Innehållsförteckning
I handledningen förklaras grunderna för Excels avancerade filter och hur du använder det för att hitta poster som uppfyller ett eller flera komplexa kriterier.
Om du hade möjlighet att läsa vår tidigare handledning vet du att Excel Filter erbjuder en mängd olika alternativ för olika datatyper. De inbyggda filtreringsalternativen för text, siffror och datum kan hantera många scenarier. Många, men inte alla! När ett vanligt AutoFilter inte kan göra vad du vill, använd verktyget Avancerat filter och konfigurera kriterierna som är exakt anpassade till dina behov.
Excels avancerade filter är mycket användbart när det gäller att hitta data som uppfyller två eller flera komplexa kriterier, t.ex. för att få fram matchningar och skillnader mellan två kolumner, filtrera rader som matchar objekt i en annan lista, hitta exakta matchningar inklusive stora och små bokstäver och mycket mer.
Avancerat filter finns i alla versioner av Excel 365 - 2003. Klicka på länkarna nedan för att läsa mer.
Excel Advanced Filter vs. AutoFilter
Jämfört med det grundläggande AutoFilter-verktyget fungerar Advanced Filter annorlunda på ett par viktiga sätt.
- Excel AutoFilter är en inbyggd funktion som tillämpas med ett enda knapptryck. Filter på bandet, och ditt Excel-filter är redo att användas.
Avancerat filter kan inte tillämpas automatiskt eftersom det inte har någon fördefinierad inställning, utan kräver att listområdet och kriterieområdet konfigureras manuellt.
- AutoFilter tillåter filtrering av data med högst 2 kriterier, och dessa villkor anges direkt i Anpassat AutoFilter dialogrutan.
Med hjälp av Avancerat filter kan du hitta rader som uppfyller flera kriterier i flera kolumner, och de avancerade kriterierna behöver anges i ett separat intervall på kalkylbladet.
Nedan hittar du detaljerad vägledning om hur du använder avancerade filter i Excel samt några användbara exempel på avancerade filter för text och numeriska värden.
Hur man skapar ett avancerat filter i Excel
Att använda Excel Advanced Filter är inte lika enkelt som att använda AutoFilter (vilket är fallet med många "avancerade" saker :) men det är definitivt värt besväret. För att skapa ett avancerat filter för ditt ark utför du följande steg.
1. Organisera källdata
För att få bättre resultat bör du ordna din datamängd enligt dessa två enkla regler:
- Lägg till en rubrikrad där varje kolumn har en unik rubrik - dubbla rubriker skapar förvirring i det avancerade filtret.
- Kontrollera att det inte finns några tomma rader i datamängden.
Så här ser till exempel vår exempeltabell ut:
2. Ställ in kriterierna för intervallet
Skriv dina villkor, även kallade kriterier, i ett separat område på arbetsbladet. I teorin kan kriterieområdet ligga var som helst på arbetsbladet. I praktiken är det bekvämare att placera det överst och separera det från datamängden med en eller flera tomma rader.
Anteckningar om avancerade kriterier:
- Kriterieområdet måste ha följande egenskaper samma kolumnrubriker som tabellen/intervallet som du vill filtrera.
- Kriterier som anges på samma rad arbetar med AND-logiken. Kriterier som anges på olika rader arbetar med OR-logiken.
Om du till exempel vill filtrera poster för North region vars Delsumma är större än eller lika med 900, ska du ställa in följande kriterieområde:
- Region: Norr
- Delsumma:>=900
Detaljerad information om de jämförelseoperatörer, jokertecken och formler som du kan använda i dina kriterier finns i Avancerat filterkriterieområde.
3. Använd Excel Advanced Filter
Tillämpa ett avancerat filter i det befintliga kriterieområdet på det här sättet:
- Välj en enskild cell i datasetet.
- I Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 och Excel 2007 går du till Uppgifter flik> Sortera & Filtrera grupp och klicka på Avancerad .
I Excel 2003 klickar du på Uppgifter menyn, peka på Filter och klicka sedan på Avancerat filter... .
Dialogrutan Excel Avancerat filter visas och du ställer in den enligt nedan.
4. Konfigurera parametrarna för det avancerade filtret
Ange följande parametrar i dialogrutan Excel Avancerat filter:
- Åtgärd Välj om du vill filtrera listan på plats eller kopiera resultaten till en annan plats.
Om du väljer " Filtrera listan på plats" döljer de rader som inte motsvarar dina kriterier.
