Šiame įraše atidžiau apžvelgsime sąlyginį formatavimą "Google Sheets" ir sužinosime, kaip jį nustatyti greičiausiai ir efektyviausiai. Panagrinėsime keletą pavyzdžių, kad pamatytume, kaip sukurti sąlyginį formatavimą su viena ar keliomis sąlygomis ir kaip nuspalvinti langelius arba pakeisti šrifto spalvą pagal pasirinktinius kriterijus. Ypač daug dėmesio skirsime sąlyginiam formatavimui pagal kitus langelius.

Kas yra "Google Sheets" sąlyginis formatavimas?

Kam reikalingas sąlyginis formatavimas lentelėje? Ar ne paprasčiau langelius formatuoti rankiniu būdu?

Tam tikrų duomenų paryškinimas spalva - puikus būdas atkreipti dėmesį į įrašus. Daugelis iš mūsų tai daro nuolat. Jei langelių reikšmės atitinka mūsų sąlygas, pavyzdžiui, yra didesnės arba mažesnės už tam tikrą reikšmę, yra didžiausios arba mažiausios, o gal jose yra tam tikrų simbolių arba žodžių, tuomet surandame tokius langelius ir pakeičiame jų šriftą, šrifto spalvą arba fono spalvą.

Argi nebūtų puiku, jei tokie formatavimo pakeitimai būtų atliekami automatiškai ir atkreiptų dar daugiau dėmesio į tokius langelius? Sutaupytume daug laiko.

Čia praverčia sąlyginis formatavimas. "Google Sheets" gali atlikti šį darbą už mus, tereikia paaiškinti, ką norime gauti. Kartu panagrinėkime keletą pavyzdžių ir pamatysime, kaip tai paprasta ir veiksminga.

Kaip pridėti formatavimo taisyklę su viena sąlyga

Tarkime, lentelėje turime šokolado pardavimo duomenis. Kiekvienoje lentelės eilutėje yra užsakymas, kurį gavome iš konkretaus kliento. G stulpelyje naudojome išskleidžiamus sąrašus, kad nurodytume, ar jis buvo įvykdytas.

Ką čia galėtume pamatyti? Pirmiausia galime išskirti tuos užsakymus, kurių bendra pardavimų suma viršija 200 USD. Šiuos įrašus turime F stulpelyje, todėl pele pažymėsime verčių intervalą su užsakymo suma: F2:F22.

Tada suraskite Formatas meniu punktą ir spustelėkite Sąlyginis formatavimas .

Pirmiausia panagrinėkime "Google Sheets" sąlyginį formatavimą naudojant vieną spalvą .

Spustelėkite Formuokite ląsteles, jei... , matomame išplečiamajame sąraše pasirinkite parinktį "Didesnis už arba lygus" ir toliau esančiame lauke įrašykite "200". Tai reiškia, kad mūsų pasirinktame intervale visos ląstelės, kurių reikšmės yra didesnės už arba lygios 200, bus paryškintos naudojant formatą, kurį nustatėme čia pat: paryškintas raudonas šriftas geltoname fone.

Matome, kad mūsų formatavimo taisyklė buvo pritaikyta iš karto: pasikeitė visų reikiamų langelių išvaizda.

Galite nustatyti sąlyginį formatavimą ne tik su vienu atspalviu, bet ir su naudojant spalvų skalę . Norėdami tai padaryti, pasirinkite Spalvų skalė sąlyginio formato taisyklių šoninėje juostoje ir naudokite paruoštus spalvų rinkinius. Taip pat galite pasirinkti atspalvius mažiausiam ir didžiausiam taškams, o prireikus - ir vidurio taškui.

Čia sukūrėme spalvų skalę, kurioje langeliai tampa šviesesni, kai užsakymo suma mažėja, ir tamsesni, kai suma didėja.

"Google" langelių formatavimas pagal kelias sąlygas

Jei spalvų skalė jums atrodo per ryški, skirtuke "Viena spalva" galite sukurti kelias sąlygas ir kiekvienai sąlygai atskirai nurodyti formatą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite "Pridėti kitą taisyklę".

Išskirkime užsakymus, kurių bendra pardavimo suma viršija 200 JAV dolerių, ir tuos, kurių bendra pardavimo suma neviršija 100 JAV dolerių.

