เมื่อคุณทำงานกับ Google สเปรดชีต ไม่ช้าก็เร็ว คุณอาจต้องใช้ฟังก์ชันบางอย่างที่คุณไม่เคยใช้มาก่อน ช่องทำเครื่องหมายและเมนูแบบเลื่อนลงสามารถอยู่ในคุณลักษณะดังกล่าวได้ มาดูกันว่ารายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีตมีประโยชน์อย่างไร

รายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีตคืออะไร และเหตุใดคุณจึงจำเป็นต้องมี

บ่อยมาก เราจำเป็นต้องแทรกค่าซ้ำลงในหนึ่งคอลัมน์ของตารางของเรา ตัวอย่างเช่น ชื่อพนักงานที่ทำงานในบางคำสั่งซื้อหรือกับลูกค้าหลายราย หรือสถานะการสั่งซื้อ — ส่งแล้ว ชำระเงินแล้ว ส่งแล้ว ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เรามีรายการตัวเลือกสินค้าและเราต้องการเลือกเพียงรายการเดียวเพื่อป้อนลงในเซลล์

ปัญหาใดที่อาจเกิดขึ้น สิ่งที่พบบ่อยที่สุดคือการสะกดผิด คุณสามารถพิมพ์ตัวอักษรอื่นหรือพลาดคำกริยาที่ลงท้ายด้วยความผิดพลาด คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าการพิมพ์ผิดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้คุกคามงานของคุณอย่างไร? เมื่อพูดถึงการนับจำนวนคำสั่งซื้อที่พนักงานแต่ละคนดำเนินการ คุณจะเห็นว่ามีรายชื่อมากกว่าบุคคลที่คุณมี คุณจะต้องค้นหาชื่อที่สะกดผิด แก้ไขให้ถูกต้อง และนับใหม่อีกครั้ง

ยิ่งไปกว่านั้น การป้อนค่าเดียวซ้ำยังเสียเวลา

นั่นคือ เหตุใดตารางของ Google จึงมีตัวเลือกในการสร้างรายการที่มีค่า: ค่าที่คุณจะเลือกเพียงค่าเดียวเมื่อเติมเซลล์

คุณสังเกตเห็นตัวเลือกคำของฉันหรือไม่ คุณจะไม่ ป้อน ค่า — คุณจะ เลือก เพียงค่าเดียวจากรายการ

ช่วยประหยัดเวลา เร่งกระบวนการสร้างตาราง และลดการพิมพ์ผิด

ผมหวังว่าตอนนี้คุณคงเข้าใจข้อดีของรายการดังกล่าวแล้ว และพร้อมที่จะลองสร้างรายการ

วิธีแทรกช่องทำเครื่องหมายใน Google ชีต

เพิ่มช่องทำเครื่องหมายในตารางของคุณ

รายการพื้นฐานและเรียบง่ายที่สุดมีตัวเลือกคำตอบสองตัวเลือก ได้แก่ ใช่และไม่ใช่ และสำหรับ Google ชีตนั้นมีช่องทำเครื่องหมาย

สมมติว่าเรามีสเปรดชีต #1 ที่มีคำสั่งซื้อช็อกโกแลตจากภูมิภาคต่างๆ คุณสามารถดูข้อมูลบางส่วนด้านล่าง:

เราจำเป็นต้องดูว่าคำสั่งใดได้รับการยอมรับจากผู้จัดการคนใด และคำสั่งนั้นได้รับการดำเนินการหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ เราจึงสร้างสเปรดชีต #2 เพื่อใส่ข้อมูลอ้างอิงของเราไว้ที่นั่น

เคล็ดลับ เนื่องจากสเปรดชีตหลักของคุณสามารถบรรจุข้อมูลจำนวนมากที่มีแถวและคอลัมน์หลายร้อยแถว จึงไม่สะดวกที่จะเพิ่มข้อมูลส่วนเกินที่อาจทำให้คุณสับสนได้ในอนาคต ดังนั้น เราแนะนำให้คุณสร้างเวิร์กชีตอีกแผ่นหนึ่งและวางข้อมูลเพิ่มเติมของคุณที่นั่น

