Водич показује како да направите прилагођена правила за валидацију података у Екцел-у. Наћи ћете неколико примера Е кцел формула за валидацију података које дозвољавају само бројеве или текстуалне вредности у одређеним ћелијама, или само текст који почиње одређеним знаковима, дозвољавају јединствене податке који спречавају дупликате и још много тога.

У јучерашњем туторијалу почели смо да разматрамо Екцел Валидацију података – која је њена сврха, како функционише и како да користите уграђена правила за проверу података у вашим радним листовима. Данас ћемо направити корак даље и разговарати о најситнијим аспектима прилагођене валидације података у Екцел-у, као и експериментисати са прегршт различитих формула за валидацију.

Како да креирајте прилагођену проверу ваљаности података помоћу формуле

Мицрософт Екцел има неколико уграђених правила за проверу ваљаности података за бројеве, датуме и текст, али покривају само најосновније сценарије. Ако желите да потврдите ћелије са сопственим критеријумима, креирајте прилагођено правило валидације засновано на формули. Ево како:

1. Изаберите једну или више ћелија за проверу.
2. Отворите дијалог Провера ваљаности података. За ово кликните на дугме Провера ваљаности података на картици Подаци , у групи Алатке за податке или притисните секвенцу тастера Алт &гт; Д &гт; Л (сваки тастер треба да се притисне посебно).
3. На картици Подешавања прозора за дијалог Провера ваљаности података изаберите Прилагођено у Дозволи поље и унеситеположај редова и колона. Дакле, за ћелију Д3 формула ће се променити у =A3/B3 , а за Д4 ће постати =A4/B4 , радећи погрешно проверу података!

   Да бисте поправили формулу, само унесите „$“ пре референци колоне и реда да бисте закључали их: =$A$2/$B$2 . Или притисните Ф4 да бисте се пребацивали између различитих типова референци.

   У ситуацијама када желите да потврдите сваку ћелију на основу њених сопствених критеријума, користите релативне референце ћелије без знака $ да бисте добили формулу за прилагођавање сваки ред или/и колону:

   

   Као што видите, не постоји "апсолутна истина", иста формула може бити тачна или погрешна у зависности од ситуације и вашег конкретног задатка.

   Ово је како да користите проверу ваљаности података у Екцел-у са сопственим формулама. Да бисте стекли више разумевања, слободно преузмите наш пример радне свеске у наставку и испитајте подешавања правила. Захваљујем вам што сте читали и надам се да ћемо вас видети на нашем блогу следеће недеље!

   Вежбање за преузимање

   Примери валидације Екцел података (.клск датотека)

   формула за проверу ваљаности података у пољу Формула .
4. Кликните на ОК .

Опционално, можете додати прилагођену поруку за унос и упозорење о грешци које ће се појавити када корисник одабере потврђену ћелију или унесе неважеће податке, респективно.

У наставку ћете пронаћи неколико примера прилагођених правила валидације за различите типове података.

Напомена. Сва правила за валидацију Екцел података, уграђена и прилагођена, верификују само нове податке који су унесени у ћелију након креирања правила. Копирани подаци се не потврђују, нити унос података у ћелију пре прављења правила. Да бисте утврдили постојеће уносе који не испуњавају ваше критеријуме за валидацију података, користите функцију Заокружите неважеће податке као што је приказано у Како пронаћи неважеће податке у Екцел-у.

Провера Екцел података да бисте дозволили само бројеве

Изненађујуће, ниједно од уграђених правила за валидацију података у Екцел-у не одговара за врло типичну ситуацију када треба да ограничите кориснике да уносе само бројеве у одређене ћелије. Али ово се лако може урадити помоћу прилагођене формуле за валидацију података засновану на функцији ИСНУМБЕР, попут ове:

=ISNUMBER(C2)

Где је Ц2 највиша ћелија у опсегу који желите да потврдите.

Напомена. Функција ИСНУМБЕР дозвољава било које нумеричке вредности у потврђеним ћелијама, укључујући целе бројеве, децимале, разломке, као и датуме и времена, који су такође бројеви у смислу Екцел-а.

Провера података у Екцел-у омогућавасамо текст

Ако тражите супротно - да дозволите само унос текста у датом опсегу ћелија, онда направите прилагођено правило са функцијом ИСТЕКСТ, на пример:

=ISTEXT(D2)

Где је Д2 најгорња ћелија изабраног опсега.

