V tomto návode nájdete všetky podrobnosti o tom, ako zdieľať zošit programu Excel s inými ľuďmi uložením do miestnej siete alebo do služby OneDrive, ako riadiť prístup používateľov k zdieľanému súboru programu Excel a ako riešiť konfliktné zmeny.

V súčasnosti čoraz viac ľudí používa program Microsoft Excel na tímovú prácu. V minulosti, keď ste potrebovali s niekým zdieľať zošit programu Excel, mohli ste ho poslať ako prílohu e-mailu alebo uložiť údaje programu Excel do formátu PDF na vytlačenie. Prvá metóda bola síce rýchla a pohodlná, ale vytvorilo sa pri nej viacero verzií toho istého dokumentu a pri druhej sa vytvorila bezpečná kópia, ktorá sa však nedala upravovať.

Najnovšie verzie aplikácie Excel 2010, 2013 a 2016 umožňujú jednoduché zdieľanie a spoluprácu na pracovných zošitoch. Zdieľaním súboru aplikácie Excel poskytujete ostatným používateľom prístup k rovnakému dokumentu a umožňujete im vykonávať úpravy súčasne, čo vám ušetrí starosti so sledovaním viacerých verzií.

Ako zdieľať súbor programu Excel

Táto časť ukazuje, ako zdieľať zošit programu Excel pre viacerých používateľov jeho uložením do lokálneho sieťového umiestnenia, kde k nemu môžu pristupovať ďalší ľudia a vykonávať úpravy. Tieto zmeny môžete sledovať a prijímať alebo zamietnuť.

Po otvorení zošita vykonajte nasledujúce kroky na jeho zdieľanie:

1. Na Prehľad na karte Zmeny kliknite na skupinu Zdieľanie pracovného zošita tlačidlo.

   

2. Stránka Zdieľanie pracovného zošita sa zobrazí dialógové okno a vy vyberiete Umožňuje zmeny viacerých používateľov súčasne. Umožňuje tiež zlučovanie zošitov začiarkavacie políčko na Úprava stránky tab.

   

3. Prípadne prepnite na Pokročilé vyberte požadované nastavenia sledovania zmien a kliknite na tlačidlo OK .

   Môžete napríklad chcieť, aby sa zmeny automaticky aktualizovali každých n minút (všetky ostatné nastavenia na obrázku nižšie sú predvolené).



4. Uložte súbor programu Excel do sieťového umiestnenia, kde k nemu budú mať prístup aj iní používatelia (najrýchlejšie pomocou klávesovej skratky Ctrl + S).

Ak sa to urobí správne, napravo od názvu zošita sa zobrazí slovo [Zdieľané], ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky:

Teraz môžete vy a vaši kolegovia pracovať na tom istom súbore programu Excel v rovnakom čase. Ich zmeny môžete prijať alebo odmietnuť a po zapracovaní požadovaných zmien môžete zdieľanie zošita ukončiť. Ďalej v tomto návode nájdete podrobné informácie o tom, ako toto všetko vykonať.

Poznámka: Ak Microsoft Excel odmieta zdieľať určitý zošit, s najväčšou pravdepodobnosťou je to z jedného z nasledujúcich dôvodov:

1. Zošity, ktoré obsahujú tabuľky alebo mapy XML, nemožno zdieľať. Pred zdieľaním súboru programu Excel preto nezabudnite skonvertovať tabuľky na rozsahy a odstrániť mapy XML.
2. Aby ste mohli zdieľať zošit, je potrebné vypnúť niektoré nastavenia ochrany osobných údajov. Prejdite na Súbor > Možnosti aplikácie Excel > Centrum dôvery , kliknite na Nastavenia centra dôveryhodnosti... a v časti Možnosti ochrany osobných údajov zrušte začiarknutie políčka Odstránenie osobných údajov z vlastností súboru pri ukladaní box.

Ako zdieľať zošit programu Excel a chrániť sledovanie zmien

Ak chcete nielen zdieľať súbor programu Excel, ale aj zabezpečiť, aby nikto nevypol históriu zmien alebo neodstránil zošit zo zdieľaného používania, postupujte týmto spôsobom:

1. Na Prehľad na karte Zmeny kliknite na skupinu Pracovný zošit Ochrana a zdieľanie tlačidlo.
2. Stránka Ochrana zdieľaného zošita zobrazí sa dialógové okno a vy vyberiete Zdieľanie so sledovaním zmien začiarkavacie políčko.
3. Zadajte heslo do Heslo (voliteľné) kliknite na OK a potom opätovne zadajte heslo a potvrďte ho.