Om du väljer " Kopiera resultaten till en annan plats" Välj den övre vänstra cellen i det intervall där du vill klistra in de filtrerade raderna. Se till att målintervallet inte har några data någonstans i kolumnerna eftersom alla celler under det kopierade intervallet kommer att rensas.
- Lista över intervallet . Det är området med celler som ska filtreras, kolumnrubrikerna ska inkluderas.
Om du har markerat någon cell i datamängden innan du klickar på Avancerad kommer Excel att välja hela listområdet automatiskt. Om Excel har valt fel listområde klickar du på knappen Dialog för att kollapsa ikon
omedelbart till höger om Lista intervall och välj det önskade intervallet med hjälp av musen.
- Kriterieområde Det är det område av celler där du anger kriterierna.
Med kryssrutan i det nedre vänstra hörnet av dialogrutan Avancerat filter kan du dessutom visa följande endast unika poster Det här alternativet kan till exempel hjälpa dig att extrahera alla olika (distinkta) objekt i en kolumn.
I det här exemplet filtrerar vi listan på plats, så konfigurera parametrarna för Excel Advanced Filter på det här sättet:
Klicka slutligen på OK, så får du följande resultat:
Detta är bra... men samma resultat kan faktiskt uppnås med det vanliga Excel AutoFilter, eller hur? Hur som helst, skynda dig inte att lämna den här sidan, för vi har bara skrapat på ytan så att du har fått den grundläggande idén om hur Excel Avancerat Filter fungerar. Längre fram i artikeln kommer du att hitta några exempel som bara kan göras med avancerat filter. För att göra det lättare för dig att följa,Låt oss först lära oss mer om kriterierna för det avancerade filtret.
Excel Avancerat filterkriterier för intervallet
Som du just har sett är det ingen raketforskning att använda avancerade filter i Excel. Men när du väl har lärt dig de små detaljerna i kriterierna för avancerade filter är dina möjligheter nästan obegränsade!
Jämförelseoperatörer för tal och datum
I kriterierna för avancerade filter kan du jämföra olika numeriska värden med hjälp av följande jämförelseoperatörer.
| Jämförelseoperatör | Betydelse | Exempel |
| = | Lika med | A1=B1 |
| > | Större än | A1>B1 |
| < | Mindre än | A1 |
| >= | Större än eller lika med | A1>=B1 |
| <= | Mindre än eller lika med | A1<=B1 |
| Inte lika med | A1B1 |
Användningen av jämförelseoperatörer med siffror är uppenbar. I exemplet ovan har vi redan använt de numeriska kriterierna >=900 för att filtrera poster med Delsumma större än eller lika med 900.
Och här är ett annat exempel: Om du vill visa North region för månaden Juli med Belopp större än 800. Ange följande villkor i kriterieområdet:
- Region: Norr
- Beställningsdatum:>=7/1/2016
- Beställningsdatum: <=7/30/2016
- Belopp:>800
Kör nu Excel Advanced Filter-verktyget, ange Lista över intervall (A4:D50) och Kriterieområde (A2:D2) och du får följande resultat:
Observera: Oavsett vilket datumformat som används i arbetsbladet ska du alltid ange datumet fullständigt datum i det avancerade filtret i ett format som Excel kan förstå, t.ex. 7/1/2016 eller 1-Jul-2016.
Avancerat filter för textvärden
Förutom siffror och datum kan du också använda logiska operatörer för att jämföra textvärden. Reglerna definieras i tabellen nedan.
| Kriterier | Beskrivning |
="=text" | Filtrera celler vars värden är är exakt lika med "text". |
text | Filtrera celler vars innehåll börja med "text". |
text | Filtrera celler vars värden är som inte är exakt lika med "text" (celler som innehåller "text" som en del av sitt innehåll kommer att inkluderas i filtret). |
>text | Filtrera celler vars värden är alfabetiskt ordnade efter "text". |
| Filtrera celler vars värden är alfabetiskt ordnade före "text". |
Som du ser har skapandet av ett avancerat filter för textvärden ett antal specifika egenskaper, så låt oss gå in på det här.
Exempel 1. Textfilter för exakt matchning
Om du bara vill visa de celler som är exakt lika. till en viss text eller ett visst tecken, inkludera likhetstecken i kriterierna.
Om du till exempel vill filtrera endast Banan objekt, använd följande kriterier:. Microsoft Excel visar kriterierna som =banan i en cell, men du kan se hela uttrycket i formellfältet:
Som du kan se i skärmbilden ovan visar kriterierna endast de Banan poster med Delsumma är större än eller lika med 900, utan att ta hänsyn till Grön banan och Goldfinger banan .
