Ipinapakita ng tutorial kung paano panatilihin ang pag-format ng mga numero, petsa, porsyento at pera kapag gumagawa ng mail merge mula sa Excel hanggang Word o baguhin ito ayon sa gusto mo.

Sa isa sa aming mga nakaraang artikulo, tiningnan namin kung paano mag-mail merge mula sa Excel hanggang Word para magpadala ng mga personalized na liham o email na mensahe. Tulad ng nangyari, ang paggamit ng Word's Mail Merge upang i-automate ang paggawa ng isang dokumento mula sa isang Excel worksheet ay maaaring magpakita ng maraming hamon. Ang ilang mga patlang ay maaaring hindi napuno o napuno ng maling impormasyon. Ang mga numerong maayos na na-format sa Excel ay maaaring hindi lumabas nang tama sa isang dokumento ng Word. Ang mga zip code ay maaaring mawalan ng mga nangungunang zero. Ang mga tip sa pag-troubleshoot sa ibaba ay makakatulong sa iyong ayusin ang mga karaniwang problema sa pag-format ng Mail Merge.

Paano mag-mail merge at panatilihing mag-format

Kapag nagsasagawa ng mail merge mula sa isang Excel worksheet, ang ilan ng iyong numerong data ay maaaring mawalan ng pag-format pagkatapos na dumaan sa pagsasanib. Karaniwang nangyayari ang mga problema sa mga numerong naka-format bilang porsyento o pera, o mga numerong naglalaman ng mga nangungunang zero gaya ng mga zip code.

Sanhi : Bilang default, ginagamit ng Microsoft Word ang koneksyon ng OLE DB, na kumukuha ang impormasyon ngunit hindi mga format. Bilang resulta, sa isang dokumento ng Word, lumilitaw ang data sa format kung saan ito naka-imbak sa loob ng Excel, at hindi sa format na inilapat sa mga cell.

Upang ilarawan ang problema, mangyaring tingnan ang source data format sa isang Excel worksheet:

Ngayon, tingnan kung ano ang nangyayari sa isang Word mail merge na dokumento:

• Zip code - lumalabas nang walang leading zero. Sa Excel, ipinapakita ang isang nangungunang zero dahil ang isang cell ay may custom na format ng numero gaya ng 00000. Sa Word, may lalabas na pinagbabatayan na halaga (2451).
• Currency - lumalabas nang wala ang currency simbolo, libu-libong separator, at decimal na lugar. Sa Excel, ang numero ay naka-format bilang Currency ($3,000.00). Sa Word, ipinapakita ang isang numero sa purong anyo nito (3000).
• Porsyento - karaniwan, lumalabas bilang isang decimal na numero na tumutugma sa porsyento; sa ilang mga kaso - isang floating-point na numero. Halimbawa, ang 30% na naka-format bilang Porsyento sa Excel ay maaaring lumabas bilang 0.3 o 0.299999999 sa Word.
• Petsa - lalabas sa default na format na itinakda sa iyong mga setting ng Rehiyon. Sa aming kaso, ang petsa ng Excel na 20-May-22 ay ginawang 5/20/2022 sa Word.

Solusyon : Para ipakita ng Word ang mga postal code, petsa, presyo, porsyento at iba pang mga numeric na halaga sa tamang format, kumonekta sa iyong Excel workbook gamit ang Dynamic Data Exchange (DDE).

Paano gamitin ang Dynamic Data Exchange para kumonekta sa Excel sheet

Bago simulan ang isang mail merge, gawin ang mga sumusunod na hakbang sa Microsoft Word.

1. Pumunta sa File > Mga Pagpipilian > Advanced .
2. Mag-scroll pababa sa seksyong General , piliin ang check box Kumpirmahin ang conversion format ng file sa bukas at i-click ang OK .
3. Simulan ang iyong Mail Merge gaya ng dati (narito ang mga detalyadong hakbang). Pagdating sa pagpili ng mga tatanggap, piliin ang Gumamit ng kasalukuyang listahan .
4. Mag-browse sa iyong spreadsheet, piliin ito, at i-click ang Buksan (o i-double click ang file) .
5. Sa bubukas na dialog box na Kumpirmahin ang Pinagmulan ng Data , lagyan ng check ang kahon na Ipakita lahat sa kaliwang sulok sa ibaba, pagkatapos ay piliin ang MS Excel Worksheets sa pamamagitan ng DDE (*.xls) , at i-click ang OK .
6. I-click ang Buong Spreadsheet , at OK .