Дозволи текст који почиње одређеним знаком(има)

Ако су све вредности у одређеном опсег треба да почне са одређеним знаком или поднизом, а затим извршите проверу података у Екцел-у на основу функције ЦОУНТИФ са џокер знаком:

На пример, да бисте осигурали да сви ИД-ови поруџбине у колони А почињу префиксом „АА-“, „аа-“, „Аа-“ или „аА-“ (неосетљив на велика и мала слова), дефинишите прилагођено правило са овим Формула за валидацију података:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Формула за валидацију са логиком ИЛИ (више критеријума)

У случају да постоје 2 или више важећих префиксе, додајте неколико функција ЦОУНТИФ, тако да ваше Екцел правило за валидацију података ради са логиком ИЛИ:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Формула валидације која разликује велика и мала слова

Ако су велика и мала слова важна, користите ЕКСАЦТ у комбинацији са функцијом ЛЕФТ да бисте креирали формулу за валидацију која је осетљива на велика и мала слова за уносе који почињу одређеним текстом:

На пример, да бисте дозволили само оне ИД-ове налога који почињу са „АА-“ (ни „аа-“ ни „Аа-“ нису дозвољени), користите ово формула:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

У горњој формули,функција ЛЕФТ издваја прва 3 знака из ћелије А2, а ЕКСАЦТ врши поређење осетљиво на велика и мала слова са тврдо кодираним поднизом („АА-“ у овом примеру). Ако се два подстринга тачно поклапају, формула враћа ТРУЕ и валидација пролази; у супротном се враћа ФАЛСЕ и валидација не успе.

Дозволи уносе који садрже одређени текст

Да бисте дозволили уносе који садрже одређени текст било где у ћелији (на почетку , средину или крај), користите функцију ИСНУМБЕР у комбинацији са ФИНД или СЕАРЦХ у зависности од тога да ли желите подударање осетљиво на велика или мала слова:

• Провера без обзира на велика и мала слова: ИСНУМБЕР(СЕАРЦХ( текст , ћелија ))
• Провера осетљива на велика и мала слова: ИСНУМБЕР(ФИНД( текст , ћелија ))

У нашем скупу података узорка, да бисте дозволили само уносе који садрже текст „АА“ у ћелијама А2:А6, користите једну од ових формула:

Не разликује велика и мала слова:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Осетљиво на велика и мала слова:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Формуле раде са следећом логиком:

Претражујете подниз „АА“ у ћелији А2 користећи ФИНД или СЕАРЦХ, и оба враћају позицију првог знака у поднизу. Ако текст није пронађен, враћа се грешка. За било коју нумеричку вредност враћену као резултат претраге, функција ИСНУМБЕР даје ТРУЕ и валидација података је успешна. У случају грешке, ИСНУМБЕР враћа ФАЛСЕ, а унос неће бити дозвољен у аћелија.

Провера ваљаности података која дозвољава само јединствене уносе и забрањује дупликате

У ситуацијама када одређена колона или опсег ћелија не би требало да садржи дупликате, конфигуришите прилагођено правило валидације података да дозволи само јединствене уносе. За ово ћемо користити класичну формулу ЦОУНТИФ за идентификацију дупликата:

На пример, да бисмо направили сигурни да су само јединствени ИД-ови налога унесени у ћелије А2 до А6, креирајте прилагођено правило са овом формулом за валидацију података:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Када се унесе јединствена вредност, формула враћа ТРУЕ и валидација успева. Ако иста вредност већ постоји у наведеном опсегу (број већи од 1), ЦОУНТИФ враћа ФАЛСЕ и унос не успева валидацију.

Обратите пажњу да закључавамо опсег апсолутним референцама ћелија (А$2:$А $6) и користите релативну референцу за горњу ћелију (А2) да бисте добили да се формула правилно прилагоди за сваку ћелију у потврђеном опсегу.

Напомена. Ова формула за проверу ваљаности података је неосетљива на велика и мала слова , не разликује текст великим и малим словима.

Формуле за проверу датума и времена

Уграђена валидација датума пружа доста унапред дефинисани критеријуми који ограничавају кориснике да уносе само датуме између два датума која наведете, већи од, мањи или једнаки датом датуму.

Ако желите већу контролу над подацимавалидацију у вашим радним листовима, можете да реплицирате уграђену функционалност помоћу прилагођеног правила или да напишете сопствену формулу која превазилази уграђене могућности Екцел валидације података.

Дозволи датуме између два датума

Да бисте ограничили унос на датум унутар одређеног опсега, можете користити или унапред дефинисано правило датума са критеријумима „између“ или направити прилагођено правило валидације са овом генеричком формулом:

Где:

• ћелија је највиша ћелија у потврђеном опсегу, а
• почетни и крајњи датуми су важећи датуми достављени преко функције ДАТЕ или референце на ћелије које садрже датуме.

