İşiniz iş yazışmalarını içeriyorsa, kesinlikle yazarsınız talep mektupları Bu bir iş talebi, terfi veya toplantı talebi, bilgi veya tavsiye talebi, iyilik mektubu veya karakter referansı olabilir. Bu tür mektupları yazmak zordur ve alıcıları istekli ve hevesli bir şekilde yanıt vermeye teşvik edecek şekilde yazmak daha da zordur.

Şöyle ki para talep mektupları Her türlü sponsorluk, bağış veya bağış toplama talebine yanıt almanın genellikle bir mucize gerektirdiğini kabul edersiniz : ) Elbette, ipuçlarımızın ve mektup örneklerimizin mucizeyi gerçekleştireceğini garanti edemem, ancak kesinlikle size biraz zaman kazandıracak ve yazma işinizi daha az acı verici hale getirecektir.

Zaman kazandıran ipucu E-posta ile iletişim kuruyorsanız, tüm bu örnek iş mektuplarını doğrudan Outlook'unuza ekleyerek daha da fazla zaman kazanabilirsiniz. Ve sonra, bir fare tıklamasıyla kişiselleştirilmiş özel iş e-postaları gönderebileceksiniz!

Tek yapmanız gereken sağ tarafta görebileceğiniz Paylaşılan E-posta Şablonları eklentisi. Outlook'unuza ekledikten sonra aynı ifadeleri tekrar tekrar yazmak zorunda kalmayacaksınız.

Şablona çift tıklayın ve metni bir anda mesaj gövdesine eklenmiş olarak bulun. Tüm biçimlendirmeleriniz, köprüleriniz, resimleriniz ve imzalarınız yerinde olacak!

Hemen şimdi kontrol etmekten çekinmeyin; ücretsiz bir sürümü Microsoft AppStore'dan indirilebilir.

Peki, iş mektupları yazmaya geri dönersek, makalenin ilerleyen kısımlarında bulacaksınız:

İş mektubu formatı

İş mektubu resmi bir iletişim yoludur ve bu nedenle özel bir format gerektirir. E-posta gönderiyorsanız mektup formatını çok fazla önemsemeyebilirsiniz, ancak geleneksel bir kağıt iş mektubu yazıyorsanız aşağıdaki öneriler yararlı olabilir. Bir iş mektubunu standart 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) beyaz kağıda yazdırmak iyi bir uygulama olarak kabul edilir.

1. Gönderenin Adresi. Genellikle kendi adresinizi yazarak başlarsınız. İngiliz İngilizcesinde gönderenin adresi genellikle mektubun sağ üst köşesine yazılır. Amerikan İngilizcesinde ise gönderenin adresi sol üst köşeye yerleştirilir.

   Mektubun kapanışında yer alacağı için gönderenin adını veya unvanını yazmanıza gerek yoktur. Yalnızca açık adresi, şehri ve posta kodunu ve isteğe bağlı olarak telefon numarasını ve e-posta adresini yazın.

   Eğer antetli kağıda yazıyorsanız, bunu atlayın.

2. Tarih . Antetli kağıdın veya iade adresinin birkaç satır altına tarih yazın. Standart 2-3 satırdır (bir ila dört satır kabul edilebilir).
3. Referans Hattı (isteğe bağlı) Mektubunuz iş referansı veya fatura numarası gibi belirli bir bilgiyle ilgiliyse, bunu tarihin altına ekleyin. Bir mektuba yanıt veriyorsanız, ona atıfta bulunun. Örneğin,
   • Re: Fatura # 000987
   • Re: 4/1/2014 tarihli mektubunuz
4. Varış Bildirimleri (isteğe bağlı) Özel veya gizli yazışmalarla ilgili bir not eklemek istiyorsanız, uygunsa referans satırının altına büyük harflerle yazın. Örneğin, KİŞİSEL veya GİZLİ.
5. İç Adres Bu, iş mektubunuzun alıcısının adresidir, bir birey veya bir şirket. Yazdığınız şirketteki belirli bir kişiye yazmak her zaman en iyisidir.

   Standart, yazdığınız önceki öğenin 2 satır altıdır, bir ila altı satır kabul edilebilir.

