Jeg vil gjerne fortsette omvisningen vår i delte e-postmaler og fortelle deg litt mer om å sette inn bilder. Vårt tillegg støtter en annen nettlagring du kan bruke for bildene dine - SharePoint. Jeg skal fortelle deg om denne plattformen, lære deg å plassere bilder der og vise hvordan du setter dem inn i en Outlook-melding.

Bli kjent med delte e-postmaler

I vil vie det første kapittelet i denne opplæringen til en liten introduksjon til delte e-postmaler. Vi opprettet dette tillegget slik at du kunne unngå repeterende oppgaver som å lime inn eller skrive den samme teksten fra e-post til e-post. Det er ikke nødvendig å bruke den tapte formateringen på nytt, legge til hyperkoblingene på nytt og lime inn bildene på nytt. Ett klikk og du er klar! Ett klikk og du har en perfekt formatert e-post klar. Alle nødvendige filer er vedlagt, bildene – limt inn. Alt du trenger å gjøre er å sende det.

Siden denne håndboken er dedikert til å sette inn bilder, skal jeg vise deg en av måtene du kan bygge inn et bilde i en mal for å lime det inn i Outlook-meldingen. Du lærer hvordan du jobber i SharePoint, deler filer og mapper der og legger dem til i Outlook ved hjelp av en spesiell makro. Stol på meg, det er vanskeligere sagt enn gjort :)

La oss se hvordan det ser ut med et enkelt eksempel. Når vi er i ferd med å feire juleferien, ville det være hyggelig å sende en nydelig melding til alle dine slektninger, venner, kolleger, til alle andre i dinkontakter. Men en tanke på å lime inn og fargelegge den samme teksten, og deretter sette inn og endre størrelsen på det samme bildet kan gjøre deg gal. Høres ut som en veldig kjedelig oppgave å håndtere i en høytid.

Hvis denne saken høres enda litt kjent ut, er Delte e-postmaler for deg. Du lager en mal, bruker nødvendig formatering, setter inn bildet du liker og lagrer det. Alt du trenger å gjøre er å lime inn denne malen i meldingen din. Du får en klar til å bli sendt e-post med ett klikk.

Jeg vil lede deg gjennom hele prosessen – fra å åpne SharePoint til å lime inn en e-post med makroen for å bygge inn et bilde – slik at du kan være sikker på at det ikke er noe vanskelig å spare tid :)

Hvordan opprette en personlig SharePoint-gruppe og dele innholdet i den

I dag limer vi inn bilder fra SharePoint, en nettplattform levert av Microsoft. Det er en mindre utbredt, men likevel praktisk plattform for å lagre filer og dele dem med kollegene dine. La oss legge inn noen bilder der for å se hvordan det fungerer.

Tips. Hvis du er sikker på brukerne du trenger å dele filene med og ønsker å opprette en felles gruppe for dere alle, hopper du over den første delen og hopper rett til å opprette en delt gruppe. Hvis du derimot vil at det skal være en delt mappe i din personlige gruppe, fortsett å lese.

Opprett en personlig SharePoint-gruppe

Åpne office.com, logg på og klikk på appstarterikonet og velgSharePoint derfra:

Klikk på Opprett nettsted -knappen og velg enten et teamnettsted (hvis det er noen spesielle personer du vil dele filene med) eller kommunikasjonsside (hvis du oppretter en arbeidsplass for hele organisasjonen) for å fortsette med:

Gi nettstedet ditt et navn, legg til en beskrivelse og klikk Fullfør .

Derfor, en privat gruppe som kun er tilgjengelig for deg, opprettes. Du vil kunne legge til filer for personlig bruk og dele mappene med andre om nødvendig.

Legg til filer i SharePoint-mappen din

Mitt råd er å ha alle bildene samlet i ett mappe. Det ville være mye enklere for deg å finne og lime dem inn i en mal, og hvis du bestemmer deg for å erstatte eller fjerne noen, vil det ikke være noe problem i det hele tatt.

For at du skal ha alle bildene samlet i ett sted og ha dem klare til bruk i Delte e-postmaler, opprett en ny mappe på Dokumenter -fanen:

Last deretter opp de nødvendige filene i den nye mappen din:

Alternativt kan du ganske enkelt dra og slippe filene i SharePoint-mappen for å få dem lagt til.

Hvordan dele en personlig SharePoint-mappe med kolleger

Hvis du ikke er den eneste som skal gå for å bruke disse bildene i malene, må du dele dem med teamet ditt. Hvis du allerede har lagt dem til som eiere/redaktører når du oppretter et nettsted, er du klar :) Hopp over dette trinnetog gå rett til å sette inn dette bildet i Outlook.

Hvis du imidlertid har glemt å legge til andre medlemmer på nettstedet ditt eller det er nye brukere du vil dele noen filer med, fortsett å lese.