   Hoci je zadanie hesla nepovinné, radšej ho urobte. Inak nemá zmysel túto možnosť používať, pretože ktokoľvek by mohol odstrániť ochranu, a tým zastaviť zdieľanie zošita.

4. Uložte zošit.

Kliknutie na OK vo vyššie uvedenom dialógovom okne zmení Pracovný zošit Ochrana a zdieľanie tlačidlo na páse Zrušenie ochrany zdieľaného zošita a kliknutím na toto tlačidlo sa odstráni ochrana zdieľaného zošita a zároveň sa zastaví jeho zdieľanie.

Poznámka: Ak je zošit už zdieľaný a chcete zdieľanie chrániť heslom, musíte najprv zdieľanie zošita zrušiť.

Ochrana pracovného hárka vs. ochrana zdieľaného zošita

Stránka Pracovný zošit Ochrana a zdieľanie možnosť zabraňuje iba vypnutiu sledovania zmien v zdieľanom zošite, ale nebráni ostatným používateľom upravovať alebo odstraňovať obsah zošita.

Ak chcete ľuďom zabrániť v zmene dôležitých informácií v dokumente programu Excel, musíte pred zdieľaním uzamknúť niektoré oblasti ("pred" je tu dôležité slovo, pretože ochranu pracovného hárka nemožno použiť na zdieľaný zošit programu Excel):

• Ako uzamknúť určité bunky v programe Excel
• Ako uzamknúť vzorce v programe Excel

Obmedzenia zdieľaného zošita programu Excel

Keď sa rozhodnete zdieľať svoj súbor programu Excel, majte na pamäti, že to môže používateľom spôsobiť určité problémy, pretože nie všetky funkcie sú v zdieľaných zošitoch plne podporované. Tu sú niektoré z obmedzení:

V skutočnosti budete môcť používať existujúce funkcie, ale nebudete ich môcť pridávať ani meniť. Ak teda chcete využívať niektorú z uvedených možností, nezabudnite ich použiť. pred zdieľanie súboru Excel. Úplný zoznam funkcií nepodporovaných v zdieľaných zošitoch nájdete na webovej lokalite spoločnosti Microsoft.

Ako upraviť zdieľaný zošit programu Excel

Po otvorení zdieľaného zošita môžete bežným spôsobom zadávať nové alebo meniť existujúce údaje.

Môžete tiež identifikujte svoju prácu v spoločnom zošite:

1. Kliknite na tlačidlo Súbor karta> Možnosti .
2. V Všeobecné Prejdite nadol na kategóriu Prispôsobte si svoju kópiu balíka Office sekcia.
3. V Meno používateľa zadajte meno používateľa, ktoré chcete zobraziť, a kliknite na tlačidlo OK .

Teraz môžete zadávať a upravovať údaje ako zvyčajne, pričom nezabudnite na nasledujúce obmedzenia zdieľaných zošitov.

Ako vyriešiť konfliktné zmeny v zdieľanom súbore Excel

Keď dvaja alebo viacerí používatelia súčasne upravujú ten istý zošit, niektoré úpravy môžu ovplyvniť tú istú bunku (bunky). V takýchto situáciách Excel zachová zmeny používateľa, ktorý zošit uloží ako prvý. Keď sa iný používateľ pokúsi zošit uložiť, Excel zobrazí Riešenie konfliktov dialógové okno s podrobnosťami o každej konfliktnej zmene:

Ak chcete vyriešiť konfliktné zmeny, vykonajte jednu z nasledujúcich možností:

• Ak chcete zachovať zmenu, kliknite na Prijať moje .
• Ak chcete zachovať zmenu druhého používateľa, kliknite na tlačidlo Prijať iné .
• Ak chcete zachovať všetky zmeny, kliknite na Prijať všetky moje .
• Ak chcete zachovať všetky zmeny druhého používateľa, kliknite na tlačidlo Prijať všetkých ostatných .

Tip. Ak chcete uložiť kopírovať zdieľaného zošita so všetkými vašimi zmenami, kliknite na Zrušiť tlačidlo v Riešenie konfliktov a potom uložte zošit pod iným názvom ( Súbor > Uložiť ako ). Svoje zmeny budete môcť zlúčiť neskôr.

