Ang artikulong ito ay nagpapakita ng sampung kamangha-manghang mga tampok na maaaring hindi mo alam, ngunit maaaring makatipid sa iyo ng napakalaking dami ng oras kapag nakikitungo sa mga nakagawiang email.

Kung isang pangunahing bahagi ng iyong Ang online na komunikasyon ay paulit-ulit na mga email, natural lang na magsikap kang i-optimize ang bahaging iyon ng iyong trabaho. Ang pagtugon gamit ang template ay maaaring maging isang mahusay na alternatibo sa pagbuo ng mga email mula sa simula sa isang nakakapagod na keystroke-by-keystroke na paraan.

Mga template ng Outlook

Ang mga template ng email sa Outlook ay parang dokumento mga template sa Word o mga template ng worksheet sa Excel. Kung madalas kang magpadala ng pareho o halos kaparehong mga mensahe sa iba't ibang tao, maaari mong i-save ang isa sa mga naturang mensahe bilang template sa pamamagitan ng pag-click sa File > Save as > Outlook Template (*.madalas) . At pagkatapos, sa halip na bumuo ng isang email mula sa simula, magsisimula ka sa isang template, i-customize ito kung kinakailangan, at pindutin ang Ipadala . Lalabas ang mensahe, ngunit nananatili ang template, handa para sa susunod na paggamit.

Bilang default, ang lahat ng mga template ng Outlook ay nai-save sa folder sa ibaba. Hindi ito dapat baguhin, kung hindi, hindi mo mabubuksan ang iyong template mula sa loob ng Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Mga Bentahe :

• Madaling gawin at i-save.
• Ang mga field ng address (Kay, Cc at Bcc), linya ng Paksa, at kahit na ang nagpapadalang account ay maaaring paunang tukuyin.
• Maaari ang iyong mga template ng mensahepaggawa.

  Narito ang isang halimbawa ng kung ano ang maaaring hitsura ng iyong Outlook stationery na template ng mensahe:

  

  Mga Bentahe : isang napakaraming opsyon sa pag-format dahil sa suporta sa HTML

  Mga Sagabal : ang bilang ng mga pag-click upang i-save at i-access ang mga stationery na file ay higit pa sa talagang kailangan

  Mga suportadong bersyon : Outlook 365 - 2007

  Mga Custom na Form sa Outlook

  Sasabihin ko ito nang maaga - ang diskarteng ito ay para sa mga propesyonal. Ang pagdidisenyo ng isang custom na form ay mas nakakalito kaysa sa iba pang paraan na tinalakay sa tutorial na ito at maaaring mangailangan ng mga kasanayan sa programming ng VBA. Upang magsimula sa, paganahin ang tab na Developer sa iyong Outlook. Pagkatapos, i-click ang Magdisenyo ng Form , pumili ng isa sa mga karaniwang form bilang batayan para sa iyong custom na form, magdagdag ng mga field, kontrol, at posibleng mag-code, magtakda ng mga katangian at mag-publish ng iyong form. Parang nakakalito at nakakubli? Sa katunayan, kakailanganin ng oras upang malaman ang bagay na iyon.

  

  Mga Bentahe : isang napakalakas na feature na may maraming opsyon

  Mga Sagabal : isang matarik na curve sa pag-aaral

  Mga sinusuportahang bersyon : Outlook 365 - 2007

  Mga Shared Email Templates

  Maniwala ka man o hindi, ang solusyon na ito ay isang kagalakan na gamitin para sa mga baguhan at guro. Mapapahalagahan ng mga nagsisimula ang pagiging simple - ang pagsisimula sa Nakabahaging Mga Template ng Email ay sapat na madaling maunawaan upang tumalon dito kaagad. Maaaring gamitin ng mga eksperto sa Outlook ang maraming advanced na feature gaya ng paggawamga personalized na tugon sa tulong ng mga macro, pag-configure ng mga paunang natukoy, fillable at dropdown na mga field, pagkuha ng impormasyon mula sa mga dataset, at marami pang iba.

