I dag skal jeg vise hvordan du automatisk kan svare på e-poster i Outlook uten å bruke en Exchange Server-konto (POP3/IMAP-kontoer). Hvis du ikke er sikker på hvilken e-postkonto du bruker, kan du begynne med dette: Hvordan finner jeg ut hvilken e-postkonto jeg bruker?

Hvordan bestemmer du typen e-postkonto( s)

Når du har bestemt deg for at autosvar skal være på sjekklisten din før ferien, er det første du må gjøre å finne ut hvilken e-postkonto du har - Exchange-server eller Outlook POP/IMAP.

Den enkleste måten er å sjekke typen e-postkonto er å gå til Fil -fanen > Informasjon og se under Kontoinformasjon .

Hvis du har flere kontoer, klikker du på den lille svarte feilen på høyre side for å åpne rullegardinlisten med alle kontoene dine. Nå kan du se hvilken konto som er Microsoft Exchange-basert og hvilken som er POP/IMAP.

Hvis du trenger mer detaljert informasjon om kontoene dine (spesielt kan det være lurt å sjekke hvilken som er standardkontoen), se under Kontoinnstillinger.

I Outlook 2010 og Outlook 2013, bytt til Fil-fanen > Info > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger...

En dobbel " Kontoinnstillinger " ovenfor er ikke en trykkfeil :-) Først klikker du på den firkantede knappen og velger deretter Kontoinnstillinger. .. -kommandoen fra rullegardinlisten som vist iskjermbilde nedenfor (hvis du ikke har en Exchange-basert e-postkonto, vil dette faktisk være det eneste tilgjengelige valget for deg).

Hvis du klikker på kommandoen Kontoinnstillinger... åpnes følgende vindu:

I Outlook 2007 kan du åpne det ved å gå til Verktøy > Kontoinnstillinger > E-post .

I Outlook 2003 finner du den under Verktøy > E-postkontoer... > Se eller endre eksisterende e-postkontoer > Neste .

Nå som du vet hvilken type e-postkonto du bruker, kan du begynne å konfigurere automatisk svar umiddelbart.

Konfigurere automatisk fravær for Outlook POP3/IMAP-kontoer

I motsetning til Exchange Server-kontoene, har ikke POP3- og IMAP-kontoen funksjonen for automatiske svar (formelt Fraværsassistent ). Likevel kan du fortsatt sette opp Outlook til å automatisk svare på noen eller alle de innkommende e-postmeldingene dine mens du nyter ferien.

Merk: I tilfelle POP/IMAP-kontoer, bør Outlook alltid kjøre og konfigureres til å se etter nye meldinger med jevne mellomrom. Naturligvis må datamaskinen din være slått på hele denne tiden.

Selvfølgelig er det ikke særlig praktisk eller kan til og med være utrygt å forlate en fungerende maskin uten tilsyn i lang tid, men det er ingen annen måte. Noen e-postleverandører (f.eks. Gmail eller Outlook.com) tillater imidlertid å opprette autosvar direkte på deres web-nettsteder. Så først av alt vil jeg råde deg til å sjekke med e-postleverandøren din om det er mulig å konfigurere ferieautosvaret på deres side.

Nedenfor finner du trinnvise instruksjoner om hvordan for å opprette et ikke-tilstedeværende autosvar uten å bruke en Exchange Server-konto. Du kan gjøre dette ved å bruke en e-postmal i kombinasjon med Outlook-regler. Men vær oppmerksom på at denne funksjonaliteten er tilgjengelig i Outlook 2010 fra og med Office 2010 Service Pack 1. Ok, la oss komme i gang!

Opprette en mal for autosvarmelding

1. Først må vi Lag en mal med fraværsmeldingen som automatisk sendes til folk som har sendt deg en e-post. Du gjør dette på vanlig måte ved å klikke på Ny e-post -knappen på Hjem -fanen.
2. Skriv teksten for ditt automatiske svar. Hvis det er ment for din personlige konto, kan det ligne på det du ser på skjermbildet nedenfor. For meldinger som ikke er på kontoret, trenger du sannsynligvis noe mer formelt :)
3. Når du er ferdig med å skrive meldingen, lagrer du den ved å klikke Fil > Lagre som i meldingsvinduet.
4. I dialogboksen Lagre som gir du et navn til malen for automatisk svar og velger å lagre den som Outlook Mal (*.oft) . Klikk deretter på Lagre -knappen.

