लेखले Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 र Outlook 2013 मा द्रुत चरणहरू के हो र दोहोर्याइएको कार्यहरू स्वचालित गर्न र अनावश्यक क्लिकहरू हटाउन कसरी तिनीहरूलाई तपाईंको इमेल कार्यप्रवाहमा एकीकृत गर्ने भनेर वर्णन गर्दछ।

जब दिनरात एउटै कुराहरू गरिरहँदा, सबैभन्दा रिस उठ्ने कुरा हरेक पटक स्क्र्याचबाट गर्नु आवश्यक हुन्छ। तपाई के भन्नुहुन्छ यदि थकाऊ बहु-चरण प्रक्रियाहरूको सट्टा तपाईले बटन क्लिकको साथ तपाईको ईमेल दिनचर्याहरू पूरा गर्न सक्नुहुन्छ? यो Outlook Quick Steps को बारेमा हो।

Outlook Quick Steps

Quick Steps Outlook मा एक प्रकारको सर्टकट हो जसले तपाईंलाई कार्य गर्न दिन्छ। एक क्लिकको साथ कार्यहरूको निश्चित अनुक्रम।

उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ बारम्बार सार्नुहुन्छ वा आउने सन्देशहरूलाई पछि समीक्षाको लागि कुनै फोल्डरमा प्रतिलिपि गर्नुहुन्छ भने, द्रुत कदमले कार्यलाई छिटो बनाउन सक्छ। वा तपाईं स्वचालित रूपमा जवाफ पठाउन र मूल सन्देश मेटाउन सक्नुहुन्छ, ताकि तपाईंको इनबक्स अप्रासंगिक इमेलहरूले अव्यवस्थित हुनेछैन। के विशेष गरी उपयोगी छ एकल चरणमा धेरै कार्यहरू समावेश गर्ने क्षमता। उदाहरणका लागि, तपाईंले सन्देशलाई एउटा विशेष फोल्डरमा सारियो, नपढिएको भनी चिन्ह लगाइएको, तपाईंको टोलीका साथीहरूलाई फर्वार्ड गर्न र तपाईंको प्रबन्धकलाई Bcc'ed गर्न सक्नुहुन्छ, सबै एउटै सर्टकटको साथ!

द्रुत कदमहरूको अर्को उत्कृष्ट सुविधा। यो हो कि तिनीहरू पूर्ण रूपमा अनुकूलन योग्य छन्, त्यसैले तपाईं अनुकूलन आदेशको साथ लगभग कुनै पनि नियमित सञ्चालनहरू स्वचालित गर्न सक्नुहुन्छ।निम्न दृष्टिकोणहरू:

• पूर्वनिर्धारित चरणहरू अनुकूलित गर्नुहोस्।
• आफ्नो एउटा सिर्जना गर्नुहोस्।
• अवस्थित कुनै पनि चरणहरू नक्कल गर्नुहोस् र सम्पादन गर्नुहोस्।

अतिरिक्त, हामी प्रत्येक विकल्पलाई विस्तृत रूपमा छलफल गर्नेछौं, ताकि तपाईं तुरुन्तै यो उत्कृष्ट सुविधा प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।

Quick Steps Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 सहित सबै आधुनिक डेस्कटप संस्करणहरूमा उपलब्ध छन्। र Outlook 2013। Outlook Online मा, यो सुविधा समर्थित छैन।

आउटलुकमा पूर्वनिर्धारित द्रुत चरणहरू

Microsoft Outlook मा पाँच प्रिसेट चरणहरू छन्। तपाईंले तिनीहरूलाई घर ट्याबमा, द्रुत चरणहरू समूहमा फेला पार्न सक्नुहुन्छ:

• मा सार्नुहोस् - चयन गरिएको इमेललाई निर्दिष्ट फोल्डरमा सार्छ र यसलाई पढिएको भनी चिन्ह लगाउँदछ।
• प्रबन्धकमा - चयन गरिएको सन्देशलाई तपाइँको प्रबन्धकमा फर्वार्ड गर्दछ। यदि तपाइँको संगठनले Microsoft 365 वा Exchange सर्भर प्रयोग गर्दछ भने, प्रबन्धकको नाम ग्लोबल ठेगाना सूचीमा अवस्थित हुन सक्छ र स्वचालित रूपमा To बक्समा सम्मिलित हुन सक्छ; अन्यथा तपाइँ यसलाई म्यानुअल रूपमा निर्दिष्ट गर्न सक्नुहुन्छ।
• टीम इमेल - तपाइँका सहकर्मीहरूलाई चयन गरिएको सन्देश फर्वार्ड गर्दछ। तपाइँको एक्सचेन्ज सर्भर प्रशासकले तपाइँको मेलबक्स कसरी कन्फिगर गर्यो भन्ने आधारमा, तपाइँको टोलीका सदस्यहरूको ठेगानाहरू पत्ता लगाउन सकिन्छ र Outlook द्वारा भर्न सकिन्छ। यदि होइन भने, तपाईंले तिनीहरूलाई आफैमा भर्नुपर्छ।
• सम्पन्न - सन्देशलाई पढिएको र पूरा भएको भनी चिन्ह लगाउँछ, र त्यसपछि निर्दिष्ट फोल्डरमा सारिन्छ।
• जवाफ दिनुहोस् & मेटाउनुहोस् - खुल्छ aचयन गरिएको सन्देशको जवाफ दिनुहोस्, र त्यसपछि मूल सन्देशलाई मेटाइएका वस्तुहरू फोल्डरमा सार्नुहोस्।

यी पूर्वनिर्धारित चरणहरू प्रयोग गर्नका लागि लगभग तयार छन्, "लगभग" कुञ्जी हो। यहाँ शब्द। पहिलो पटक इनबिल्ट द्रुत चरण प्रयोग गर्ने प्रयास गर्दा, तपाईंलाई यसलाई कन्फिगर गर्न प्रेरित गरिनेछ। तर निरुत्साहित महसुस नगर्नुहोस् - कन्फिगरेसन लक्षित फोल्डर चयन गर्न वा इमेल ठेगाना आपूर्ति गर्नु भन्दा बढी गाह्रो छैन। यसले कसरी काम गर्छ भन्ने बारे अझ राम्रो विचार प्राप्त गर्नको लागि, एउटा व्यावहारिक उदाहरण हेरौं।

मानौं तपाईं आफ्नो प्रबन्धकलाई दिइएको सन्देश फर्वार्ड गर्न चाहनुहुन्छ। तपाईंले प्रबन्धकको लागि चरणमा क्लिक गर्नुहोस्, र पहिलो पटक सेटअप विन्डो देखा पर्दछ। तपाईलाई के गर्न आवश्यक छ केवल व्यवस्थापकको इमेल ठेगाना टाइप गर्नुहोस् मा… बाकसमा र क्लिक गर्नुहोस् बचत गर्नुहोस् ।

प्राप्त गर्न थप विकल्पहरू, तल बायाँ कुनामा रहेको विकल्पहरू बटनमा क्लिक गर्नुहोस्, र त्यसपछि प्रति… बाकस:

<14 मुनि विकल्पहरू देखाउनुहोस् क्लिक गर्नुहोस्।

अब, तपाइँ प्राथमिकता सेट गर्न सक्नुहुन्छ, सन्देश फ्ल्याग गर्न सक्नुहुन्छ, वा Cc र Bcc प्रतिलिपिहरूको लागि इमेल ठेगानाहरू निर्दिष्ट गर्न सक्नुहुन्छ।

सुझावहरू:

कसरी द्रुत चरण सिर्जना गर्ने।Outlook

यदि कुनै पनि इनबिल्ट चरणहरूले तपाईंलाई आवश्यक पर्ने कार्यहरूको सेटलाई स्वचालित गर्दैन भने, तपाईं सजिलैसँग आफ्नै सिर्जना गर्न सक्नुहुन्छ। स्क्र्याचबाट द्रुत चरण सेटअप गर्न, तपाईंले यो गर्न आवश्यक छ:

1. द्रुत चरणहरू बाकसमा, नयाँ सिर्जना गर्नुहोस् मा क्लिक गर्नुहोस्।<0
2. द्रुत चरण सम्पादन गर्नुहोस् संवाद बाकसमा, तपाईंले गर्नुहुने सबैभन्दा पहिलो कुरा हो नाम तपाईंको चरण। यसको लागि, नाम फिल्डमा केही वर्णनात्मक पाठ टाइप गर्नुहोस्, उदाहरणका लागि जवाफ र; फलो अप गर्नुहोस् ।

   

3. अर्को, तपाईंले प्रदर्शन गर्न चाहनुभएको कार्य छान्नुहोस्। कार्य छान्नुहोस् ड्रप-डाउन बक्समा क्लिक गर्नुहोस्, सूचीमा स्क्रोल गर्नुहोस्, र सान्दर्भिक छान्नुहोस्। केही कार्यहरूले तपाईंलाई पछि चयन गर्न थप विकल्पहरू दिनेछन्।

   यस उदाहरणमा, हाम्रो लक्ष्य टेम्प्लेटको साथ सन्देशको जवाफ दिने हो, त्यसैले हामी सबैलाई जवाफ दिनुहोस् छनोट गर्छौं।

   19>

4. कन्फिगर गर्न तपाईंको प्रतिक्रिया, प्रति… फिल्ड अन्तर्गत विकल्पहरू देखाउनुहोस् लिङ्कमा क्लिक गर्नुहोस्, र त्यसपछि पाठ बाकसमा तपाईंको जवाफ प्रविष्ट गर्नुहोस्। वैकल्पिक रूपमा, तपाइँ Cc र/वा Bcc प्राप्तकर्ताहरू थप्न सक्नुहुन्छ, सन्देशलाई फ्ल्याग गर्न सक्नुहुन्छ, र प्राथमिकता सेट गर्न सक्नुहुन्छ। हामीले फलो अप गर्ने इरादा गरेको हुनाले, हामीले यो हप्ता मा झण्डा सेट गर्छौं। केवल एउटा कार्यमा सीमित रहनुहोस्, कार्य थप्नुहोस् बटनमा क्लिक गर्नुहोस् र दोस्रो कार्य छनौट गर्नुहोस्। हाम्रो अवस्थामा, यसले सन्देशलाई अनुसरण गर्नुहोस् फोल्डरमा सार्दै छ।

   

5. उस्तै तरिकामा, तपाईंले चाहनुहुने अन्य सबै कार्यहरू सेट अप गर्नुहोस्।पूरा गर्न। उदाहरणका लागि, तपाईंले आफ्नो साथीहरूलाई मूल सन्देश फर्वार्ड गर्न सक्नुहुन्छ वा तपाईंको पर्यवेक्षकलाई संलग्नकको रूपमा इमेल फर्वार्ड गर्न सक्नुहुन्छ।
6. वैकल्पिक रूपमा, तपाईंको द्रुत चरणमा पूर्वनिर्धारित सर्टकट कुञ्जीहरू मध्ये एउटा असाइन गर्नुहोस्।
7. वैकल्पिक रूपमा, एक उपकरण टिप टाइप गर्नुहोस् जब तपाईं आफ्नो माउसको साथ यो द्रुत चरणमा होभर गर्नुहोस् (यो विशेष गरी उपयोगी हुन सक्छ जब तपाईंसँग धेरै फरक वस्तुहरू छन्)।

   सबै अनुकूलन पछि, हाम्रो अन्तिम द्रुत चरण टेम्प्लेटको निम्न रूप देखिन्छ:

   • यसले तीन कार्यहरू प्रदर्शन गर्दछ: टेम्प्लेटको साथ जवाफ दिनुहोस् (१), मूल सन्देशमा सार्नुहोस् पछि फलो अप गर्नको लागि विशेष फोल्डर (२), सहकर्मीहरूलाई सन्देश फर्वार्ड गर्नुहोस् (३)।
   • यसलाई Ctrl + Shift + 1 सर्टकट (4) थिचेर ट्रिगर गर्न सकिन्छ। 11>
   • ए उपकरण टिप यो द्रुत चरणले वास्तवमा के गर्छ भनेर सम्झाउँदै जब तपाइँ यसमा कर्सर होभर गर्नुहुन्छ तब देखा पर्नेछ (5)।

   

<11
8. सम्पन्न भएपछि, समाप्त मा क्लिक गर्नुहोस्, र तपाईंको नयाँ सिर्जना गरिएको द्रुत चरण तुरुन्तै रिबनमा देखा पर्नेछ।

   

कसरी नक्कल गर्ने अवस्थित द्रुत चरण

अवस्थामा जब तपाइँ तपाइँसँग पहिले नै भएको जस्तै द्रुत चरण सिर्जना गर्न चाहानुहुन्छ तर थोरै भिन्नता संग (जस्तै अर्को व्यक्तिलाई सन्देश फर्वार्ड गर्नुहोस् वा फरक फोल्डरमा सार्नुहोस्), सबैभन्दा छिटो तरिका अवस्थित वस्तु नक्कल गर्न हो। यहाँ कसरी छ:

1. द्रुत चरणहरू समूहमा, एउटा सानो तीर क्लिक गर्नुहोस् तलदायाँ कुनामा।
2. द्रुत चरणहरू प्रबन्ध गर्नुहोस् विन्डो खुल्छ, तपाईंले प्रतिलिपि गर्न चाहनुभएको चरण चयन गर्नुहोस् र डुप्लिकेट क्लिक गर्नुहोस्।

   

3. द्रुत चरण सम्पादन गर्नुहोस् मा, फरक नाम टाइप गर्नुहोस्, आवश्यक अनुसार कार्यहरू परिवर्तन गर्नुहोस्, र क्लिक गर्नुहोस् समाप्त ।

कसरी गर्ने आउटलुकमा द्रुत चरणहरू प्रयोग गर्नुहोस्

द्रुत चरणमा समावेश गरिएका कार्यहरू गर्न, केवल सन्देश चयन गर्नुहोस्, र त्यसपछि कि त रिबनमा द्रुत चरणमा क्लिक गर्नुहोस् वा यसलाई तोकिएको किबोर्ड सर्टकट थिच्नुहोस्।

कृपया सजग रहनुहोस् कि सबै कार्यहरू चुपचाप रूपमा कार्यान्वयन हुँदैनन् । जवाफ दिनुहोस् वा फर्वार्ड को अवस्थामा, जवाफ वा फर्वार्ड गरिएको सन्देश खुल्नेछ, त्यसैले तपाइँ यसलाई समीक्षा गर्न र आवश्यक परिवर्तनहरू गर्न सक्नुहुन्छ। तपाईंले पठाउनुहोस् बटन क्लिक गर्दा मात्र सन्देश बाहिर जान्छ। यदि आवश्यक भएमा, तपाइँ पठाइएको इमेल सम्झन सक्नुहुन्छ।

केवल चरणहरू जुन निश्चित समयमा उपलब्ध छन् सक्रिय । अनुपलब्ध भएकाहरूलाई तपाईँले अहिले प्रयोग गर्न सक्नुहुन्न भनी सङ्केत गर्दै खरानी बनाइएको छ। उदाहरणका लागि, यदि कुनै सन्देश चयन गरिएको छैन भने, सबै निर्मित चरणहरू मध्ये, केवल टिम इमेल सक्रिय हुनेछ किनभने अन्य पूर्वनिर्धारितहरू अवस्थित सन्देशमा लागू हुन्छन्।