เลือกคอลัมน์ A ในสเปรดชีตอื่นของคุณและไปที่ แทรก > ช่องทำเครื่องหมาย ในเมนู Google ชีต ช่องทำเครื่องหมายว่างจะถูกเพิ่มในแต่ละเซลล์ที่เลือกทันที

เคล็ดลับ คุณสามารถแทรกช่องทำเครื่องหมายใน Google ชีตลงในเซลล์เดียวเท่านั้น จากนั้นเลือกเซลล์นี้และดับเบิลคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายสีน้ำเงินเล็กๆ นั้นเพื่อเติมช่องทำเครื่องหมายทั้งคอลัมน์จนจบตาราง:

มีอีกวิธีในการเพิ่มช่องทำเครื่องหมาย วางเคอร์เซอร์ลงใน A2 และป้อนสูตรต่อไปนี้:

=CHAR(9744)

กด Enter และคุณจะได้รับช่องทำเครื่องหมายว่าง

ลงไปที่เซลล์ A3 แล้วป้อนเซลล์ที่คล้ายกัน สูตร:

=CHAR(9745)

กด Enter และเลือกช่องทำเครื่องหมาย

เคล็ดลับ ดูช่องทำเครื่องหมายประเภทอื่นๆ ที่คุณสามารถเพิ่มใน Google ชีตในบล็อกโพสต์นี้

มาใส่นามสกุลพนักงานของเราในคอลัมน์ทางด้านขวาเพื่อใช้ในภายหลัง:

ตอนนี้ เราจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดการคำสั่งซื้อและสถานะคำสั่งซื้อลงในคอลัมน์ H และ I ของสเปรดชีตแรก

เริ่มต้นด้วยการเพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้น เนื่องจากชื่อถูกจัดเก็บไว้ในรายการ เราจึงใช้ช่องทำเครื่องหมายของ Google ชีตและรายการแบบเลื่อนลงเพื่อป้อนข้อมูลดังกล่าว

มาเริ่มด้วยการกรอกข้อมูลสถานะคำสั่งซื้อ เลือกช่วงของเซลล์ที่จะแทรกช่องทำเครื่องหมายใน Google ชีต — H2:H20 จากนั้นไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล :

เลือกตัวเลือก ช่องทำเครื่องหมาย ถัดจาก เกณฑ์ .

เคล็ดลับ คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ใช้ค่าเซลล์ที่กำหนดเอง และตั้งค่าข้อความหลังช่องทำเครื่องหมายแต่ละประเภท: ทำเครื่องหมายและยกเลิกการทำเครื่องหมาย

เมื่อคุณพร้อม ให้กด บันทึก .

ด้วยเหตุนี้ แต่ละเซลล์ภายในช่วงจะถูกทำเครื่องหมายด้วยช่องทำเครื่องหมาย ตอนนี้คุณสามารถจัดการสิ่งเหล่านี้ตามสถานะการสั่งซื้อของคุณ

เพิ่มรายการแบบเลื่อนลงของ Google ชีตที่กำหนดเองไปยังตาราง

วิธีอื่นในการเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์เป็นเรื่องปกติและเสนอทางเลือกให้คุณมากกว่า

เลือกช่วง I2:I20 เพื่อแทรกชื่อผู้จัดการที่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล . ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือก เกณฑ์ แสดง รายการจากช่วง และเลือกช่วงที่มีชื่อที่ต้องการ:

เคล็ดลับ คุณสามารถป้อนช่วงด้วยตนเอง หรือคลิกสัญลักษณ์ตารางแล้วเลือกช่วงที่มีชื่อจากสเปรดชีต 2 จากนั้นคลิก ตกลง :

ถึง เสร็จสิ้น คลิก บันทึก และคุณจะได้ช่วงของเซลล์ที่มีรูปสามเหลี่ยมซึ่งเปิดเมนูแบบเลื่อนลงในชื่อใน Google ชีตfรายการแบบหล่นลงที่เลือกทั้งหมดจะถูกลบออก:

