I handledningen förklaras de särskilda egenskaperna hos SUBTOTAL-funktionen i Excel och det visas hur man använder formler för subtotal för att sammanfatta data i synliga celler.

I föregående artikel diskuterade vi ett automatiskt sätt att infoga subtotaler i Excel med hjälp av funktionen Subtotal. I dag ska du lära dig hur du skriver Subtotalformler på egen hand och vilka fördelar det ger dig.

Excel Subtotal-funktion - syntax och användningsområden

Microsoft definierar Excel SUBTOTAL som en funktion som returnerar en delsumma i en lista eller databas. I det här sammanhanget är "delsumma" inte bara att summera siffror i ett definierat område av celler. Till skillnad från andra Excel-funktioner som är utformade för att göra bara en specifik sak, är SUBTOTAL otroligt mångsidig - den kan utföra olika aritmetiska och logiska operationer som att räkna celler, beräkna genomsnitt,hitta det lägsta eller högsta värdet, med mera.

Funktionen SUBTOTAL finns i alla versioner av Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 och lägre.

Syntaxen för Excel-funktionen SUBTOTAL är följande:

Var:

• Funktionsnummer - ett tal som anger vilken funktion som ska användas för delsumman.
• Ref1, Ref2, ... - en eller flera celler eller intervall som ska subtraheras. Det första ref-argumentet är obligatoriskt, övriga (upp till 254) är valfria.

Argumentet function_num kan tillhöra en av följande uppsättningar:

• 1 - 11 ignorerar filtrerade celler, men inkluderar manuellt dolda rader.
• 101 - 111 ignorerar alla dolda celler - de filtreras bort och döljs manuellt.

Du behöver faktiskt inte memorera alla funktionsnummer. Så snart du börjar skriva en Subtotalformel i en cell eller i formellfältet, visar Microsoft Excel en lista över tillgängliga funktionsnummer för dig.

Så här kan du till exempel göra en formel för Subtotal 9 för att summera värdena i cellerna C2 till C8:

Om du vill lägga till ett funktionsnummer i formeln dubbelklickar du på det och skriver sedan ett kommatecken, anger ett intervall, skriver den avslutande parentesen och trycker på Enter. Den färdiga formeln ser ut så här:

=DELSUMMA(9,C2:C8)

På samma sätt kan du skriva en formel för Subtotal 1 för att få fram ett genomsnitt, Subtotal 2 för att räkna celler med siffror, Subtotal 3 för att räkna celler som inte är tomma, och så vidare. Följande skärmdump visar några andra formler i praktiken:

Observera: När du använder en formel för delsumma med en summeringsfunktion som SUM eller AVERAGE beräknas endast celler med siffror, utan att ta hänsyn till blanksteg och celler som innehåller icke-numeriska värden.

Nu när du vet hur man skapar en formel för delsumma i Excel, är huvudfrågan varför man skulle vilja göra sig besväret att lära sig det? Varför inte helt enkelt använda en vanlig funktion som SUM, COUNT, MAX, etc.? Du hittar svaret nedan.

De 3 främsta skälen till att använda SUBTOTAL i Excel

Jämfört med traditionella Excel-funktioner ger SUBTOTAL dig följande viktiga fördelar.

1. Beräkna värden i filtrerade rader.

Eftersom Excel-funktionen SUBTOTAL ignorerar värden i filtrerade rader kan du använda den för att skapa en dynamisk datasammanfattning där subtotalvärdena räknas om automatiskt enligt filtret.

Om vi till exempel filtrerar tabellen så att den endast visar försäljningen för region Öst, kommer formeln för Delsumma automatiskt att justeras så att alla andra regioner tas bort från totalsumman:

Eftersom båda funktionens nummeruppsättningar (1-11 och 101-111) ignorerar bortfiltrerade celler kan du använda formeln Subtotal 9 eller Subtotal 109 i det här fallet.

2. Beräkna endast synliga celler

Som du minns ignorerar formler för subtotal med funktionsnummer 101 till 111 alla dolda celler - filtrerade och dolda manuellt. När du använder Excels funktion Dölj för att ta bort irrelevanta data från visningen använder du alltså funktionsnummer 101-111 för att utesluta värden i dolda rader från subtotaler.

Följande exempel hjälper dig att få en bättre förståelse för hur det fungerar: Delsumma 9 vs. Delsumma 109.

3. Ignorera värden i inbäddade formler för subtotal

Om det område som levereras till din Excel-formel för subtotal innehåller andra formler för subtotal, kommer dessa inbäddade subtotaler att ignoreras, så att samma siffror inte beräknas två gånger.

