Acest tutorial explică cum să utilizați funcția Excel Subtotal pentru a aduna, număra sau calcula automat media diferitelor grupuri de celule. De asemenea, veți învăța cum să afișați sau să ascundeți detaliile subtotalului, să copiați numai rândurile subtotalului și cum să eliminați subtotalurile.

Fișele de lucru cu multe date pot avea adesea un aspect dezordonat și dificil de înțeles. Din fericire, Microsoft Excel oferă o funcție puternică de subtotal care vă permite să rezumați rapid diferite grupuri de date și să creați un contur pentru foile dvs. de lucru. Vă rugăm să faceți clic pe următoarele linkuri pentru a afla detalii.

Ce este subtotalul în Excel?

În general, subtotalul este suma unui set de numere, care se adaugă apoi la un alt set (alte seturi) de numere pentru a obține totalul general.

În Microsoft Excel, funcția Subtotal nu se limitează doar la totalizarea unor subgrupuri de valori dintr-un set de date, ci vă permite să grupați și să rezumați datele utilizând SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX și alte funcții. În plus, creează o ierarhie de grupuri, cunoscută sub numele de contur, care vă permite să afișați sau să ascundeți detaliile pentru fiecare subtotal sau să vizualizați doar un rezumat al subtotalurilor și al sumei generale.totaluri.

De exemplu, iată cum pot arăta subtotalurile Excel:

Cum să inserați subtotaluri în Excel

Pentru a adăuga rapid subtotaluri în Excel, efectuați următorii pași.

1. Organizați datele sursă

Funcția Excel Subtotal necesită ca datele sursă să fie aranjate într-o ordine corectă și să nu conțină rânduri goale.

Așadar, înainte de a adăuga subtotaluri, asigurați-vă că sortare coloana după care doriți să grupați datele. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să faceți clic pe butonul Filtru de pe butonul Date apoi faceți clic pe săgeata de filtrare și selectați să sortați fie de la A la Z, fie de la Z la A:

Pentru a elimina celulele goale fără a vă strica datele, urmați aceste instrucțiuni: Cum să eliminați toate rândurile goale în Excel.

2. Adăugați subtotaluri

Selectați orice celulă din setul dvs. de date, mergeți la fereastra Date tab> Schiță grup, apoi faceți clic pe Subtotal .

Sfat. Dacă doriți să adăugați subtotaluri numai pentru o anumită parte a datelor, selectați intervalul dorit înainte de a face clic pe butonul Subtotal buton.

3. Definiți opțiunile de subtotal

În caseta de dialog Subtotal, specificați cele trei lucruri principale - după ce coloană să se grupeze, ce funcție de rezumat să se utilizeze și ce coloane să se subtotalizeze:

• În La fiecare schimbare de cutie , selectați coloana care conține datele pe care doriți să le grupați.
• În Utilizați caseta de funcții , selectați una dintre următoarele funcții:
  • Sum - adunați numerele.
  • Count - număra celulele care nu sunt goale (aceasta va introduce formule de subtotal cu funcția COUNTA).
  • Media - calculează media numerelor.
  • Max - returnează cea mai mare valoare.
  • Min - returnează cea mai mică valoare.
  • Produs - calculează produsul celulelor.
  • Count Numbers (Numără numere) - număra celulele care conțin numere (aceasta va insera formule de subtotal cu funcția COUNT).
  • StdDev - calculează deviația standard a unei populații pe baza unui eșantion de numere.
  • StdDevp - returnează abaterea standard pe baza unei întregi populații de numere.
  • Var - estimează varianța unei populații pe baza unui eșantion de numere.
  • Varp - estimează varianța unei populații pe baza unei întregi populații de numere.
• Sub Se adaugă subtotalul la , bifați caseta de selectare pentru fiecare coloană pe care doriți să o subtotalizați.

În acest exemplu, grupăm datele în funcție de Regiune și utilizați funcția SUM pentru a totaliza numerele din coloana Vânzări și Profit coloane.