Kaip matote, čia turime dvi formatavimo sąlygas. Pirmoji skirta reikšmėms, kurios yra didesnės nei 200, antroji - reikšmėms, kurios yra mažesnės nei 100.

Patarimas. "Google Sheets" galite pridėti tiek sąlyginio formatavimo taisyklių, kiek jums reikia. Norėdami ištrinti taisyklę, tiesiog parodykite į ją ir spustelėkite Pašalinti ikona.

"Google Sheets" sąlyginis formatavimas naudojant pasirinktines formules

Siūlomas sąlygų, kurias galime taikyti savo duomenų intervalui, sąrašas yra gana platus. Tačiau jo vis tiek gali nepakakti. Anksčiau ar vėliau reikės sukurti sąlygą, kurios negalima aprašyti naudojant standartines priemones.

Todėl "Google Sheets" suteikia galimybę įvesti savo formulę kaip sąlygą. Ši formulė leidžia aprašyti savo reikalavimus naudojant standartines funkcijas ir operatorius. Kitaip tariant, formulės rezultatas turi būti "True" arba "False".

Naudokite paskutinį elementą išskleidžiamajame sąraše, kad įvestumėte savo formulę: "Custom formula is" (pasirinktinė formulė yra).

Pažiūrėkime, kaip tai veikia.

Tarkime, norime sužinoti, kurie iš mūsų užsakymų buvo atlikti savaitgalį. Mums netinka nė viena iš standartinių sąlygų.

Pasirinksime A2:A22 datų intervalą, pereisime prie Formatas meniu ir spustelėkite Sąlyginis formatavimas . išskleidžiamajame sąraše "Format cells if" (formatuoti ląsteles, jei) pasirinkite elementą "Custom formula is" (pasirinktinė formulė yra) ir įveskite loginę formulę, kuri padės mums nustatyti savaitės dieną pagal datą.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Jei skaičius didesnis nei 5, vadinasi, tai šeštadienis arba sekmadienis. Tokiu atveju ląstelėje bus taikomas toliau nustatytas formatavimas.

Kaip matote, dabar visi savaitgaliai paryškinti spalvotai.

Štai dar vienas pavyzdys. Išveskime tamsaus šokolado užsakymus naudodami kitą formatą. Tai atlikime tais pačiais veiksmais: pasirinkite duomenų intervalą su šokolado rūšimis (D2:D22) ir naudokite šią sąlygą:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Ši funkcija grąžins "True", jei šokolado tipo pavadinime yra žodis "Dark".

Pažiūrėkite, ką gavome: išryškėjo tamsaus ir ypač tamsaus šokolado užsakymai. Dabar jų nereikia ieškoti šimtuose eilučių.

"Google" skaičiuoklėse naudokite pakaitinius simbolius su sąlyginiu formatavimu

Jei norime formatuoti teksto reikšmes, būtina standartinė sąlyga "Tekste yra".

Galite naudoti specialūs simboliai kad paieškos sąlyga būtų lankstesnė.

Patarimas: uždaro tipo simbolius galima naudoti laukuose "Tekste yra" ir "Tekste nėra", taip pat pasirinktinėse formulėse.

Dažniausiai naudojami du simboliai: klausimo ženklas (?) ir žvaigždutė (*).

Klausimo ženklas atitinka bet kurį vieną simbolį. Pavyzdžiui, kaip matote paveikslėlyje, teksto taisyklė, kurioje yra "??d", formatuoja langelius su tokiomis reikšmėmis, kaip "Raudona", bet ne su "Tamsi".

"??d" reiškia, kad raidė "d" turi būti trečia nuo žodžio pradžios.

Naudokite žvaigždutę, kad praleistumėte nuo nulio iki bet kokio simbolių skaičiaus. Pavyzdžiui, taisyklė, kurioje yra "*d*", turėtų suformatuoti abu langelius: tiek su "Raudona", tiek su "Tamsi" reikšmėmis.

Kad klausimo ir žvaigždutės simboliai nebūtų suvokiami kaip pakaitiniai simboliai jūsų teksto reikšmėse, prieš juos paprastai pridedama tilde (~). Pvz., mūsų pavyzdyje teksto taisyklė, kurioje yra "Re?", formuoja langelius su "Raudona", o taisyklė su "Re~?" neras jokių langelių, nes ieškos reikšmės "Re?".

