В статията е обяснено какво представляват бързите стъпки в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 и Outlook 2013 и как да ги интегрирате в работния поток на имейлите си, за да автоматизирате повтарящи се действия и да премахнете ненужните кликвания.

Когато правите едни и същи неща ден след ден, най-дразнещо е, че всеки път трябва да ги правите отначало. Какво бихте казали, ако вместо досадните многостъпкови процеси можехте да изпълнявате рутинните си процедури за електронна поща с едно щракване на бутона? Именно това са бързите стъпки на Outlook.

Бързи стъпки в Outlook

Бързи стъпки в Outlook са нещо като преки пътища, които ви позволяват да извършвате определена последователност от действия с едно кликване.

Например, ако често премествате или копирате входящи съобщения в някоя папка за по-късен преглед, една бърза стъпка може да ускори задачата. Или можете автоматично да изпратите отговор и да изтриете оригиналното съобщение, така че входящата ви поща да не се задръства с нерелевантни имейли. Особено полезна е възможността за включване на няколко действия в една стъпка. Например можете да преместите съобщение вконкретна папка, маркирани като непрочетени, препратени на съотборниците ви и изпратени на мениджъра ви - всичко това с един бърз клавиш!

Друга чудесна характеристика на бързите стъпки е, че те могат да се персонализират напълно, така че можете да автоматизирате почти всички рутинни операции с персонализирана команда.

За да настроите Бързи стъпки в Outlook, можете да изберете един от следните подходи:

• Персонализиране на стъпките по подразбиране.
• Създайте своя собствена.
• Дублирайте и редактирайте някоя от съществуващите стъпки.

По-нататък ще разгледаме подробно всяка опция, за да можете веднага да започнете да използвате тази страхотна функция.

Бързите стъпки са налични във всички съвременни версии за настолни компютри, включително Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013. В Outlook Online тази функция не се поддържа.

Бързи стъпки по подразбиране в Outlook

Microsoft Outlook има пет предварително зададени стъпки. Можете да ги намерите в Начало в раздела Бързи стъпки група:

• Преместване към - премества избрания имейл в определена папка и го отбелязва като прочетен.
• За мениджъра - препратете избраното съобщение до вашия мениджър. Ако вашата организация използва Microsoft 365 или Exchange Server, името на мениджъра може да се намира в глобалния списък с адреси и да се вмъква автоматично в полето За; в противен случай можете да го посочите ръчно.
• Имейл на екипа - препратете избраното съобщение на колегите си. В зависимост от това как администраторът на Exchange Server е конфигурирал пощенската ви кутия, адресите на членовете на екипа ви може да бъдат открити и попълнени от Outlook. Ако това не е така, ще трябва да ги попълните сами.
• Готово - маркира съобщението като прочетено и завършено, след което го премества в определена папка.
• Отговор & Изтриване - отваря отговор на избраното съобщение, след което премества оригиналното съобщение в Изтрити елементи папка.

Тези предварително дефинирани стъпки са почти готови за използване, като ключовата дума тук е "почти". Когато се опитате да използвате вградена бърза стъпка за първи път, ще бъдете подканени да я конфигурирате. Но не се обезкуражавайте - конфигурирането не е по-трудно от избора на целева папка или предоставянето на имейл адрес. За да получите по-добра представа за начина на работа, нека разгледаме един практически пример.

Да речем, че искате да препратите дадено съобщение на вашия мениджър. Щракнете върху За мениджъра стъпка и Първа настройка Това, което трябва да направите, е да въведете имейл адреса на мениджъра в полето За... и щракнете върху Запазете .

За да получите допълнителни опции, щракнете върху Опции в долния ляв ъгъл, след което щракнете върху Показване на опциите под За... кутия:

Сега можете да зададете приоритет, да маркирате съобщението или да посочите имейл адреси за Cc и Bcc копия.

Съвети:

• Включване на повече действия в същата стъпка, щракнете върху Добавяне на действие бутон.
• За да се изпълни бърза стъпка, без да сваляте ръцете си от клавиатурата, можете да зададете определен комбинация от клавиши към него - вижте Клавиш за бърз достъп в долната част на прозореца.

Как да създадете бърза стъпка в Outlook

Ако никоя от вградените стъпки не автоматизира необходимия ви набор от действия, можете лесно да създадете своя собствена стъпка. За да създадете бърза стъпка от нулата, трябва да направите следното:

1. В Бързи стъпки щракнете върху Създаване на нов .

   

2. В Редактиране на бърза стъпка диалоговия прозорец, първото нещо, което правите, е да име За тази цел въведете описателен текст в полето Име поле, например Отговор & проследяване .

   

3. След това изберете действие които искате да извършите. Изберете действие падащото поле, превъртете списъка и изберете подходящия. Някои действия ще ви дадат допълнителни опции, които да изберете по-късно.

   В този пример целта ни е да отговорим на съобщение с шаблон, затова избираме Отговор Всички .

