De handleiding laat zien hoe u de opmaak van getallen, data, percentages en valuta kunt behouden wanneer u een mailmerge maakt van Excel naar Word of deze naar wens kunt wijzigen.

In een van onze vorige artikelen hebben we bekeken hoe u een mailmerge van Excel naar Word kunt maken om gepersonaliseerde brieven of e-mailberichten te versturen. Het is gebleken dat het gebruik van Mail Merge van Word voor het automatisch maken van een document vanuit een Excel-werkblad heel wat uitdagingen met zich meebrengt. Sommige velden zijn misschien niet ingevuld of gevuld met verkeerde informatie. Getallen die in Excel correct zijn opgemaakt, verschijnen misschien niet correct inZip-codes kunnen voorloopnullen verliezen. Met de onderstaande tips voor probleemoplossing kunt u typische problemen met de opmaak van Mail Merge oplossen.

Hoe samenvoegen en opmaak behouden

Wanneer u een mailmerge uitvoert vanuit een Excel-werkblad, kunnen sommige numerieke gegevens hun opmaak verliezen na de samenvoeging. De problemen doen zich meestal voor bij getallen die zijn opgemaakt als percentage of valuta, of getallen die voorloopnullen bevatten, zoals postcodes.

Oorzaak : Microsoft Word gebruikt standaard de OLE DB-verbinding, die de informatie binnenhaalt, maar niet de opmaak. Daardoor verschijnen de gegevens in een Word-document in de opmaak waarin ze intern in Excel zijn opgeslagen, en niet in de opmaak die op de cellen wordt toegepast.

Ter illustratie van het probleem, zie de brongegevens in een Excel-werkblad:

Kijk nu wat er gebeurt in een Word samenvoeg document:

• Postcode - verschijnt zonder voorloopnul. In Excel wordt een voorloopnul weergegeven omdat een cel een aangepaste getalnotatie heeft zoals 00000. In Word verschijnt een onderliggende waarde (2451).
• Valuta - verschijnt zonder valutasymbool, scheidingsteken tussen duizendtallen en decimalen. In Excel wordt het getal opgemaakt als Valuta ($3.000,00). In Word wordt een getal in zijn pure vorm weergegeven (3000).
• Percentage - wordt normaal gesproken weergegeven als een decimaal getal dat overeenkomt met het percentage; in sommige gevallen - een getal met drijvende komma. Bijvoorbeeld, 30% geformatteerd als Percentage in Excel kan in Word verschijnen als 0,3 of 0,2999999.
• Datum - verschijnt in het standaardformaat dat is ingesteld in uw Regio-instellingen. In ons geval wordt de datum 20-mei-22 in Excel omgezet in 5/20/2022 in Word.

Oplossing : Om ervoor te zorgen dat Word postcodes, data, prijzen, percentages en andere numerieke waarden in het juiste formaat weergeeft, maakt u een verbinding met uw Excel-werkmap met behulp van Dynamische gegevensuitwisseling (DDE).

Hoe Dynamic Data Exchange gebruiken om verbinding te maken met Excel sheet

Voer de volgende stappen in Microsoft Word uit voordat u een mailmerge start.

1. Ga naar Bestand> Opties> Geavanceerd .
2. Scroll naar beneden naar de Algemeen schakel het selectievakje in Bevestig bestandsformaat conversie bij openen en klik op OK .
3. Start je Mail Merge zoals gewoonlijk (de gedetailleerde stappen staan hier). Wanneer je ontvangers selecteert, kies je voor Een bestaande lijst gebruiken .
4. Blader naar uw spreadsheet, selecteer deze en klik op Open (of dubbelklik op het bestand).
5. In de Gegevensbron bevestigen dialoogvenster dat wordt geopend, vinkt u de Alles tonen vak in de linker benedenhoek, kies dan MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) en klik OK .
6. Klik op Gehele spreadsheet en OK .

Het kan even duren voordat Word via DDE verbinding maakt met uw Excel-gegevensbron, dus wees geduldig - dit zal u op de lange termijn nog meer tijd besparen :)

Tip. Om te voorkomen dat Word telkens wanneer u het gegevensbestand opent meerdere vragen weergeeft, kunt u de optie Bevestig bestandsformaat conversie bij openen vinkvakje na het verbinden met uw mailinglijst.