În plus, puteți selecta oricare dintre următoarele opțiuni:

• Pentru a insera o pauză de pagină automată după fiecare subtotal, selectați opțiunea Pauză de pagină între grupuri cutie.
• Pentru a afișa un rând de rezumat deasupra rândului de detalii, ștergeți caseta Rezumatul datelor de mai jos Pentru a afișa un rând de rezumat sub rândul de detalii, bifați această casetă de selectare (de obicei selectată în mod implicit).
• Pentru a suprascrie orice subtotaluri existente, păstrați Înlocuirea subtotalurilor curente în caz contrar, dezactivați această casetă.

În cele din urmă, faceți clic pe butonul OK Subtotalurile vor apărea sub fiecare grup de date, iar totalul general va fi adăugat la sfârșitul tabelului.

Odată ce subtotalurile sunt inserate în foaia de calcul, acestea se vor recalcula automat pe măsură ce modificați datele sursă.

Sfat: Dacă subtotalurile și totalul general nu sunt recalculate, asigurați-vă că ați setat registrul de lucru să calculeze automat formulele ( Fișier > Opțiuni > Formule> Opțiuni de calcul > Calculul caietului de lucru > Automat ).

3 lucruri pe care ar trebui să le știți despre caracteristica Subtotal Excel

Excel Subtotal este foarte puternic și versatil și, în același timp, este o funcție foarte specifică în ceea ce privește modul în care calculează datele. Mai jos, veți găsi explicațiile detaliate ale specificităților Subtotalului.

1. Doar rândurile vizibile sunt subtotalizate

În esență, Excel Subtotal calculează valorile din celulele vizibile și ignoră rândurile filtrate. Cu toate acestea, include valorile din rândurile ascunse manual, adică rândurile care au fost ascunse prin utilizarea butonului Ascundeți rândurile comanda de pe Acasă tab> Celule grup> Format > Ascundeți & Dezascundeți , sau făcând clic dreapta pe rânduri și apoi pe Ascundeți Următoarele câteva paragrafe explică aspectele tehnice.

Aplicarea funcției Subtotal în Excel creează automat formule SUBTOTAL care efectuează un anumit tip de calcul, cum ar fi suma, numărătoarea, media etc. Funcția este definită de numărul din primul argument (function_num) care aparține unuia dintre următoarele seturi:

• 1 - 11 ignoră celulele filtrate, dar include rândurile ascunse manual.
• 101 - 111 ignoră toate rândurile ascunse (filtrate și ascunse manual).

Funcția Excel Subtotal inserează formule cu numărul de funcții 1-11.

În exemplul de mai sus, inserarea subtotalurilor cu ajutorul funcției Sum creează această formulă: SUBTOTAL(9, C2:C5) Unde 9 reprezintă funcția SUM, iar C2:C5 este primul grup de celule care trebuie subtotalizate.

Dacă filtrezi, să zicem, Lămâi și Portocale , acestea vor fi eliminate automat din subtotaluri. Cu toate acestea, dacă ascundeți aceste rânduri manual, ele vor fi incluse în subtotaluri. Imaginea de mai jos ilustrează diferența:

La excluderea rândurilor ascunse manual astfel încât să se calculeze numai celulele vizibile, modificați formula Subtotal înlocuind numărul de funcții 1-11 cu numărul corespunzător 101-111.

În exemplul nostru, pentru a însuma numai celulele vizibile, excluzând rândurile ascunse manual, modificați SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) la SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Pentru mai multe informații despre utilizarea formulelor de subtotal în Excel, vă rugăm să consultați tutorialul privind funcția SUBTOTAL.

2. Totalurile generale sunt calculate din datele inițiale

Funcția Excel Subtotal calculează totalurile generale din datele originale, nu din valorile subtotalului.

