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이 기사에서는 Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 및 Outlook 2013의 빠른 단계가 무엇인지, 그리고 이를 이메일 워크플로에 통합하여 반복 작업을 자동화하고 불필요한 클릭을 제거하는 방법을 설명합니다.
매일 같은 일을 할 때 가장 짜증나는 것은 매번 처음부터 다시 해야 한다는 것입니다. 지루한 다단계 프로세스 대신 버튼 클릭으로 이메일 루틴을 수행할 수 있다면 뭐라고 하시겠습니까? 이것이 바로 Outlook 빠른 단계입니다. Outlook의
Outlook 빠른 단계
빠른 단계 는 다음을 수행할 수 있는 일종의 바로 가기입니다. 클릭 한 번으로 특정 작업 순서.
예를 들어 수신 메시지를 나중에 검토하기 위해 특정 폴더로 자주 이동하거나 복사하는 경우 빠른 단계를 통해 작업을 신속하게 처리할 수 있습니다. 또는 자동으로 답장을 보내고 원본 메시지를 삭제할 수 있으므로 받은 편지함이 관련 없는 이메일로 어수선해지지 않습니다. 특히 유용한 것은 단일 단계에 여러 작업을 포함하는 기능입니다. 예를 들어 메시지를 특정 폴더로 이동하고, 읽지 않음으로 표시하고, 팀 동료에게 전달하고, 관리자에게 숨은 참조를 포함하도록 할 수 있습니다. 모두 하나의 바로 가기로 가능합니다!
빠른 단계의 또 다른 뛰어난 기능 완전히 사용자 지정할 수 있으므로 사용자 지정 명령으로 거의 모든 일상적인 작업을 자동화할 수 있습니다.
Outlook에서 빠른 단계를 설정하려면 다음 중 하나를 선택할 수 있습니다.다음 접근 방식:
- 기본 단계를 사용자 지정합니다.
- 자신만의 단계를 만듭니다.
- 기존 단계를 복제하고 편집합니다.
또한 각 옵션에 대해 자세히 설명하므로 이 멋진 기능을 바로 사용할 수 있습니다.
빠른 단계는 Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016을 포함한 모든 최신 데스크톱 버전에서 사용할 수 있습니다. 및 Outlook 2013. Outlook Online에서는 이 기능이 지원되지 않습니다.
Outlook의 기본 빠른 단계
Microsoft Outlook에는 5개의 미리 설정된 단계가 있습니다. 홈 탭의 빠른 단계 그룹에서 찾을 수 있습니다.
- 다음으로 이동 - 선택한 이메일을 지정된 폴더로 이동하고 읽음으로 표시합니다.
- 관리자에게 - 선택한 메시지를 관리자에게 전달합니다. 조직에서 Microsoft 365 또는 Exchange Server를 사용하는 경우 관리자의 이름이 전체 주소 목록에 있고 받는 사람 상자에 자동으로 삽입될 수 있습니다. 그렇지 않으면 수동으로 지정할 수 있습니다.
- 팀 이메일 - 선택한 메시지를 동료에게 전달합니다. Exchange Server 관리자가 사서함을 구성한 방법에 따라 Outlook에서 팀 구성원의 주소를 감지하고 채울 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 직접 입력해야 합니다.
- 완료 - 메시지를 읽음 및 완료로 표시한 다음 지정된 폴더로 이동합니다.
- 답장 & 삭제 -선택한 메시지에 회신한 다음 원본 메시지를 지운 편지함 폴더로 이동합니다.
이 사전 정의된 단계를 사용할 준비가 거의 완료되었습니다. "거의"가 핵심입니다. 여기 단어. 내장된 빠른 단계를 처음 사용하려고 하면 이를 구성하라는 메시지가 표시됩니다. 그러나 실망하지 마십시오. 구성은 대상 폴더를 선택하거나 이메일 주소를 제공하는 것보다 어렵지 않습니다. 작동 방식을 더 잘 이해하기 위해 실용적인 예를 살펴보겠습니다.
