Artikeln förklarar vad Snabba steg är i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 och Outlook 2013 och hur du integrerar dem i ditt e-postarbetsflöde för att automatisera upprepade åtgärder och eliminera onödiga klick.

När du gör samma saker dag ut och dag in är det mest irriterande att du måste göra det från början varje gång. Vad skulle du säga om du istället för tråkiga processer i flera steg kunde utföra dina e-postrutiner med ett knapptryck? Det är vad Outlook Quick Steps handlar om.

Snabba steg i Outlook

Snabba steg i Outlook är genvägar som gör att du kan utföra en viss sekvens av åtgärder med ett enda klick.

Om du till exempel ofta flyttar eller kopierar inkommande meddelanden till en mapp för senare granskning kan ett snabbt steg påskynda uppgiften. Eller så kan du automatiskt skicka ett svar och radera det ursprungliga meddelandet, så att inkorgen inte fylls med irrelevanta meddelanden. Särskilt användbart är möjligheten att inkludera flera åtgärder i ett enda steg. Du kan till exempel flytta ett meddelande till enen specifik mapp, markeras som oläst, vidarebefordras till dina lagkamrater och skickas till din chef med en enda genväg!

En annan bra egenskap hos Quick Steps är att de är helt anpassningsbara, så du kan automatisera nästan alla rutinåtgärder med ett anpassat kommando.

Du kan välja ett av följande tillvägagångssätt för att konfigurera Snabba steg i din Outlook:

• Anpassa standardstegen.
• Skapa en egen.
• Duplicera och redigera alla befintliga steg.

Vi kommer att diskutera varje alternativ i detalj så att du kan börja använda den här fantastiska funktionen direkt.

Snabbsteg är tillgängliga i alla moderna skrivbordsversioner, inklusive Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 och Outlook 2013. I Outlook Online stöds den här funktionen inte.

Snabba standardsteg i Outlook

Microsoft Outlook har fem förinställda steg. Du hittar dem i Hem på fliken Snabba steg grupp:

• Flytta till - flyttar det valda e-postmeddelandet till en angiven mapp och markerar det som läst.
• Till chef - vidarebefordrar det valda meddelandet till din chef. Om din organisation använder Microsoft 365 eller Exchange Server kan chefens namn finnas i den globala adresslistan och infogas automatiskt i rutan Till, annars kan du ange det manuellt.
• Gruppens e-postadress - vidarebefordra det valda meddelandet till dina kollegor. Beroende på hur din Exchange Server-administratör har konfigurerat din brevlåda kan adresserna till dina teammedlemmar upptäckas och fyllas i av Outlook. Om inte, måste du fylla i dem själv.
• Klart - markerar meddelandet som läst och komplett och flyttar det sedan till en angiven mapp.
• Svara & Ta bort - öppnar ett svar på det markerade meddelandet och flyttar sedan det ursprungliga meddelandet till den Borttagna objekt mapp.

Dessa fördefinierade steg är nästan redo att användas, "nästan" är nyckelordet här. När du försöker använda ett inbyggt snabbsteg för första gången kommer du att uppmanas att konfigurera det. Men känn dig inte avskräckt - konfigurationen är inte svårare än att välja en målmapp eller ange en e-postadress. För att få en bättre uppfattning om hur det fungerar ska vi titta på ett praktiskt exempel.

Låt oss säga att du vill vidarebefordra ett visst meddelande till din chef. Du klickar på Till chef steg, och den Första gången fönstret visas. Det du behöver göra är att skriva in chefens e-postadress i fältet Till... och klicka på Spara .

Om du vill få ytterligare alternativ klickar du på Alternativ i det nedre vänstra hörnet och klicka sedan på Visa alternativ under den Till... box:

Nu kan du ange prioritet, flagga meddelandet eller ange e-postadresser för Cc- och Bcc-kopior.

Tips:

• Att införliva fler åtgärder i samma steg, klicka på Lägg till åtgärd knapp.
• Om du vill att ett snabbsteg ska utföras utan att ta bort händerna från tangentbordet kan du tilldela en viss tangentkombination till den - se Genvägstangent längst ner i fönstret.

Hur man skapar Quick Step i Outlook

Om inget av de inbyggda stegen automatiserar en uppsättning åtgärder som du behöver kan du enkelt skapa ett eget steg. Så här gör du för att skapa ett snabbsteg från grunden:

1. I Snabba steg klickar du på Skapa en ny .

   

2. I Redigera Quick Step dialogrutan, är det första du gör att namn För detta skriver du en beskrivande text i fältet Namn fältet, till exempel Svar & uppföljning .

   

3. Därefter väljer du den åtgärd du vill utföra. Klicka på Välj en åtgärd rullgardinsrutan, bläddra i listan och välj det relevanta alternativet. Vissa åtgärder ger dig ytterligare alternativ som du kan välja senare.

   I det här exemplet är vårt mål att svara på ett meddelande med en mall, så vi väljer Svara alla .