  Sa kaibahan mula sa mga inbuilt na feature, ang Shared Email Templates ay direktang nagdadala ng lahat ng functionality sa window ng mensahe ! Maaari ka na ngayong lumikha, mag-edit at gumamit ng iyong mga template sa isang sandali, nang hindi nagpapalipat-lipat sa pagitan ng iba't ibang mga tab at naghuhukay sa mga menu.

  Upang lumikha ng bagong template, piliin lang ang ninanais na nilalaman (teksto, mga larawan, mga link, atbp.) sa isang mensahe at i-click ang Bagong Template.

  Upang magpasok ng ng template sa isang mensahe, i-click ang I-paste ang icon o i-double click ang pangalan ng template.

  

  Mga Bentahe :

  • Mabilis at kumportable sa gumawa.
  • Ipasok sa isang mensahe na may isang pag-click.
  • Gumamit nang personal o ibahagi sa iyong koponan.
  • Magdagdag ng mga field ng text na maaaring punan at mga drop-down na listahan.
  • Punan ang mga field ng email, magpasok ng mga larawan, at awtomatikong mag-attach ng mga file.
  • Ilapat ang pangunahing pag-format sa loob ng in-place na editor upang lumikha ng mga sopistikadong disenyo gamit ang HTML.
  • Mag-link sa iyong Mga Draft folder at gamitin ang alinman sa iyong mga draft sa Outlook bilang mga template ng email.
  • Gumamit ng mga shortcut para sa mabilis na mga tugon.
  • I-access ang iyong mga template mula sa anumang device maging ito man ay Windows, Mac, o Outlook Online.

  Mga Sagabal : maaari kang sumubok at ipaalam sa amin :)

  Sinusuportahanmga bersyon : Outlook para sa Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows at Mac, Outlook sa web

  Paano makukuha : Piliin ang iyong subscription plan o mag-download ng libreng bersyon mula sa Microsoft AppSource .

  Ganyan gumawa ng template ng email sa Outlook. Sana, matutulungan ka ng aming tutorial na piliin ang iyong paboritong diskarte. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

  naglalaman ng mga attachment, graphics, at pag-format tulad ng mga font, kulay ng background, atbp.

Mga Kakulangan : nakakaabala gamitin - para magbukas ng template, kailangan mong maghukay ng malalim sa mga menu.

Mga suportadong bersyon : Outlook 365 - 2010

Malalim na tutorial : Paano gumawa at gumamit ng mga template ng email ng Outlook

Mga template ng email sa Outlook.com web app

Ang Outlook.com web app ay mayroon ding mga template ng email. Kung ikukumpara sa .oft na mga file sa desktop na bersyon, ang mga ito ay hindi nangangailangan ng isang toneladang pag-click sa menu upang mabuksan. Gayunpaman, ang mga opsyon dito ay hindi masyadong malawak - ang isang template ay maaaring maglaman ng maliliit na larawan at pangunahing pag-format, ngunit hindi posibleng mag-preset ng mga field ng email o mag-attach ng mga file.

Tulad ng maraming iba pang kapaki-pakinabang na feature, ang isang ito ay nakatago mula sa agarang tingnan. Para magamit ito, ito ang kailangan mong gawin:

Sa kanang sulok sa ibaba ng window ng Bagong Mensahe , i-click ang ellipsis button (…), at pagkatapos ay i-click ang Aking Mga Template .

Lalabas ang pane ng Aking Mga Template na may ilang default na sample na handa nang gamitin. Upang gumawa ng sarili mong isa, mag-click sa button na + Template at ilagay ang pamagat at katawan ng template sa kaukulang mga kahon. O maaari mong i-type at i-format ang text sa window ng mensahe, at pagkatapos ay kopyahin/i-paste - ang lahat ng pag-format ay papanatilihin.

Upang maipasok ang template sa isang email, kailangan lang i-click ang pangalan nito sa pane.