На пример, да бисте дозволили само датуме у месецу јулу 2017. године, користите следећу формулу:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Или унесите датум почетка и краја датум у неким ћелијама (Ф1 и Ф2 у овом примеру) и референцирајте те ћелије у својој формули:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Имајте у виду да су гранични датуми ар е закључан са апсолутним референцама ћелија.

Дозволи само дане у недељи или викенде

Да бисте ограничили корисника на улазак само радним данима или викендима, конфигуришите прилагођено правило валидације засновано на у функцији ВЕЕКДАИ.

Са аргументом ретурн_типе постављеним на 2, ВЕЕКДАИ враћа цео број у распону од 1 (понедељак) до 7 (недеља). Дакле, за радне дане (од понедељка до петка) резултат формуле треба да будемање од 6, а за викенде (суб и нед) веће од 5.

Дозволи само радним данима :

Дозволи само викенде :

На пример, да бисте дозволили унос само радних дана у ћелије Ц2:Ц6, користите ово формула:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Потврдите датуме на основу данашњег датума

У многим ситуацијама, можда ћете желети да користите данашњи датум као почетак датум дозвољеног периода. Да бисте добили тренутни датум, користите функцију ДАНАС, а затим јој додајте жељени број дана да бисте израчунали датум завршетка.

На пример, да бисте ограничили унос података на 6 дана од сада (7 дана укључујући данас), користићемо уграђено правило датума са критеријумима заснованим на формули:

1. Изаберите Датум у Дозволи
2. Изаберите између у Подаци
3. У пољу Датум почетка унесите =TODAY()
4. У <1 У поље>Датум завршетка унесите =TODAY() + 6

На сличан начин можете ограничити кориснике да уносе датуме пре или после данашњег датума. За ово изаберите мање од или веће од у пољу Подаци , а затим унесите =TODAY() у Крај датум или Почетак оквир за датум, респективно.

Верификујте времена на основу тренутног времена

Да бисте потврдили податке на основу тренутног времена, користите унапред дефинисано временско правило са сопственом формулом за валидацију података:

1. У пољу Дозволи изаберите Време .
2. У пољу Подаци изаберите или мање од да бисте дозволили само времена пре тренутног времена, или веће од да дозволите времена после тренутног времена.
3. У пољу Време завршетка или Време почетка (у зависности од критеријума који сте изабрали у претходном кораку), унесите једну од следећих формула:
   • Да бисте потврдили датум и време на основу тренутног датума и времена:

     =NOW()

   • Да бисте потврдили тимес на основу тренутног времена:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Снимак екрана испод показује правило које дозвољава само времена већа од тренутног времена:

Прилагођено правило за валидацију Екцел података не ради

Ако ваше правило за валидацију података засновано на формули не функционише како се очекивало, постоје 3 главне тачке које треба проверити:

• Формула за валидацију података је тачна
• Формула за валидацију се не односи на празну ћелију
• Користе се одговарајуће референце ћелија

Проверите тачност ваше формуле за валидацију Екцел података

За почетак, копирајте формулу за валидацију у неку ћелију да бисте били сигурни да не враћа грешку као што је #Н/А, #ВАЛУЕ или #ДИВ/0!.

Ако креирате прилагођено правило , формула треба да врати логичке вредности ТРУЕ и ФАЛСЕ или вредности 1 и 0 које су једнаке њима, респективно.

Ако користите критеријум заснован на формули у уграђеном правилу (као што смо урадили да бисмо потврдили времена на основутренутно време), такође може да врати другу нумеричку вредност.

Формула за валидацију Екцел података не би требало да се односи на празну ћелију

У многим ситуацијама, ако изаберете Игнориши празно када дефинишете правило (обично је изабрано подразумевано) и једна или више ћелија на које се упућује у вашој формули је празна, било која вредност ће бити дозвољена у потврђеној ћелији.

Ево примера у најједноставнијем облику:

Апсолутне и релативне референце ћелије у формулама за валидацију података

Када постављате Екцел правило за валидацију засновано на формулама, имајте на уму да све референце ћелија у вашем формуле су у односу на горњу леву ћелију у изабраном опсегу.

Ако правите правило за више од једне ћелије и ваши критеријуми валидације зависе од одређених ћелија , обавезно користите апсолутне референце ћелије (са знаком $ као што је $А$1), иначе ће ваше правило исправно радити само за прву ћелију. Да бисте боље илустровали поенту, размотрите следећи пример.

Претпоставимо да желите да ограничите унос података у ћелије Д2 до Д5 на целе бројеве између 1 (минимална вредност) и резултата дељења А2 са Б2. Дакле, израчунавате максималну вредност помоћу ове једноставне формуле =A2/B2 , као што је приказано на слици испод:

Проблем је што ова наизглед исправна формула неће радити за ћелије Д3 за Д5 јер се релативне референце мењају на основу релативне