6. Dikkat Hattı (isteğe bağlı). Ulaşmaya çalıştığınız kişinin adını yazın. Kişinin adını İç Adrese yazdıysanız, Dikkat Satırını atlayın.
7. Selamlama Yazdığınız kişiyi tanıyorsanız ve ona genellikle ilk adıyla hitap ediyorsanız, örneğin selamlamada ilk adını yazabilirsiniz: Sevgili Jane. Diğer tüm durumlarda, bir kişiye kişisel unvan ve soyadının ardından virgül veya iki nokta üst üste gibi bir işaretle hitap etmek yaygın bir uygulamadır:
   • Bay Brown:
   • Sevgili Dr. Brown:
   • Sevgili Bayan Smith,

   Alıcının adını bilmiyorsanız veya nasıl yazılacağından emin değilseniz, aşağıdaki selamlama ifadelerinden birini kullanın:

   • Bayanlar
   • Beyler
   • Sayın Efendim
   • Sayın Bay veya Bayan
   • Kimi İlgilendirebilir
8. Konu Satırı (isteğe bağlı): Selamlamadan sonra iki veya üç boş satır bırakın ve mektubunuzun özünü büyük harflerle, sola dayalı veya ortalanmış olarak yazın. Referans Satırını (3) eklediyseniz, Konu satırı gereksiz olabilir. İşte birkaç örnek:
   • REFERANS MEKTUBU
   • KAPAK MEKTUBU
   • ÜRÜN DEĞİŞTİRME TALEBİ
   • İŞ SORGUSU
9. Vücut Bu, mektubunuzun ana bölümüdür ve genellikle 2 - 5 paragraftan oluşur, her paragraf arasında bir satır boşluk bırakılır. İlk paragrafta dostane bir açılış yazın ve ardından ana noktanızı belirtin. Sonraki birkaç paragrafta arka plan bilgisi ve destekleyici ayrıntılar sağlayın. Son olarak, mektubun amacını yeniden belirttiğiniz ve eğer varsa bazı eylemler talep ettiğiniz kapanış paragrafını yazın.Daha fazla ayrıntı için ikna edici iş mektupları yazmaya ilişkin ipuçlarına bakın.
10. Kapanıyor. Bildiğiniz gibi, genel kabul görmüş birkaç tamamlayıcı kapanış vardır. Hangisini seçeceğiniz mektubunuzun tonuna bağlıdır. Örneğin,
    • Saygılarımla (çok resmi)
    • Saygılarımla veya Sevgilerimle veya Saygılarımla (iş mektuplarında en kullanışlı kapanışlar)
    • Saygılarımla, Saygılarımla (biraz daha kişisel ve dostça)

    Kapanış genellikle tarihle aynı dikey noktada ve son gövde paragrafından bir satır sonra yazılır. Yalnızca ilk kelimeyi büyük yazın ve kapanış ile imza bloğu arasında üç veya dört satır bırakın. Selamlamanın ardından iki nokta üst üste geliyorsa kapanıştan sonra virgül ekleyin; aksi takdirde kapanıştan sonra noktalama işareti gerekmez.

11. İmza. Kural olarak imza, Complimentary Close'dan sonra dört boş satır olarak gelir. İmzanın altına adınızı yazın ve gerekirse bir başlık ekleyin.
12. Muhafazalar. Bu satır, alıcıya mektubunuzla birlikte özgeçmiş gibi başka hangi belgelerin eklendiğini bildirir. Yaygın stiller aşağıda verilmiştir:
    • Encl.
    • Ekleyin.
    • Muhafazalar: 2
    • Muhafazalar (2)
13. Daktilo Baş Harfleri (isteğe bağlı) Bu bileşen, mektubu sizin için daktilo eden kişiyi belirtmek için kullanılır. Mektubu kendiniz yazdıysanız, bunu atlayın. Genellikle kimlik baş harfleri, büyük harfle üç harfinizi, ardından küçük harfle iki veya üç harfinizi içerir, JAM/dmc , JAM:cm Ancak bu bileşen bugünlerde çok resmi iş mektuplarında oldukça nadiren kullanılıyor.

    Aşağıda düzgün biçimlendirilmiş örnek bir bağış mektubu görebilirsiniz. Örneklerden anlamak her zaman daha kolaydır, değil mi?

    

İkna edici talep mektupları yazmak için 10 ipucu

Aşağıda, talep mektuplarınızı okuyucunuzu yanıt vermeye veya harekete geçmeye ikna edecek şekilde yazmak için 10 strateji bulacaksınız.

1. Muhatabınızı tanıyın Talep mektubunuzu oluşturmaya başlamadan önce kendinize şu soruları sorun: Okuyucum kim ve bana tam olarak nasıl yardımcı olabilir? Karar mercii mi yoksa talebimi sadece üst düzey bir yetkiliye mi iletecek? Talep mektubunuzun hem tarzı hem de içeriği okuyucunun konumuna bağlı olacaktır.
2. Laf kalabalığı yapmayın Açık, kısa ve öz olun. Temel bir kural şudur - bir kelime yeterli olacaksa iki kelime kullanmayın. Mark Twain'in ünlü sözünü hatırlayın - "Kısa bir mektup yazmak için zamanım yoktu, bu yüzden onun yerine uzun bir mektup yazdım". Onun konumundaki bir kişi bunu karşılayabilirdi ve... hiçbir şey talep etmiyordu : )
3. Mektubunuzun okunmasını kolaylaştırın Bir talep mektubu yazarken konuyu dağıtmayın ve ana fikrinizden saparak okuyucunuzun kafasını karıştırmayın. Uzun, sıkışık cümlelerden ve paragraflardan kaçının çünkü bunlar göz korkutur ve sindirilmesi zordur. Bunun yerine basit, açıklayıcı cümleler kullanın ve uzun cümleleri virgül, iki nokta üst üste ve noktalı virgüllerle bölün. Bir düşünceyi veya fikri değiştirdiğinizde yeni bir paragraf başlatın.

