Dalam tutorial ini, anda akan menemui butiran penuh tentang cara berkongsi buku kerja Excel dengan orang lain dengan menyimpannya ke rangkaian setempat atau OneDrive, cara mengawal akses pengguna kepada fail Excel yang dikongsi dan menyelesaikan perubahan yang bercanggah.

Hari ini semakin ramai orang menggunakan Microsoft Excel untuk kerja berpasukan. Pada masa lalu, apabila anda perlu berkongsi buku kerja Excel dengan seseorang, anda boleh menghantarnya sebagai lampiran e-mel atau menyimpan data Excel anda ke PDF untuk dicetak. Walaupun cepat dan mudah, kaedah terdahulu mencipta berbilang versi dokumen yang sama dan yang kedua menghasilkan salinan yang selamat walaupun tidak boleh diedit.

Versi terkini Excel 2010, 2013 dan 2016 menjadikannya mudah untuk dikongsi dan bekerjasama dalam buku kerja. Dengan berkongsi fail Excel, anda memberi pengguna lain akses kepada dokumen yang sama dan membenarkan mereka membuat pengeditan serentak, yang menjimatkan masalah anda untuk menjejaki berbilang versi.

Cara untuk kongsi fail Excel

Bahagian ini menunjukkan cara berkongsi buku kerja Excel untuk berbilang pengguna dengan menyimpannya ke lokasi rangkaian setempat di mana orang lain boleh mengaksesnya dan membuat pengeditan. Anda boleh menjejaki perubahan tersebut dan menerima atau menolaknya.

Dengan buku kerja dibuka, lakukan langkah berikut untuk berkongsinya:

1. Pada Semakan tab, dalam kumpulan Perubahan , klik butang Kongsi Buku Kerja .

   

2. Kongsi Buku Kerja kotak yang sepadan.
3. Pastikan Boleh edit dipilih dalam senarai lungsur turun di sebelah kanan (lalai) dan klik Kongsi .

Dalam Excel 2016 , anda hanya boleh mengklik butang Kongsi di penjuru kanan sebelah atas, simpan buku kerja ke lokasi awan (OneDrive, OneDrive untuk Perniagaan, atau pustaka SharePoint Online), taip alamat e-mel dalam kotak Jemput orang , pisahkan setiap satunya dengan koma bertitik, dan kemudian klik butang Kongsi pada anak tetingkap (sila lihat tangkapan skrin di bawah).

Mengklik butang Kongsi akan menghantar mesej e-mel kepada setiap orang, salinan akan dihantar kepada anda juga, untuk berjaga-jaga. Jika anda lebih suka menghantar pautan itu sendiri, klik Dapatkan pautan perkongsian di bahagian bawah anak tetingkap sebaliknya.

Pengarang bersama dengan orang lain

Apabila rakan sekerja anda menerima jemputan, mereka hanya mengklik pautan untuk membuka buku kerja dalam Excel Online dan kemudian klik Edit Buku Kerja > Edit dalam Penyemak Imbas untuk mengedit fail.

Excel 2016 untuk pelanggan Office 365 (serta pengguna Excel Mobile, Excel untuk iOS dan Excel untuk Android) boleh mengarang bersama dalam aplikasi desktop Excel mereka dengan mengklik Edit Buku Kerja > Edit dalam Excel.

Petua. Jika anda menggunakan Excel 2016, anda juga boleh mengklik Fail > Buka dan kemudian pilih Dikongsi dengan Saya .

Sekarang, sebagai tidak lama lagi orang lainmula mengedit buku kerja, nama mereka akan muncul di penjuru kanan sebelah atas (kadang-kadang gambar, parap atau pun "G" yang bermaksud tetamu). Anda boleh melihat pilihan pengguna lain dalam warna yang berbeza, pilihan anda sendiri biasanya berwarna hijau:

Nota. Anda mungkin tidak melihat pilihan orang lain jika anda menggunakan versi selain Excel 2016 untuk Office 365 atau Excel Online. Walau bagaimanapun, semua pengeditan mereka pada buku kerja kongsi akan dipaparkan dalam masa nyata.

Jika berbilang pengguna mengarang bersama dan anda kehilangan jejak siapa yang mengedit sel tertentu, klik pada sel itu dan nama orang itu akan didedahkan.

