บทช่วยสอนนี้แสดงวิธีใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel และให้ตัวอย่างช่วงเกณฑ์ที่ไม่สำคัญจำนวนหนึ่งเพื่อสร้างตัวกรองที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ ค้นหารายการที่ตรงกันและความแตกต่างระหว่างสองคอลัมน์ แยกระเบียนที่ตรงกับรายการที่เล็กกว่า และอื่นๆ อีกมากมาย

ในบทความที่แล้ว เราได้กล่าวถึงแง่มุมต่างๆ ของตัวกรองขั้นสูงของ Excel และวิธีใช้กรองแถวด้วยตรรกะ AND และ OR ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานแล้ว เรามาดูตัวอย่างช่วงเกณฑ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับงานของคุณ

การตั้งค่าช่วงเกณฑ์ตามสูตร

เนื่องจากตัวอย่างช่วงเกณฑ์ส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้จะรวมสูตรต่างๆ มาเริ่มด้วยการกำหนดกฎที่จำเป็นเพื่อตั้งค่าให้ถูกต้อง เชื่อฉันเถอะ ทฤษฎีเล็กๆ น้อยๆ นี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากและไม่ต้องปวดหัวกับการแก้ปัญหาช่วงเกณฑ์ที่ซับซ้อนซึ่งมีเงื่อนไขหลายเงื่อนไขตามสูตร

• สูตรที่คุณใช้ในช่วงเกณฑ์ ต้องประเมินเป็น TRUE หรือ FALSE .
• ช่วงเกณฑ์ควรมีอย่างน้อย 2 เซลล์: เซลล์สูตร และ เซลล์ส่วนหัว
• เซลล์ส่วนหัว ของเกณฑ์ตามสูตรควรเว้นว่างไว้หรือแตกต่างจากส่วนหัวใดๆ ของตาราง (ช่วงรายการ)
• สำหรับสูตร ที่จะได้รับการประเมินสำหรับ แต่ละแถว ในช่วงรายการ โปรดดูที่ด้านบนสุดเพื่อกรองวันธรรมดาใน Excel

  หากต้องการกรองวันธรรมดา ให้แก้ไขสูตรด้านบนเพื่อให้ไม่มี 1 (วันอาทิตย์) และ 7 (วันเสาร์):

  AND(WEEKDAY( date ) 7, WEEKDAY( date )1)

  สำหรับตารางตัวอย่างของเรา สูตรต่อไปนี้จะใช้ได้ดี:

  =AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

  นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่ม เงื่อนไขเพิ่มเติมในการกรองเซลล์ว่าง: =B5""

  

  หากต้องการกรองวันที่ในเวิร์กชีตด้วยวิธีอื่นๆ เพียงค้นหาฟังก์ชัน Date ที่เกี่ยวข้องและอย่าลังเลที่จะใช้ใน ช่วงเกณฑ์ตัวกรองขั้นสูงของคุณ

  นี่คือวิธีที่คุณใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel ที่มีเกณฑ์ที่ซับซ้อน แน่นอน ตัวเลือกของคุณไม่จำกัดเฉพาะตัวอย่างที่กล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้ เป้าหมายของเราคือเพียงให้แนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจแก่คุณสองสามข้อที่จะช่วยให้คุณไปถูกทาง โปรดจำไว้ว่าเส้นทางสู่ความเชี่ยวชาญนั้นปูด้วยการฝึกฝน คุณอาจต้องการดาวน์โหลดตัวอย่างของเราโดยใช้ลิงก์ด้านล่าง และขยายหรือทำวิศวกรรมย้อนกลับเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

  สมุดงานแบบฝึกหัด

  ตัวอย่างตัวกรองขั้นสูงของ Excel (ไฟล์ .xlsx)

