Sommario
Continuiamo il nostro viaggio "Back to Basics" imparando alcune peculiarità della modifica dei fogli di calcolo di Google. Inizieremo con alcune funzioni semplici come l'eliminazione e la formattazione dei dati e continueremo con quelle più fantasiose come la possibilità di lasciare commenti e note, lavorare offline e rivedere rapidamente tutte le modifiche apportate al file.
Non molto tempo fa ho fatto luce sulle funzioni di base di Google Sheets, spiegando in dettaglio come creare una tabella da zero, come condividerla e come gestire molti file (se ve li siete persi, forse è il caso di darci un'occhiata prima).
Oggi vi invito ad approfondire ancora di più le vostre conoscenze. Prendete un tè e sedetevi - continuiamo con l'editing dei documenti :)
Come modificare in Google Fogli
Eliminazione dei dati
Ok, questa opzione è quanto di più semplice si possa immaginare: selezionate una cella o un intervallo di celle e premete il pulsante Elimina sulla tastiera.
Per eliminare la formattazione in Google Fogli, selezionare l'intervallo di celle e andare su Formattazione> Cancella la formattazione oppure premere Ctrl + \ sulla tastiera.
Come formattare le celle in Google Fogli
- Il modo principale per formattare le celle è quello di utilizzare il comando barra degli strumenti Se si passa il cursore su un'icona, viene visualizzato un suggerimento che spiega cosa fa. L'arsenale di strumenti di Google Sheets consente di modificare il formato dei numeri, il carattere, la dimensione e il colore e l'allineamento delle celle. Se si ha una minima esperienza di lavoro con le tabelle, questo non sarà affatto un problema:
- Per continuare, è possibile congelare la riga superiore in Google Sheets, in modo che quando si scorre la tabella verso l'alto e verso il basso si possano sempre vedere i nomi delle colonne e delle righe. Questo aiuta molto quando si lavora con molti dati.
Supponiamo di avere una tabella con informazioni sulle vendite di cioccolato. Vogliamo che la tabella sia il più possibile facile da leggere e da capire. Per congelare la prima riga e la prima colonna è possibile:
- Vai a Visualizza> Congela e scegliere il numero di righe e/o colonne da congelare.
- Vedete il rettangolo grigio vuoto nell'angolo superiore sinistro del foglio di calcolo, dove si incontrano le intestazioni delle colonne e delle righe? Passate il cursore sulla spessa barra grigia finché il cursore non diventa una mano. Quindi fate clic, tenete premuto e trascinate questa linea di confine di una riga verso il basso. Lo stesso si usa per congelare le colonne.
Aggiungere, nascondere e "togliere" un foglio
Molto spesso un foglio non è sufficiente, quindi come possiamo aggiungere qualche altro?
Nella parte inferiore della finestra del browser si trova il pulsante Aggiungi foglio Sembra un segno più (+):
Facendo clic su di esso, un foglio vuoto viene subito aggiunto all'area di lavoro. Rinominatelo facendo doppio clic sulla sua scheda e inserendo un nuovo nome.
Nota: Google Sheets limita il numero di fogli nel file. Scoprite perché potrebbe impedire l'aggiunta di nuovi dati al vostro foglio di calcolo.
Una cosa particolare è che è possibile nascondersi Per questo, fate clic con il tasto destro del mouse sulla scheda del foglio e scegliete di Nascondi foglio Questo menu contestuale consente di cambiare il colore della scheda, di eliminare il foglio, di copiarlo o duplicarlo:
Ok, l'abbiamo nascosto, ma come lo recuperiamo?
Fare clic sull'icona con quattro linee ( Tutti i fogli ) a sinistra della scheda del primo foglio, trovare e fare clic sul foglio nascosto. Oppure basta andare in Visualizza> Schede nascoste nel menu Fogli di Google:
Il foglio è tornato a funzionare ed è pronto per essere modificato e gestito.
Controllare la cronologia delle modifiche in Google Sheets
Cosa succede se sono stati commessi degli errori durante la modifica della tabella o, peggio ancora, se qualcuno ha cancellato per sbaglio una parte delle informazioni? È necessario creare copie dei documenti ogni giorno?
La risposta è no. Con Google Sheets è tutto molto più semplice e sicuro: salva la cronologia di ogni modifica apportata al file.
- Per controllare la cronologia dell'intero foglio di calcolo, procedere come segue.
- Per controllare la cronologia delle modifiche delle singole celle, procedere come segue.
Ridimensionare il foglio di calcolo
Un'altra domanda che potrebbe sorgere durante la modifica della tabella: come si fa a ridimensionarla? Purtroppo non è possibile ridimensionare una tabella in Google Fogli, ma dato che stiamo lavorando nel browser, possiamo utilizzare l'opzione integrata.
Per farlo, abbiamo le scorciatoie tradizionalmente utilizzate:
- Ctrl + "+" (più sul tastierino numerico) per ingrandire.