Obs. När filtrering numeriska värden som är exakt lika. till ett visst värde kan du använda eller inte använda likhetstecknet i kriterierna. Om du till exempel vill filtrera poster med subtotal som är lika med 900 kan du använda något av följande kriterier för subtotal:, =900 eller helt enkelt 900.
Exempel 2. Filtrera textvärden som börjar med ett visst tecken.
Om du vill visa alla celler vars innehåll börjar med en viss text skriver du bara texten i kriterieområdet utan likhetstecken eller dubbla citationstecken.
Om du till exempel vill filtrera alla " grönt Om du vill ha "poster med en delsumma som är större än eller lika med 900, använd följande kriterier:
- Artikel: Grön
- Deltotal:>=900
Excel Avancerat filter med jokertecken
Filtrera textposter med Partiell matchning. kan du använda följande jokertecken i kriterierna för det avancerade filtret:
- Frågetecken (?) för att matcha ett enskilt tecken.
- Asterisk (*) för att matcha vilken sekvens av tecken som helst.
- Tilde (~) följt av *, ? eller ~ för att filtrera celler som innehåller ett riktigt frågetecken, en asterisk eller en tilde.
I följande tabell finns några exempel på kriterieområden med jokertecken.
| Kriterier | Beskrivning | Exempel |
*text* | Filtrera celler som innehåller "text". | *banan* hittar alla celler som innehåller ordet "banan", t.ex. "gröna bananer". |
??text | Filtrera celler vars innehåll börja med två valfria tecken, följt av "text". | ??banan hittar celler som innehåller ordet "banan" föregånget av två tecken, till exempel "1#banana" eller "//banana". |
text*text | Filtrera celler som börja med "text" OCH innehålla en andra förekomsten av "text" var som helst i cellen. | banan*banan hittar celler som börjar med ordet "banan" och som innehåller en annan förekomst av "banan" längre fram i texten, t.ex. " banangrönt vs. banangult" . |
="=text*text" | Filtrera celler som börja med AND avsluta med "text". | ="= banan * banan " hittar celler som börjar och slutar med ordet "banan", t.ex. " banan, god banan" . |
="=text1?text2" | Filtrera celler som börja med "text1", avsluta med "text2", och innehåller exakt ett tecken mellan dessa. | ="= banan ? apelsin " hittar celler som börjar med ordet "banan", slutar med ordet "apelsin" och som innehåller något enskilt tecken däremellan, t.ex. " banan/orange" eller " banan*orange". |
text~** | Filtrera celler som börja med "text", följt av *, följt av andra karaktärer. | banan~** hittar celler som börjar med "banan" följt av en asterisk, följt av någon annan text, till exempel "banan*grön" eller "banan*gul". |
="=?????" | Filtrerar celler med textvärden som innehåller exakt 5 tecken. | ="=?????" hittar celler med text som innehåller exakt 5 tecken, till exempel "apple" eller "lemon". |
Och här är det enklaste jokerteckenkriteriet i praktiken (*banana*), som hittar alla celler som innehåller ordet "banan":
Formler i kriterierna för det avancerade filtret
Om du vill skapa ett avancerat filter med mer komplexa villkor kan du använda en eller flera Excel-funktioner i kriterieområdet. För att de formelbaserade kriterierna ska fungera korrekt måste du följa dessa regler:
- Formeln måste vara antingen TRUE (sant) eller FALSE (falskt).
- Kriterieområdet ska omfatta minst 2 celler: formelcell och rubrikcell .
- rubrikcell i de formelbaserade kriterierna bör vara tomt , eller har en rubrik som skiljer sig från någon av rubrikerna i listan.
- För att formeln ska kunna utvärderas för varje rad med uppgifter i listområdet använder du en relativ referens (utan $, som A1) för att hänvisa till cellen i den första dataraden.
- För att formeln ska utvärderas endast för en specifik cell eller . antal celler , använda en absolut referens (med $, som $A$1) för att hänvisa till cellen eller området.
- När man hänvisar till lista intervall i formeln, använd alltid absoluta cellreferenser.
Till exempel, för att filtrera rader där Augusti försäljningen (kolumn C) är större än Juli försäljning (kolumn D), använd kriterierna =D5>C5, där 5 är den första dataraden:
Observera: Om dina kriterier endast omfattar en formel Som i det här exemplet ska du se till att minst två celler ingår i kriterieområdet (formelcell och rubrikcell).