I skärmdumpen nedan visas formeln för Grand Average DELSUMMA(1, C2:C10) ignorerar resultaten av formlerna Subtotal i cellerna C3 och C10, som om du använde en formel Average (Medelvärde) med två separata intervall. GENOMSNITT(C2:C5, C7:C9) .

Använda delsumma i Excel - exempel på formler

När du först möter SUBTOTAL kan det verka komplicerat, knepigt och till och med meningslöst. Men när du väl kommer till saken kommer du att inse att det inte är så svårt att behärska det. Följande exempel visar dig ett par användbara tips och inspirerande idéer.

Exempel 1: Delsumma 9 mot delsumma 109

Som du redan vet accepterar Excel SUBTOTAL två uppsättningar funktionstal: 1-11 och 101-111. Båda uppsättningarna ignorerar filtrerade rader, men siffrorna 1-11 inkluderar manuellt dolda rader medan 101-111 utesluter dem. För att bättre förstå skillnaden kan vi ta följande exempel.

Till totalt filtrerade rader kan du använda formeln Subtotal 9 eller Subtotal 109 som visas i skärmbilden nedan:

Men om du har dold irrelevanta objekt manuellt genom att använda Dölj rader kommandot på Hem flik> Celler grupp> Format > Dölj & Avsluta , eller genom att högerklicka på raderna och sedan klicka på Dölj , och du vill summera värdena endast i synliga rader, är Subtotal 109 det enda alternativet:

Andra funktionstal fungerar på samma sätt, t.ex. för att räkna filtrerade celler som inte är obearbetade. kan man använda formlerna delsumma 3 eller delsumma 103. Men endast Delsumma 103 kan korrekt räkna synliga icke-blanketter om det finns några. dold rader i intervallet:

Observera: Excel-funktionen SUBTOTAL med funktionsnummer 101-111 ignorerar värden i dolda rader, men inte i dolda kolumner Om du till exempel använder en formel som DELSUMMA(109, A1:E1) för att summera siffror i ett horisontellt intervall, påverkar inte döljandet av en kolumn subtotalen.

Exempel 2. IF + SUBTOTAL för dynamisk sammanfattning av data

Om du skapar en sammanfattande rapport eller en instrumentpanel där du måste visa olika sammanfattningar av data, men inte har plats för allt, kan följande tillvägagångssätt vara en lösning:

• I en cell gör du en rullgardinslista med funktionsnamn som Total, Max, Min och så vidare.
• Ange en inbäddad IF-formel med de inbäddade Subtotal-funktionerna som motsvarar funktionsnamnen i rullgardinslistan i en cell bredvid rullgardinslistan.

Om du till exempel antar att värdena för subtotalen finns i cellerna C2:C16 och att rullgardinslistan i A17 innehåller Totalt , Genomsnittlig , Max , och Min objekt är den "dynamiska" formeln för subtotal följande:

=IF(A17="totalt", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="genomsnitt", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Beroende på vilken funktion användaren väljer i rullgardinslistan kommer motsvarande funktion Subtotal att beräkna värden i filtrerade rader:

Tips: Om rullgardinslistan och formelcellen helt plötsligt försvinner från arbetsbladet, se till att du väljer dem i filterlistan.

Excel Subtotal fungerar inte - vanliga fel

Om formeln Subtotal returnerar ett fel beror det troligen på något av följande:

#VALUE! - argumentet function_num är något annat än ett heltal mellan 1 - 11 eller 101 - 111, eller något av ref-argumenten innehåller en 3D-referens.

#DIV/0! - inträffar om en angiven sammanfattningsfunktion måste utföra en division med noll (t.ex. beräkna ett medelvärde eller en standardavvikelse för ett antal celler som inte innehåller ett enda numeriskt värde).

#NAME? - namnet på funktionen Subtotal är felstavat - det är ett enklare fel att rätta till :)

Tips: Om du inte känner dig bekväm med SUBTOTAL-funktionen ännu kan du använda den inbyggda SUBTOTAL-funktionen och få formlerna infogade automatiskt.

Så här använder du formlerna SUBTOTAL i Excel för att beräkna data i synliga celler. För att göra exemplen lättare att följa är du välkommen att ladda ner vår arbetsbok nedan. Tack för att du läser!

Arbetsbok för övning

Exempel på Excel SUBTOTAL-formler (.xlsx-fil)