วิธีเดียวกับที่เราสามารถสร้างรายการช่องทำเครื่องหมาย เพียงทำตามขั้นตอนข้างต้นซ้ำ แต่เลือก A2:A3 เป็นช่วงเกณฑ์

วิธีคัดลอกช่องทำเครื่องหมายไปยังช่วงเซลล์อื่น

ดังนั้นเราจึงเริ่มใส่ช่องทำเครื่องหมายลงในตารางของเราอย่างรวดเร็วใน Google ชีต และรายการแบบหล่นลง แต่เมื่อเวลาผ่านไป มีการสั่งซื้อจำนวนมากขึ้น ดังนั้นเราจึงต้องการแถวเพิ่มเติมในตาราง ยิ่งไปกว่านั้น เหลือผู้จัดการเพียงสองคนที่ต้องดำเนินการตามคำสั่งเหล่านี้

เราควรทำอย่างไรกับโต๊ะของเรา ทำตามขั้นตอนเดิมซ้ำๆ? ไม่ สิ่งต่าง ๆ ไม่ยากอย่างที่เห็น

คุณสามารถคัดลอกเซลล์แต่ละเซลล์ด้วยช่องทำเครื่องหมายและรายการแบบหล่นลง และวางเซลล์เหล่านั้นทุกที่ที่คุณต้องการโดยใช้ชุดค่าผสม Ctrl+C และ Ctrl+V บนแป้นพิมพ์ของคุณ

นอกจากนี้ Google ยังทำให้สามารถคัดลอกและวางกลุ่มของเซลล์ได้:

อีกทางเลือกหนึ่งคือการลากและวางด้านล่างขวา มุมของเซลล์ที่เลือกด้วยช่องทำเครื่องหมายหรือรายการแบบเลื่อนลง

ลบช่องทำเครื่องหมาย Google ชีตหลายช่องออกจากช่วงที่กำหนด

เมื่อพูดถึงช่องทำเครื่องหมายที่อยู่ในเซลล์ตามที่เป็น (ซึ่งไม่ใช่ ส่วนหนึ่งของรายการแบบหล่นลง) เพียงเลือกเซลล์เหล่านี้แล้วกด Delete บนแป้นพิมพ์ของคุณ ช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดจะถูกล้างออกไปทันที โดยเหลือเซลล์ว่างไว้เบื้องหลัง

อย่างไรก็ตาม หากคุณลองทำเช่นนั้นโดยใช้รายการแบบเลื่อนลง (หรือที่เรียกว่า การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ) จะเป็นการล้างเฉพาะ ค่าที่เลือก รายการจะยังคงอยู่ในเซลล์

หากต้องการลบทุกอย่างออกจากเซลล์ รวมถึงเมนูแบบเลื่อนลงจากช่วงใดๆ ของสเปรดชีต ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ด้านล่าง:

1. เลือกเซลล์ ที่คุณต้องการลบช่องทำเครื่องหมายและดรอปดาวน์ (ทั้งหมดพร้อมกันหรือเลือกเซลล์ที่ต้องการในขณะที่กด Ctrl )
2. ไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล ในเมนู Google ชีต
3. คลิกปุ่ม ลบการตรวจสอบ ในหน้าต่างป๊อปอัป การตรวจสอบข้อมูล ที่ปรากฏขึ้น:

สิ่งนี้จะกำจัดเมนูแบบเลื่อนลงทั้งหมดก่อน

เสร็จแล้ว! เมนูแบบเลื่อนลงของ Google ชีตที่เลือกทั้งหมดจะถูกลบออกทั้งหมดในขณะที่เซลล์ที่เหลือยังคงปลอดภัย

ลบช่องทำเครื่องหมายหลายช่องและรายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีตออกจากทั้งตาราง

จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการลบช่องทำเครื่องหมายทั้งหมดในตาราง คุณทำงานกับ?