   

4. Om du vill konfigurera svaret klickar du på Visa alternativ länk under Till... fältet, och skriv sedan in ditt svar i fältet Text Du kan även lägga till Cc- och/eller Bcc-mottagare, flagga meddelandet och ange prioritet. Eftersom vi har för avsikt att följa upp det, ställer vi in Flagga till Den här veckan .

   

5. Om snabbsteget inte ska vara begränsat till en enda åtgärd klickar du på Lägg till åtgärd och välj den andra åtgärden. I vårt fall flyttar vi ett meddelande till Uppföljning mapp.

   

6. På samma sätt kan du ställa in alla andra åtgärder som du vill utföra. Du kan till exempel vidarebefordra det ursprungliga meddelandet till dina kollegor eller vidarebefordra e-postmeddelandet som en bilaga till din chef.
7. Eventuellt kan du tilldela en av de fördefinierade genvägstangenter till ditt snabba steg.
8. Du kan också skriva ett tooltip som ska visas när du håller musen över detta snabbsteg (detta kan vara särskilt användbart när du har många olika objekt).

   Efter alla anpassningar har vår färdiga mall för Snabba steg följande utseende:

   • Den utför följande tre åtgärder : svara med en mall (1), flytta det ursprungliga meddelandet till en särskild mapp för att följa upp det senare (2), vidarebefordra meddelandet till kollegor (3).
   • Den kan utlösas genom att trycka på Ctrl + Shift + 1 genväg (4).
   • A tooltip En påminnelse om vad detta snabba steg faktiskt gör visas när du för muspekaren över det (5).

   

9. När du är klar klickar du på Slutförande och ditt nyss skapade snabbsteg visas omedelbart i bandet.

   

   Se även: Jämför data i två Google-ark eller kolumner för att se om de stämmer överens och skiljer sig åt.

Hur du kopierar ett befintligt snabbsteg

Om du vill skapa ett snabbsteg som är mycket likt det du redan har men med en liten variation (t.ex. vidarebefordra ett meddelande till en annan person eller flytta till en annan mapp), är det snabbaste sättet att kopiera ett befintligt objekt. Så här gör du:

1. I Snabba steg grupp, klicka på en liten pil i det nedre högra hörnet.
2. I Hantera snabba steg fönstret som öppnas, välj det steg som du vill kopiera och klicka på Dubbla .

   

3. I Redigera Quick Step , ange ett annat namn, ändra åtgärderna efter behov och klicka på Slutförande .

Hur du använder Snabba steg i Outlook

Om du vill utföra de åtgärder som ingår i ett snabbsteg markerar du bara meddelandet och klickar sedan antingen på snabbsteget på bandet eller trycker på den tangentbordsgenväg som tilldelats det.

Observera att inte alla åtgärder är utförs tyst . Om det finns Svara eller . Framåt öppnas ett svar eller vidarebefordrat meddelande så att du kan granska det och göra ändringar vid behov. Ett meddelande skickas endast när du klickar på knappen Skicka Om det behövs kan du återkalla ett skickat e-postmeddelande.

Endast de steg som är tillgängliga vid en viss tidpunkt aktiv De som inte är tillgängliga är gråmarkerade, vilket visar att du inte kan använda dem just nu. Om till exempel inget meddelande är valt, är det av alla inbyggda steg endast Gruppens e-postadress kommer att vara aktiv eftersom de andra standardvärdena tillämpas på ett befintligt meddelande.

Hur du hanterar, ändrar och raderar Snabba steg

Om du vill hantera dina snabba steg klickar du på pilen för dialogstartaren i det nedre högra hörnet av Snabba steg grupp:

Detta kommer att öppna Hantera snabba steg som ger dig följande alternativ:

1. Redigera - ändra ett befintligt snabbsteg, antingen standardsteget eller ditt eget.
2. Dubbla - göra en kopia av det valda snabbsteget.
3. Ta bort - ta bort det markerade objektet permanent.
4. Upp- och nedåtpilar - ordna om dina snabba steg på bandet.
5. Ny - skapa ett nytt snabbsteg.
6. Återställ till standardvärden - återställer standard snabbreglerna till sitt ursprungliga tillstånd och raderar de som du har skapat. Eftersom den här åtgärden inte kan ångras bör du tänka dig noga för innan du gör återställningen.

Förutom den Hantera snabba steg dialogfönstret ovan kan du snabbt och enkelt ändra , kopiera eller . ta bort ett visst objekt genom att högerklicka på det och välja en åtgärd från kontextmenyn:

Var lagras Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps finns i en dold mapp i din brevlåda eller .pst-fil.

Om du använder ett POP3-konto kan du helt enkelt importera din ursprungliga .pst-fil till en ny dator, och Quick Steps följer med den (naturligtvis om allt är korrekt gjort). För mer information, se Hur man exporterar och importerar en .pst-fil.

För Exchange-användare krävs inga särskilda åtgärder - så snart du konfigurerar ditt Exchange-konto på en ny dator finns dina Snabbsteg där.

För IMAP-konton är migreringen svårare - du kan använda MFCMAPI-verktyget för att få tillgång till dina brevlådedata och exportera/importera Quick Steps till en ny dator.

Så här skapar och använder du Quick Steps i Outlook. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!