Untuk melompat ke sel yang sedang diedit oleh seseorang, klik nama atau gambar mereka dan kemudian klik kotak hijau dengan alamat sel.

Ini adalah cara anda boleh berkongsi fail Excel dengan pengguna lain. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

Jika dilakukan dengan betul, perkataan [Dikongsi] akan muncul di sebelah kanan nama buku kerja seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:

Kini, anda dan rakan sekerja anda boleh bekerja pada fail Excel yang sama pada masa yang sama. Anda bebas untuk menerima atau menolak perubahan mereka, dan selepas perubahan yang diingini telah dimasukkan, anda boleh berhenti berkongsi buku kerja. Selanjutnya dalam tutorial ini, anda akan menemui butiran tentang cara melakukan semua ini.

Nota. Jika Microsoft Excel enggan berkongsi buku kerja tertentu, kemungkinan besar ia disebabkan oleh salah satu sebab berikut:

1. Buku kerja yang mempunyai jadual atau peta XML tidak boleh dikongsi. Jadi, pastikan anda menukar jadual anda kepada julat dan mengalih keluar peta XML sebelum berkongsi fail Excel anda.
2. Untuk dapat berkongsi buku kerja, beberapa privasitetapan perlu dilumpuhkan. Pergi ke Fail > Excel Options > Pusat Amanah , klik butang Tetapan Pusat Amanah… dan di bawah Pilihan Privasi kategori, nyahtanda kotak Alih keluar maklumat peribadi daripada sifat fail pada simpan .

Cara berkongsi buku kerja Excel dan melindungi penjejakan perubahan

Jika anda bukan sahaja ingin berkongsi fail Excel, tetapi juga untuk memastikan tiada sesiapa yang mematikan sejarah perubahan atau mengalih keluar buku kerja daripada penggunaan dikongsi, teruskan dengan cara ini:

1. Pada Semak tab, dalam kumpulan Perubahan , klik butang Lindungi dan Kongsi Buku Kerja .
2. Tetingkap dialog Lindungi Buku Kerja Kongsi . akan dipaparkan dan anda memilih kotak semak Berkongsi dengan perubahan runut .
3. Taip kata laluan dalam kotak Kata Laluan (Pilihan) , klik OK , dan kemudian taip semula kata laluan untuk mengesahkannya.

   Walaupun memasukkan kata laluan adalah pilihan, lebih baik anda melakukannya. Jika tidak, tidak ada gunanya menggunakan pilihan ini, kerana sesiapa sahaja akan dapat mengalih keluar perlindungan dan dengan itu menghentikan perkongsian buku kerja.

4. Simpan buku kerja.

Mengklik OK dalam kotak dialog di atas akan menukar butang Lindungi dan Kongsi Buku Kerja pada reben kepada Nyahlindungi Buku Kerja Dikongsi dan mengklik butang ini akan mengalih keluar perlindungan daripada buku kerja kongsi dan berhenti berkongsinya.

Catatan. Jika buku kerja sudah dikongsi dan anda ingin melindungi perkongsian dengan kata laluan, anda mesti menyahkongsi buku kerja terlebih dahulu.

Lindungi lembaran kerja lwn. lindungi buku kerja kongsi

Lindungi dan Kongsi Pilihan buku kerja hanya menghalang mematikan penjejakan perubahan dalam buku kerja kongsi, tetapi tidak menghalang pengguna lain daripada mengedit atau memadamkan kandungan buku kerja.

Jika anda mahu menghalang orang daripada menukar maklumat penting dalam dokumen Excel anda , anda perlu mengunci beberapa kawasan sebelum berkongsinya ("sebelum" ialah perkataan penting di sini kerana perlindungan lembaran kerja tidak boleh digunakan pada buku kerja kongsi Excel). Untuk mendapatkan arahan langkah demi langkah yang terperinci, sila lihat:

• Cara mengunci sel tertentu dalam Excel
• Cara mengunci formula dalam Excel

Had buku kerja kongsi Excel

Apabila membuat keputusan untuk berkongsi fail Excel anda, sila ambil perhatian bahawa ia mungkin menyebabkan beberapa masalah kepada pengguna anda kerana tidak semua ciri disokong sepenuhnya dalam buku kerja kongsi. Berikut ialah beberapa pengehadan:

Malah, anda akan dapat menggunakan ciri sedia ada, tetapi anda tidak akan dapat menambah atau menukar ciri tersebut. Jadi, jika anda ingin mendapat manfaat daripada mana-mana pilihan di atas, pastikan anda menggunakannya sebelum berkongsi fail Excel anda. Senarai lengkap ciri yang tidak disokong dalam buku kerja kongsi boleh didapati di tapak web Microsoft.

