В этом кратком руководстве описаны 4 возможных способа преобразования файлов Excel в PDF - с помощью функции Excel "Сохранить как", программного обеспечения Adobe, онлайн-конвертеров Excel в PDF и настольных инструментов.

Преобразование рабочей таблицы Excel в PDF часто необходимо, если вы хотите позволить другим пользователям просматривать ваши данные, но не редактировать их. Вы также можете захотеть преобразовать вашу таблицу Excel в более аккуратный формат PDF для медиа-кита, презентации и отчетов или сделать файл, который смогут открыть и прочитать все пользователи, даже если у них не установлен Microsoft Excel, например, на планшете или телефоне.

В наши дни PDF является, пожалуй, одним из самых популярных форматов файлов. По данным Google, в Интернете насчитывается более 153 миллионов файлов PDF и только 2,5 миллиона файлов Excel (.xls и .xlsx).

Далее в этой статье я расскажу о нескольких возможных способах экспорта Excel в PDF с подробными шагами и скриншотами:

Сохраняйте документы Excel в формате PDF

Хотя форматы .pdf и .xls существуют уже довольно давно и оба всегда были популярны среди пользователей, возможность экспортировать файлы Excel непосредственно в PDF появилась в Excel 2007. Таким образом, если у вас есть любая версия Excel с 2007 по 365, вы можете быстро и просто выполнить конвертацию в PDF.

Microsoft Excel позволяет экспортировать выбранные диапазоны или таблицы, а также сохранять один или несколько рабочих листов или всю рабочую книгу в виде PDF-файла.

1. Откройте рабочую книгу Excel и выберите диапазоны или листы, которые необходимо преобразовать в PDF-файл.
   • Если вы хотите экспортировать таблица Установите курсор в любую ячейку таблицы.
   • Чтобы экспортировать определённый лист просто сделайте его активным, щелкнув на вкладке этого листа.
   • Для преобразования несколько рабочих листов Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого листа, удерживая Shift, и щелкните вкладку последнего листа, который вы хотите выбрать. Чтобы выбрать несмежные листы, удерживая Ctrl, щелкните вкладки каждого листа, который вы хотите сохранить в формате PDF.
   • Если вы хотите сохранить вся тетрадь как один PDF файл, пропустите этот шаг : )
2. Нажмите Файл> Сохранить как .
3. В Сохранить как в диалоговом окне выберите PDF (.*pdf) из " Сохранить как тип" выпадающий список.

   

   Если вы хотите просмотреть полученный PDF-файл после сохранения, убедитесь, что параметр Открыть файл после публикации установлен флажок.

   Смотрите также: IF VLOOKUP в Excel: формула Vlookup с условием If

   Выберите один из следующих вариантов в разделе Оптимизировать для :

   • Если полученный PDF-документ требует высокого качества печати, нажмите кнопку Стандарт (публикация в Интернете и печать).
   • Если размер файла PDF более важен, чем качество печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
4. Нажмите кнопку Опции... в левой нижней части окна (см. скриншот выше).
5. Сайт Опции откроется диалоговое окно, и вы выберете один из вариантов в соответствии с вашими потребностями:
   • Выбор - экспортируется текущий выбранный диапазон (диапазоны).
   • Активный лист(ы) - сохраняет либо текущий рабочий лист, либо все выбранные листы в одном PDF-файле.
   • Таблица - экспортируется активная таблица, т.е. таблица, в которой в данный момент находится указатель мыши.
   • Вся рабочая тетрадь - самоочевидно : )

   

6. Нажмите кнопку OK чтобы закрыть диалоговое окно, и все готово.

Как видите, экспортировать файлы Excel в PDF с помощью встроенных средств Excel очень просто. Конечно, Microsoft Excel предоставляет лишь несколько базовых настроек, но при небольшом опыте можно научиться подготавливать исходные файлы таким образом, что никаких дополнительных настроек не потребуется. В любом случае, если вас не устраивают возможности программы Excel Сохранить как Давайте рассмотрим предложения Adobe.

Экспорт файлов Excel в PDF с помощью инструментов Adobe

К сожалению, Adobe не так щедра, как Microsoft, когда речь идет о конвертации Excel в PDF, и не предоставляет для этого бесплатных средств. Однако эта функция включена в платные инструменты или подписки, которые - надо отдать им должное - делают свою работу действительно хорошо.

Adobe Reader

Adobe Reader X и более ранние версии включали возможность установки Adobe PDF Printer, который можно было использовать для экспорта файлов Excel в PDF. Однако эта функция недоступна в последней версии Adobe Reader XI.

Вместо этого они представили Создать PDF вкладка, позволяющая сделать PDF из файлов .xls или .xlsx одним нажатием кнопки, при условии наличия платной подписки.