Kaip naudoti "Google Sheets" sąlyginį formatavimą ištisoms eilutėms paryškinti

Anksčiau aprašytuose pavyzdžiuose taikėme sąlyginį formatavimą tam tikriems stulpelio langeliams. Galbūt pagalvojote: "Būtų labai gražu, jei galėtume tai taikyti visai lentelei!" Ir jūs galite!

Pabandykime specialia spalva paryškinti visus neįvykdytus užsakymus. Norėdami tai padaryti, turime naudoti G stulpelio duomenų formatavimo sąlygą, kurioje nurodėme, ar užsakymas įvykdytas, ir suformatuosime visą lentelę.

Pastaba. Atkreipkite dėmesį, kad formatavimą taikėme visai A1:G22 lentelei.

Tada naudojome pasirinktinę formulę, kurioje nurodėme, kad:

=$G1="Ne"

Patarimas. Prieš stulpelio pavadinimą reikia naudoti dolerio ženklą ($). Taip sukuriama absoliuti nuoroda į stulpelį, todėl formulėje visada bus nurodomas šis konkretus stulpelis, o eilutės numeris gali keistis.

Kitaip tariant, prašome, kad jis judėtų stulpeliu žemyn nuo pirmosios eilutės ir ieškotų visų langelių su reikšme "Ne".

Kaip matote, suformatuotos ne tik tos ląstelės, kurias tikrinome pagal mūsų sąlygą. Dabar sąlyginis formatavimas taikomas visoms eilutėms.

Taigi prisiminkime 3 pagrindines taisykles, kaip sąlygiškai formatuoti lentelės eilutes:

• Formatuojamas diapazonas yra visa lentelė
• Naudojame sąlyginį formatavimą su pasirinktine formule
• Prieš stulpelio pavadinimą turime naudoti simbolį $

"Google Sheets" sąlyginis formatavimas pagal kitą ląstelę

Dažnai girdime klausimą: "Kaip taikyti sąlyginį formatavimą ir lengvai pakeisti sąlygą?" Tai visai nesudėtinga.

Tiesiog naudokite savo formulę su nuoroda į ląstelę, kurioje nurodote reikiamą sąlygą.

Grįžkime prie savo pavyzdinių duomenų su šokolado užsakymais "Google Sheets". Tarkime, kad mus domina užsakymai, kuriuose prekių yra mažiau nei 50 ir daugiau nei 100. Eisime į priekį ir įrašysime šias sąlygas į H stulpelį šalia mūsų lentelės.

Dabar sukursime užsakymų lentelės sąlyginio formatavimo taisykles.

Nustatome formatavimo diapazoną "A2:G22", kad lentelės antraštė išliktų tokia, kokia yra.

Tada atliekame jums žinomus veiksmus ir naudojame mūsų formulę.

Štai kaip atrodo sąlyginio formatavimo formulė, skirta užsakymams, kuriuose yra daugiau kaip 100 elementų:

=$E2>=$H$3

Pastaba. Atkreipkite dėmesį, kad naudodami langelius už lentelės ribų turite naudoti absoliučiąsias nuorodas ($).

Dolerio ženklas prieš stulpelio pavadinimą reiškia absoliučią nuorodą į stulpelį. Jei dolerio ženklas yra prieš eilutės numerį, absoliučią nuorodą reiškia eilutė. Daugiau informacijos rasite šioje išsamioje diskusijoje apie ląstelių nuorodas.

$H$3 mūsų pavyzdyje reiškia absoliučią nuorodą į ląstelę, t. y. kad ir ką darytumėte su lentele, formulėje vis tiek bus nuoroda į šią ląstelę.

Pastaba. Turime naudoti absoliučią nuorodą į E stulpelį ir absoliučią nuorodą į H3 langelį, kuriame yra mūsų riba 100. Jei to nepadarysime, formulė neveiks!

Dabar pridėkime antrąją sąlygą, kad išryškintume užsakymus, kuriuose yra mažiau nei 50 elementų. Spustelėkite "Add another rule" (pridėti kitą taisyklę) ir pridėkite kitą sąlygą, kaip ir pirmąją.