지정된 메시지를 관리자에게 전달하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 관리자에게 단계를 클릭하면 최초 설정 창이 나타납니다. 받는 사람... 상자에 관리자의 이메일 주소를 입력하고 저장 을 클릭하기만 하면 됩니다.
받기 추가 옵션을 보려면 왼쪽 하단 모서리에 있는 옵션 버튼을 클릭한 다음 받는 사람... 상자 아래의 옵션 표시 를 클릭합니다.
이제 우선 순위를 설정하거나 메시지에 플래그를 지정하거나 참조 및 숨은 참조 사본에 대한 이메일 주소를 지정할 수 있습니다.
팁:
- 동일한 단계에 더 많은 작업 을 통합하려면 작업 추가 버튼을 클릭하세요.
- 키보드에서 손을 떼지 않고 빠른 단계를 실행하려면 , 특정 키 조합 을 할당할 수 있습니다. 창 하단 근처에 있는 단축 키 상자를 참조하십시오.
빠른 단계를 만드는 방법Outlook
필요한 일련의 작업을 자동화하는 내장된 단계가 없는 경우 고유한 작업을 쉽게 만들 수 있습니다. 처음부터 빠른 단계를 설정하려면 다음을 수행해야 합니다.
- 빠른 단계 상자에서 새로 만들기 를 클릭합니다.
- 빠른 단계 편집 대화 상자에서 맨 처음 수행하는 작업은 단계에 이름 을 지정하는 것입니다. 이를 위해 이름 필드에 Reply & 후속 조치 .
- 다음으로 수행할 작업 을 선택합니다. 작업 선택 드롭다운 상자를 클릭하고 목록을 스크롤한 다음 관련 항목을 선택합니다. 일부 작업은 나중에 선택할 수 있는 추가 옵션을 제공합니다.
이 예에서 목표는 템플릿으로 메시지에 회신하는 것이므로 전체 회신 을 선택합니다.
- 구성하려면 받는 사람… 필드 아래의 옵션 표시 링크를 클릭한 다음 텍스트 상자에 답장을 입력합니다. 선택적으로 참조 및/또는 숨은 참조 수신자를 추가하고 메시지에 플래그를 지정하고 우선 순위를 설정할 수 있습니다. 후속 조치를 취할 예정이므로 플래그 를 이번 주 로 설정합니다.
- 빠른 조치가 필요하지 않은 경우 하나의 작업으로 제한하려면 작업 추가 버튼을 클릭하고 두 번째 작업을 선택합니다. 우리의 경우 메시지를 Follow up 폴더로 이동합니다.
- 유사한 방식으로 원하는 다른 모든 작업을 설정합니다.수행하다. 예를 들어 원본 메시지를 동료에게 전달하거나 이메일을 첨부 파일로 상사에게 전달할 수 있습니다.
- 선택적으로 미리 정의된 바로 가기 키 중 하나를 빠른 단계에 할당합니다.
- 선택적으로 마우스로 이 빠른 단계 위로 마우스를 가져갈 때 표시할 도구 설명 을 입력합니다(여러 항목이 있을 때 특히 유용할 수 있음).
모든 사용자 정의 후 최종 빠른 단계 템플릿의 모양은 다음과 같습니다.
- 세 가지 작업 을 수행합니다. 템플릿으로 회신(1), 원본 메시지를 다음 위치로 이동 나중에 후속 작업을 수행할 특수 폴더(2), 메시지를 동료에게 전달합니다(3).
- Ctrl + Shift + 1 단축키 (4)를 눌러 트리거할 수 있습니다.
- 이 빠른 단계 위에 커서를 올려놓으면 이 빠른 단계가 실제로 무엇을 하는지 상기시키는 도구 설명 이 나타납니다(5).
- 완료 후 마침 을 클릭하면 새로 만든 빠른 단계가 리본에 즉시 나타납니다.