- Ctrl + "-" (meno sul tastierino numerico) per ridurre lo zoom.
Inoltre, è possibile passare alla modalità a schermo intero in Visualizza> Schermo intero Per annullare il ridimensionamento e mostrare i controlli premere Esc .
Come utilizzare e modificare Google Sheets offline
Molti ritengono che lo svantaggio principale di Google Fogli risieda nell'impossibilità di utilizzarlo offline, poiché i file vengono salvati nel cloud. Ma si tratta di un'idea sbagliata: è possibile rendere Google Fogli disponibile offline, lavorare con le tabelle in questa modalità e salvare le modifiche nel cloud in un secondo momento, quando viene ripristinato l'accesso a Internet.
Per modificare Google Fogli offline, è necessario impostare la sincronizzazione con Google Drive.
Aggiungete le estensioni di Google Docs a Google Chrome (questo vi verrà suggerito una volta attivata la modalità offline in Google Sheets):
Se si utilizza un dispositivo mobile o un tablet, assicurarsi di installare tutte le applicazioni per tabelle, documenti e presentazioni di Google e Google Drive.
Un altro consiglio: prima di recarvi in luoghi privi di Internet, accedete al vostro account Google e aprite i file e le applicazioni che intendete utilizzare, ad esempio, durante il volo. Lasciate le applicazioni aperte in modo da non dover accedere all'account, cosa impossibile senza Internet. Potrete iniziare a lavorare con i file immediatamente.
Quando si modifica Google Fogli offline, si vedrà un'icona speciale nella parte superiore dello schermo - un fulmine nel cerchio. Quando si torna online, tutte le modifiche saranno salvate immediatamente e l'icona scomparirà. Questo permette di lavorare con Google Fogli in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, nonostante l'accesso a Internet e senza perdere i dati.
Nota: è possibile creare, visualizzare e modificare le tabelle e gli altri documenti solo quando si lavora offline. Non sarà possibile spostare le tabelle, rinominarle, modificare le autorizzazioni ed eseguire altre azioni connesse a Google Drive.
Commenti e note in Google Sheets
Come forse sapete, MS Excel offre la possibilità di aggiungere note alle celle. Con Google Sheets è possibile aggiungere non solo note ma anche commenti. Vediamo come funziona.
A aggiungere una nota , posizionare il cursore nella cella e scegliere una delle seguenti opzioni:
- Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella e scegliere Inserire la nota .
- Vai a Inserisci> Nota nel menu Fogli di Google.
- Premere Shift + F12 .
A Aggiungi un commento , posizionare il cursore anche nella cella e scegliere una delle seguenti opzioni:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella e scegliere Inserisci commento.
- Vai a Inserire> Commento nel menu Fogli di Google.
- Utilizzare i tasti Ctrl + Alt + M .
Un piccolo triangolo nell'angolo in alto a destra della cella indicherà che è stata aggiunta una nota o un commento alla cella. Inoltre, nella scheda Nome del foglio di calcolo verrà visualizzato il numero di celle con commenti:
Qual è la differenza tra note e commenti? Il link al commento può essere inviato a un collega che modifica il file insieme a voi, il quale potrà rispondere:
Ogni commento può essere risposto direttamente all'interno della tabella e ogni utente che vi ha accesso riceverà una notifica dei nuovi commenti e delle risposte.
Per eliminare il commento, premere il tasto Risolvere Significa che le domande discusse sono state risolte, ma la loro storia rimane. Se si preme il tasto Commenti nell'angolo superiore destro della tabella, si vedranno tutti i commenti e si potranno riaprire quelli risolti.
È inoltre possibile regolare le impostazioni di notifica facendo clic sul pulsante Notifiche link. Scegliete se volete essere avvisati di tutti i commenti, solo dei vostri o di nessuno.
Stampare e scaricare i fogli di calcolo di Google
Ora che avete imparato a creare, aggiungere e modificare i fogli di calcolo, dovete sapere come stamparli o salvarli sul vostro computer.
A stampare i fogli di Google , utilizzare il menu: File> Stampa oppure utilizzare la scorciatoia standard: Ctrl+P. Quindi seguire i passaggi sullo schermo, scegliere le opzioni di stampa e ottenere la copia fisica.
A salvare la tabella come file sul vostro computer, andate su File> Scarica come e scegliere il tipo di file necessario:
Credo che i formati offerti siano sufficienti per soddisfare le esigenze di quasi tutti gli utenti.
Tutte queste funzioni di base che avete imparato contribuiscono al lavoro quotidiano con le tabelle. Rendere i vostri file belli e presentabili, condividerli con gli altri e lavorare offline: tutto questo è possibile con Google Sheets. Non abbiate paura di esplorare nuove funzioni e provatele. Credetemi, alla fine della giornata vi chiederete perché non avete usato questo servizio prima.