  เซลล์ที่มีข้อมูลโดยใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ เช่น A1
• สำหรับสูตรที่จะประเมินเฉพาะสำหรับ เซลล์เฉพาะ หรือ ช่วงของเซลล์ ให้อ้างอิงเซลล์หรือช่วงนั้น โดยใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เช่น $A$1
• เมื่ออ้างอิง ช่วงรายการ ในสูตร ให้ใช้การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์เสมอ
• เมื่อระบุเงื่อนไขหลายรายการ ให้ป้อนทั้งหมด เกณฑ์ในแถวเดียวกันเพื่อรวมเข้ากับตัวดำเนินการ และ และวางแต่ละเกณฑ์ในแถวแยกกันเพื่อรวมเข้ากับตัวดำเนินการ หรือ

ตัวอย่างช่วงเกณฑ์ตัวกรองขั้นสูงของ Excel

ตัวอย่างต่อไปนี้จะสอนวิธีสร้างตัวกรองของคุณเองใน Excel เพื่อจัดการกับงานที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งไม่สามารถทำได้โดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติของ Excel แบบปกติ

กรณี- ตัวกรองที่ละเอียดอ่อนสำหรับค่าข้อความ

เช่นเดียวกับตัวกรองอัตโนมัติของ Excel เครื่องมือตัวกรองขั้นสูงไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่โดยธรรมชาติ หมายความว่าเครื่องมือนี้จะไม่แยกความแตกต่างระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กเมื่อกรองค่าข้อความ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถค้นหาตามตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ฟังก์ชัน EXACT ในเกณฑ์การกรองขั้นสูง

ตัวอย่างเช่น หากต้องการกรองแถวที่มี Banana ให้ละเว้น BANANA และ กล้วย ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ในช่วงเกณฑ์:

=EXACT(B5, "Banana")

โดยที่ B คือคอลัมน์ที่มีชื่อรายการ และแถวที่ 5 คือแถวข้อมูลแรก .

จากนั้น ใช้ตัวกรองขั้นสูงของ Excelโดยคลิกปุ่ม ขั้นสูง บนแท็บ ข้อมูล และกำหนดค่า ช่วงรายการ และ ช่วงเกณฑ์ ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง โปรดทราบว่า ช่วงเกณฑ์ มี 2 เซลล์ - เซลล์ส่วนหัว และ เซลล์สูตร

หมายเหตุ. ภาพด้านบนและภาพหน้าจอเพิ่มเติมทั้งหมดในบทช่วยสอนนี้แสดงสูตรในเซลล์ช่วงเกณฑ์เพื่อความชัดเจนเท่านั้น ในเวิร์กชีตจริงของคุณ เซลล์สูตรควรแสดงผลเป็น TRUE หรือ FALSE ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลแถวแรกตรงกับเกณฑ์หรือไม่:

กรองค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยในคอลัมน์

เมื่อกรองค่าตัวเลข คุณอาจต้องการแสดงเฉพาะเซลล์ที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น:

หากต้องการกรองแถวที่มียอดรวมย่อย สูงกว่าค่าเฉลี่ย ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ในช่วงเกณฑ์:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

เมื่อต้องการกรองแถว ด้วยผลรวมย่อย ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย ให้ใช้สูตรต่อไปนี้:

=F5

โปรดทราบว่าเราใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์เพื่ออ้างถึงเซลล์บนสุดที่มีข้อมูล ( F5) และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์เพื่อกำหนดช่วงทั้งหมดที่คุณต้องการคำนวณค่าเฉลี่ย โดยไม่รวมส่วนหัวของคอลัมน์ ($F$5:$F$50)

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงการทำงานของสูตรค่าเฉลี่ยข้างต้น :

ผู้ที่คุ้นเคยกับ Excel Numberตัวกรองอาจสงสัยว่า ทำไมบางคนถึงรำคาญที่จะใช้ตัวกรองขั้นสูงในขณะที่ตัวกรองตัวเลขในตัวมีตัวเลือก สูงกว่าค่าเฉลี่ย และ ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย ถูกต้อง แต่ตัวกรอง Excel ในตัวไม่สามารถใช้กับตรรกะ OR ได้!

