V tem vodniku boste izvedeli, kako v Excelu ustvariti dinamično poimenovano območje in kako ga uporabiti v formulah, da bodo novi podatki samodejno vključeni v izračune.

V prejšnjem tednu smo si ogledali različne načine za opredelitev statičnega poimenovanega območja v Excelu. Statično ime se vedno nanaša na iste celice, kar pomeni, da bi morali sklic na območje ročno posodobiti vsakič, ko dodate nove ali odstranite obstoječe podatke.

Če delate z nizom podatkov, ki se nenehno spreminja, boste morda želeli poimenovano območje narediti dinamično, tako da se bo samodejno razširilo za novo dodane vnose ali skrčilo za izključitev odstranjenih podatkov. V nadaljevanju tega priročnika boste našli podrobna navodila po korakih, kako to storiti.

Kako ustvariti dinamično poimenovano območje v Excelu

Za začetek sestavimo dinamično poimenovano območje, sestavljeno iz enega stolpca in spremenljivega števila vrstic. Če želite to narediti, izvedite naslednje korake:

1. Na Formula v zavihku Opredeljena imena skupino, kliknite Opredelitev imena Ali pa pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F3, da odprete Excelov imenik, in kliknite Novo... gumb.
2. V vsakem primeru je Novo ime odpre se pogovorno okno, v katerem določite naslednje podrobnosti:
   • V Ime vnesite ime dinamičnega razpona.
   • V Področje uporabe v spustni vrstici nastavite področje uporabe imena. Delovni zvezek (privzeto) je v večini primerov priporočljivo.
   • V Nanaša se na vnesite formulo OFFSET COUNTA ali INDEX COUNTA.
3. Kliknite V redu. Končano!

Na naslednji sliki zaslona določimo dinamično poimenovano območje predmeti ki ustreza vsem celice s podatki v stolpcu A, razen v vrstici z glavo:

Formula OFFSET za opredelitev dinamičnega poimenovanega območja programa Excel

Splošna formula za ustvarjanje dinamičnega poimenovanega območja v Excelu je naslednja:

Kje:

• first_cell - prva postavka, ki jo je treba vključiti v poimenovano območje, na primer $A$2.
• stolpec - absolutni sklic na stolpec, kot je $A:$A.

Jedro te formule je funkcija COUNTA, s katero dobite število nepraznih celic v želenem stolpcu. To število se prenese neposredno v višina argument funkcije OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]), ki ji pove, koliko vrstic naj vrne.

Poleg tega je to običajna formula za kompenzacijo, kjer:

• referenca je izhodiščna točka, na kateri temelji odmik (prva_celica).
• vrstice in . Cols sta obe 0, saj ni stolpcev ali vrstic, ki bi jih bilo treba premakniti.
• širina je enak 1 stolpcu.

Na primer, za oblikovanje dinamičnega poimenovanega območja za stolpec A v listu 3, ki se začne v celici A2, uporabimo to formulo:

=OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)

Opomba: Če določate dinamično območje v trenutnem delovnem listu, vam imena lista ni treba vključiti v sklicevanja, saj bo Excel to storil samodejno. Če določate območje za kak drug list, navedite sklic na celico ali območje z imenom lista, ki mu sledi vzklikalnik (kot v zgornjem primeru formule).

Formula INDEX za ustvarjanje dinamičnega poimenovanega območja v Excelu

Drug način za ustvarjanje dinamičnega območja v Excelu je uporaba funkcije COUNTA v kombinaciji s funkcijo INDEX.

Ta formula je sestavljena iz dveh delov:

• Na levi strani operatorja razpona (:) je trdno kodirana začetna referenca, na primer $A$2.
• Na desni strani uporabite funkcijo INDEX(array, row_num, [column_num]), da ugotovite končno referenco. Tu za polje podate celoten stolpec A in uporabite COUNTA, da dobite številko vrstice (tj. število celic brez vnosa v stolpcu A).

Za naš vzorčni nabor podatkov (glejte zgornjo sliko zaslona) je formula naslednja:

=$A$2:INDEX($A:$A, COUNTA($A:$A))

Ker je v stolpcu A 5 nepraznih celic, vključno z glavo stolpca, COUNTA vrne 5. Posledično INDEX vrne $A$5, ki je zadnja uporabljena celica v stolpcu A (običajno formula Index vrne vrednost, vendar jo operator reference prisili, da vrne referenco). In ker smo kot izhodišče določili $A$2, je končni rezultat formule območje $A$2:$A$5.

Če želite preizkusiti novo ustvarjeno dinamično območje, lahko s programom COUNTA pridobite število elementov:

=COUNTA(Elementi)

Če je vse pravilno izvedeno, se rezultat formule spremeni, ko na seznam dodate ali z njega odstranite elemente:

Opomba: Zgoraj obravnavani formuli dajeta enak rezultat, vendar se morate zavedati razlike v zmogljivosti. OFFSET je nestalna funkcija, ki se preračuna ob vsaki spremembi v listu. Na zmogljivih sodobnih računalnikih in razumno velikih podatkovnih nizih to ne bi smelo predstavljati težav. Na računalnikih z majhno zmogljivostjo in velikimi podatkovnimi nizi lahko to upočasni Excel. V takem primeru bibolje uporabite formulo INDEX za ustvarjanje dinamičnega poimenovanega območja.