För mer komplexa exempel på flera kriterier baserade på formler, se Hur man använder avancerade filter i Excel - exempel på kriterieområden.
Använda avancerat filter med AND vs. OR-logik
Som redan nämnts i början av den här handledningen kan Excel Advanced-filter arbeta med AND- och OR-logik beroende på hur du ställer in Kriterieområde :
- Kriterier för samma rad är sammanfogade med en OCH operatör.
- Kriterier för olika rader är sammanfogade med en ELLER operatör.
För att göra det lättare att förstå kan vi ta följande exempel.
Excel Avancerat filter med AND-logik
Visa poster med Delsumma >=900 AND Genomsnittlig >=350, definiera båda kriterierna på samma rad:
Excel Avancerat filter med OR-logik
Visa poster med Delsumma >=900 OR Genomsnittlig >=350, placera varje villkor på en separat rad:
Excel Advanced Filter med AND samt OR logik
Visa poster för följande North region med Delsumma är större än eller lika med 900 ELLER Genomsnittlig är större än eller lika med 350, ställ in kriterieområdet på följande sätt:
Med andra ord innebär kriterieområdet i det här exemplet följande villkor:
( Region =Nord OCH Delsumma >=900) ELLER ( Region =Nord OCH Genomsnittlig >=350)
Observera: Källtabellen i det här exemplet innehåller endast fyra regioner: Nord, Syd, Öst och Väst, därför kan vi utan problem använda North Om det finns andra regioner som innehåller ordet "north", t.ex. nordväst eller nordost, skulle vi använda kriterierna för exakt matchning: ="=Nord" .
Hur du extraherar endast specifika kolumner
När du konfigurerar Avancerat filter så att resultaten kopieras till en annan plats kan du ange följande vilka kolumner som ska extraheras .
- Innan du tillämpar filtret skriver eller kopierar du rubrikerna för de kolumner som du vill extrahera till den första raden i målområdet.
Om du till exempel vill kopiera en sammanfattning av data, t.ex. Region , Artikel och Delsumma baserat på det angivna kriterieområdet skriver de tre kolumnetiketterna i cellerna H1:J1 (se skärmbilden nedan).
- Tillämpa Excel Advanced Filter och välj Kopiera till en annan plats alternativ under Åtgärd .
- I Kopiera till ange en referens till kolonnmärkena i målområdet (H1:J1) och klicka på OK.
Resultatet är att Excel har filtrerat raderna enligt de villkor som anges i kriterieområdet ( North objekt i regionen med Delsumma >=900) och kopierade de tre kolumnerna till den angivna platsen:
Hur man kopierar filtrerade rader till ett annat kalkylblad
Om du öppnar verktyget Avancerat filter i arbetsbladet med dina ursprungliga data väljer du " Kopiera till en annan plats ", och välj alternativet Kopiera till i ett annat ark, skulle du få följande felmeddelande: " Du kan bara kopiera filtrerade data till det aktiva bladet. ".
Det finns dock ett sätt att kopiera filtrerade rader till ett annat kalkylblad, och du har redan fått en ledtråd - starta bara Avancerat filter från destinationsblad så att det blir ditt aktiva blad.
Anta att din ursprungliga tabell finns i Sheet1 och att du vill kopiera de filtrerade uppgifterna till Sheet2. Här är ett superenkelt sätt att göra det:
- Till att börja med skapar du ett kriterieområde på blad 1.
- Gå till Sheet2 och välj en tom cell i en oanvänd del av arbetsbladet.
- Kör Excels avancerade filter ( Uppgifter flik> Avancerad ).
- I Avancerat filter dialogfönstret, välj följande alternativ:
- Under Åtgärd , valde Kopiera till en annan plats .
- Klicka på i Lista intervall växla till Blad1 och välj den tabell som du vill filtrera.
- Klicka på i Kriterieområde , växla till Blad1 och välj kriterieområdet.
- Klicka på i Kopiera till och markera den övre vänstra cellen i målområdet på Blad2. (Om du vill kopiera endast några av kolumnerna kan du skriva de önskade kolumnrubrikerna på Blad2 i förväg och nu markera dessa rubriker).
- Klicka på OK.
I det här exemplet extraherar vi 4 kolumner till Sheet2, så vi skrev in motsvarande kolumnrubriker exakt som de visas i Sheet1 och valde det område som innehåller rubrikerna (A1:D1) i Kopiera till box:
I princip är det så här du använder det avancerade filtret i Excel. I nästa handledning kommer vi att titta närmare på mer komplexa exempel på kriterieområden med formler, så håll ögonen öppna!
