In deze handleiding worden verschillende aspecten van Outlook-handtekening uitgelegd. U vindt gedetailleerde stappen voor het maken en wijzigen van een handtekening in Outlook, het automatisch toevoegen van een handtekening aan alle uitgaande e-mails en het handmatig invoegen in een bericht. Ook leert u hoe u een professionele Outlook-handtekening maakt met een afbeelding en klikbare pictogrammen voor sociale media. De instructies werken voor alle versies van Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 en eerder.

Als u vaak communiceert met uw vrienden en familie, en vooral als u zaken doet via e-mail, is uw handtekening een van de meest essentiële punten van communicatie. Ze zeggen dat de eerste indruk belangrijk is, en dat geldt ook voor de laatste, want een positieve laatste indruk is een blijvende indruk!

Op het web zijn talloze artikelen, tips en speciale hulpmiddelen te vinden om een professionele e-mailhandtekening te maken. In deze handleiding richten we ons vooral op praktische "how-to" richtlijnen voor het maken, gebruiken en wijzigen van een handtekening in Outlook. Ergens tussen de regels door vindt u ook enkele tips om gepersonaliseerde, informatieve en aandachttrekkende Outlook e-mailhandtekeningen te maken.

Een handtekening maken in Outlook

Een eenvoudige handtekening maken in Outlook is eenvoudig. Als u een paar verschillende e-mailaccounts hebt, kunt u voor elk account een andere handtekening instellen. Ook kunt u automatisch een handtekening toevoegen aan alle uitgaande berichten, of u kunt kiezen welke berichttypes een handtekening moeten bevatten.

Voor het instellen van een handtekening in Outlook voert u de volgende stappen uit.

1. Op de Home tabblad, klik op de Nieuwe e-mail knop. En klik dan op Handtekening > Handtekeningen... op de Bericht tabblad, in de Opnemen groep.

   

   Een andere manier om toegang te krijgen tot de Handtekening functie is via Bestand > Opties > Mail sectie> Handtekeningen... in Outlook 2010 en later. In Outlook 2007 en eerdere versies is het Gereedschap > Opties > Mail formaat tab> Handtekeningen... .

2. Hoe dan ook, de Handtekeningen en briefpapier dialoogvenster wordt geopend en toont een lijst van eerder gemaakte handtekeningen, indien aanwezig.

   Om een nieuwe handtekening toe te voegen, klikt u op de Nieuw knop onder Te bewerken handtekening selecteren en typ een naam voor de handtekening in het veld Nieuwe handtekening dialoogvenster.

   

3. Onder de Standaard handtekening kiezen sectie, doe het volgende:
   • In de E-mailadres dropdown lijst, kies een e-mailaccount om te koppelen aan de nieuw aangemaakte handtekening.
   • In de Nieuwe berichten Kies in de vervolgkeuzelijst de handtekening die automatisch aan alle nieuwe berichten moet worden toegevoegd. Als u niet wilt dat Outlook automatisch een e-mailhandtekening aan nieuwe berichten toevoegt, laat u de standaardoptie (geen) staan.
   • Van de Antwoorden/forwards lijst, kies de handtekening voor antwoorden en doorgezonden berichten, of laat de standaardoptie (geen) staan.
4. Typ de handtekening in de Handtekening bewerken en klik op OK om uw nieuwe Outlook e-mailhandtekening op te slaan. Klaar!

   

Op soortgelijke wijze kunt u een andere handtekening voor een andere rekening Bijvoorbeeld één handtekening voor persoonlijke e-mails en een andere voor zakelijke e-mails.

U kunt zelfs twee verschillende e-mailhandtekeningen voor dezelfde account zeg een langere handtekening voor nieuwe berichten, en een kortere en eenvoudigere voor antwoorden en doorsturen. Zodra u uw e-mailhandtekeningen hebt ingesteld, verschijnen ze allemaal in de Nieuwe berichten en Antwoorden/forwards keuzelijsten:

Tip. Dit voorbeeld toont een zeer eenvoudige teksthandtekening, alleen voor demonstratiedoeleinden. Als u een formele e-mailhandtekening maakt, wilt u deze misschien op een zakelijke manier vormgeven en een aanklikbaar merklogo en pictogrammen voor sociale media opnemen. U vindt relevante informatie en de gedetailleerde stappen in dit gedeelte: Hoe maak ik een professionele e-mailhandtekening in Outlook?