Cara mengedit buku kerja kongsi Excel

Selepas anda membuka buku kerja kongsi, anda boleh memasukkan baharu atau menukar data sedia ada dengan cara biasa.

Anda juga boleh mengenal pasti kerja anda dalam buku kerja kongsi:

1. Klik tab Fail > ; Pilihan .
2. Dalam kategori Umum , tatal ke bawah ke bahagian Peribadikan salinan Pejabat anda.
3. Dalam kotak Nama Pengguna , masukkan nama pengguna yang anda mahu paparkan dan klik OK .

Sekarang , anda boleh memasukkan dan mengedit data seperti biasa, dengan mengingati pengehadan buku kerja kongsi berikut.

Cara menyelesaikan perubahan bercanggah dalam fail Excel kongsi

Apabila dua atau lebih pengguna sedang mengedit buku kerja yang sama serentak, sesetengah suntingan boleh menjejaskan sel yang sama. Dalam situasi sedemikian, Excel menyimpan perubahan pengguna yang menyimpan buku kerja terlebih dahulu. Apabila pengguna lain cuba menyimpan buku kerja, Excel memaparkan kotak dialog Selesaikan Konflik dengan butiran tentang setiap perubahan yang bercanggah:

Untuk menyelesaikan konflikperubahan, lakukan salah satu daripada yang berikut:

• Untuk mengekalkan perubahan anda, klik Terima Milik Saya .
• Untuk mengekalkan perubahan pengguna lain, klik Terima Lain .
• Untuk menyimpan semua perubahan anda, klik Terima Semua Milik Saya .
• Untuk menyimpan semua perubahan pengguna lain, klik Terima Semua Lain-lain .

Petua. Untuk menyimpan salinan buku kerja kongsi dengan semua perubahan anda, klik butang Batal dalam kotak dialog Selesaikan Konflik dan kemudian simpan buku kerja di bawah kotak dialog yang berbeza. nama ( Fail > Simpan Sebagai ). Anda akan dapat menggabungkan perubahan anda pada satu masa kemudian.

Cara memaksa perubahan terbaharu untuk mengatasi perubahan sebelumnya secara automatik

Untuk meminta perubahan terbaharu secara automatik mengatasi sebarang perubahan sebelumnya (yang dibuat oleh anda atau oleh pengguna lain), tanpa memaparkan kotak dialog Selesaikan Konflik , lakukan perkara berikut:

1. Pada tab Semak , dalam Perubahan kumpulan, klik Kongsi Buku Kerja .
2. Tukar kepada tab Lanjutan , pilih Perubahan yang disimpan menang di bawah Bercanggah perubahan antara pengguna dan klik OK .

Untuk melihat semua perubahan yang telah dibuat pada buku kerja kongsi, gunakan ciri Jejaki Perubahan pada tab Semakan , dalam kumpulan Perubahan . Ia akan menunjukkan kepada anda apabila perubahan tertentu dibuat, siapa yang membuatnya dan data yang telah diubah. Untuk maklumat lanjut, silalihat:

• Lihat sejarah perubahan pada helaian berasingan
• Terima atau tolak perubahan yang dibuat oleh orang lain

Cara menggabungkan salinan buku kerja kongsi yang berbeza

Dalam sesetengah situasi, lebih mudah untuk menyimpan beberapa salinan buku kerja kongsi, dan kemudian menggabungkan perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeza. Begini caranya:

1. Kongsi fail Excel anda ke lokasi rangkaian setempat.
2. Pengguna lain kini boleh membuka fail yang dikongsi dan bekerja dengannya, setiap orang menyimpan salinan mereka sendiri bagi yang dikongsi buku kerja ke folder yang sama, tetapi menggunakan nama fail yang berbeza.
3. Tambahkan ciri Banding dan Gabungkan Buku Kerja pada bar alat Akses Pantas anda. Langkah terperinci tentang cara melakukan ini boleh didapati di sini.
4. Buka versi utama buku kerja kongsi.
5. Klik perintah Banding dan Gabungkan Buku Kerja pada Akses Pantas bar alat.