복제 방법 기존의 빠른 단계
이미 가지고 있는 것과 매우 유사하지만 약간의 변형(예: 메시지를 다른 사람에게 전달하거나 다른 폴더로 이동)하는 빠른 단계를 생성하려는 상황에서 가장 빠른 방법은 기존 항목을 복제하는 것입니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 빠른 단계 그룹에서 하단의 작은 화살표
를 클릭합니다.오른쪽 모서리에 있습니다. - 열리는 빠른 단계 관리 창에서 복사하려는 단계를 선택하고 복제 를 클릭합니다.
- 빠른 단계 편집 에서 다른 이름을 입력하고 필요에 따라 작업을 변경한 다음 마침 을 클릭합니다.
방법 Outlook에서 빠른 단계 사용
빠른 단계에 포함된 작업을 수행하려면 메시지를 선택한 다음 리본에서 빠른 단계를 클릭하거나 할당된 키보드 단축키를 누르십시오.
모든 작업 이 자동으로 실행되지는 않습니다 는 점에 유의하십시오. 답장 또는 전달 의 경우 답장 또는 전달된 메시지가 열리므로 검토 및 수정이 가능합니다. 보내기 버튼을 클릭해야만 메시지가 발송됩니다. 필요한 경우 보낸 이메일을 회수할 수 있습니다.
주어진 시간에 사용 가능한 단계만 활성 입니다. 사용할 수 없는 항목은 회색으로 표시되어 지금 사용할 수 없음을 나타냅니다. 예를 들어 메시지를 선택하지 않은 경우 기본 제공되는 모든 단계 중 팀 이메일 만 활성화됩니다. 다른 기본값은 기존 메시지에 적용되기 때문입니다.
관리 방법, 빠른 단계 수정 및 삭제
빠른 단계를 관리하려면 빠른 단계 그룹의 오른쪽 하단에 있는 대화 상자 실행기 화살표를 클릭하십시오.
이렇게 하면 다음을 제공하는 빠른 단계 관리 창이 열립니다.옵션:
- 편집 - 기존의 빠른 단계를 기본 또는 사용자 정의로 변경합니다.
- 복제 - 사본을 만듭니다. 선택한 빠른 단계의.
- 삭제 - 선택한 항목을 영구적으로 제거합니다.
- 위쪽 및 아래쪽 화살표 - 빠른 단계를 재정렬합니다. 리본.
- 새로 만들기 - 새 빠른 단계를 만듭니다.
- 기본값으로 재설정 - 기본 빠른 단계를 초기 상태로 복원하고 삭제합니다. 당신이 만든 것들. 이 작업은 실행 취소할 수 없으므로 재설정하기 전에 신중하게 생각하십시오.
위의 빠른 단계 관리 대화 상자 창 외에도 특정 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 작업을 선택하여 신속하게 변경 , 복사 또는 삭제 할 수 있습니다:
Outlook 빠른 단계는 어디에 저장되나요?
Outlook 빠른 단계는 사서함 또는 .pst 파일 내의 숨겨진 폴더에 있습니다.
POP3 계정을 사용하는 경우 , 원본 .pst 파일을 새 컴퓨터로 가져오기만 하면 빠른 단계도 파일과 함께 이동합니다(물론 모든 작업이 올바르게 수행된 경우). 자세한 내용은 .pst 파일을 내보내고 가져오는 방법을 참조하세요.
Exchange 사용자의 경우 특별한 조치가 필요하지 않습니다. 새 컴퓨터에서 Exchange 계정을 구성하는 즉시 빠른 단계가 거기.
IMAP 계정의 경우 마이그레이션이 더 어렵습니다. 다음을 사용할 수 있습니다.MFCMAPI 도구를 사용하여 사서함 데이터에 액세스하고 빠른 단계를 새 컴퓨터로 내보내거나 가져옵니다.
Outlook에서 빠른 단계를 만들고 사용하는 방법입니다. 읽어 주셔서 감사합니다. 다음 주 블로그에서 뵙겠습니다!