Nu behouden alle numerieke waarden in het Word samenvoeg document hun oorspronkelijke formaat.

Hoe specifieke samenvoegselvelden opmaken

Verbinding maken met een Excel-werkblad via DDE is de snelste manier om alle opmaakproblemen in één keer op te lossen. Als deze oplossing om de een of andere reden niet op u van toepassing is, kunt u de opmaak van Excel-gegevens in Word regelen door een numerieke schakelaar (vroeger beeldschakelaar genoemd) toe te voegen aan een bepaald samenvoegingsveld.

A numerieke schakelaar is een soort masker waarmee u de inhoud van een veld in een Word-document kunt opmaken zoals u wilt. Voer de volgende stappen uit om een numerieke schakelaar toe te voegen:

1. Selecteer het samenvoegingsveld waarvan u het formaat wilt wijzigen. Dit kan zijn Datum , Valuta , Percentage of een ander veld.
2. Druk op Shift + F9 om de codering van het geselecteerde veld weer te geven of op Alt + F9 om de codes van alle velden in uw document weer te geven. Een algemene veldcode ziet er ongeveer zo uit als { MERGEFIELD Naam }.
3. Voeg een numerieke schakelcode toe aan het einde van het veld.
4. Met de cursor ergens in het veld, druk op F9 om het bij te werken.
5. Druk nogmaals op Shift + F9 of Alt + F9 om de veldcode te verbergen, en bekijk het resultaat.

De volgende voorbeelden zullen u door enkele typische scenario's loodsen.

Mail merge: nummer formaat

Om getallen in het juiste formaat te krijgen (hetzelfde of anders dan in uw Excel-bestand), gebruikt u de volgende numerieke schakelcodes.

Om bijvoorbeeld een geheel getal met een duizendtallig scheidingsteken op te maken, gebruikt u de numerieke schakelaar # ,0 zodat de Nummer veld verandert in:

{ MERGEFIELD Number,0 }

Mail merge: valutaformaat

Om valuta op te maken in mail merge, zijn dit de codes die u moet gebruiken:

Om bijvoorbeeld een dollarformaat toe te passen in mail merge, voegt u de numerieke schakelaar $,0 toe aan het veld Valuta:

{ MERGEFIELD Currency $,0 }

Daardoor wordt het getal 3000 geformatteerd als 3000 dollar zonder decimalen.

Tip. De bovenstaande voorbeelden zijn voor de mail merge dollarformaat In plaats van het dollarteken ($) kunt u elk ander valutasymbool gebruiken, bijv. € of £ .

Mail merge: percentage formaat

De manier waarop u percentages opmaakt in een Word mail merge document hangt af van hoe de bronwaarden zijn opgemaakt in uw Excel blad.

Als de Algemeen of Nummer Als u de opmaak in Excel gebruikt, verschijnt een overeenkomstig getal in Word. Om dat getal als een percentage op te maken, voegt u een van de volgende cijferschakelaars toe.

Om bijvoorbeeld een getal op te maken als een heel procent, bewerkt u het Percentage veld als volgt:

{ MERGEFIELD Percentage 0% }

Daardoor wordt het getal 50 geformatteerd als 50%.

Als de percentageopmaak wordt toegepast op Excel-cellen, zal Word achter de percentageopmaak een werkelijke waarde weergeven, namelijk een decimaal getal. Een Excel-waarde van 50% zal in Word bijvoorbeeld verschijnen als 0,5. Om het om te zetten in een percentage, moet u eerst een decimaal met 100 vermenigvuldigen en vervolgens een geschikte numerieke schakelaar gebruiken. Hier volgen de gedetailleerde stappen:

1. Selecteer het samenvoegingsveld dat u wilt opmaken als een percentage, bijvoorbeeld "Percentage". Let op, de aanhalingstekens moeten in de selectie worden opgenomen.
2. Druk op Ctrl + F9 om het geselecteerde veld in een ander veld te verpakken, zoals dit: { "Percentage" } }.
3. Bewerk het veld zodat u een van de volgende krijgt:
   • Afgerond geheel percentage: {="Percentage"*100 # 0%}
   • Percentage met twee decimalen: {="Percentage"*100 # 0,00%}
4. Plaats de cursor ergens in het veld en druk op F9 om het bij te werken.