   

6. Dalam kotak dialog Pilih Fail untuk Digabungkan , pilih semua salinan yang anda mahu gabungkan (untuk memilih beberapa fail, tahan kekunci Shift sambil mengklik nama fail, dan kemudian klik OK) .

Selesai! Perubahan oleh pengguna yang berbeza digabungkan ke dalam satu buku kerja. Kini anda boleh menyerlahkan perubahan, supaya anda boleh melihat semua suntingan sepintas lalu.

Cara mengalih keluar pengguna daripada buku kerja Excel yang dikongsi

Perkongsian fail Excel untuk berbilang pengguna boleh mengakibatkan banyak perubahan yang bercanggah. Untuk mengelakkan perkara ini, anda mungkin mahu memutuskan sambungan orang tertentudaripada buku kerja kongsi.

Untuk mengalih keluar pengguna daripada buku kerja kongsi, lakukan perkara berikut:

1. Pada tab Semak , dalam Perubahan kumpulan, klik butang Kongsi Buku Kerja .
2. Pada tab Pengeditan , pilih nama pengguna yang ingin anda putuskan sambungan dan klik Alih keluar butang Pengguna .

Nota. Tindakan ini memutuskan sambungan pengguna hanya untuk sesi semasa, tetapi tidak menghalang mereka daripada membuka semula dan mengedit fail Excel yang dikongsi semula.

Jika pengguna yang dipilih sedang mengedit buku kerja kongsi, Microsoft Excel akan memberi amaran kepada anda bahawa sebarang perubahan yang belum disimpan bagi pengguna itu akan hilang. Anda klik OK untuk meneruskan atau Batal untuk membatalkan operasi dan membenarkan pengguna menyimpan kerja mereka.

Jika anda yang telah diputuskan sambungan, anda boleh mengekalkan kerja anda dengan menyimpan buku kerja kongsi dengan nama lain, kemudian buka semula buku kerja kongsi asal dan gabungkan perubahan anda daripada salinan yang telah anda simpan.

Jika anda mahu memadamkan paparan peribadi daripada pengguna yang dialih keluar, tukar ke tab Paparan > Paparan Buku Kerja dan klik Paparan Tersuai . Dalam kotak dialog Tersuai Paparan , pilih paparan yang anda mahu alih keluar dan klik Padam .

Cara menyahkongsi fail Excel

Apabila kerja berpasukan telah selesai, anda boleh berhenti berkongsi buku kerja dengan cara ini:

Buka Kongsi Buku Kerja kotak dialog ( Semak tab > Perubahan kumpulan). Pada tab Pengeditan , kosongkan Benarkan perubahan oleh lebih daripada satu pengguna pada masa yang sama… kotak semak dan klik OK .

Excel akan memaparkan makluman bahawa anda akan mengalih keluar fail daripada penggunaan dikongsi dan memadamkan Sejarah perubahan. Jika itu yang anda mahu, klik Ya , jika tidak Tidak .

Nota:

1. Sebelum mengosongkan kotak ini, pastikan anda satu-satunya orang yang disenaraikan di bawah Siapa yang membuka buku kerja ini sekarang . Jika ada pengguna lain, putuskan sambungan mereka dahulu.
2. Jika kotak tidak boleh ditanda (kelabukan), kemungkinan besar perlindungan buku kerja kongsi dihidupkan. Untuk menyahlindung buku kerja, klik OK untuk menutup kotak dialog Kongsi Buku Kerja dan kemudian klik Buang Buku Kerja Dikongsi Nyahlindungi pada tab Semak , dalam Perubahan kumpulan.

Cara berkongsi buku kerja Excel menggunakan OneDrive

Cara lain untuk berkongsi buku kerja Excel ialah menyimpannya ke OneDrive, jemput rakan sekerja anda untuk mengusahakannya , dan lihat perubahan satu sama lain serta-merta. Microsoft memanggilnya pengarangan bersama .

Simpan dan kongsi buku kerja

Dalam Excel 2013 dan Excel 2010 , untuk simpan buku kerja ke OneDrive, lakukan langkah ini:

1. Klik Fail > Kongsi > Simpan ke Awan .
2. Jemput orang untuk bekerjasama dalam buku kerja dengan menaip nama atau alamat e-mel mereka dalam