Maaaring matagalan ang Word bago kumonekta sa iyong data source ng Excel sa pamamagitan ng DDE, kaya mangyaring maging mapagpasensya - mas makakatipid ka pa nito sa katagalan :)

Tip. Upang maiwasan ang maraming senyas na ipinapakita ng Word sa tuwing bubuksan mo ang file ng data, i-clear ang check box na Kumpirmahin ang conversion format ng file sa bukas pagkatapos kumonekta sa iyong mailing list.

Ngayon, ang lahat ng mga numerong halaga sa ang Word mail merge na dokumento ay nagpapanatili ng kanilang mga orihinal na format.

Paano mag-format ng mga partikular na field ng mail merge

Ang pagkonekta sa isang Excel worksheet sa pamamagitan ng DDE ay ang pinakamabilis na paraan upang ayusin ang lahat ng problema sa pag-format nang sabay-sabay. Kung ang solusyon na ito ay hindi naaangkop sa iyo para sa ilang kadahilanan, maaari mong kontrolin ang pag-format ng data ng Excel sa Word sa pamamagitan ng pagdaragdag ng numeric switch (dating tinatawag na switch ng larawan) sa isang partikular na merge na field.

A Ang numeric switch ay isang uri ng mask na nagbibigay-daan sa iyong i-format ang mga nilalaman ng afield sa isang dokumento ng Word sa paraang gusto mo. Upang magdagdag ng numeric switch, gawin ang mga hakbang na ito:

1. Piliin ang field ng pagsama-sama na ang format ay gusto mong baguhin. Ito ay maaaring Petsa , Currency , Porsyento o ibang field.
2. Pindutin ang Shift + F9 upang ipakita ang coding ng napiling field o Alt + F9 para ilantad ang mga code ng lahat ng field sa iyong dokumento. Ang isang generic na field code ay parang { MERGEFIELD Name }.
3. Magdagdag ng numeric switch code sa dulo ng field.
4. Na may cursor na nakaposisyon saanman sa field, pindutin ang F9 para i-update ito .
5. Pindutin muli ang Shift + F9 o Alt + F9 upang itago ang field code, at pagkatapos ay i-preview ang resulta.

Dadalhin ka ng mga sumusunod na halimbawa sa ilang karaniwang mga sitwasyon.

Mail merge: format ng numero

Upang lumabas ang mga numero sa tamang format (pareho o iba kaysa sa iyong Excel file), gamitin ang mga sumusunod na numeric switch code.

Halimbawa, para mag-format isang buong numero na may isang libong separator, gamitin ang numeric switch \# ,0 upang ang Number fie mga pagbabagosa:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Mail merge: currency format

Upang i-format ang currency sa mail merge, ito ang mga code na gagamitin:

Halimbawa, para maglapat ng dollar format sa mail merge, idagdag ang numeric switch \# $,0 sa field ng Currency:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Bilang resulta, ang bilang na 3000 ay na-format bilang $3,000 na walang mga decimal na lugar.

Tip. Ang mga halimbawa sa itaas ay para sa mail merge dollar format . Sa halip na dollar sign ($), maaari mong gamitin ang anumang iba pang simbolo ng currency, hal. € o £ .

Mail merge: format ng porsyento

Ang paraan ng pag-format mo ng mga porsyento sa isang Word mail merge na dokumento ay depende sa kung paano binibigyang halaga ang source ay naka-format sa iyong Excel sheet.

Kung ang General o Number na format ay ginamit sa Excel, may lalabas na katumbas na numero sa Word. Upang i-format ang numerong iyon bilang porsyento, magdagdag ng isa sa mga sumusunod na switch ng numero.

Halimbawa, para mag-format ng numero bilang isang buong porsyento, i-edit ang field na Porsyento gaya ng sumusunod:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Bilang resulta, ang numero 50 ay naka-format bilang 50%.

Kung ang Porsiyento na format ay inilapat sa Excel na mga cell, ang Word ay magpapakita ng aktwal na halaga sa likod ng porsyento na pag-format, na isang decimal na numero. Halimbawa, ang isang halaga ng Excel na 50% ay lilitaw bilang 0.5 sa Word. Upang i-convert ito sa isang porsyento, kailangan mo munang i-multiply ang isang decimal sa 100, at pagkatapos ay gumamit ng naaangkop na switch ng numero. Narito ang mga detalyadong hakbang:

1. Piliin ang merge field na gusto mong i-format bilang porsyento, hal. "Porsyento". Tandaan, ang mga panipi ay dapat na kasama sa pagpili.
2. Pindutin ang Ctrl + F9 upang ibalot ang napiling field sa isa pang tulad nito: { «Porsyento» }
3. I-edit ang field upang ikaw ay kunin ang isa sa mga sumusunod:
   • Rounded buong porsyento: {=«Porsyento»*100 \# 0%}
   • Porsyento na may dalawang decimal na lugar: {=«Porsyento»*100 \# 0.00 %}
4. Ilagay ang cursor saanman sa field at pindutin ang F9 upang i-update ito.