Mga Bentahe :simple at madaling maunawaan

Mga Sagabal : mga limitadong opsyon

Mga sinusuportahang bersyon : Outlook.com web app

Mga Mabilisang Bahagi at AutoText

Ang Mga Mabilisang Bahagi ay magagamit muli na mga snippet ng nilalaman na maaaring mabilis na maidagdag sa isang mensaheng email, appointment, contact, kahilingan sa pagpupulong, at gawain. Bukod sa teksto, maaari rin nilang isama ang mga graphics, mga talahanayan, at pasadyang pag-format. Habang ang mga .oft na template ay nilalayong bumuo ng isang buong mensahe, ang mga mabilisang bahagi ay uri ng mas maliliit na bloke ng gusali.

Ang Quick Parts ay ang modernong kapalit ng AutoText sa Outlook 2003 at mas maaga. Sa mga kamakailang bersyon, ang parehong mga uri ay magagamit. Ang tanging pagkakaiba sa pagitan nila ay ang mga item ay naninirahan sa iba't ibang mga gallery. Sa lahat ng iba pang aspeto, ang Quick Parts at AutoText ay halos pareho.

Upang gumawa ng bagong item, i-type ang iyong text sa isang mensahe, piliin ito at i-click ang tab na Ipasok > Mga Mabilisang Bahagi > I-save ang Mga Pinili sa Quick Part Gallery .

Upang maglagay ng mabilis na bahagi sa isang email, piliin ang kailangan mula sa gallery.

O, maaari mong i-type ang mabilisang pangalan ng bahagi sa isang mensahe (hindi kinakailangang buong pangalan, isang natatanging bahagi lamang nito) at pindutin ang F3 . Sa Outlook 2016 at mga mas bagong bersyon, kapag sinimulan mong i-type ang pangalan, may lalabas na mungkahi, at maaari mong pindutin lamang ang Enter key upang mai-inject ang buong text.

Mabilis Ang mga bahagi ay matatagpuan sa sa NormalEmail.dotm file, nanaka-imbak dito:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Upang i-back up ang iyong mabilis na mga bahagi, kopyahin ang file na ito sa isang i-save ang lokasyon. Upang i-export sa ibang PC, i-paste ito sa folder na Templates sa isa pang computer.

Mga Bentahe : napaka-simple at prangka

Mga Sagabal :

• Walang opsyon sa paghahanap. Kung marami kang piraso sa gallery, maaaring maging problema ang paghahanap ng kailangan mo.
• Hindi posibleng mag-edit ng content ng mabilisang bahagi - maaari mo lang itong palitan ng bago.
• Hindi posibleng magdagdag ng mga attachment.

Mga suportadong bersyon : Outlook 365 - 2007

Komprehensibong tutorial : Outlook Quick Parts at AutoText

mga template ng email ng Quick Steps

Ang Quick Steps ay uri ng mga shortcut na nagbibigay-daan sa pagsasagawa ng maramihang pagkilos gamit ang isang command. Ang isa sa mga naturang aksyon ay maaaring tumugon gamit ang template o paggawa ng bagong email batay sa isang template. Bukod sa text ng mensahe, maaari mong paunang punan Kay, Cc, Bcc, at Paksa, magtakda ng follow-up na flag at kahalagahan.

Upang gumawa ng template ng mabilisang hakbang, i-click ang Gumawa ng Bago sa loob ang kahon ng Mga Mabilisang Hakbang sa tab na Home , at pagkatapos ay pumili ng isa sa mga sumusunod na pagkilos: Bagong Mensahe , Tumugon , Tumugon Lahat o Ipasa . Sa window na I-edit , i-type ang teksto ng iyong template sa kaukulang kahon, i-configure ang anumang iba pang mga opsyon naisipin ang nararapat, at bigyan ang iyong template ng ilang mapaglarawang pangalan. Opsyonal, italaga ang isa sa mga paunang natukoy na shortcut key.

Narito ang isang halimbawa ng Outlook template ng tugon :

Kapag naitakda na, ang iyong bago ang mabilis na hakbang ay lalabas kaagad sa gallery. I-click lang ito o pindutin ang nakatalagang kumbinasyon ng key, at lahat ng mga aksyon ay isasagawa nang sabay-sabay.