ดังนั้น เพื่อใช้ตัวอย่างนี้ต่อไป ลองกรองแถวที่ ผลรวมย่อย (คอลัมน์ F) หรือ เดือนกันยายน ยอดขาย (คอลัมน์ E) สูงกว่าค่าเฉลี่ย สำหรับสิ่งนี้ ให้ตั้งค่าช่วงเกณฑ์ด้วยตรรกะ OR โดยป้อนแต่ละเงื่อนไขในแถวที่แยกจากกัน ดังนั้น คุณจะได้รับรายการที่มีค่าเฉลี่ยสูงกว่าในคอลัมน์ E หรือ F:

กรองแถวที่มีช่องว่างหรือไม่ว่าง

อย่างที่ทุกคนทราบ Excel Filter มีตัวเลือกในตัวสำหรับการกรองเซลล์ว่าง ด้วยการเลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย (ช่องว่าง) ในเมนูตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถแสดงเฉพาะแถวที่มีเซลล์ว่างหรือไม่ว่างในหนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป ปัญหาคือตัวกรอง Excel ในตัวสำหรับช่องว่างสามารถทำงานได้เฉพาะกับตรรกะ AND เท่านั้น

ถ้าคุณต้องการกรองเซลล์ว่างหรือไม่ว่างด้วยตรรกะ OR หรือใช้เซลล์ว่าง / ไม่ว่าง เงื่อนไขร่วมกับเกณฑ์อื่นๆ ตั้งค่าช่วงเกณฑ์การกรองขั้นสูงด้วยหนึ่งในสูตรต่อไปนี้:

กรอง ช่องว่าง :

กรอง ไม่เว้นว่าง:

กรองเซลล์ว่างด้วยตรรกะ OR

เพื่อกรองแถวที่มีเซลล์ว่างในคอลัมน์ A หรือ B หรือในทั้งสองคอลัมน์ ให้กำหนดค่าช่วงเกณฑ์ตัวกรองขั้นสูงด้วยวิธีนี้:

• =A6=""
• =B6=""

โดยที่ 6 คือแถวบนสุดของข้อมูล

การกรองเซลล์ที่ไม่ว่างด้วย OR รวมถึงตรรกะ AND

เพื่อให้เข้าใจมากขึ้น ตัวกรองขั้นสูงของ Excel ทำงานอย่างไรกับหลายเกณฑ์ ลองกรองแถวในตารางตัวอย่างของเราโดยมีเงื่อนไขต่อไปนี้:

• อย่างใดอย่างหนึ่ง ภูมิภาค (คอลัมน์ A) หรือ รายการ (คอลัมน์ B) ไม่ควรเว้นว่าง และ
• ผลรวมย่อย (คอลัมน์ C) ควรมากกว่า 900

หากต้องการใส่ค่าอื่น เราต้องการแสดงแถวที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

( Subtotal >900 AND Region =non-blank) OR ( Subtotal >900 AND Item =non-blank)

อย่างที่คุณทราบแล้วว่าใน Excel Advanced ช่วงเกณฑ์การกรอง เงื่อนไขที่เข้าร่วมกับตรรกะ AND ควรป้อนในแถวเดียวกัน และเงื่อนไขที่เข้าร่วมกับตรรกะ OR - ต่างกัน แถว:

เนื่องจากเกณฑ์หนึ่งในตัวอย่างนี้แสดงด้วยสูตร (ไม่เว้นว่าง) และอีกเกณฑ์มีตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (ผลรวมย่อย > 900) ฉันขอเตือนคุณว่า:

• เกณฑ์ที่สร้างด้วยตัวดำเนินการเปรียบเทียบควรมีส่วนหัวเท่ากับส่วนหัวของตารางทุกประการ เช่นเดียวกับเกณฑ์ ผลรวมย่อย ในภาพหน้าจอด้านบน
• ควรมีเกณฑ์ตามสูตรเซลล์หัวเรื่องว่างหรือหัวเรื่องที่ไม่ตรงกับหัวตารางใดๆ เช่น เกณฑ์ ไม่ว่าง ในภาพหน้าจอด้านบน

