datoru.

Lūk, kā izveidot un izmantot Ātrās darbības Outlook programmā. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!