У статті пояснюється, що таке "Швидкі кроки" в Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 та Outlook 2013, і як їх інтегрувати в робочий процес електронної пошти для автоматизації повторюваних дій та усунення зайвих кліків.

Виконуючи одні й ті ж дії день у день, найбільше дратує необхідність щоразу робити це з нуля. Що б ви сказали, якби замість виснажливих багатокрокових процесів ви могли б виконувати свої електронні рутини одним натисканням кнопки? Саме для цього і призначені швидкі кроки Outlook.

Швидкі кроки Outlook

Швидкі кроки в Outlook - це своєрідні ярлики, які дозволяють виконати певну послідовність дій одним клацанням миші.

Наприклад, якщо ви часто переміщуєте або копіюєте вхідні повідомлення в якусь папку для подальшого перегляду, швидкий крок може прискорити цю процедуру. Або ви можете автоматично відправити відповідь і видалити початкове повідомлення, щоб ваша поштова скринька не захаращувалася неактуальними листами. Особливо корисною є можливість об'єднати кілька дій за один крок. Наприклад, ви можете перемістити повідомлення в папку "Вхідніпевну папку, позначені як непрочитані, переслані вашим колегам по команді та надіслані Bcc'ом вашому керівнику - і все це за допомогою одного ярлика!

Ще однією чудовою особливістю Quick Steps є те, що вони повністю настроюються, тому ви можете автоматизувати практично будь-які рутинні операції за допомогою спеціальної команди.

Щоб налаштувати Швидкі кроки в Outlook, ви можете вибрати один з наступних підходів:

• Налаштуйте кроки за замовчуванням.
• Створіть свій власний.
• Продублюйте та відредагуйте будь-який з існуючих кроків.

Далі ми детально розглянемо кожну опцію, щоб ви могли одразу ж почати користуватися цією чудовою функцією.

Швидкі кроки доступні в усіх сучасних версіях настільних комп'ютерів, включаючи Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 та Outlook 2013. В Outlook Online ця функція не підтримується.

Швидкі кроки за замовчуванням в Outlook

Microsoft Outlook має п'ять попередньо встановлених кроків, які можна знайти на сторінці Головна сторінка у вкладці Швидкі кроки група:

• Перейдіть до - переміщує вибраний лист до вказаної папки та позначає його як прочитаний.
• Керівнику - пересилає вибране повідомлення вашому менеджеру. Якщо ваша організація використовує Microsoft 365 або Exchange Server, ім'я менеджера може знаходитися в Глобальному списку адрес і підставлятися в поле Кому автоматично; в іншому випадку ви можете вказати його вручну.
• Електронна пошта команди - пересилає вибране повідомлення вашим колегам. Залежно від того, як ваш адміністратор Exchange Server налаштував вашу поштову скриньку, адреси членів вашої команди можуть бути визначені і заповнені Outlook. Якщо ні, вам доведеться заповнити їх самостійно.
• Зроблено. - позначає повідомлення як прочитане і завершене, після чого переміщує його до вказаної папки.
• Відповісти & Видалити - відкриває відповідь на вибране повідомлення, а потім переміщує оригінальне повідомлення до Видалені елементи папка.

Ці заздалегідь визначені кроки майже готові до використання, "майже" - ключове слово. При першій спробі використання вбудованого швидкого кроку вам буде запропоновано налаштувати його. Але не турбуйтеся - налаштування не складніше, ніж вибір цільової папки або введення адреси електронної пошти. Щоб краще зрозуміти, як це працює, давайте розглянемо практичний приклад.

Припустимо, ви хочете передати певне повідомлення своєму керівнику. Ви натискаєте на кнопку Керівнику кроку, а також Перше налаштування Все, що вам потрібно зробити, це ввести адресу електронної пошти менеджера в поле До... і натисніть Зберегти .

Щоб отримати додаткові опції, натисніть на кнопку Опції в лівому нижньому кутку, а потім натисніть Показати опції під До... Ящик:

Тепер ви можете встановити пріоритет, відмітити повідомлення або вказати адреси електронної пошти для копій Cc та Bcc.

Чайові:

• Включити до складу більше дій на цьому ж кроці натисніть кнопку Додати дію кнопку.
• Для швидкого виконання дії, не відриваючи рук від клавіатури, можна призначити певну комбінація клавіш до нього - див. Клавіша швидкого доступу у нижній частині вікна.

Як створити Quick Step в Outlook

Якщо жоден із вбудованих кроків не автоматизує необхідний вам набір дій, ви можете легко створити власний. Щоб налаштувати швидкий крок з нуля, вам потрібно зробити ось що:

1. В рамках проекту Швидкі кроки вікно, натисніть Створити новий .

   

2. В рамках проекту Редагувати швидкий крок діалогового вікна, перше, що ви робите, це ім'я Для цього введіть якийсь описовий текст в поле Ім'я та прізвище наприклад, у сфері Відповідь та подальші дії .

   

3. Далі оберіть пункт акція які ви хочете виконати. Натисніть кнопку Оберіть дію прокрутіть список і виберіть відповідну опцію. Деякі дії нададуть вам додаткові опції, які ви зможете вибрати пізніше.

   У цьому прикладі наша мета - відповісти на повідомлення з шаблоном, тому вибираємо Відповісти Всі .

