บทช่วยสอนนี้พูดถึงสองวิธีในการนำเข้าผู้ติดต่อไปยังเดสก์ท็อป Outlook จากไฟล์ .csv และ .pst และแสดงวิธีถ่ายโอนผู้ติดต่อไปยัง Outlook Online

อาจแตกต่างกัน เหตุผลที่คุณอาจต้องการถ่ายโอนผู้ติดต่อไปยังสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณรับช่วงฐานข้อมูลภายนอกที่มีรายชื่อผู้ติดต่อ หรือคุณกำลังย้ายจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่น หรือบางทีคุณอาจกำลังตั้งค่าบัญชีใหม่ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม Outlook มีวิธีง่ายๆ ในการนำเข้าที่ติดต่อทั้งหมดของคุณในครั้งเดียว

เคล็ดลับ หากผู้ติดต่อของคุณจัดเก็บไว้ใน Excel บทช่วยสอนต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์: วิธีนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook จาก Excel

เตรียมผู้ติดต่อสำหรับการนำเข้าไปยัง Outlook

Microsoft Outlook อนุญาตให้นำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์สองไฟล์ ประเภท PST และ CSV

PST (ตารางที่เก็บข้อมูลส่วนตัว) เป็นรูปแบบไฟล์พิเศษสำหรับการจัดเก็บข้อมูลใน Outlook, Exchange Client และซอฟต์แวร์อื่นๆ ของ Microsoft ในไฟล์ .pst ผู้ติดต่ออยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องแล้วและไม่ต้องการการแก้ไขเพิ่มเติม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีส่งออกผู้ติดต่อ Outlook เป็นไฟล์ PST

CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) หากคุณเก็บข้อมูลติดต่อไว้ใน Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่น หรือส่งออกรายชื่อติดต่อจากผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น เช่น Gmail หรือ Yahoo Mail โดยทั่วไป ข้อมูลเหล่านั้นจะอยู่ในไฟล์ .csv ซึ่งสามารถนำเข้าได้Outlook พร้อมการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย:

• หากรายละเอียดการติดต่อมีอักขระบางตัวที่ไม่มีอยู่ในตัวอักษรภาษาอังกฤษ เช่น อารบิก ซีริลลิก จีน หรือญี่ปุ่น ผู้ติดต่อดังกล่าวอาจนำเข้าไม่ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ให้ส่งออกที่ติดต่อเป็นไฟล์ CSV UTF-8 หากคุณมีตัวเลือกดังกล่าว หรือแปลง CSV เป็น UTF-8 ด้วย Excel
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใน ไฟล์ CSV ของคุณคั่นด้วย เครื่องหมายจุลภาค ขึ้นอยู่กับภาษาของคุณ ตัวคั่นรายการ ที่แตกต่างกันจะถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น ในหลายๆ ประเทศในยุโรป ตัวคั่นรายการเริ่มต้นคือเครื่องหมายอัฒภาค แต่ Outlook สนับสนุนเฉพาะเครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่นฟิลด์ ดังนั้นคุณต้องแทนที่เครื่องหมายอัฒภาคหรือตัวคั่นอื่นๆ ด้วยเครื่องหมายจุลภาคก่อนที่จะนำเข้าไฟล์ CSV ของคุณไปยัง Outlook

ในบทช่วยสอนที่เชื่อมโยงด้านล่าง คุณจะพบรายละเอียด คำแนะนำในการส่งออกผู้ติดต่อเป็นไฟล์ CSV:

• วิธีส่งออกผู้ติดต่อจากเดสก์ท็อป Outlook
• วิธีส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook Online
• วิธีส่งออกผู้ติดต่อจาก Excel
• วิธีส่งออกรายชื่อติดต่อจาก Gmail

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด ไฟล์ .csv ของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

วิธีนำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์ CSV ไปยัง Outlook

หากต้องการนำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์ CSV ไปยัง Outlook 2019, Outlook 2016 หรือ Outlook 2013 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ใน Microsoft Outlook คลิก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > นำเข้า/ส่งออก .

   

2. วิซาร์ด นำเข้าและส่งออก เริ่มต้นขึ้น คุณเลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น แล้วคลิก ถัดไป .

   

3. หากต้องการนำเข้าที่ติดต่อ CSV ไปยัง Outlook เลือก ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค และคลิก ถัดไป .