วิธีแยกส่วนบน/ล่าง ไม่มีระเบียน

อย่างที่คุณทราบ ตัวกรองหมายเลขของ Excel ในตัวมีตัวเลือกให้แสดงรายการ 10 อันดับแรกหรือ 10 อันดับล่าง แต่ถ้าคุณต้องการกรองค่า 3 อันดับแรกหรือ 5 อันดับแรกล่ะ ในกรณีนี้ ตัวกรองขั้นสูงของ Excel ที่มีสูตรต่อไปนี้มีประโยชน์:

แยก ด้านบน N รายการ:

แยก ด้านล่าง N รายการ:

สำหรับ เช่น หากต้องการกรองผลรวมย่อย 3 อันดับแรก ให้สร้างช่วงเกณฑ์โดยใช้สูตรนี้:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

หากต้องการแยกผลรวมย่อย 3 อันดับแรก ให้ใช้สูตรนี้:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

โดยที่ F5 คือเซลล์บนสุดที่มีข้อมูลอยู่ในคอลัมน์ ผลรวมย่อย (ไม่รวมส่วนหัวของคอลัมน์)

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงสูตร 3 อันดับแรกที่ใช้งานอยู่:

หมายเหตุ หากช่วงรายการมีแถวสองสามแถวที่มีค่าเหมือนกันซึ่งอยู่ในรายการ N บน/ล่าง แถวดังกล่าวทั้งหมดจะปรากฏขึ้น ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

ตัวกรองสำหรับ การจับคู่และความแตกต่างระหว่างสองคอลัมน์

หนึ่งในบทความก่อนหน้าของเราอธิบายวิธีต่างๆ ในการเปรียบเทียบสองคอลัมน์ใน Excel และค้นหาการจับคู่และความแตกต่างระหว่างคอลัมน์ทั้งสอง นอกเหนือจากสูตร Excel กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและเครื่องมือลบรายการซ้ำซึ่งกล่าวถึงในบทช่วยสอนข้างต้น คุณยังสามารถใช้ตัวกรองขั้นสูงของ Excel เพื่อแยกแถวที่มีค่าเหมือนกันหรือต่างกันในสองคอลัมน์ขึ้นไป ในการทำเช่นนี้ ให้ป้อนหนึ่งในสูตรง่ายๆ ต่อไปนี้ในช่วงเกณฑ์:

• กรองสำหรับ คู่ที่ตรงกัน (รายการที่ซ้ำกัน) ใน 2 คอลัมน์:

=B5=C5

=B5C5

โดยที่ B5 และ C5 เป็นเซลล์บนสุดที่มีข้อมูลใน สองคอลัมน์ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ

หมายเหตุ เครื่องมือตัวกรองขั้นสูงสามารถค้นหาเฉพาะรายการที่ตรงกันและความแตกต่างใน แถวเดียวกัน หากต้องการค้นหาค่าทั้งหมดที่อยู่ในคอลัมน์ A แต่ไม่มีที่ใดในคอลัมน์ B ให้ใช้สูตรนี้

กรองแถวตามรายการที่ตรงกันในรายการ

สมมติว่าคุณมีตารางขนาดใหญ่ที่มีแถวเป็นร้อยหรือพันแถว และคุณได้รับรายการที่สั้นลงซึ่งมีเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องในช่วงเวลาที่กำหนด คำถามคือ - คุณจะค้นหารายการทั้งหมดในตารางของคุณที่เป็นหรือไม่อยู่ในรายการที่เล็กกว่าได้อย่างไร

กรองแถวที่ตรงกับรายการในรายการ

หากต้องการค้นหารายการทั้งหมดในแหล่งที่มา ตารางที่มีอยู่ในรายการที่เล็กกว่า โดยใช้สูตร COUNTIF ต่อไปนี้:

สมมติว่ารายการที่เล็กกว่านั้นอยู่ในช่วง D2 :D7 และรายการของตารางที่จะเปรียบเทียบกับรายการนั้นอยู่ในคอลัมน์ B ที่ขึ้นต้นด้วยแถวที่ 10 สูตรดังต่อไปนี้ (โปรดสังเกตการใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์และแบบสัมพัทธ์):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