Som jeg allerede har nevnt, er det mye mer praktisk å ha alle bildene du vil bruke i maler i én mappe. Du vil raskt kunne finne og redigere dem om nødvendig. Og hvis du vil at andre skal bruke de samme malene med disse bildene, trenger du bare å dele hele mappen med dem:

1. Velg den nødvendige mappen, trykk på ikonet med tre prikker, og velg Administrer tilgang :
2. Klikk på plusstegnet og skriv inn lagkameratenes navn eller e-postadresser for å gi dem tilgang (seer eller redaktør, opp til deg) til din spesielle mappe:

Tips. Hvis det bare er noen få bilder du vil dele med kollegene dine, åpne mappen, finn de ønskede bildene og del dem én etter én. Prosedyren vil være den samme: tre prikker -> Administrer tilgang -> plusstegnet -> brukere og tillatelser -> Gi tilgang. Dessverre er det ikke mulig å dele noen få filer på en gang, så du må gå gjennom denne prosessen flere ganger.

Opprett en delt gruppe for alle teammedlemmene

Hvis du vet med sikkerhet hvilke personer du skal dele malene med og ønsker å ha et felles sted å lagre dataene dine på, bare opprett en delt gruppe. I dette tilfellethvert medlem har tilgang til alt innholdet, og det vil ikke være nødvendig å dele mapper med filer separat.

Åpne SharePoint og gå til Opprett nettsted -> Teamside og legg til flere eiere eller medlemmer til teamet ditt:

Tips. Hvis du vil dele data med hele organisasjonen, oppretter du en kommunikasjonsside i stedet.

Nå kan du begynne å laste opp filene. Det er to måter å gå på:

• Gå til Dokumenter -fanen, legg til en mappe og begynn å fylle den med filene som skal brukes i delte e-postmaler.
• Klikk Ny -> Dokumentbibliotek og fyll ut biblioteket med ønsket innhold:

I tilfelle du har noen nye gruppemedlemmer eller trenger å fjerne en tidligere lagkamerat fra den delte gruppen din, klikk på Medlemmer -knappen øverst til høyre i vinduet og administrer gruppemedlemskapet der:

Når du er klar, la oss gå tilbake til Outlook og prøve å sette inn noen bilder.

Sett inn et bilde fra SharePoint i en Outlook-melding

Når bildene dine er lastet opp og delt, kan du må ta ett skritt til for å legge dem til i malene dine. Dette trinnet kalles ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]-makroen. La meg veilede deg herfra:

1. Start Shred Email Templates, åpne en ny mal og velg ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] fra Sett inn makro -listen:
2. Logg på SharePoint,guide til den nødvendige mappen, velg bildet og trykk Velg :

   Merk. Vær oppmerksom på at våre delte e-postmaler støtter følgende formater: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Angi bildets størrelse (i piksler) eller la det være og klikk Sett inn .

Hvis du ikke finner det riktige bildet, vennligst sjekk om det samsvarer med de støttede formatene og om du er logget under riktig SharePoint-konto. Hvis du ser at du ved en feiltakelse har logget på feil konto, klikker du bare på « Bytt SharePoint-konto »-ikonet for å logge på nytt:

Når makroen er lagt til malen din, Jeg ser makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT med tilfeldige tegn i hakeparenteser. Det ville være filens unike bane til plasseringen i SharePoint-en din.

Selv om det ser ut som en slags feil, vil det helt normale bildet limes inn i e-postteksten.

Har du glemt noe?

Vi har gjort vårt beste for å gjøre tillegget vårt så brukervennlig som mulig. Vi har laget et verktøy med et klart grensesnitt, enkle, men praktiske alternativer og milde påminnelser i tilfelle du har gått glipp av et trinn.

Som vi snakker om de delte bildene fra delte mapper, kan det være noen få varsler som kan vises. Du har for eksempel opprettet en personlig mappe i SharePoint, opprettet et team i Delte e-postmaler og opprettetnoen få maler med makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Hvis du leser denne artikkelen nøye, må du ha lagt merke til at det er noe som mangler. Ja, mappen har ikke blitt delt med de andre ennå. I dette tilfellet vil tillegget advare deg når du limer inn en mal, du vil se følgende melding:

Det er bare en vennlig påminnelse om å dele filene med de andre eller velge et annet bilde fra den delte mappen i stedet. Når det gjelder bildet, ingen grunn til bekymring, det blir lagt til i e-posten din så snart du klikker på Lukk.

Hvis dette imidlertid er deg som limer inn malen med et ikke-delt bilde, vil meldingen se annerledes ut:

Ingen bilder vil bli satt inn før eieren av mappen gir deg de tilsvarende tillatelsene.

Det var alt jeg ville fortelle deg om ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makroen i dag, takk for at du leste . Hvis du bestemmer deg for å prøve våre delte e-postmaler, kan du gjerne installere dem fra Microsoft Store. Hvis du har tilbakemeldinger å dele, vennligst legg igjen noen ord i kommentarfeltet ;)