Adobe Acrobat XI Pro

Если вы один из немногих счастливых пользователей этого мощного пакета, то создать PDF-файл из листа Excel будет так же просто, как нажать кнопку PDF из файла... под Создать панель инструментов.

Кроме того, Adobe Acrobat Pro позволяет создать PDF-файл непосредственно из Excel одним из следующих способов:

• Нажмите кнопку Создать PDF кнопка на Acrobat вкладка на ленте Excel.
• Переключитесь на Файл вкладку и нажмите кнопку Сохранить как Adobe PDF.
• Нажмите Файл> Печать, выберите Adobe PDF и настройте параметры.

Если вы хотите получить 30-дневную пробную версию Adobe Acrobat XI, вы можете скачать ее здесь. Если вы не готовы платить 20 долларов в месяц за подписку на Acrobat XI Pro, давайте посмотрим, что могут предложить бесплатные конвертеры Excel в PDF.

Бесплатные онлайн-конвертеры Excel в PDF

К счастью для нас, в Интернете существует множество бесплатных конвертеров Excel в PDF, которые предоставляют различные варианты преобразования документов Excel в файлы PDF. Ниже вы найдете обзоры 4 самых популярных онлайн-конвертеров.

Чтобы проверить возможности онлайн-конвертеров PDF на различных типах данных, я создал следующие две рабочие книги:

Рабочая тетрадь для тестирования 1: несколько таблиц в разных форматах

Контрольная работа 2: Шаблон Microsoft для планирования праздничных подарков

Теперь, когда подготовка завершена, давайте посмотрим, как справятся с этой задачей онлайн-конвертеры Excel в PDF.

PDF Конвертер

Еще один онлайн-конвертер Excel в PDF доступен по адресу www.freepdfconvert.com. Помимо листов Excel, этот инструмент может конвертировать в PDF документы Word, презентации PowerPoint, а также веб-страницы и изображения.

Как вы видите на изображении выше, интерфейс также очень понятен и практически не требует пояснений. Вы просто перемещаетесь между вкладками, чтобы выбрать нужный тип конвертации, затем находите исходный файл, выбираете нужный формат и нажимаете кнопку Конвертировать .

После завершения преобразования вы можете загрузить полученный PDF-файл на свой компьютер или сохранить его в Google docs:

Конвертер Excel в PDF имеет бесплатную версию и платную подписку. Вот основные ограничения бесплатной версии:

• Для конвертирования другого файла необходимо подождать 30 минут.
• Ограниченное количество конверсий - 10 в месяц.

Если вам интересно узнать больше об этом инструменте, вы можете найти полный список функций, а также список доступных подписок и цен здесь.

Результаты:

В отличие от предыдущего PDF-конвертера, этот показал очень приличные результаты на 1-й рабочей тетради, без искажений формата и ошибок.

Что касается второй рабочей книги, то она была точно и безупречно преобразована... в документ Word (.docx). Моей первой мыслью было то, что я по ошибке выбрал неправильный формат для преобразования, поэтому я повторил процесс и получил тот же результат, как показано на скриншоте ниже:

Поразмыслив, я пришел к следующему выводу. Конвертер не смог правильно экспортировать пользовательский формат моего листа Excel в PDF, поэтому он преобразовал его в наиболее близкий формат. На самом деле сохранить документ Word в формате PDF с помощью программы Word было делом нескольких секунд. Сохранить как и получите в результате хорошо отформатированный PDF-файл.

Онлайн-конвертер Soda PDF

Этот онлайновый PDF-конвертер позволяет создавать PDF-документы из многих форматов, включая Microsoft Excel, Word и PowerPoint, а также из изображений JPEG, PNG и HTML-страниц.

Онлайн-сервисы Soda PDF предоставляют бесплатное и платное членство. Бесплатно вы можете получить неограниченное создание PDF и ограниченное количество PDF-конверсий, один файл каждые 30 минут. Если вы хотите большего, вам придется перейти на Premium (около $ 10 за 3 месяца). В этом случае вы также получите возможность объединять и разделять PDF-файлы.

Результаты:

Этот онлайн-конвертер Excel в PDF практически безупречен. 1-я рабочая книга была преобразована в PDF безупречно, 2-я рабочая книга также была преобразована без ошибок, но первая буква в одном слове была усечена:

Как видите, ни один из бесплатных онлайн-конвертеров Excel в PDF не является идеальным, хотя Soda PDF очень близок к этому. Кто-то может подумать, что проблема в моих исходных документах Excel. Согласен, вторая рабочая книга имеет довольно сложный пользовательский формат. Это потому, что моей целью было провести своего рода "стресс-тестирование", чтобы выявить реальный потенциал онлайн-конвертеров PDF в Excel, поскольку ваш реальныйрабочие тетради могут быть гораздо более сложными и изощренными по содержанию и формату.