Een handtekening toevoegen in Outlook

Met Microsoft Outlook kunt u de standaardinstellingen voor handtekeningen zodanig configureren dat een geselecteerde handtekening automatisch wordt toegevoegd aan alle nieuwe berichten en/of antwoorden en doorsturen; of u kunt handmatig een handtekening in een individueel e-mailbericht invoegen.

Hoe automatisch een handtekening toevoegen in Outlook

Als je het vorige deel van deze tutorial goed hebt gevolgd, weet je al hoe je een handtekening automatisch toegevoegd nieuwe berichten, antwoorden en doorsturen.

U hoeft alleen maar de gewenste standaardhandtekening(en) voor elk van uw rekeningen te selecteren. Zoals u zich herinnert, bevinden deze opties zich onder het kopje Standaard handtekening kiezen sectie van de Handtekeningen en briefpapier dialoogvenster en zijn beschikbaar bij het maken van een nieuwe Outlook-handtekening of het wijzigen van de bestaande handtekening.

In de volgende schermafbeelding heb ik bijvoorbeeld een handtekening gezet voor mijn ' Verkoop en kies Formeel handtekening voor nieuwe berichten en Korte handtekening voor antwoorden en doorsturen.

Outlook e-mailhandtekening handmatig in berichten invoegen

Als u uw e-mailberichten niet automatisch wilt ondertekenen, is het alternatief om de handtekening handmatig aan elk bericht toe te voegen. In dit geval stelt u de standaardhandtekening in op (geen) :

En dan, wanneer u een nieuw bericht opstelt of een e-mail beantwoordt, klikt u op de knop Handtekening knop op de Bericht tab> Opnemen groep, en selecteer de gewenste handtekening:

Hoe handtekening wijzigen in Outlook

Zoals u zojuist hebt gezien, is het aanmaken van een handtekening in Outlook een fluitje van een cent. Het wijzigen van een bestaande e-mailhandtekening is net zo eenvoudig. Open gewoon de Handtekening en briefpapier venster met een overzicht van uw bestaande handtekeningen, zoals gedemonstreerd in Hoe maak ik een handtekening in Outlook - Stap 1, en doe een van de volgende:

• Naar hernoemen een Outlook-handtekening, klik op de handtekening onder Te bewerken handtekening selecteren en klik op de Hernoemen De Hernoemen van handtekening vak verschijnt, waar u een nieuwe naam typt en op OK klikt om de wijzigingen op te slaan.
• Naar het uiterlijk van elke tekst wijzigen in uw Outlook e-mailhandtekening, gebruikt u de mini-opmaakwerkbalk bovenaan de Handtekening bewerken
• Naar een e-mailaccount wijzigen geassocieerd met de handtekening, of de berichttype (nieuwe berichten, antwoorden/doorsturen), gebruik de overeenkomstige dropdown lijst onder Standaard handtekening kiezen in het rechterdeel van de Handtekeningen en briefpapier dialoogvenster.

Hoe afbeelding toevoegen aan Outlook-handtekening

Als u met veel mensen buiten uw organisatie communiceert, kunt u uw e-mailhandtekening personaliseren door uw bedrijfslogo, uw persoonlijke foto, pictogrammen van sociale media, een gescande afbeelding van uw handgeschreven handtekening of een andere afbeelding toe te voegen.

Zoals alles met betrekking tot Outlook-handtekeningen is het toevoegen van een afbeelding zeer eenvoudig en ongecompliceerd.