   

4. ในขั้นตอนนี้ คุณต้องเลือกสองสามตัวเลือก:
   • คลิกปุ่ม เรียกดู ค้นหาและดับเบิลคลิกไฟล์ .csv ของคุณเพื่อเลือก
   • เลือกวิธีจัดการ รายการติดต่อที่ซ้ำกัน .

   เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ถัดไป .

   

   วิธีจัดการรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน:

   • แทนที่รายชื่อที่ซ้ำกัน ด้วยรายการที่นำเข้า . เลือกตัวเลือกนี้หากข้อมูลในไฟล์ .csv สมบูรณ์หรือเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลใน Outlook ของคุณ
   • อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกันได้ (ค่าเริ่มต้น) หากคุณไม่ต้องการสูญเสียข้อมูลแม้แต่นิดเดียว ให้อนุญาตให้ Outlook สร้างรายการที่ซ้ำกัน ตรวจทาน และรวมรายละเอียดของบุคคลเดียวกันให้เป็นรายการเดียว
   • อย่านำเข้ารายการที่ซ้ำกัน . นี่คือตัวเลือกสำหรับเลือกว่าคุณต้องการนำเข้าผู้ติดต่อใหม่และปล่อยให้ผู้ติดต่อที่มีอยู่ทั้งหมดเหมือนเดิมหรือไม่
5. ใต้บัญชีอีเมลเป้าหมาย เลือกโฟลเดอร์ ผู้ติดต่อ และ คลิก ถัดไป .

   

6. หากคุณกำลังนำเข้าที่ติดต่อ CSV ที่คุณได้ส่งออกก่อนหน้านี้จาก Outlook รายชื่อผู้ติดต่อจะอยู่ในรูปแบบที่กำหนด ดังนั้นคุณจึงสามารถ คลิก เสร็จสิ้น เพื่อเริ่มนำเข้ารายชื่อทันที

   หากคุณกำลังนำเข้าที่ติดต่อจาก Excel หรือจากแอปอีเมลอื่นที่ไม่ใช่ Outlook คุณอาจต้องแมปบางคอลัมน์ในไฟล์ CSV ของคุณกับฟิลด์ที่ติดต่อของ Outlook ในกรณีนี้ ให้คลิก แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง และทำตามขั้นตอนต่อไป

   

7. หากคุณคลิก แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ กล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้น:
   • ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้ จาก คุณจะเห็นชื่อคอลัมน์จากไฟล์ CSV ของคุณ
   • ในบานหน้าต่างด้านขวา ภายใต้ ถึง คุณจะเห็นฟิลด์รายชื่อติดต่อ Outlook มาตรฐาน

   หากชื่อคอลัมน์ในไฟล์ CSV ตรงกับฟิลด์ Outlook ทุกประการ คอลัมน์นั้น แมปโดยอัตโนมัติ และปรากฏภายใต้ แมปจาก

   ถ้าชื่อคอลัมน์ไม่ตรงกับฟิลด์ Outlook คุณจะต้องทำ แมปด้วยตนเอง . ในการทำเช่นนี้ ให้ลากคอลัมน์จากบานหน้าต่างด้านซ้าย แล้ววางลงข้างเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างด้านขวา ตัวอย่างเช่น ในไฟล์ CSV ที่นำเข้าของเรา มีคอลัมน์ชื่อ ตำแหน่ง และเรากำลังจับคู่คอลัมน์นั้นกับฟิลด์ ตำแหน่งงาน หากต้องการค้นหารายการที่ตรงกัน ให้คลิกเครื่องหมายบวกถัดจากช่องที่เหมาะสมในบานหน้าต่างด้านขวาเพื่อขยายช่อง

   

   เมื่อจับคู่คอลัมน์ทั้งหมดแล้ว ให้คลิก ตกลง และย้อนกลับไปในกล่องโต้ตอบ นำเข้าไฟล์ คลิก เสร็จสิ้น

8. Outlook แสดงกล่องแสดงความคืบหน้าเพื่อแจ้งให้คุณทราบเริ่มนำเข้าผู้ติดต่อของคุณแล้ว เมื่อกล่องความคืบหน้าปิดลง กระบวนการเสร็จสิ้น เมื่อนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อขนาดเล็กมาก ช่องแสดงความคืบหน้าอาจไม่ปรากฏขึ้น