Ради эксперимента я преобразовал обе тестовые рабочие книги в формат PDF с помощью диалогового окна Excel "Сохранить как", и он справился с задачей абсолютно точно - полученные PDF-файлы были точными копиями исходных документов Excel.

Настольные конвертеры Excel в PDF

Помимо онлайн-конвертеров Excel в PDF, существует множество настольных инструментов для преобразования файлов Excel в PDF-документы, которые предоставляют различные возможности в зависимости от того, что вы ожидаете от конечного документа: от бесплатных утилит, работающих в один клик, до профессиональных пакетов корпоративного уровня. Поскольку нас в основном интересуют бесплатные конвертеры Excel в PDF, давайте подробнее рассмотрим несколько таких инструментов.

Foxit Reader - бесплатный настольный конвертер Excel в PDF

Foxit Reader - это небольшая программа для просмотра PDF-файлов, которая позволяет просматривать, подписывать и печатать PDF-файлы, а также создавать PDF-документы из рабочих книг Excel. Она позволяет конвертировать таблицы Excel в PDF либо из Foxit Reader, либо непосредственно из Excel.

Преобразование Excel в PDF из Foxit Reader

Это самый быстрый способ преобразования рабочей книги Excel в PDF, требующий всего 3 быстрых шага.

1. Откройте файл Excel.

   На Файл вкладка, нажмите Создать > Из файла тогда Из файла снова и найдите документ Excel, который нужно преобразовать.

   

2. Просмотрите файл PDF .

   Как только вы выбрали файл Excel, Foxit Reader сразу же открывает его в формате PDF. Очень приятной особенностью является то, что вы можете одновременно открыть несколько файлов PDF, каждый из которых будет находиться на отдельной вкладке, как показано на скриншоте ниже:

   

   Обратите внимание, что список праздничных подарков Excel, который был твердым орешком для большинства онлайн-конвертеров Excel в PDF, не представляет никакой сложности для этого настольного инструмента!

3. Сохраните файл PDF .

   Если все в порядке, нажмите Сохранить как на Файл или нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить файл. Да, это так просто!

Примечание. Foxit Reader сохраняет в PDF все листы выбранной рабочей книги. Поэтому, если вы хотите преобразовать только определенный рабочий лист, сначала сохраните его как отдельную рабочую книгу.

Преобразование файла Excel в PDF из Excel

Этот подход рекомендуется, если вы хотите получить больше возможностей для предварительный просмотр и настроить полученный документ PDF.

После установки Foxit Reader добавляет " Foxit Reader PDF Printer " в список принтеров, который, по сути, является псевдопринтером, который можно использовать для настройки окончательного вида вашего PDF-документа.

1. Откройте файл Excel для преобразования в PDF.

   Откройте рабочую книгу Excel, переключитесь на Файл вкладка, нажмите Печать , и выберите Foxit Reader PDF Printer в списке принтеров.

   

2. Настройте параметры.

   Под Настройки раздел, у вас есть следующие возможности выбора:

   • Преобразование активного листа, всей рабочей книги или выделенной области в PDF.
   • Выберите ориентацию документа - книжную или альбомную.
   • Определите формат бумаги и поля.
   • Уместить лист, все столбцы или все строки на одной странице.

   По мере внесения изменений они немедленно отражаются в документе Предварительный просмотр справа.

   Если вам нужны дополнительные параметры, нажмите кнопку Настройка страницы ссылка внизу Настройки .

   

3. Настройте дополнительные параметры (необязательно).

   Использование Настройка страницы В диалоговом окне можно добавить пользовательский верхний или нижний колонтитул, изменить порядок страниц, показать или скрыть линии сетки и многое другое.

   

4. Сохраните файл PDF.

Когда все правки будут завершены, нажмите кнопку Печать кнопку для сохранения файла. В результате откроется стандартная программа Excel Сохранить как диалоговое окно, в котором вы выбираете папку назначения и вводите имя файла.

Primo PDF - псевдопринтер для преобразования Excel в PDF

PrimoPDF - это еще один псевдопринтер, который поможет вам экспортировать документы Excel в формат PDF. Функции и опции, предоставляемые этой программой, очень похожи на возможности Foxit Reader, и вы настраиваете ее точно так же - выбираете PrimoPDF по адресу Принтер и поиграйте с настройками.

Если ни один из представленных инструментов не подходит для решения вашей задачи, вы можете попробовать альтернативные методы, например, загрузить файлы Excel в Google Sheets, а затем экспортировать их в PDF, или конвертировать Excel в PDF с помощью Open Office.

В некоторых ситуациях вам может пригодиться преобразование рабочего листа Excel в изображение в формате JPG, PNG или GIF.

В следующей статье мы рассмотрим противоположную задачу и изучим особенности импорта файлов PDF в Excel. Я благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас снова на следующей неделе!