แน่นอนว่าคุณไม่ได้ถูกจำกัดให้กรองตารางของคุณเพียงแค่ หนึ่งเกณฑ์

ตัวอย่างเช่น หากต้องการกรองแถวที่ตรงกับรายการ แต่สำหรับ ภาคเหนือ เท่านั้น ให้ป้อนสองเกณฑ์ในแถวเดียวกัน เพื่อให้ใช้ได้กับตรรกะ AND:<3

• ภูมิภาค: ="=North"
• รายการที่ตรงกัน: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง มีเพียงสองระเบียนในตารางที่ตรงกับทั้งสองเกณฑ์ :

หมายเหตุ ในตัวอย่างนี้ เราใช้เกณฑ์ ตรงทั้งหมด สำหรับค่าข้อความ: ="=North " เพื่อค้นหาเฉพาะเซลล์ที่เท่ากับข้อความที่ระบุเท่านั้น หากคุณป้อนเกณฑ์ภูมิภาคเพียงแค่ เหนือ (โดยไม่มีเครื่องหมายเท่ากับและเครื่องหมายอัญประกาศคู่) Microsoft Excel จะพบรายการทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยข้อความที่ระบุ เช่น ตะวันออกเฉียงเหนือ หรือ ตะวันตกเฉียงเหนือ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูตัวกรองขั้นสูงของ Excel สำหรับค่าข้อความ

กรองแถวที่ไม่ตรงกับรายการในรายการ

หากต้องการค้นหารายการทั้งหมดในตารางที่ไม่อยู่ในรายการที่เล็กกว่า ให้ตรวจสอบว่าผลลัพธ์ของสูตร COUNTIF เท่ากับศูนย์หรือไม่:

ตัวอย่างเช่น หากต้องการกรองรายการ ภาคเหนือ ในตารางที่ปรากฏในรายการ ให้ใช้ เกณฑ์ต่อไปนี้:

• ภูมิภาค: ="=North"
• รายการที่ไม่ตรงกัน: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

หมายเหตุ:

• หากรายการที่จะจับคู่อยู่ในเวิร์กชีตอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมชื่อชีตไว้ในสูตร เช่น =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10)
• ถ้าคุณต้องการแยกผลลัพธ์ไปยังชีตอื่น ให้เริ่มตัวกรองขั้นสูงจากชีตปลายทาง ตามที่อธิบายไว้ใน วิธีแยกแถวที่กรองไปยังเวิร์กชีตอื่น

กรองสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์และวันธรรมดา

จนถึงตอนนี้ ตัวอย่างช่วงเกณฑ์ตัวกรองขั้นสูงของเราได้จัดการกับค่าตัวเลขและข้อความเป็นส่วนใหญ่ ตอนนี้ ได้เวลาให้เบาะแสแก่ผู้ที่ทำงานเกี่ยวกับวันที่

ตัวกรองวันที่ในตัวของ Excel มีตัวเลือกที่หลากหลายซึ่งครอบคลุมหลายสถานการณ์ เยอะแต่ไม่ทั้งหมด! ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับรายการวันที่และขอให้กรองวันธรรมดาและวันหยุดสุดสัปดาห์ คุณจะดำเนินการอย่างไร

อย่างที่คุณทราบ Microsoft Excel มีฟังก์ชัน WEEKDAY พิเศษที่ส่งกลับวันที่ของ สัปดาห์ตรงกับวันที่กำหนด และนี่คือฟังก์ชันที่เราจะใช้ในช่วงเกณฑ์การกรองขั้นสูงของ Excel

วิธีกรองวันหยุดสุดสัปดาห์ใน Excel

โปรดทราบว่า 1 ย่อมาจากคำว่า WEEKDAY ในคำว่า WEEKDAY วันอาทิตย์และ 6 หมายถึงวันเสาร์ สูตรในการกรองวันหยุดสุดสัปดาห์มีดังนี้:

ในตัวอย่างนี้ เรากำลังกรองวันที่ในคอลัมน์ B โดยขึ้นต้นด้วยแถว 5 ดังนั้นสูตร Weekends ของเราจึงมีรูปแบบดังนี้:

=OR(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

How