Ako vynútiť, aby posledné zmeny automaticky prepisovali predchádzajúce zmeny

Ak chcete, aby najnovšie zmeny automaticky prepísali všetky predchádzajúce zmeny (vykonané vami alebo inými používateľmi) bez zobrazenia Riešenie konfliktov v dialógovom okne vykonajte nasledujúce kroky:

1. Na Prehľad na karte Zmeny kliknite na položku Zdieľanie pracovného zošita .
2. Prepnite na Pokročilé vyberte kartu Uložené zmeny vyhrávajú pod Konfliktné zmeny medzi používateľmi a kliknite na tlačidlo OK .

Ak chcete zobraziť všetky zmeny, ktoré boli vykonané v zdieľanom zošite, použite Sledovanie zmien funkciu na Prehľad na karte Zmeny skupiny. Zobrazí sa, kedy bola konkrétna zmena vykonaná, kto ju vykonal a aké údaje boli zmenené. Viac informácií nájdete v časti:

• Zobrazenie histórie zmien na samostatnom hárku
• Prijatie alebo zamietnutie zmien vykonaných inými

Ako zlúčiť rôzne kópie zdieľaného zošita

V niektorých situáciách môže byť výhodnejšie uložiť niekoľko kópií spoločného zošita a potom zlúčiť zmeny vykonané rôznymi používateľmi:

1. Zdieľajte súbor programu Excel na lokálne sieťové umiestnenie.
2. Ostatní používatelia teraz môžu otvoriť zdieľaný súbor a pracovať s ním, pričom každý z nich uloží svoju vlastnú kópiu zdieľaného zošita do rovnakého priečinka, ale s iným názvom súboru.
3. Pridajte Porovnanie a zlúčenie zošitov na panel nástrojov Rýchly prístup. Podrobný postup, ako to urobiť, nájdete tu.
4. Otvorte primárnu verziu zdieľaného zošita.
5. Kliknite na tlačidlo Porovnanie a zlúčenie zošitov na paneli nástrojov Rýchly prístup.

   

6. V Výber súborov na zlúčenie vyberte všetky kópie, ktoré chcete zlúčiť (ak chcete vybrať niekoľko súborov, podržte kláves Shift, kým klikáte na názvy súborov, a potom kliknite na tlačidlo OK) .

Hotovo! Zmeny rôznych používateľov sa zlúčili do jedného zošita. Teraz môžete zmeny zvýrazniť, aby ste si mohli všetky úpravy prezrieť na prvý pohľad.

Ako odstrániť používateľov zo zdieľaného zošita programu Excel

Zdieľanie súboru Excel pre viacerých používateľov môže viesť k mnohým konfliktným zmenám. Aby ste tomu zabránili, možno budete chcieť odpojiť určité osoby od zdieľaného zošita.

Ak chcete odstrániť používateľa zo zdieľaného zošita, postupujte takto:

1. Na Prehľad na karte Zmeny kliknite na skupinu Zdieľanie pracovného zošita tlačidlo.
2. Na Úprava stránky vyberte meno používateľa, ktorého chcete odpojiť, a kliknite na tlačidlo Tlačidlo Odstrániť používateľa .

Poznámka: Táto akcia odpojí používateľov len pre aktuálnu reláciu, ale nebráni im v opätovnom otvorení a úprave zdieľaného súboru Excel.

Ak vybraný používateľ práve upravuje zdieľaný zošit, Microsoft Excel vás upozorní, že všetky neuložené zmeny tohto používateľa sa stratia. Kliknete na tlačidlo OK pokračovať alebo Zrušiť na prerušenie operácie a umožnenie používateľovi uložiť svoju prácu.

Ak ste boli odpojení práve vy, môžete svoju prácu zachovať uložením zdieľaného zošita s iným názvom, potom znovu otvoriť pôvodný zdieľaný zošit a zlúčiť svoje zmeny z uloženej kópie.

Ak chcete vymazať osobné názory odstráneného používateľa, prepnite na Zobraziť karta> Zobrazenia pracovného zošita a kliknite na tlačidlo Vlastné zobrazenia V Vlastné Zobrazenia vyberte zobrazenia, ktoré chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo Odstrániť .

Ako zrušiť zdieľanie súboru Excel

Po ukončení tímovej práce môžete ukončiť zdieľanie pracovného zošita týmto spôsobom:

Otvorte Zdieľanie pracovného zošita dialógové okno ( Prehľad karta> Zmeny skupina). Na Úprava stránky vymažte kartu Povolenie zmien viacerým používateľom súčasne... začiarknite políčko a kliknite na tlačidlo OK .