Kako ustvariti dvodimenzionalno dinamično območje v Excelu

Če želite sestaviti dvodimenzionalno poimenovano območje, pri katerem je dinamično ne le število vrstic, temveč tudi število stolpcev, uporabite naslednjo spremembo formule INDEX COUNTA:

V tej formuli imate dve funkciji COUNTA za pridobitev zadnje neprazne vrstice in zadnjega nepraznega stolpca ( vrstica_številka in . številka_stolpca argumentov funkcije INDEX). polje podate celoten delovni list (1048576 vrstic v Excelu 2016-2007; 65535 vrstic v Excelu 2003 in nižjih).

Zdaj pa določimo še eno dinamično območje za naš nabor podatkov: območje z imenom prodaja ki vključuje prodajne podatke za 3 mesece (od januarja do marca) in se samodejno prilagaja, ko v tabelo dodajate nove izdelke (vrstice) ali mesece (stolpce).

Pri podatkih o prodaji, ki se začnejo v vrstici 2 stolpca B, je formula naslednja:

=$B$2:INDEX($1:$1048576,COUNTA($B:$B),COUNTA($2:$2))

Če želite zagotoviti, da dinamični razpon deluje, kot mora, vnesite naslednje formule nekje na listu:

=SUM(prodaja)

=SUM(B2:D5)

Kot lahko vidite na spodnji sliki zaslona, obe formuli vrneta enako vsoto. Razlika se pokaže v trenutku, ko v tabelo dodate nove vnose: prva formula (z dinamično poimenovanim območjem) se samodejno posodobi, medtem ko je treba drugo formulo ob vsaki spremembi posodobiti ročno. To je velika razlika, kajne?

Kako uporabljati dinamična poimenovana območja v formulah programa Excel

V prejšnjih delih tega učbenika ste že videli nekaj preprostih formul, ki uporabljajo dinamična območja. Zdaj poskusite ustvariti nekaj bolj smiselnega, kar bo pokazalo pravo vrednost Excelovega dinamičnega poimenovanega območja.

V tem primeru bomo uporabili klasično formulo INDEX MATCH, s katero se v Excelu izvaja Vlookup:

...in si oglejte, kako lahko formulo še izboljšamo z uporabo dinamičnih poimenovanih razponov.

Kot je prikazano na zgornji sliki zaslona, poskušamo izdelati nadzorno ploščo, v kateri uporabnik vnese ime izdelka v H1, v H2 pa dobi skupno prodajo tega izdelka. Naša vzorčna tabela, ustvarjena za namene predstavitve, vsebuje le 4 izdelke, vendar je v vaših resničnih tabelah lahko na stotine ali celo tisoče vrstic. Poleg tega se lahko dnevno dodajajo novi izdelki, zato uporaba referenc niker bi morali vedno znova posodabljati formulo. Za to sem preveč len! :)

Da bi se formula samodejno razširila, bomo določili 3 imena: 2 dinamična območja in 1 statično poimenovano celico:

Lookup_range: =$A$2:INDEX($A:$A, COUNTA($A:$A))

Return_range: =$E$2:INDEX($E:$E, COUNTA($E:$E))

Lookup_value: =$H$1

Opomba: Excel bo vsem sklicevanjem dodal ime trenutnega lista, zato pred ustvarjanjem imen odprite list z izvornimi podatki.

Zdaj začnite vnašati formulo v H1. Ko pride do prvega argumenta, vnesite nekaj znakov imena, ki ga želite uporabiti, in Excel bo prikazal vsa razpoložljiva ustrezna imena. Dvakrat kliknite ustrezno ime in Excel ga bo takoj vstavil v formulo:

Dokončana formula je videti takole:

=INDEX(Return_range, MATCH(Lookup_value, Lookup_range, 0))

In deluje odlično!

Takoj ko v tabelo dodate nove zapise, bodo ti takoj vključeni v izračune, ne da bi vam bilo treba spremeniti formulo! In če želite formulo prenesti v drugo datoteko Excel, preprosto ustvarite enaka imena v ciljnem delovnem zvezku, kopirajte/prilepite formulo in jo takoj uporabite.

Nasvet. Poleg tega, da so formule trajnejše, so dinamični razponi priročni tudi za ustvarjanje dinamičnih spustnih seznamov.

Tako ustvarite in uporabite dinamična poimenovana območja v Excelu. Če si želite podrobneje ogledati formule, obravnavane v tem učbeniku, si lahko prenesete naš vzorčni delovni zvezek Excelovega dinamičnega poimenovanega območja. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!