De exemplu, inserarea subtotalurilor cu ajutorul funcției Average calculează media mare ca medie aritmetică a tuturor valorilor originale din celulele C2:C19, neglijând valorile din rândurile subtotalurilor. Comparați doar următoarele capturi de ecran pentru a vedea diferența:

3. Subtotalurile nu sunt disponibile în tabelele Excel

Dacă butonul Subtotal este gri pe panglică, cel mai probabil lucrați cu un tabel Excel. Deoarece funcția Subtotal nu poate fi utilizată cu tabelele Excel, va trebui să convertiți mai întâi tabelul într-un interval obișnuit. Vă rugăm să consultați acest tutorial pentru pașii detaliați: Cum să convertiți tabelul Excel în interval.

Cum să adăugați mai multe subtotaluri în Excel (subtotaluri imbricate)

Exemplul anterior a demonstrat cum să inserăm un nivel de subtotaluri. Și acum, să mergem mai departe și să adăugăm subtotaluri pentru grupurile interioare în cadrul grupurilor exterioare corespunzătoare. Mai exact, vom grupa datele din eșantionul nostru în funcție de Regiune mai întâi, apoi se împarte în funcție de Articolul .

1. Sortați datele după mai multe coloane

Atunci când introduceți subtotaluri imbricate în Excel, este important să sortați datele din toate coloanele după care doriți să grupați subtotalurile. Pentru a face acest lucru, accesați fereastra Date tab> Sortare & Filtrare grup, faceți clic pe butonul Sortare buton , și adăugați două sau mai multe niveluri de sortare:

Pentru instrucțiuni detaliate, consultați Cum să sortați după mai multe coloane.

Ca rezultat, valorile din primele două coloane sunt sortate în ordine alfabetică:

2. Introduceți primul nivel de subtotaluri

Selectați orice celulă din lista de date și adăugați primul nivel exterior de subtotaluri, așa cum s-a demonstrat în exemplul anterior. Ca rezultat, veți avea Vânzări și Profit subtotaluri pe Regiune :

3. Introduceți niveluri imbricate de subtotaluri

Cu subtotalurile exterioare la locul lor, faceți clic pe Date > Subtotaluri din nou pentru a adăuga un nivel de subtotal interior:

• În La fiecare modificare a selectați cea de-a doua coloană după care doriți să grupați datele.
• În Utilizați funcția selectați funcția de rezumat dorită.
• Sub Se adaugă subtotalul la , selectați coloana (coloanele) pentru care doriți să calculați subtotalurile. Aceasta poate fi aceeași coloană (aceleași coloane) ca în subtotalurile exterioare sau altele diferite.

În cele din urmă, ștergeți Înlocuirea subtotalurilor curente Acesta este punctul cheie care împiedică suprascrierea nivelului exterior al subtotalurilor.

Repetați acest pas pentru a adăuga mai multe subtotaluri imbricate, dacă este necesar.

În acest exemplu, nivelul interior al subtotalului va grupa datele în funcție de Articolul și se însumează valorile din coloana Vânzări și Profit coloane:

Ca rezultat, Excel va calcula totalurile pentru fiecare element din fiecare regiune, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos:

De dragul spațiului, se va folosi Regiunea Est este extins pentru a afișa grupul imbricate Articolul subtotalurile, iar alte 3 grupuri de regiuni sunt restrânse (următoarea secțiune explică cum se face acest lucru: Afișarea sau ascunderea detaliilor subtotalurilor).

Adăugarea de subtotaluri diferite pentru aceeași coloană

Atunci când utilizați subtotaluri în Excel, nu sunteți limitat la inserarea unui singur subtotal pe coloană. De fapt, puteți rezuma datele din aceeași coloană cu oricâte funcții diferite doriți.

De exemplu, în tabelul din exemplul nostru, în plus față de totalurile regiunilor, am putea afișa o medie pentru Vânzări și Profit coloane:

Pentru a obține un rezultat asemănător cu cel din captura de ecran de mai sus, efectuați pașii descriși în Cum să adăugați mai multe subtotaluri în Excel. Nu uitați doar să ștergeți Înlocuirea subtotalurilor curente de fiecare dată când adăugați al doilea și toate nivelurile ulterioare de subtotaluri.

Cum se utilizează subtotalurile în Excel

Acum că știți cum să faceți subtotaluri în Excel pentru a obține instantaneu un rezumat pentru diferite grupuri de date, următoarele sfaturi vă vor ajuta să controlați pe deplin funcția de subtotal Excel.