ขั้นตอนจะเหมือนกัน แต่คุณต้องเลือกทุกเซลล์ด้วยช่องทำเครื่องหมาย การกดแป้น Ctrl+A อาจมีประโยชน์

เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง กด Ctrl+A บนแป้นพิมพ์ ข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีจะถูกเลือก ขั้นตอนต่อไปก็ไม่ต่างกัน: ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล > ลบการตรวจสอบ :

หมายเหตุ ข้อมูลในคอลัมน์ H จะยังคงอยู่เนื่องจากถูกแทรกโดยใช้รายการแบบหล่นลง กล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ รายการแบบเลื่อนลงที่ถูกลบแทนที่จะเป็นค่าที่แทรก (ถ้ามี) ในเซลล์

หากต้องการลบช่องทำเครื่องหมายด้วย คุณจะต้องกด Delete บนแป้นพิมพ์

เคล็ดลับ เรียนรู้วิธีอื่นๆ ในการลบอักขระบางตัวหรือข้อความเดียวกันใน Google ชีต

เพิ่มค่าลงในรายการแบบเลื่อนลงโดยอัตโนมัติ

ดังนั้น นี่คือเมนูแบบเลื่อนลงของ Google ชีตของเราที่มีประโยชน์สำหรับ สักครู่ แต่มีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง และตอนนี้เรามีพนักงานเพิ่มขึ้นอีกสองสามคน ไม่ต้องพูดถึงว่าเราต้องเพิ่มสถานะพัสดุอีก 1 รายการ เพื่อให้เราดูได้ว่า "พร้อมส่ง" เมื่อใด หมายความว่าเราควรสร้างรายการตั้งแต่เริ่มต้นใช่หรือไม่

คุณลองป้อนชื่อพนักงานใหม่โดยไม่คำนึงถึงเมนูแบบเลื่อนลง แต่เนื่องจากมีตัวเลือก คำเตือน สำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในการตั้งค่ารายการของเรา ชื่อใหม่จะไม่ถูกบันทึก สามเหลี่ยมแจ้งเตือนสีส้มจะปรากฏขึ้นที่มุมเซลล์แทน โดยระบุว่าสามารถใช้ได้เฉพาะค่าที่ระบุตอนต้นเท่านั้น

นั่นคือเหตุผลที่ฉันขอแนะนำให้คุณสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีต สามารถเติมได้โดยอัตโนมัติ ค่าจะเพิ่มลงในรายการโดยอัตโนมัติทันทีหลังจากที่คุณป้อนข้อมูลลงในเซลล์

มาดูกันว่าเราจะเปลี่ยนเนื้อหาของรายการแบบเลื่อนลงโดยไม่ต้องหันไปใช้สคริปต์เพิ่มเติมได้อย่างไร

เราไปที่สเปรดชีต 2 พร้อมค่าสำหรับรายการแบบหล่นลงของเรา คัดลอกและวางชื่อลงในคอลัมน์อื่น:

ตอนนี้ เราเปลี่ยนการตั้งค่ารายการแบบหล่นลงสำหรับช่วง I2:I20: เลือกเซลล์เหล่านี้ ไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล และเปลี่ยนช่วงสำหรับ เกณฑ์ เป็นคอลัมน์ D สเปรดชีต 2 อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลง:

ตอนนี้ ดู การเพิ่มชื่อลงในรายการนั้นง่ายเพียงใด:

ค่าทั้งหมดจากคอลัมน์ D แผ่นงาน 2 กลายเป็นส่วนหนึ่งของรายการโดยอัตโนมัติ สะดวกมากใช่ไหม

โดยสรุป ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าแม้แต่มือใหม่ในสเปรดชีตก็สามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่เคยได้ยินคุณลักษณะเช่นนี้มาก่อนก็ตาม เพียงทำตามขั้นตอนด้านบน แล้วคุณจะนำเมนูแบบเลื่อนลงและช่องทำเครื่องหมายของ Google ชีตเหล่านั้นมาไว้ที่คุณตาราง!

โชคดี!