   İşte çok kötü bir ön yazı örneği:

   " Her bakımdan, niteliklerim ilanınızda ifade edilen arzularla uyumlu görünüyor ve şirketinizin bloglarının sesine dayanarak, gerçekten şirketinizde bir [Pozisyon] olmam gerektiğini düşünüyorum."

   Ve bu iyi bir tane:

   " Uzmanlık alanınız] konusunda iyi becerilere ve deneyime sahibim ve beni uygun herhangi bir pozisyon için değerlendirirseniz çok minnettar olurum."

   Unutmayın, talep mektubunuzun okunması kolay görünüyorsa, okunma şansı daha yüksektir!

4. Eylem çağrısı ekleyin Talep mektuplarınızda mümkün olan her yerde eyleme yer verin. Bunun en kolay yolu eylem fiilleri ve edilgen değil etken çatı kullanmaktır.
5. İkna edin ama talep etmeyin Muhataplarınıza sanki size borçlularmış gibi davranmayın. Bunun yerine, ortak noktalardan bahsederek okuyucunun dikkatini çekin ve harekete geçmenin faydalarını vurgulayın.
6. Külfetli olmayın Okuyuculara gereken tüm bilgileri verin ve tam olarak ne yapmalarını istediğinizi söyleyin. Yanıt verecek kişi için işi basitleştirin - iletişim bilgilerini ekleyin, doğrudan telefon numaraları verin, bağlantılar verin veya dosya ekleyin, uygun olan her neyse
7. Dostane bir şekilde yazın ve okuyucunun duygularına hitap edin Her ne kadar bir iş mektubu yazıyor olsanız da, gereksiz bir iş havasında olmayın. Dostane mektuplar arkadaş kazandırır, bu nedenle istek mektuplarınızı gerçek bir arkadaşınızla veya eski bir tanıdığınızla konuşuyormuş gibi dostane bir şekilde yazın. Hepimiz insanız ve muhatabınızın insanlığına, cömertliğine veya sempatisine hitap etmek iyi bir fikir olabilir.
8. Kibar ve profesyonel olmaya devam edin Bir sipariş iptal talebi veya şikayet mektubu yazıyor olsanız bile, kibar ve nazik olun, sorun(lar)ı basitçe belirtin, ilgili tüm bilgileri sağlayın ve tehdit ve iftiradan kaçındığınızdan emin olun.
9. Dilbilginize dikkat edin "Dilbilgisi ilk izlenim için önemlidir." Kötü davranışlar gibi kötü dilbilgisi de her şeyi mahvedebilir, bu nedenle gönderdiğiniz tüm iş mektuplarını düzelttiğinizden emin olun.
10. Göndermeden önce gözden geçirin Mektubu yazmayı bitirdiğinizde yüksek sesle okuyun. Eğer kilit noktanız net değilse, yeniden yazın. Yeniden yazmak için biraz zaman harcamak ve yanıt almak, hızlı yazıp mektubunuzun hemen çöpe atılmasından daha iyidir.

Ve son olarak, talep mektubunuza bir yanıt aldıysanız veya istediğiniz eylem gerçekleştiyse, kişiye teşekkür etmeyi unutmayın. Burada tüm durumlar için örnek teşekkür mektupları bulabilirsiniz.

Talep mektubu örnekleri

Aşağıda farklı durumlar için birkaç talep mektubu örneği bulacaksınız.

Örnek tavsiye mektubu talebi

Sevgili Bay Brown:

Umarım iyisinizdir. XYZ Lisesi'nde çalıştığım süre boyunca gösterdiğiniz olağanüstü liderlik ve öğretmenlere verdiğiniz destekle ilgili sıcak anılarım var.

Şu anda XYZ okul bölgesine başvuruyorum ve üç tavsiye mektubu sunmam gerekiyor. Benim adıma bir tavsiye mektubu yazıp yazamayacağınızı sormak için yazıyorum.

Bu mektubu yazmaya karar vermeniz durumunda size yardımcı olabilecek bazı arka plan bilgileri sunmak istiyorum.