Mga Bentahe :

• Maaaring gumawa ng iba't ibang mga template para sa mga bagong email, tugon at pagpapasa.
• Hindi lamang ang text ng mensahe ngunit halos lahat ng field ng email ay maaaring i-preset.
• Maraming aksyon ang maaaring isagawa nang pareho mabilis na hakbang, hal. pagtugon sa isang mensahe na may template at paglilipat ng orihinal na mensahe sa isa pang folder.
• Maaaring mabilis na maisagawa gamit ang isang keyboard shortcut.

Mga sagabal : ang template ng email ay maaaring maging plain text lamang.

Mga sinusuportahang bersyon : Outlook 365 - 2010

Tutorial na end-to-end : Mga Mabilisang Hakbang sa Outlook

Ang mga draft ng Outlook bilang mga template

Ang mga draft sa Outlook ay walang iba kundi mga hindi naipadalang email. Karaniwan, ang mga ito ay hindi natapos na mga mensahe na awtomatikong nai-save ng Outlook o mano-mano ng iyong sarili. Ngunit sino ang nagsabing hindi maaaring gamitin ang isang pinal na draft bilang template ng email?

Ang kagandahan ng pamamaraang ito ay maaari kang lumikha ng isang magagamit muli na draft na template ng email nang eksakto tulad ng karaniwan mong ginagawa - i-type ang teksto sa katawan ng mensahe , punan ang mga field ng email, mag-attach ng mga file,magpasok ng mga larawan, ilapat ang nais na pag-format, atbp. Kapag handa na ang iyong mensahe, huwag itong ipadala. Sa halip, i-click ang button na I-save o pindutin ang Ctrl + S upang i-save ang mensahe sa folder na Mga Draft . Kung mayroon kang masyadong maraming mga item sa iyong folder na Mga Draft , maaari mong panatilihin ang iyong mga template sa isang hiwalay na (mga) subfolder o magtalaga ng mga kategorya sa kanila.

Sa susunod na pagkakataon kung kailan mo gustong magpadala ng partikular na mensahe sa isang tao, pumunta sa iyong folder na Mga Draft at buksan ang mensaheng iyon. Ang pangunahing bagay ay hindi mo ipinapadala ang iyong draft, ngunit ipasa ito! Kapag nagpapasa ng draft, gumagawa ang Outlook ng kopya nito na pinapanatili ang orihinal na mensahe para magamit sa hinaharap. Bukod dito, walang idinagdag na impormasyon ng header sa itaas ng teksto ng draft, tulad ng karaniwang ginagawa kapag nagpapasa ng papasok na email. Ang linya ng Paksa ay hindi rin lagyan ng prefix na "FW:."

Maaaring iniisip mo kung paano magpasa ng draft sa Outlook? Mas madali kaysa sa inaakala mo :)

• Buksan ang iyong draft na mensahe sa pamamagitan ng double click.
• Ilagay ang cursor sa loob ng anumang field ng email, hindi sa katawan, at pindutin ang Ctrl + F . Bilang kahalili, maaari mong idagdag ang button na Ipasa sa Quick Access Toolbar at i-click ito.

  

Mga Bentahe : napaka-maginhawang gumawa, mag-edit at mag-ayos.

Mga sagabal : para mapanatili ang iyong template, tandaan na magpasa ng draft, hindi ipadala ito.

Mga sinusuportahang bersyon : Outlook 365 - 2000

Higit pang impormasyon : PaggamitAng mga draft ng Outlook bilang mga template ng email

Mga template ng lagda ng Outlook

Ang lagda ay isang tradisyunal na elemento ng nakasulat na komunikasyon, at karamihan sa mga user ng Outlook ay may awtomatikong idinagdag na pirma sa kanilang mga email. Ngunit walang makakapigil sa iyong magkaroon ng higit sa isang pirma at kabilang ang impormasyon maliban sa karaniwang mga detalye sa pakikipag-ugnayan.

Maaari kang gumawa ng lagda bilang isang buong template ng email at ipasok ito sa isang mensahe na may literal na dalawang mga pag-click ( Mensahe tab > Lagda ).

Isang salita ng pag-iingat! Bukod sa text ng mensahe, siguraduhing isama ang iyong mga karaniwang detalye sa bawat pirma na iyong ginagawa. Kapag pumili ka ng ibang lagda para sa isang partikular na mensahe, ang default ay awtomatikong maaalis.