En advarsel til avanserte brukere: ikke endremålmappen for denne filen, lagre den nøyaktig på stedet som Microsoft foreslår, nemlig i Microsoft > Maler -mappen. "Hvorfor avanserte brukere?" kan du spørre meg. Fordi en ny bruker ikke engang tør tenke på å endre noe med mindre de blir eksplisitt bedt om å gjøre det :) .

Vel, vi har gjort den første delen av jobben og nå må du lage en regel for å automatisk svar på nye e-postmeldinger.

Sett opp en regel for autosvar for ferie

1. Begynn å lage en ny regel som du vanligvis gjør ved å klikke Ny regel -knappen under Hjem-fanen > Regler > Administrer regler & Varsler .
2. Velg " Start fra en tom regel " og " Bruk regler på meldinger jeg mottar ", og klikk deretter Neste .
3. Spesifiser betingelsene du vil kontrollere. Hvis du angir et fraværende autosvar for alle innkommende meldinger mottatt fra alle kontoene dine, trenger du ikke sjekke noen elementer her.

   Hvis du vil at automatiske svar kun skal sendes for meldinger mottatt fra en av kontoene dine, eller inneholder spesifikke ord i emnet eller brødteksten, eller mottatt fra spesifikke personer, merk av for de tilsvarende alternativene i den øvre delen av dialogboksen under Trinn 1: Velg betingelse(r) og klikk deretter på understrekede verdier under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen .

   Jeg oppretter for eksempel en regel for å svare automatisk til alle meldingermottatt via min Personlige konto og innstillingene mine ser slik ut:

4. På neste trinn definerer du hva du vil gjøre med meldingene. Siden vi ønsker å svare med en spesifikk mal , velger vi akkurat dette alternativet og klikker en spesifikk mal under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen for å velge mal vi ønsker.
5. I dialogboksen Velg en svarmal , i boksen Se inn velger du Brukermaler i filsystem og velg malen vi opprettet for noen minutter siden (ikke-på-kontoret-svar).

   Klikk Åpne og dette vil bringe deg tilbake til Regler -veiviseren der du klikker Neste .

   Se også: Hvordan arkivere i Outlook automatisk eller manuelt
6. På dette trinnet skal du angi unntak fra den automatiske svarregelen din. Dette er ikke et obligatorisk trinn, og vanlig praksis er å hoppe over det og ikke legge til noen unntak. Men hvis du ikke ønsker å sende et fraværsvarsel til noen avsendere eller til meldinger mottatt fra en av kontoene dine, kan du krysse av for « unntatt fra personer eller offentlig gruppe » eller « unntatt gjennom den angitte kontoen ", henholdsvis. Eller du kan velge fra en håndfull andre unntak tilgjengelig for deg.

   Merk: Noen velger også å ikke svare automatisk på returnerte e-poster (hvis emnet inneholder "returnert e-post" eller "uleverbar" osv.) for ikke å skape en uendelig sløyfe mellom to e-postservere og ikke for å rotinnboksene deres med uleverte meldinger. Men dette er faktisk en ekstra forholdsregel, fordi " svar med en spesifikk mal "-regelen vil sende autosvaret ditt bare en gang i løpet av en enkelt økt , dvs. til du starter Outlook på nytt. Og hvis du angir et slikt unntak, vil ikke et automatisk svar sendes til absolutt alle e-poster som inneholder det angitte ordet eller uttrykket i emnelinjen, f.eks. " Hva gjør jeg når jeg får en returnert e-post? ".

7. Dette er det siste trinnet der du spesifiserer et navn for autosvar-regelen din og går gjennom regelens beskrivelse . Hvis alt er OK , sørg for at regelen er slått på og klikk på Fullfør -knappen for å lagre regelen. Det er alt!

På lignende måte kan du sette opp flere autosvarregler for ferier, f.eks. med forskjellige tekstmeldinger for dine personlige og jobbe-e-postkontoer, eller for meldinger mottatt fra bestemte personer. For eksempel, i et personlig autosvar beregnet på vennene dine kan du legge igjen et telefonnummer som du kan nås på; mens du i bedriftens autosvar kan spesifisere e-postadressen til assistenten eller en kollega som kan håndtere de mest presserende sakene under permisjonen.