1. Open de Handtekeningen en briefpapier dialoogvenster (zoals u zich herinnert dat de snelste manier is om te klikken op Nieuwe e-mail op de Home tabblad, en klik dan op Handtekening > Handtekeningen... op de Bericht tabblad).
2. Onder Selecteer de te bewerken handtekening, klik op de handtekening waaraan u een afbeelding wilt toevoegen, of klik op de Nieuw om een nieuwe handtekening te maken.
3. In de Handtekening bewerken vak, klik waar u een afbeelding wilt toevoegen, en klik vervolgens op de knop Een foto invoegen knop op de werkbalk.

Outlook staat het toevoegen van afbeeldingen in de volgende formaten toe: .png, .jpg, .bmp en .gif.

Als u in plaats van (of samen met) uw bedrijfslogo pictogrammen voor sociale media hebt toegevoegd, wilt u die pictogrammen uiteraard koppelen aan de bijbehorende profielen, en in de volgende paragraaf wordt uitgelegd hoe u dat doet.

Hoe hyperlinks toevoegen aan Outlook-handtekening

Natuurlijk belet niets u om een link naar uw website toe te voegen door deze voluit te typen. Maar een bedrijfsnaam die linkt naar uw corporate website ziet er beslist mooier uit.

Om tekst in uw Outlook-handtekening klikbaar te maken, doet u het volgende:

1. In de Handtekening bewerken vak, selecteer de tekst en klik op de Hyperlink knop op de werkbalk.

   Als de hyperlink-tekst nog niet aan de handtekening is toegevoegd, kunt u gewoon de muisaanwijzer plaatsen op de plaats waar u een link wilt toevoegen, en op de knop Hyperlink knop.

   

2. In de Hyperlink invoegen venster, doe het volgende:
   • In de Weer te geven tekst vak, typ de tekst die u klikbaar wilt maken (als u tekst hebt geselecteerd voordat u op de Hyperlink knop, verschijnt die tekst automatisch in het vak).
   • In de Adres vak de volledige URL in.
   • Klik op OK .

   

3. In de Handtekeningen en briefpapier venster, klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Hoe maak je een afbeelding in je Outlook-handtekening klikbaar?

Om het logo, de sociale pictogrammen of een andere afbeelding in uw Outlook e-mailhandtekening klikbaar te maken, voegt u hyperlinks toe aan die afbeeldingen. Voer daarvoor de bovenstaande stappen uit, met als enige verschil dat u een afbeelding selecteert in plaats van tekst. Zo kunt u bijvoorbeeld uw bedrijfslogo klikbaar maken:

1. In de Handtekening bewerken vak, selecteer het logo en klik op de Hyperlink knop op de werkbalk.

Dat is het! Uw merklogo is klikbaar geworden via een hyperlink. Op dezelfde manier kunt u links toevoegen naar iconen van sociale media zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, enz.

Een Outlook-handtekening maken op basis van een visitekaartje

Een andere snelle manier om een handtekening te maken in Outlook is het toevoegen van een visitekaartje (vCard) met uw contactgegevens.

Omdat visitekaartjes door Outlook automatisch worden aangemaakt op basis van contacten in uw adresboek, moet u eerst uw eigen contactpersoon aanmaken. Klik hiervoor op Mensen onderaan het scherm in Outlook 2013 en later ( Contacten in Outlook 2010 en eerder), ga naar de Home tab> Nieuw groep, en klik op Nieuw contact Het grootste deel van het werk is gedaan!

En maak nu een nieuwe Outlook-handtekening, en klik op de Visitekaartje knop op de miniwerkbalk zoals in de onderstaande schermafbeelding. Dit toont uw lijst met Outlook-contacten, waar u uw eigen contactpersoon kiest en op OK klikt.

