I dag skal jeg fortelle deg hvordan du forhindrer duplikater fra å vises i en kolonne i Excel-regnearket. Dette tipset fungerer i Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 og lavere.

Vi dekket et lignende emne i en av våre tidligere artikler. Så du bør vite hvordan du automatisk fremhever duplikater i Excel når noe er skrevet inn.

Denne artikkelen vil hjelpe deg med å stoppe duplikater som vises i én eller flere kolonner i Excel-regnearket. Så du kan bare ha unike data i den første kolonnen i tabellen, enten det er fakturanummer, lagerbeholdningsenheter eller datoer, hver enkelt nevnt én gang.

Hvordan stoppe duplisering - 5 enkle trinn

Excel har Datavalidering - ett urettferdig glemt verktøy. Med dens hjelp kan du unngå at det oppstår feil i journalene dine. Vi vil garantert vie noen fremtidige artikler til denne nyttige funksjonen. Og nå, som en oppvarming, vil du se et enkelt eksempel på bruk av dette alternativet. :)

Anta at du har et regneark kalt "Kunder" som inkluderer kolonner som navn, telefonnumre og e-poster du bruker til å sende nyhetsbrev. Derfor må alle e-postadresser være unike . Følg trinnene nedenfor for å unngå å sende den samme meldingen til én klient to ganger.

1. Om nødvendig, finn og slett alle duplikater fra tabellen. Du kan først markere duper og slette dem manuelt etter å ha sett gjennom verdiene. Eller du kan fjerne alle duplikater medhjelp av Duplicate Remover-tillegget.
2. Velg hele kolonnen der du trenger for å unngå duplikater. Klikk på den første cellen med data mens du holder Skift-tastaturknappen nede, og velg deretter den siste cellen. Eller ganske enkelt bruk kombinasjonen av Ctrl + Shift + End . Det er viktig å velge den første datacellen først .

   Merk: Hvis dataene dine er i et enkelt Excel-område i motsetning til en fullverdig Excel-tabell, må du velge alle cellene i kolonnen, selv de tomme, fra D2 til D1048576

3. Gå til Excel " Data "-fanen og klikk på Datavalidering -ikonet for å åpne dialogboks.
4. I kategorien Innstillinger velger du " Egendefinert " fra rullegardinlisten Tillat og skriver inn =COUNTIF($D:$D,D2)=1 i Formel -boks.

   Her $D:$D er adressene til den første og den siste cellen i kolonnen din. Vær oppmerksom på dollartegnene som brukes for å indikere absolutt referanse. D2 er adressen til den først valgte cellen, den er ikke en absolutt referanse.

   Ved hjelp av denne formelen teller Excel antall forekomster av D2-verdien i området D1: D1048576. Hvis det bare nevnes én gang, er alt i orden. Når den samme verdien vises flere ganger, vil Excel vise en varselmelding med teksten du angir på fanen " Feilvarsel ".

   Tips: Du kan sammenligne kolonnen din med en annen kolonne.kolonne for å finne duplikater. Den andre kolonnen kan være på et annet regneark eller hendelsesarbeidsbok. Du kan for eksempel sammenligne gjeldende kolonne med den som inneholder svartelistede e-poster fra kunder

   du ikke lenger vil jobbe med. :) Jeg vil gi flere detaljer om dette alternativet for datavalidering i et av mine fremtidige innlegg.

5. Bytt til fanen " Feilvarsel " og skriv inn teksten din i feltene Tittel og Feilmelding . Excel vil vise deg denne teksten så snart du prøver å skrive inn en duplikatoppføring i kolonnen. Prøv å skrive inn detaljene som vil være nøyaktige og tydelige for deg eller kollegene dine. Ellers, om en måned eller så kan du glemme hva det betyr.

   For eksempel:

   Tittel : "Duplisert e-postoppføring"

   Se også: HVIS-funksjon i Excel: formeleksempler for tekst, tall, datoer, tomme felter

   Melding : "Du har skrevet inn en e-postadresse som allerede finnes i denne kolonnen. Bare unike e-poster er tillatt."

6. Klikk OK for å lukke dialogboksen "Datavalidering".

   Når du prøver å lime inn en adresse som allerede finnes i kolonnen, vil du se en feilmelding med teksten. Regelen vil fungere både hvis du skriver inn en ny adresse i en tom celle for en ny kunde og hvis du prøver å erstatte en e-post for den eksisterende klienten:

Hvis " Ingen duplikater tillatt"-regelen kan ha unntak :)

På det fjerde trinnet velger du Advarsel eller Informasjon fra Stil -menylisten.Atferden for varselmeldingen vil endres tilsvarende:

Advarsel : Knappene i dialogboksen vil bli Ja / Nei / Avbryt. Hvis du klikker Ja , legges verdien du angir. Trykk Nei eller Avbryt for å gå tilbake til å redigere cellen. Nei er standardknappen.

Informasjon : Knappene på varselmeldingen vil være Ok og Avbryt. Hvis du klikker Ok (standard), vil et duplikat bli lagt til. Avbryt tar deg tilbake til redigeringsmodus.

Merk: Jeg vil gjerne igjen være oppmerksom på det faktum at varselet om en duplikatoppføring bare vises når du prøver å skrive inn en verdi i en celle. Excel finner ikke eksisterende duplikater når du konfigurerer datavalideringsverktøyet. Det vil ikke skje selv om det er mer enn 150 duper i spalten din. :).