   Opmerking. Een samenvoegingsveld met een formule zal een waarde weergeven, niet de veldnaam, zelfs als het niet in de voorbeeldmodus staat. Maak je geen zorgen, dit is normaal gedrag. Om er zeker van te zijn dat de waarde niet statisch is, klik je op de pijlen in de Voorbeeld resultaten groep om te wisselen tussen de ontvangers. Om de veldcode te bekijken, selecteert u de waarde en drukt u de toetsen Shift + F9 samen in. Als alles goed is gedaan, ziet u iets als dit:

   {={MERGEFIELD Percentage }*100 \ 0% }

Mail merge: datum en tijd formaat

Net als bij getallen en valuta kunt u het datumformaat in mail merge wijzigen met behulp van een numerieke schakelaar. In de onderstaande tabel staan codes voor enkele veelgebruikte datum-/tijdformaten.

Om bijvoorbeeld een volledige datum formaat, wijzigt u het formaat van het veld Datum samenvoegen op deze manier:

{ MERGEFIELD Date@ "dddd, MMMM dd, yyyy" } }

Tips en opmerkingen:

• In een datum/tijd numerieke schakelaar, de hoofdletters M wordt gebruikt voor maanden en kleine letters m in minuten.
• Behalve de hierboven vermelde codes kunt u ook andere aangepaste datum- en tijdformaten gebruiken.

Hoe het formaat van de huidige datum en tijd te wijzigen in Word mail merge

Om de datum en tijd van vandaag in te voegen in een samenvoegdocument, kunt u de volgende sneltoetsen gebruiken:

• Alt + Shift + D - voeg het veld DATUM in dat de huidige datum weergeeft.
• Alt + Shift + T - het veld TIJD invoegen dat de huidige tijd weergeeft.

Dit zal de datum en tijd toevoegen in de standaardopmaak. Om deze te wijzigen kunt u een numerieke schakelaar gebruiken zoals hierboven beschreven. Of u kunt de gewenste datum/tijdopmaak op een visuele manier toepassen.

1. Selecteer de Datum of Tijd veld waarvan u het formaat wilt wijzigen.
2. Druk op Shift + F9 om de veldcodering weer te geven, die er ongeveer zo uit kan zien als {DATE @ "M/d/yyyy" } }.
3. Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde veld en kies Bewerk veld... uit het contextmenu.
4. In de Gedeponeerd dialoogvenster, selecteer het gewenste formaat voor de Datum veld, en klik op OK .

   Tip. Als u opmaak behouden tijdens updates , selecteer het overeenkomstige selectievakje in de rechter benedenhoek.

Hoe voorloopnullen bij samenvoegen vermijden

In alle numerieke waarden vallen voorloopnullen weg tijdens een mailmerge. Om te zorgen dat postcodes en andere getallen door een mailmerge komen zonder nullen te verliezen, moeten ze worden geformatteerd als tekst .

Om het te laten doen, selecteert u de kolom met getallen en kiest u Tekst in de Nummer Formaat vakje op de Home tab.

U kunt ook rechts klikken op de geselecteerde kolom en dan klikken op Cellen opmaken... In de Cellen opmaken dialoogvenster dat wordt geopend, op de Nummer tabblad, selecteer Tekst en klik dan op OK .

Belangrijke opmerking! Als Speciaal (zoals postcode) of Aangepast (zoals 00000) formaat wordt toegepast op uw Excel-cellen, verandert het in de Tekst format zal ervoor zorgen dat voorloopnullen verdwijnen. Na het formatteren van cellen als Tekst Om deze ontmoedigende taak te vermijden, maakt u een verbinding met uw Excel-blad via DDE. Hierdoor blijven de oorspronkelijke getalnotaties van Excel behouden, inclusief de voorafgaande nullen.

Zo lost u problemen met de opmaak van mailmerge op en maakt u de velden op zoals u wilt. Bedankt voor het lezen!