Opmerking. Als u een op vCard gebaseerde handtekening in een e-mail invoegt, wordt automatisch een .vcf-bestand met uw visitekaartje toegevoegd. Om dit te voorkomen, kunt u het visitekaartje rechtstreeks uit Outlook-contacten kopiëren en vervolgens de gekopieerde afbeelding in uw Outlook-handtekening invoegen:

Professionele Outlook e-mailhandtekening maken (met afbeelding, links en social media-iconen)

In dit deel vindt u gedetailleerde stap-voor-stap instructies voor het maken van een complexere e-mailhandtekening, die uw contactgegevens, foto en social media-pictogrammen met links naar de bijbehorende profielpagina's bevat. Omdat de miniwerkbalk voor Outlook-handtekeningen een beperkt aantal opties biedt, gaan we een handtekening maken in een nieuw bericht en deze vervolgens kopiëren naar Outlook-handtekeningen.

1. Maak een nieuw bericht door te klikken op de Nieuwe e-mail knop op de Home tab.
2. Voeg een tabel in om uw contactgegevens en afbeeldingen in op te nemen.

   Ga in het nieuwe berichtvenster naar de Plaats tabblad, klik op Tabel en sleep uw cursor in het tabelraster om het aantal rijen en kolommen te selecteren dat overeenkomt met de lay-out van uw e-mailhandtekening.

   

   De tabel helpt u uw grafische en tekstelementen uit te lijnen en harmonie te brengen in het ontwerp van uw Outlook e-mailhandtekening.

   Als u niet zeker weet hoeveel rijen en kolommen u werkelijk nodig hebt, kunt u 3 rijen en 3 kolommen toevoegen, zoals wij in dit voorbeeld doen, en later eventueel extra rijen/kolommen toevoegen of verwijderen.

3. Plaats uw merklogo of persoonlijke foto in een cel van de tabel (de eerste cel in dit voorbeeld).

   Plaats hiervoor de cursor in de cel waar u een afbeelding wilt toevoegen en klik op de knop Foto's knop op de Plaats tab.

   

   Zoek een afbeelding op uw computer, selecteer deze en klik op de knop Plaats knop.

4. Sleep een diagonale pijl met dubbele kop in de hoek van uw afbeelding om de afbeelding indien nodig proportioneel te verkleinen.

Hiermee kunt u de afbeelding op een willekeurige plaats in de eerste kolom plaatsen door de Uitlijning opties op de Indeling tab.

Zorg ervoor dat u de hele tabel selecteert en ga dan naar de Ontwerp tabblad, klik op Grenzen en selecteer Geen grens .

Optioneel kunt u, om de inhoud van de handtekening te scheiden, een paar verticale of horizontale randen schilderen met behulp van de optie Grensschilder optie en de Kleur van de pen van uw keuze:

Om de verdelers dunner of dikker te maken, experimenteert u met verschillende Lijnstijlen en Lijngewichten (deze opties bevinden zich direct boven de Kleur van de pen op de Ontwerp tabblad in de Grenzen groep).

En plak dan uw handtekening door op Ctrl + V te drukken, of rechtsklik ergens in het tekstvak onder Bewerk handtekening en selecteer Plakken uit het contextmenu:

En hier is een ander voorbeeld van een Outlook e-mailhandtekening op dezelfde manier gemaakt, maar met een ander kleurenpalet en een andere lay-out:

Een back-up maken van uw Outlook-handtekeningen

Nadat u uw prachtige Outlook e-mailhandtekeningen hebt gemaakt, zult u ze waarschijnlijk willen back-uppen of exporteren naar een andere computer.

Zoals reeds vermeld, is bijna alles met betrekking tot Outlook-handtekeningen zeer eenvoudig te doen. Het back-upproces is daarop geen uitzondering. U hoeft alleen de gehele inhoud van de Handtekeningen map naar uw back-up locatie. Om uw Outlook e-mailhandtekeningen te herstellen, kopieert u deze bestanden en mappen terug naar de Handtekeningen map op uw computer.