Ekte, en son özgeçmişimin bir kopyasını bulacaksınız. Herhangi bir ek bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Sizden haber almayı dört gözle bekliyor ve zaman ayırdığınız için şimdiden teşekkür ediyorum.

Bilgi talebi

İlanımıza yanıt olarak özgeçmişinizi gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Özgeçmişinize ek olarak, üç referansa ve telefon numaralarıyla birlikte son üç yıldaki eski işverenlerin bir listesine de ihtiyacımız var.

Politikamız, bu iş için en uygun kişiyi seçmek amacıyla her adayın geçmişini kapsamlı bir şekilde incelemektir.

Yardımlarınız için teşekkür ederiz. Sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz.

Karakter referansı talebi

şirketimizde bir pozisyon için başvuruda bulunmuştur. Kendisi karakter referansı olarak sizin isminizi vermiştir. Bu kişi hakkındaki yazılı değerlendirmenizi bize iletme nezaketinde bulunur musunuz?

Lütfen yanıtınızın gizlilik içinde ele alınacağından emin olunuz. Şimdiden teşekkür ederiz.

Bağış talebi

Bunu size toplumumuzun bir üyesi olarak gönderiyorum. Eminim siz de benim gibi böyle sakin ve huzurlu bir mahallede yaşamaya değer veriyorsunuzdur.

Bilirsiniz, bazen bir toplumu sessiz ve huzurlu tutmak için harekete geçmek gerekir. Bildiğiniz gibi, yerel Toplum Komitemiz son iki aydır bölgemizdeki hırsızlık oranını azaltmanın yollarını bulmak için toplantılar yapıyordu. Geçen hafta bu sorunla en iyi nasıl mücadele edilebileceğine dair tavsiyelerini açıkladılar.

Başlıca tavsiyeleri, yerel Mahalle İzleme programını desteklemek için polis ve güvenlik devriyelerinin artırılmasıdır. Ne yazık ki, ihtiyaç duyulan miktar bu yılki belediye bütçe ödeneğine dahil edilmemiştir.

Bu nedenle, bu toplumun ilgili bir üyesi olarak, ek güvenlik maliyetlerini karşılamak üzere toplumda toplanan her $ için işletmemin $ bağışta bulunmasına karar verdim. Ortak iyiliğimiz için bu değerli davayı desteklemek üzere bugün bana katılmanızı rica ediyorum.

Bağışınızı bugün yapmak için iki mağazamızdan birine uğrayabilir ve bağışınızı ön kasaların yanındaki kutulara bırakabilirsiniz. Mağazaya gelemiyorsanız, lütfen "XYZ" adına düzenlenmiş bir çek veya havale gönderin ve yukarıda listelenen adrese postalayın.

Şimdiden teşekkür ederim.

Bir iyilik istemek

Size, benim için yapabileceğinizi umduğum bir iyilik istemek için yazıyorum.

Üç aydan kısa bir süre içinde, ilgilendiğim ders için en iyi yüksek lisans programına sahip olan 'ye girme umuduyla 'yi alacağım.

Okul, bir öğrencinin sınavdaki başarısına son derece önem veriyor, bu yüzden Mezuniyet Kayıt Sınavı'nda ortalamanın üzerinde bir puan almak için kendimi son derece baskı altında hissediyorum.

Yakın zamanda 'den mezun olduğunuz için, bana yardımcı olması için kime başvurabileceğimi düşünürken doğal olarak aklıma gelen ilk kişi sizsiniz. Çok fazla zaman istemiyorum, bana verebileceğiniz herhangi bir ipucu ve en zayıf noktalarım olduğunu düşündüğüm 'de birkaç ders için gerçekten minnettar olurum.

Bana olumlu bir yanıt vereceğinizi umuyorum. Şimdiden teşekkür ederim.

Ürün iade / değiştirme talebi

tarihinde sipariş verdim, tarihinde teslim aldım. Satın alınan ürünün aşağıdaki soruna sahip olduğunu keşfettim:

Teslim ettiğiniz ürün tatmin edici kalitede olmadığından, onu almaya hakkım var ve bunu önümüzdeki yedi gün içinde yapacağınızı onaylamanızı rica ediyorum. Ayrıca, ürünün alınmasını ayarlayıp ayarlamayacağınızı veya iade masraflarını bana geri ödeyip ödemeyeceğinizi de onaylamanızı istiyorum.

Bu mektubun tarihinden itibaren yedi gün içinde talebimin çözümüne ilişkin tatmin edici tekliflerinizi almayı dört gözle bekliyorum.

*****

Bugünlük bu kadar. Umarım bu bilgiler, genel olarak doğru biçimlendirilmiş iş mektupları ve özel olarak ikna edici talep mektupları oluşturmanıza ve her zaman istediğiniz yanıtı almanıza yardımcı olur. Okuduğunuz için teşekkürler!