Afișați sau ascundeți detaliile subtotalului

Pentru a afișa rezumatul datelor, adică numai subtotalurile și totalul general, faceți clic pe unul dintre simbolurile de contur care apar în colțul din stânga sus al foii de lucru:

• Numărul 1 afișează doar totalurile generale.
• Ultimul număr afișează atât subtotalurile, cât și valorile individuale.
• Numerele intermediare arată grupările. În funcție de numărul de subtotaluri pe care le-ați introdus în foaia de calcul, este posibil să existe unul, două, trei sau mai multe numere intermediare în contur.

În exemplul nostru de foaie de calcul, faceți clic pe numărul 2 pentru a afișa prima grupare prin Regiune :

Sau, faceți clic pe numărul 3 pentru a afișa subtotalurile imbricate prin Articolul :

Pentru a afișa sau a ascunde rândurile de date pentru subtotaluri individuale , utilizați și simboluri.

Sau, faceți clic pe butonul Arată detalii și Ascundeți detaliile de pe butoanele Date în fila Schiță grup.

Copiați numai rândurile subtotalului

După cum vedeți, utilizarea subtotalului în Excel este ușoară... până când vine vorba de a copia doar subtotalurile în altă parte.

Cea mai evidentă modalitate care îmi vine în minte - afișarea subtotalurilor dorite și apoi copierea acestor rânduri într-o altă locație - nu va funcționa! Excel va copia și va lipi toate rândurile, nu numai rândurile vizibile incluse în selecție.

Pentru a copia doar rândurile vizibile care conțin subtotaluri, efectuați următorii pași:

1. Afișați numai rândurile de subtotal pe care doriți să le copiați, utilizând numere de contur sau simboluri plus și minus.
2. Selectați orice celulă de subtotal, apoi apăsați Ctrl+A pentru a selecta toate celulele.
3. Cu subtotalurile selectate, mergeți la fereastra Acasă tab> Editare grup, apoi faceți clic pe Găsiți & Selectați > Mergeți la Special...

Sfat: În loc să folosiți opțiunea Mergeți la Special puteți apăsa Alt + ; pentru a selecta numai celulele vizibile.

Gata! Ca rezultat, aveți doar rezumatul datelor copiat pe o altă foaie de calcul. Rețineți că această metodă copiază valorile subtotalului și nu formulele:

Sfat. Puteți folosi același truc pentru a schimba formatare a tuturor rândurilor subtotalului dintr-o singură lovitură.

Cum se modifică subtotalurile

Pentru a modifica rapid subtotalurile existente, trebuie doar să faceți următoarele:

1. Selectați orice celulă de subtotal.
2. Mergeți la Date și faceți clic pe Subtotal .
3. În Subtotal efectuați toate modificările pe care le doriți în ceea ce privește coloana cheie, funcția de rezumat și valorile care urmează să fie subtotalizate.
4. Asigurați-vă că Înlocuirea subtotalurilor curente este selectată.
5. Faceți clic pe OK.

Notă: Dacă au fost adăugate mai multe subtotaluri pentru același set de date, nu este posibilă editarea acestora. Singura modalitate este de a elimina toate subtotalurile existente și de a le introduce din nou.

Cum să eliminați subtotalurile în Excel

Pentru a elimina subtotalurile, urmați pașii de mai jos:

1. Selectați orice celulă din intervalul subtotalurilor.
2. Mergeți la Date tab> Schiță grup, apoi faceți clic pe Subtotal .
3. În Subtotal caseta de dialog, faceți clic pe butonul Scoateți toate buton.

Astfel, datele vor fi degrupate și se vor șterge toate subtotalurile existente.

În afară de funcția Excel Subtotal care inserează automat subtotaluri, există o modalitate "manuală" de a adăuga subtotaluri în Excel - utilizând funcția SUBTOTAL. Aceasta oferă și mai multă versatilitate, iar tutorialul de mai sus prezintă câteva trucuri utile.