Mga Bentahe : napakabilis at maginhawang gamitin

Mga Sagabal : maaari ka lamang magdagdag ng impormasyon sa katawan ng mensahe ngunit hindi matukoy ang mga field ng email.

Mga sinusuportahang bersyon : Outlook 365 - 2000

Malalim na tutorial : Paano lumikha at gumamit ng mga pirma sa Outlook

AutoCorrect

Kahit na ang tampok na AutoCorrect ay hindi orihinal na idinisenyo upang magamit bilang mga template ng teksto, binibigyang-daan ka nitong agad na magpasok ng ilang partikular na teksto sa pamamagitan ng isang nakatalagang keyword o code. Maaari mong isipin ito bilang isang pinasimpleng bersyon ng AutoText o Quick Parts.

Narito kung paano ito gumagana: magtatalaga ka ng keyword sa ilang text, na maaaring hangganggusto mo (makatuwirang siyempre) at na-format sa anumang paraan na iyong pinili. Sa isang mensahe, ita-type mo ang keyword, pindutin ang Enter key o space bar , at ang keyword ay agad na papalitan ng iyong teksto.

Upang buksan ang AutoCorrect dialog window, pumunta sa File tab > Options > Mail > Spelling and AutoCorrect… button > Proofing > AutoCorrect Options… button.

Upang mag-configure ng bagong entry, gawin ang sumusunod:

• Sa field na Palitan , i-type ang keyword , na isang uri ng shortcut na magti-trigger ng kapalit. Huwag lang gumamit ng anumang totoong salita para dito - hindi mo gustong mapalitan ang keyword ng mas mahabang teksto kapag gusto mo mismo ang salitang iyon. Magandang ideya na i-prefix ang iyong keyword ng ilang espesyal na simbolo. Halimbawa, maaari mong gamitin ang #warn , !warn o [warn] para sa Mahalagang babala!
• Sa ang field na Gamit ang , i-type ang iyong text ng template .
• Kapag tapos na, i-click ang Idagdag .

Tip. Kung gusto mo ng naka-format na text tulad ng sa screenshot sa ibaba, pagkatapos ay i-type muna ang kapalit na text sa isang mensahe, piliin ito, at pagkatapos ay buksan ang dialog ng AutoCorrect. Awtomatikong idaragdag ang iyong template na text sa With box. Upang mapanatili ang pag-format, tiyaking napili ang Na-format na text radio button, at i-click ang Idagdag .

At ngayon, i-type ang #warn sa katawan ng mensahe,pindutin ang Enter , at voilà:

Mga Bentahe : isang beses na setup

Mga Sagabal : ang bilang ng ang mga template ng teksto ay limitado sa bilang ng mga shortcut na maaari mong matandaan.

Mga suportadong bersyon : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

Ang Ang tampok na stationery sa Microsoft Outlook ay ginagamit upang lumikha ng personalized na HTML-formatted na mga email gamit ang iyong sariling mga background, font, kulay, atbp. Sa halip na o bilang karagdagan sa iba't ibang elemento ng disenyo, maaari mo ring isama ang teksto, at awtomatiko itong ilalagay sa isang mensahe kapag pumili ka ng stationery na file.

Magsisimula ka sa paggawa ng bagong mensahe, pagdidisenyo ng layout nito, at pag-type ng template na text. Walang saysay na tukuyin ang Paksa o anumang iba pang mga field ng email dahil kapag ginamit ang isang stationery, lalabas ang impormasyong ito sa tuktok ng katawan ng mensahe.

Kapag handa na, i-save ang iyong mensahe ( File > I-save bilang ) bilang HTML file sa folder na Stationery dito:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Kapag na-save na, maaari mong piliin ang iyong stationery sa sumusunod na paraan: Home tab > Bagong Item > Mensahe sa E-mail Gamit ang > Higit pang Stationery . Ang kamakailang ginamit na mga stationery na file ay direktang lalabas sa E-mail Message Gamit ang menu:

Maaari ka ring pumili ng isang partikular na stationery bilang default na tema para sa lahat ng bagong mensahe ay ikaw