De standaardlocatie van de Handtekening map is als volgt:

• Op Windows XP

C:\Documenten en Instellingen%gebruikersnaam%Applicatiegegevens\Microsoft handtekeningen

C:\Users%gebruikers%AppData\Roaming\Microsoft}Handtekeningen

Een snelle manier om een Handtekening map op uw machine is om Outlook te openen, klik op Bestand > Opties > Mail en houd dan de Ctrl-toets ingedrukt wanneer u op de Handtekeningen... knop:

De platte tekst versie van Outlook HTML e-mailhandtekening aanpassen

Wanneer u een HTML e-mailhandtekening maakt met uw aangepaste kleuren, afbeeldingen en links, moet u er rekening mee houden dat deze mogelijk niet voor iedereen verschijnt zoals u hem heeft ontworpen.

Bijvoorbeeld, sommige van uw e-mail ontvangers kunnen de Lees alle standaardmail in platte tekst optie geselecteerd in hun Outlook's Vertrouwenscentrum instellingen, en als gevolg daarvan worden alle opmaak, afbeeldingen en links uitgeschakeld in uw e-mailhandtekening, evenals in de gehele berichttekst. Bijvoorbeeld, in een plan-tekstbericht verandert mijn mooie html Outlook-handtekening in dit:

Hoewel u niets kunt doen aan opmaak, uw merklogo of persoonlijke foto omdat het platte tekstformaat dit allemaal niet ondersteunt, kunt u op zijn minst uw hyperlinks met de relevante informatie repareren. Als ik zeg "repareren", bedoel ik de volledige URL laten verschijnen in de platte tekst versie van uw html Outlook-handtekening.

Om alleen een handtekening in platte tekst te bewerken, opent u het bijbehorende .txt-bestand rechtstreeks in het programma Handtekeningen map De gedetailleerde stappen volgen hieronder.

1. Open uw Handtekeningen map zoals hier uitgelegd.
2. Zoek het .txt-bestand met de naam die overeenkomt met de naam van uw Outlook-handtekening. In dit voorbeeld ga ik een link in de handtekening herstellen met de naam " Formeel ", dus ik zoek de Formal.txt bestand:

Tip. Ik raad sterk aan om achteraf een back-up te maken van uw Outlook-handtekeningen, omdat de bewerkingen die u hebt gemaakt in de platte tekst-handtekening worden overschreven zodra u uw oorspronkelijke html-handtekening in Outlook wijzigt.

Outlook e-mail handtekening generatoren

Het goede nieuws is dat er veel online e-mail handtekening generatoren bestaan die een selectie van prachtig ontworpen e-mail handtekening sjablonen aanbieden. Het slechte nieuws is dat slechts weinigen van hen het exporteren van hun e-mail handtekeningen naar Outlook gratis toestaan. Maar toch, sommige doen dat.

Om bijvoorbeeld uw e-mailhandtekening gemaakt met de Newoldstamp generator te kopiëren naar Outlook, klikt u gewoon op het Outlook-pictogram, en krijgt u de gedetailleerde stap-voor-stap instructies te zien:

Daarnaast zijn er een aantal gespecialiseerde hulpmiddelen om bijvoorbeeld Outlook e-mailhandtekeningen te maken en te beheren:

• Exclaimer Signature Manager - softwareoplossing voor e-mailhandtekeningen voor Microsoft Outlook. Het biedt een aantal sjablonen voor e-mailhandtekeningen waarmee u professionele Outlook-handtekeningen kunt maken die statische tekst combineren met afbeeldingen en dynamische gegevens.
• Xink - maakt het gemakkelijk om uw e-mailhandtekeningen bij te werken in verschillende e-mailclients zoals Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce en andere.
• Signature-Switch - een Outlook-add-on die het gebruik van HTML-gebaseerde handtekeningen verbetert.

Alle drie zijn betaalde tools, hoewel er proefversies beschikbaar zijn.

Dit is hoe u handtekeningen in Outlook maakt, toevoegt en wijzigt. En nu is het aan u! Veel plezier met het ontwerpen van uw gloednieuwe Outlook-handtekening, houd de lettertypen leesbaar, de kleuren mooi, de afbeeldingen eenvoudig, en u zult zeker een geweldige blijvende indruk achterlaten bij al uw e-mailontvangers.