Tips: Hvis du oppretter noen få autosvarsregler, kan du sjekke « Stopp behandling av flere regler »-alternativet slik at feriesvarene dine ikke kommer i konflikt med hverandre. Dette alternativet er tilgjengelig pådet tredje trinnet i Regelveiviseren når du spesifiserer hva du vil gjøre med meldingen. Vær imidlertid veldig forsiktig når du velger dette alternativet. Hvis du har noen andre regler i Outlook og du vil at de skal brukes på innkommende meldinger i ferien, ikke bruk "Stopp behandling av flere regler" .

Viktig! Ikke glem å slå av regelen for autosvar når du kommer tilbake :) Du kan gjøre dette via Hjem-fanen > Regler > Administrer regler & Varsler . Det kan også være en god idé å lage en Outlook-oppgave eller gjøremålspåminnelse som minner deg om å slå av regelen for automatisk svar fra kontoret.

Hvordan angir du et automatisk feriesvar for Gmail-kontoer

Gmail er en av e-postleverandørene som lar deg konfigurere automatiske feriesvar på deres nettsider. På denne måten slipper du å la PC-en fungere når du er borte. Du konfigurerer Gmails ferie autosvar på følgende måte.

1. Logg på Gmail.
2. Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre og velg Innstillinger .
3. På kategorien Generelt , bla ned til delen Feriesvar og velg " Feriesvar på ".
4. Planlegg ferieautosvaret ved å angi første og siste dag (valgfritt), og skriv deretter inn emnet og brødteksten i meldingen. Hvis du ikke spesifiserer sluttdatoen, husk å angi " Feriepåminnelseoff " når du kommer tilbake. Det er ganske enkelt, ikke sant?

   Tips: Det kan være lurt å velge " Send kun et svar til personer i kontaktene mine ". I motsetning til Microsoft Exchange-serveren og Outlook som sender et automatisk svar til hver avsender bare én gang, vil Gmail sende feriesvaret ditt hver 4. dag til hver person som sender deg flere e-poster. Og hvis du mottar mange spam-meldinger eller hvis du er reiser over lengre tid, kan dette hjelpe deg med å unngå mye rengjøring når du kommer tilbake.

Slik setter du opp automatiske feriesvar for Outlook.com og Hotmail-kontoer

Outlook.com (tidligere Hotmail)-kontoer lar deg også angi automatiske fraværssvar direkte på Hotmail- og Outlook.com-nettsteder. Denne funksjonen kalles automatiserte feriesvar og du kan sette det opp på denne måten.

1. Gå over til Outlook.com (eller Windows Live Hotmail) og logg på.
2. Hvis du har en Outlook.com konto, klikker du på Gear -ikonet i den øverste ri gh hjørnet ved siden av navnet ditt og velg " Flere e-postinnstillinger ".

   Hvis du har en Hotmail -konto, klikker du på navnet ditt øverst til høyre og velger Alternativer > Mail .

3. Under " Administrere kontoen din ", velg " Sender automatiske feriesvar " for å konfigurere innstillingene for autosvar.
4. Outlook.com gir ikke mulighet for å planleggedine fraværssvar, så du velger ganske enkelt " Send feriesvar til folk som sender meg e-post " og skriver inn teksten i feriemeldingen.

Merk at alternativet " Bare svar til dine kontakter " er merket som standard under feriesvarmeldingen. Hvis du vil automatisk svare på alles e-post, kan du selvfølgelig fjerne merket for den. Det kan imidlertid være rimelig å la det være merket for å hindre spammere.

Merk: Hvis du har en ny Outlook.com-konto, kan funksjonen Feriesvar være slått av. Microsoft vil automatisk aktivere det etter at du har brukt kontoen din i noen dager. Hvis du vil slå den på med en gang, må du bekrefte kontoen din med et mobiltelefonnummer, du kan gjøre dette ved å bruke deres Legg til en telefon-side.

Vel, dette ser ut til å være alt du trenger for å vite om automatiske svar på forskjellige e-postkontoer. Nå som din ikke-tilstedeværende automatiske respons er riktig konfigurert, slå på datamaskinen (husk å la den kjøre hvis du bruker en POP/IMAP-konto) og nyt ferien! :)