เพื่อให้แน่ใจว่าได้นำเข้ารายชื่อติดต่อ CSV ทั้งหมดของคุณไปยัง Outlook แล้ว ให้คลิกไอคอน บุคคล บน แถบนำทางเพื่อดูรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

วิธีนำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์ PST ไปยัง Outlook

ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องการนำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์ PST แทน CSV ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อ:

• คุณกำลังถ่ายโอนรายชื่อติดต่อจากบัญชี Outlook หนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง
• คุณกำลังย้ายรายชื่อติดต่อจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง
• คุณต้องการ เพื่อถ่ายโอนรายการ Outlook ทั้งหมด รวมถึงอีเมล รายชื่อติดต่อ การนัดหมาย และงาน

ในกรณีนี้ ก่อนอื่นคุณต้องส่งออกรายชื่อเป็นไฟล์ PST แล้วจึงนำเข้าไปยังบัญชีใหม่หรือพีซีของคุณโดยใช้ การนำเข้า & ตัวช่วยสร้างส่งออก ที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้า

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook จากไฟล์ .pst:

1. ใน Outlook ให้คลิก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > นำเข้า/ส่งออก .
2. เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น แล้วคลิก ถัดไป .
3. เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แล้วคลิก ถัดไป .

   

4. คลิกปุ่ม เรียกดู แล้วเลือกไฟล์ .pst ที่คุณต้องการนำเข้า

   ภายใต้ ตัวเลือก เลือกวิธีจัดการ รายการที่ซ้ำกัน จากนั้นคลิก ถัดไป โปรดทราบว่าเมื่อนำเข้าจาก PST ค่าเริ่มต้นคือ แทนที่รายการที่ซ้ำด้วยรายการที่นำเข้า

   

5. หากไฟล์ .pst ของคุณได้รับการป้องกันด้วย ระบบจะขอให้คุณระบุรหัสผ่าน
6. นี่เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับการนำเข้ารายชื่อติดต่ออย่างถูกต้อง ดังนั้นโปรดแน่ใจว่าได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง:
   • ภายใต้ เลือก โฟลเดอร์ที่จะนำเข้าจาก เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook ถ้าคุณต้องการนำเข้า PST แบบเต็ม หรือขยายและเลือกเฉพาะโฟลเดอร์ย่อยที่ต้องการนำเข้า ผู้ติดต่อ ในกรณีของเรา
   • หากเลือกบัญชี/กล่องจดหมายเป้าหมายในบานหน้าต่างนำทาง คุณสามารถเลือก นำเข้ารายการไปยังโฟลเดอร์ปัจจุบัน ตัวเลือก มิฉะนั้น ให้เลือก นำเข้ารายการไปยังโฟลเดอร์เดียวกันใน และเลือกกล่องจดหมายหรือไฟล์ข้อมูล Outlook ที่ควรนำเข้ารายชื่อติดต่อ
   • เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น

   

Outlook จะเริ่มนำเข้าที่ติดต่อทันที เมื่อช่องแสดงความคืบหน้าหายไป แสดงว่าการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์

วิธีนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook Online

เช่นเดียวกับ Outlook บนเดสก์ท็อป ในการนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook Online คุณต้องใช้ไฟล์ CSV เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ไฟล์ควรมีการเข้ารหัส UTF-8 ซึ่งทำงานได้อย่างถูกต้องสำหรับทุกภาษา

หากต้องการนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook Online ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ Outlook บน เดอะเว็บหรือบัญชี Outlook.com
2. ที่มุมซ้ายล่างของหน้า คลิกไอคอน ผู้คน :

   

3. ที่ ที่มุมขวาบนของหน้า คลิก จัดการ > นำเข้าผู้ติดต่อ .

   

4. คลิก เรียกดู เลือกไฟล์ CSV ของคุณแล้วคลิก เปิด .
5. เมื่อไฟล์ CSV อยู่ในกล่อง ให้คลิก นำเข้า .

   

หากไฟล์ .csv มีรายชื่อติดต่อที่มีอยู่แล้วในบัญชี Outlook ของคุณ รายการที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น แต่รายชื่อติดต่อที่มีอยู่ของคุณจะไม่ถูกแทนที่หรือลบ

นั่นคือ วิธีนำเข้าผู้ติดต่อไปยังเดสก์ท็อป Outlook และออนไลน์ ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!