कसरी व्यवस्थापन गर्ने, द्रुत चरणहरू परिमार्जन गर्नुहोस् र मेटाउनुहोस्

तपाईंको द्रुत चरणहरू व्यवस्थापन गर्न, द्रुत चरणहरू समूहको तल्लो दायाँ कुनामा रहेको संवाद लन्चर एरोमा क्लिक गर्नुहोस्:

यसले द्रुत चरणहरू प्रबन्ध गर्नुहोस् विन्डो खोल्नेछ जसले तपाईंलाई निम्न प्रदान गर्दछविकल्पहरू:

1. सम्पादन गर्नुहोस् - अवस्थित द्रुत चरण परिवर्तन गर्नुहोस्, या त पूर्वनिर्धारित वा तपाइँको अनुकूलन।
2. डुप्लिकेट - प्रतिलिपि बनाउनुहोस्। चयन गरिएको द्रुत चरणको।
3. मेट्नुहोस् - स्थायी रूपमा चयन गरिएको वस्तु हटाउनुहोस्।
4. माथि र तल तीरहरू - मा तपाईंको द्रुत चरणहरू पुन: व्यवस्थित गर्नुहोस्। रिबन।
5. नयाँ - नयाँ द्रुत चरण सिर्जना गर्नुहोस्।
6. पूर्वनिर्धारितमा रिसेट गर्नुहोस् - पूर्वनिर्धारित द्रुत चरणहरूलाई तिनीहरूको प्रारम्भिक अवस्थामा पुनर्स्थापित गर्नुहोस् र मेटाउनुहोस्। तपाईंले सिर्जना गर्नुभएको हो। यस कार्यलाई पूर्ववत गर्न नसकिने हुनाले, कृपया रिसेट गर्नु अघि सावधानीपूर्वक सोच्नुहोस्।

माथिको द्रुत चरणहरू प्रबन्ध गर्नुहोस् संवाद विन्डो बाहेक, तपाइँ छिटो परिवर्तन गर्न सक्नुहुन्छ , प्रतिलिपि वा मेट्नुहोस् कुनै विशेष वस्तुमा दायाँ क्लिक गरेर र सन्दर्भ मेनुबाट कार्य छनौट गरेर:

आउटलुक द्रुत चरणहरू कहाँ भण्डारण गरिएका छन्?

आउटलुक द्रुत चरणहरू तपाईंको मेलबक्स वा .pst फाइल भित्र लुकेको फोल्डरमा छन्।

यदि तपाइँ POP3 खाता प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने , तपाईले आफ्नो मूल .pst फाइललाई नयाँ कम्प्युटरमा आयात गर्न सक्नुहुन्छ, र द्रुत चरणहरू पनि यसको साथ यात्रा गर्नेछन् (अवश्य पनि, यदि सबै कुरा सही तरिकाले गरियो भने)। थप विवरणहरूको लागि, कृपया .pst फाइल कसरी निर्यात र आयात गर्ने हेर्नुहोस्।

एक्सचेन्ज प्रयोगकर्ताहरूको लागि, कुनै विशेष कार्यहरू आवश्यक पर्दैन - तपाईंले नयाँ कम्प्युटरमा आफ्नो एक्सचेन्ज खाता कन्फिगर गर्ने बित्तिकै, तपाईंको द्रुत चरणहरू हुनेछन्। त्यहाँ।

IMAP खाताहरूको लागि, माइग्रेसन कठिन छ - तपाईं प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छतपाईको मेलबक्स डाटा पहुँच गर्न र नयाँ कम्प्युटरमा द्रुत चरणहरू निर्यात/आयात गर्नको लागि MFCMAPI उपकरण।

यसरी Outlook मा द्रुत चरणहरू सिर्जना गर्ने र प्रयोग गर्ने। म पढ्नको लागि धन्यवाद र अर्को हप्ता हाम्रो ब्लगमा भेट्ने आशा गर्दछु!