   Tandaan. Ang isang merge na field na naglalaman ng formula ay magpapakita ng value, hindi ang pangalan ng field, kahit na wala sa preview mode. Huwag mag-alala, ito ay isang normal na pag-uugali. Upang matiyak na angang value ay hindi static, i-click ang mga arrow sa Preview Results na pangkat upang lumipat sa pagitan ng mga tatanggap. Upang tingnan ang field code, piliin ang halaga at pindutin ang Shift + F9 key nang magkasama. Kung nagawa nang tama ang lahat, makakakita ka ng ganito:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Mail merge: format ng petsa at oras

Tulad ng mga numero at pera, maaari mong baguhin ang format ng petsa sa mail merge sa pamamagitan ng paggamit ng numeric switch. Ang talahanayan sa ibaba ay naglilista ng mga code para sa ilang karaniwang ginagamit na format ng petsa/oras.

Halimbawa, para mag-apply ng buong petsa na format, baguhin ang format ng field ng Pagsasama ng Petsa sa ganitong paraan:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Mga tip at paalala:

• Sa isang switch ng numero ng petsa/oras, ang uppercase Ang M ay ginagamit para sa mga buwan at lowercase na m para sa mga minuto.
• Bukod sa mga code na nakalista sa itaas, maaari kang gumamit ng anumang iba pang custom na format ng petsa at oras.

Paano baguhin ang format ngkasalukuyang petsa at oras sa Word mail merge

Upang ipasok ang petsa at kasalukuyang oras ngayon sa isang mail merge na dokumento, maaari mong gamitin ang mga sumusunod na shortcut:

• Alt + Shift + D - ipasok ang DATE field na nagpapakita ng kasalukuyang petsa.
• Alt + Shift + T - ipasok ang TIME field na nagpapakita ng kasalukuyang oras.

Idaragdag nito ang petsa at oras sa default pormat. Para baguhin ito, maaari kang gumamit ng numeric switch tulad ng inilarawan sa itaas. O maaari mong ilapat ang gustong pag-format ng petsa/oras sa visual na paraan.

1. Piliin ang field na Petsa o Oras ang format na gusto mong baguhin .
2. Pindutin ang Shift + F9 upang ipakita ang field coding, na maaaring mukhang { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. I-right-click ang napiling field at piliin ang I-edit ang Field... mula sa menu ng konteksto.
4. Sa dialog box na Naka-file , piliin ang gustong format para sa field na Petsa , at i-click ang OK .

   Tip. Kung gusto mong panatilihin ang pag-format sa panahon ng pag-update , piliin ang kaukulang check box sa kanang sulok sa ibaba.

Paano maiiwasan ang pagkawala ng mga nangungunang zero sa mail merge

Sa lahat ng mga numeric na halaga, ang mga nangungunang zero ay ibinabagsak sa panahon ng isang mail merge. Para sa mga zip code at iba pang numero na dumaan sa isang mail merge nang hindi nawawala ang mga zero, dapat na naka-format ang mga ito bilang text .

Upang magawa ito, piliin ang column na may mga numero at piliin ang I-text ang sa NumberFormat box sa tab na Home .

Bilang kahalili, maaari mong i-right-click ang napiling column, at pagkatapos ay i-click ang Format Cells... . Sa Format Cells dialog box na bubukas, sa tab na Number , piliin ang Text , at pagkatapos ay i-click ang OK .

Mahalagang tala! Kung ang Espesyal (gaya ng Zip code) o Custom (gaya ng 00000) na format ay inilapat sa iyong mga Excel cell, ang pagpapalit nito sa Text na format ay magiging sanhi ng pagkawala ng mga nangungunang zero. Pagkatapos i-format ang mga cell bilang Text , kakailanganin mong suriin ang bawat cell at manu-manong i-type ang mga nawawalang zero. Upang maiwasan ang nakakatakot na gawaing ito, kumonekta sa iyong Excel sheet sa pamamagitan ng DDE. Pananatilihin nito ang orihinal na mga format ng numero ng Excel kasama ang mga naunang zero.

Ganyan ang paglutas ng mga isyu sa pag-format ng mail merge at i-format ang mga field sa paraang gusto mo. Salamat sa pagbabasa!