   

4. Щоб налаштувати відповідь, натисніть на кнопку Показати опції за посиланням у розділі До... а потім введіть свою відповідь у полі Текст За бажанням, ви можете додати Cc та/або Bcc одержувачів, відмітити повідомлення та встановити пріоритет. Оскільки ми маємо намір відслідковувати повідомлення, ми встановили Прапор до Цього тижня .

   

5. Якщо Ваш швидкий крок не повинен обмежуватися лише однією дією, натисніть кнопку Додати дію і вибрати другу дію. У нашому випадку це переміщення повідомлення в розділ Подальші дії папка.

   

6. Аналогічним чином налаштуйте всі інші дії, які ви бажаєте виконати. Наприклад, ви можете переслати оригінал повідомлення своїм колегам або переслати електронний лист як вкладення своєму керівнику.
7. За бажанням, призначити один з попередньо визначених комбінації клавіш до твого швидкого кроку.
8. За бажанням, введіть a підказка що відображається при наведенні вказівника миші на цей швидкий крок (це може бути особливо корисно, коли у вас багато різних елементів).

   Після всіх налаштувань наш доопрацьований шаблон Quick Steps має наступний вигляд:

   • Виконує три дії відповісти за шаблоном (1), перемістити оригінальне повідомлення до спеціальної папки, щоб опрацювати його пізніше (2), переслати повідомлення колегам (3).
   • Його можна викликати, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + Shift + 1 ярлик (4).
   • A підказка нагадування про те, що насправді робить цей швидкий крок, з'явиться при наведенні на нього курсору (5).

   

9. По завершенню натисніть Фініш і ваш новостворений швидкий крок одразу з'явиться у стрічці.

   

Як продублювати існуючий швидкий крок

У ситуації, коли ви хочете створити швидку дію, дуже схожу на ту, яка вже є, але з невеликими змінами (наприклад, переслати повідомлення іншій людині або перемістити в іншу папку), найшвидший спосіб - це продублювати існуючий елемент. Ось як це зробити:

1. В рамках проекту Швидкі кроки групу, натисніть маленьку стрілочку у правому нижньому куті.
2. В рамках проекту Керування швидкими кроками у вікні, виберіть крок, який потрібно скопіювати, і натисніть Дублікат .

   

3. В рамках проекту Редагувати швидкий крок введіть інше ім'я, змініть дії за необхідності та натисніть Фініш .

Як користуватися швидкими кроками в Outlook

Для виконання дій, що входять до складу швидкого кроку, достатньо виділити повідомлення, а потім або клацнути швидкий крок на стрічці, або натиснути призначену йому комбінацію клавіш.

Звертаємо Вашу увагу, що не всі дії це розстріляно мовчки У разі, якщо Відповісти або Вперед відкриється відповідь або переслане повідомлення, яке ви можете переглянути та внести необхідні зміни. Повідомлення згасне тільки після натискання кнопки Надіслати За потреби можна відкликати надісланий лист.

Доступні тільки ті кроки, які є в даний момент часу активний Ті, що недоступні, виділені сірим кольором, що означає, що ви не можете їх використовувати в даний момент. Наприклад, якщо не вибрано жодного повідомлення, з усіх вбудованих кроків будуть доступні тільки Електронна пошта команди буде активним, оскільки інші значення за замовчуванням застосовуються до існуючого повідомлення.

Як керувати, змінювати та видаляти швидкі кроки

Щоб керувати швидкими кроками, натисніть стрілку запуску діалогу в правому нижньому куті вікна Швидкі кроки група:

Це дозволить відкрити Керування швидкими кроками вікно, яке надає Вам наступні опції:

1. Редагувати - змінити існуючий швидкий крок, як за замовчуванням, так і власний.
2. Дублікат - зробити копію обраного швидкого кроку.
3. Видалити - назавжди видалити вибраний елемент.
4. Стрілки вгору та вниз - переставити свої швидкі кроки на стрічці.
5. Новий - створити новий швидкий крок.
6. Скидання до налаштувань за замовчуванням - відновити стандартні швидкі кроки до початкового стану та видалити створені вами. Оскільки ця дія не може бути скасована, будь ласка, добре подумайте, перш ніж робити скидання.

Окрім Керування швидкими кроками діалоговому вікні вище, ви можете швидко зміна , копія або видалити певний елемент, натиснувши на нього правою кнопкою миші та обравши дію з контекстного меню:

Де зберігаються швидкі кроки Outlook?

Швидкі кроки Outlook знаходяться у прихованій папці у вашій поштовій скриньці або у файлі .pst.

Якщо ви використовуєте обліковий запис POP3, ви можете просто імпортувати свій оригінальний файл .pst на новий комп'ютер, і Quick Steps також переміститься разом з ним (звичайно, якщо все зроблено правильно). Для отримання додаткової інформації див. розділ Як експортувати та імпортувати файл .pst.

Для користувачів Exchange ніяких спеціальних дій не потрібно - як тільки ви налаштуєте свій обліковий запис Exchange на новому комп'ютері, ваші швидкі кроки будуть там.

Для облікових записів IMAP міграція складніша - ви можете скористатися інструментом MFCMAPI, щоб отримати доступ до даних вашої поштової скриньки та експортувати/імпортувати Quick Steps на новий комп'ютер.

Ось як створювати і використовувати швидкі кроки в Outlook. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!