   

4. За да конфигурирате отговора си, щракнете върху Показване на опциите връзка под За... и след това въведете отговора си в полето Текст По желание можете да добавите получатели Cc и/или Bcc, да маркирате съобщението и да зададете приоритет. Тъй като възнамеряваме да проследим, задаваме Флаг към Тази седмица .

   

5. Ако бързата стъпка не трябва да се ограничава само до едно действие, щракнете върху Добавяне на действие и изберете второто действие. В нашия случай това е преместване на съобщение в Последващи действия папка.

   

6. По подобен начин настройте всички други действия, които искате да извършите. Например можете да препратите оригиналното съобщение на колегите си или да препратите имейла като прикачен файл на ръководителя си.
7. По желание задайте един от предварително дефинираните бързи клавиши на бързата ви стъпка.
8. По желание въведете подсказка за инструменти да се показва, когато преминете с мишката върху тази бърза стъпка (това може да е особено полезно, когато имате много различни елементи).

   След всички персонализации нашият завършен шаблон за бързи стъпки има следния вид:

   • Той изпълнява три действия : отговорете с шаблон (1), преместете оригиналното съобщение в специална папка, за да го проследите по-късно (2), препратете съобщението на колеги (3).
   • Може да се задейства с натискане на клавишите Ctrl + Shift + 1 пряк път (4).
   • A подсказка за инструменти напомняне за това, какво всъщност прави тази бърза стъпка, ще се появи, когато поставите курсора върху нея (5).

   

9. Когато приключите, щракнете върху Завършете , и новосъздадената бърза стъпка веднага ще се появи в лентата.

   

Как да дублирате съществуваща бърза стъпка

В случаите, когато искате да създадете бърза стъпка, много подобна на вече съществуващата, но с малка промяна (например да препратите съобщение на друг човек или да го преместите в друга папка), най-бързият начин е да дублирате съществуващ елемент. Ето как:

1. В Бързи стъпки щракнете върху малка стрелка в долния десен ъгъл.
2. В Управление на бързи стъпки изберете стъпката, която искате да копирате, и щракнете върху Дублиране на .

   

3. В Редактиране на бърза стъпка , въведете различно име, променете действията, както е необходимо, и щракнете върху Завършете .

Как да използвате бързи стъпки в Outlook

За да извършите действията, включени в дадена бърза стъпка, просто изберете съобщението и след това щракнете върху бързата стъпка в лентата или натиснете клавишната комбинация, която ѝ е присвоена.

Моля, имайте предвид, че не всички действия са изпълнява се безшумно В случай на Отговор или Forward , ще се отвори отговорът или препратеното съобщение, за да можете да го прегледате и да направите промени при необходимост. Съобщението ще се изпрати само когато щракнете върху бутона Изпрати Ако е необходимо, можете да извикате изпратен имейл.

Само стъпките, които са налични в даден момент, са активен . Тези, които не са достъпни, са маркирани в сиво, което означава, че не можете да ги използвате в момента. Например, ако не е избрано съобщение, от всички вградени стъпки само Имейл на екипа ще бъде активен, тъй като другите настройки по подразбиране се прилагат към съществуващо съобщение.

Как да управлявате, променяте и изтривате бързи стъпки

За да управлявате бързите си стъпки, щракнете върху стрелката за стартиране на диалогови прозорци в долния десен ъгъл на Бързи стъпки група:

Това ще отвори Управление на бързи стъпки прозорец, който ви предоставя следните опции:

1. Редактиране на - промяна на съществуваща бърза стъпка - по подразбиране или по ваш избор.
2. Дублиране на - да направите копие на избраната бърза стъпка.
3. Изтриване на - премахване на избрания елемент за постоянно.
4. Стрелки нагоре и надолу - пренареждайте бързите си стъпки върху лентата.
5. Нов - създайте нова бърза стъпка.
6. Възстановяване на настройките по подразбиране - да възстановите бързите стъпки по подразбиране в първоначалното им състояние и да изтриете създадените от вас. Тъй като това действие не може да бъде върнато обратно, моля, помислете добре, преди да извършите възстановяването.

Освен Управление на бързи стъпки диалогов прозорец по-горе, можете бързо да промяна , копие или изтриване на определен елемент, като щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете действие от контекстното меню:

Къде се съхраняват бързите стъпки на Outlook?

Бързите стъпки на Outlook се намират в скрита папка във вашата пощенска кутия или .pst файл.

Ако използвате POP3 акаунт, можете просто да импортирате оригиналния си .pst файл на нов компютър и Quick Steps също ще пътува с него (разбира се, ако всичко е направено правилно). За повече информация вижте Как да експортирате и импортирате .pst файл.

За потребителите на Exchange не се изискват специални действия - веднага щом конфигурирате акаунта си за Exchange на нов компютър, бързите стъпки ще бъдат налични.

За акаунтите IMAP миграцията е по-трудна - можете да използвате инструмента MFCMAPI за достъп до данните на пощенската кутия и да експортирате/импортирате бързи стъпки на нов компютър.

Това е начинът за създаване и използване на Бързи стъпки в Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!