Excel zobrazí upozornenie, že sa chystáte odstrániť súbor zo zdieľaného používania a vymazať históriu zmien. Ak to chcete, kliknite na tlačidlo Áno , v opačnom prípade Nie .

Poznámky:

1. Pred vymazaním tohto políčka sa uistite, že ste jedinou osobou uvedenou pod Kto má teraz otvorený tento zošit . Ak sú v zariadení ďalší používatelia, najprv ich odpojte.
2. Ak je políčko nezaškrtnuté (sivé), pravdepodobne je zapnutá ochrana zdieľaného zošita. Ak chcete zrušiť ochranu zošita, kliknite na tlačidlo OK a zatvorte okno Zdieľanie pracovného zošita dialógové okno a potom kliknite na Tlačidlo Zrušiť ochranu zdieľaného zošita na Prehľad na karte Zmeny skupina.

Ako zdieľať zošit programu Excel pomocou služby OneDrive

Ďalším spôsobom zdieľania zošita programu Excel je jeho uloženie do služby OneDrive, pozvanie kolegov, aby na ňom pracovali, a okamžité zobrazenie vzájomných zmien. Spoločnosť Microsoft to nazýva spoluautorstvo .

Uloženie a zdieľanie pracovného zošita

Na stránke Excel 2013 a Excel 2010 , ak chcete uložiť zošit do služby OneDrive, vykonajte tieto kroky:

1. Kliknite na . Súbor > Zdieľať > Uloženie do cloudu .
2. Pozvite ľudí k spolupráci na pracovnom zošite tak, že do príslušného poľa napíšete ich mená alebo e-mailové adresy.
3. Uistite sa, že Môže upravovať je vybraná v rozbaľovacom zozname vpravo (predvolené nastavenie) a kliknite na Zdieľať .

Na stránke Excel 2016 , môžete jednoducho kliknúť na Zdieľať v pravom hornom rohu, uložte zošit do cloudového umiestnenia (OneDrive, OneDrive for Business alebo knižnica SharePoint Online), zadajte e-mailové adresy do Pozývajte ľudí a oddeľte ich bodkočiarkou a potom kliknite na Zdieľať na paneli (pozri obrázok nižšie).

Kliknutím na Zdieľať Tlačidlo odošle e-mailovú správu každej osobe, kópia sa pre istotu pošle aj vám. Ak chcete odkaz poslať radšej sami, kliknite na tlačidlo Získajte prepojenie na zdieľanie v spodnej časti okna.

Spoluautorstvo s inými ľuďmi

Keď vaši kolegovia dostanú pozvánku, jednoducho kliknú na prepojenie, aby otvorili zošit v aplikácii Excel Online, a potom kliknú na Upraviť zošit > Upraviť v prehliadači upraviť súbor.

Predplatitelia aplikácie Excel 2016 pre Office 365 (ako aj používatelia aplikácií Excel Mobile, Excel pre iOS a Excel pre Android) môžu spoluvytvárať v aplikácii Excel pre počítače kliknutím na Upraviť zošit > Upraviť v programe Excel.

Tip. Ak používate program Excel 2016, môžete tiež kliknúť na Súbor > Otvorte stránku a potom vyberte Zdieľané so mnou .

Teraz, akonáhle začnú zošit upravovať iní používatelia, v pravom hornom rohu sa zobrazia ich mená (niekedy obrázky, iniciály alebo dokonca "G", ktoré znamená hosť). Výbery ostatných používateľov môžete vidieť v rôznych farbách, váš vlastný výber je tradične zelený:

Poznámka: Ak používate inú verziu ako Excel 2016 pre Office 365 alebo Excel Online, nemusíte vidieť výbery iných ľudí. Všetky ich úpravy zdieľaného zošita sa však zobrazia v reálnom čase.

Ak sa na úprave podieľajú viacerí používatelia a stratíte prehľad o tom, kto upravuje konkrétnu bunku, kliknite na túto bunku a meno osoby sa zobrazí.

Ak chcete prejsť na bunku, ktorú niekto upravuje, kliknite na jeho meno alebo obrázok a potom kliknite na zelené pole s adresou bunky.

Takto môžete zdieľať súbor programu Excel s ostatnými používateľmi. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!