Зміст
Пропоную вашій увазі чергову публікацію в продовження теми прикріплення файлів до поштових повідомлень в Outlook. Сподіваюся, ви мали змогу ознайомитися з моїми попередніми статтями, присвяченими OneDrive і SharePoint, але цього разу я хотів би розповісти про ще один спосіб вставки вкладень за допомогою надбудови Shared Email Templates.
Загальні шаблони листів - ваш особистий помічник
Більшість користувачів Outlook щодня мають справу з прикріпленням документів, зображень та відео до електронних повідомлень. Якщо вам набридли повторювані ручні дії, спробуйте скористатися спільними шаблонами електронної пошти. Дозвольте окреслити деякі переваги, які, можливо, здадуться вам мобільними та такими, що заощаджують час:
- надбудова працює в Outlook для Windows, для Mac або Outlook онлайн;
- дозволяє створювати команди та ділитися спільними шаблонами з колегами по команді;
- нарешті, ви можете оснастити свої шаблони декількома макросами, персональними ярликами та наборами даних.
Продовжуючи тему, сьогодні я зосереджуся на вкладенні файлів з URL-посилань. Для цього я створюю шаблон за допомогою спеціального макросу вкладання, зберігаю його і вставляю, коли мені потрібно:
Спробуйте зробити так само, і ваші одержувачі або партнери по команді зможуть надсилати та переглядати додаткові дані, не обмежені їхніми правами доступу.
Короткий шлях з використанням макросу ~%ATTACH_FROM_URL[]
У цьому уривку я продовжую розповідь про кроки та деякі важливі зауваження, які кожен повинен мати на увазі. Щоб спростити, я наведу приклад, заснований на моєму власному досвіді.
Час від часу нам усім потрібно витягувати та надсилати одні й ті ж самі документи у відкритому доступі з різних сторінок чи веб-сайтів. Я не виняток, шаблони електронної пошти Shared Email Templates - EULA є одним з найпопулярніших запитів. Тепер це те, що я роблю:
- Для початку я вважаю за краще підготувати посилання на свій ресурс. Тому я натискаю правою кнопкою миші на своєму файлі і копіюю його адресу:
Примітка: розмір Вашого вкладеного файлу не повинен перевищувати 10 МБ (10240 КБ).
- Потім я відкриваю панель "Загальні шаблони електронної пошти" і створюю новий шаблон.
- Торкніться кнопки Вставка макросу та у випадаючому списку оберіть макрос ~%ATTACH_FROM_URL[]:
- Тепер замініть текст за замовчуванням в квадратних дужках на URL-адресу, вже збережену в буфері обміну, натиснувши кнопку Ctrl+V комбінація клавіш:
- Я допрацьовую свій шаблон, даючи йому ім'я, додаючи тіло повідомлення і натискаючи Зберегти :
Цей складний шлях займе лише трохи вашої уваги, але може заощадити години вашого часу. Ваша команда також виграє, оскільки не потрібні дозволи на доступ або вхід в систему. Файл URL буде додано до поточного повідомлення Outlook кожного разу, коли ви вставляєте шаблон.
Прозорі попередження
Може статися так, що ви побачите такий тип попередження при вставці готового шаблону:
Будь ласка, нагадайте моє зауваження з кроку 1: розмір вашого вкладення не повинен перевищувати 10 МБ (10240 КБ).
І якщо ви отримаєте це послання:
Боюся, вам потрібно переглянути своє посилання: переконайтеся, що ви не ставите посилання, скопійоване з OneDrive або SharePoint, воно взагалі не буде працювати! Статті, пов'язані з цими платформами, ви можете знайти нижче.
На завершення скажу, що охопити всі кейси та аспекти в одному пості непросто. Буду радий допомогти, якщо у вас виникнуть питання, розділ "Коментарі" до ваших послуг!