Peržiūrėkite formulę, kurią naudojame sąlyginio formatavimo taisyklėje:

=$E2<=$H$2

Didžiausias ir mažiausias užsakymai dabar paryškinti spalvomis. Užduotis atlikta. Tačiau nemalonu, kad mūsų lape atsirado papildomų skaičių, kurie gali klaidinti ir gadinti lentelės išvaizdą.

Geriau būtų pagalbinius duomenis patalpinti į atskirą lapą. Išsamiau tai aprašysiu kitame pranešime, kai mokysimės kurti išskleidžiamus sąrašus.

Perkelkime į 2 lapą ir įveskime šias naujas sąlygas.

Dabar galime sukurti sąlyginio formatavimo taisykles užsakymų lentelei, remdamiesi šiomis ribomis.

Čia galime susidurti su problema. Jei formulėje tiesiog naudosime 2 lapo ląstelės adresą, gausime klaidą.

Pastaba. Tiesiogines nuorodas į ląstelę sąlyginio formatavimo formulėse galima pateikti tik iš esamo lapo.

Taigi, ką dabar daryti? Padės funkcija INDIRECT. Ji leidžia gauti ląstelės nuorodą įrašant jos adresą kaip tekstą. Štai kaip atrodys ląstelės nuoroda sąlyginio formatavimo formulėje:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Pateikiame antrąją formulę:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Rezultatas toks pat, kaip ir anksčiau, tačiau mūsų lapas nėra perkrautas papildomais įrašais.

Dabar galime keisti formatavimo sąlygas neatnaujindami taisyklės nustatymų. Užtenka tiesiog pakeisti įrašus ląstelėse, ir gausite naują lentelę.

"Google" lentelės ir sąlyginis formatavimas pagal kitos ląstelės tekstą

Išmokome taikyti sąlyginio formatavimo taisykles naudodami tam tikros ląstelės skaitinius duomenis. O ką daryti, jei norime sąlygą pagrįsti ląstelės su tekstu duomenimis? Pažiūrėkime, kaip tai galime padaryti kartu.

Pabandysime rasti užsakymų juodajam šokoladui:

Į 2 lapo G5 langelį įrašome savo sąlygą: "Dark".

Tada grįžtame į 1 lapą su lentele ir vėl pasirenkame formatavimo intervalą: A2:G22.

Tada pasirenkame Formatas meniu, pasirinkite Sąlyginis formatavimas ir įveskite šią formulę į Pasirinktinė formulė yra srityje:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Patarimas: nepamirškite, kad reikia įvesti absoliučias nuorodas į intervalą, kuriame reikia patikrinti žodį "Dark" (D2:D22).

Funkcija INDIRECT("2!$G$5") leidžia gauti 2 lapo G5 ląstelės reikšmę, t. y. žodį "Dark".

Taigi, paryškinome užsakymus, kuriuose gaminio pavadinimo dalis yra žodis iš 2 lapo G5 langelio.

Žinoma, galėtume tai padaryti paprasčiau. Mūsų formulė atrodytų taip:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Tačiau jei norėtume rasti kitą produktą, turėtume redaguoti sąlyginio formatavimo taisyklę. Tai užtrunka šiek tiek ilgiau nei tiesiog atnaujinti G5 ląstelės vertę.

Sąlyginio formatavimo pašalinimas iš "Google" skaičiuoklės

Iš lentelės tikrai gali tekti pašalinti visus sąlyginius formatus.

Norėdami tai padaryti, pirmiausia pasirinkite ląstelių, kurioms taikomas sąlyginis formatavimas, intervalą.

Šoninėje juostoje matysite visas sukurtas taisykles.

Nukreipkite pelę į sąlygą, kurią reikia ištrinti, ir spustelėkite " Pašalinti " piktograma. Sąlyginis formatavimas bus panaikintas.

Jei neprisimenate, kokį tiksliai ląstelių intervalą formatavote, arba jei norite kuo greičiau atsikratyti formatų, pasirinkite ląstelių intervalą ir eikite į Formatas meniu - Aiškus formatavimas . Taip pat galite naudoti klavišų Ctrl + \ .

Atminkite, kad šiuo atveju bus panaikintas ne tik sąlyginis formatavimas, bet ir visi kiti lentelėje naudojami formatai.

Tikimės, kad sąlyginio formatavimo taikymas "Google" lentelėse supaprastins jūsų darbą ir padarys rezultatus vaizdingesnius.