L'esercitazione spiega come utilizzare la funzione Subtotale di Excel per sommare, contare o calcolare automaticamente la media di diversi gruppi di celle. Si apprenderà inoltre come visualizzare o nascondere i dettagli del subtotale, copiare solo le righe del subtotale e come rimuovere i subtotali.

I fogli di lavoro con molti dati possono spesso apparire disordinati e difficili da comprendere. Fortunatamente, Microsoft Excel offre una potente funzione Subtotale che consente di riassumere rapidamente diversi gruppi di dati e di creare uno schema per i fogli di lavoro. Fate clic sui seguenti link per conoscere i dettagli.

Che cos'è il subtotale in Excel?

In generale, il subtotale è la somma di una serie di numeri, che viene poi aggiunta a un'altra serie di numeri per ottenere il totale generale.

In Microsoft Excel, la funzione Subtotale non si limita a totalizzare sottoinsiemi di valori all'interno di un insieme di dati, ma consente di raggruppare e riassumere i dati utilizzando le funzioni SOMMA, CONTO, MEDIA, MIN, MAX e altre. Inoltre, crea una gerarchia di gruppi, nota come contorno, che consente di visualizzare o nascondere i dettagli di ciascun subtotale, oppure di visualizzare solo un riepilogo dei subtotali e del totale.totali.

Ad esempio, ecco come possono apparire i subtotali di Excel:

Come inserire i subtotali in Excel

Per aggiungere rapidamente dei subtotali in Excel, eseguire le seguenti operazioni.

1. Organizzare i dati di partenza

La funzione Subtotale di Excel richiede che i dati di origine siano disposti in un ordine corretto e non contengano righe vuote.

Pertanto, prima di aggiungere i subtotali, assicurarsi di tipo la colonna per la quale si desidera raggruppare i dati. Il modo più semplice per farlo è fare clic sul pulsante Filtro sul pulsante Dati fare clic sulla freccia del filtro e selezionare l'ordinamento da A a Z o da Z ad A:

Per rimuovere le celle vuote senza rovinare i dati, seguite le seguenti indicazioni: Come rimuovere tutte le righe vuote in Excel.

2. Aggiungere i subtotali

Selezionare una cella qualsiasi all'interno del set di dati, andare alla voce Dati scheda> Schema e fare clic su Subtotale .

Suggerimento: se si desidera aggiungere subtotali solo per una parte dei dati, selezionare l'intervallo desiderato prima di fare clic sul pulsante Subtotale pulsante.

3. Definire le opzioni del subtotale

Nella finestra di dialogo Subtotale, specificare le tre cose principali: per quale colonna raggruppare, quale funzione di riepilogo utilizzare e quali colonne sottomettere:

• Nel Ad ogni cambio di scatola selezionare la colonna contenente i dati che si desidera raggruppare.
• Nel Utilizzare la casella di funzione , selezionare una delle seguenti funzioni:
  • Somma - sommare i numeri.
  • Conta - conta le celle non vuote (inserisce le formule Subtotale con la funzione COUNTA).
  • Media - calcola la media dei numeri.
  • Max - restituisce il valore più grande.
  • Min - restituisce il valore più piccolo.
  • Prodotto - calcola il prodotto delle celle.
  • Conta numeri - conta le celle che contengono numeri (inserisce formule di subtotale con la funzione CONTA).
  • StdDev - calcola la deviazione standard di una popolazione sulla base di un campione di numeri.
  • StdDevp - restituisce la deviazione standard basata su un'intera popolazione di numeri.
  • Var - stima della varianza di una popolazione sulla base di un campione di numeri.
  • Varp - stima la varianza di una popolazione basata su un'intera popolazione di numeri.
• Sotto Aggiungere il subtotale a selezionare la casella di controllo per ogni colonna che si desidera sottomettere.

In questo esempio, si raggruppano i dati in base alla categoria Regione e utilizzare la funzione SOMMA per totalizzare i numeri della colonna Vendite e Profitto colonne.

Inoltre, è possibile selezionare una delle seguenti opzioni:

• Per inserire un'interruzione di pagina automatica dopo ogni subtotale, selezionare l'opzione Interruzione di pagina tra i gruppi scatola.
• Per visualizzare una riga di riepilogo sopra la riga dei dettagli, deselezionare l'opzione Riepilogo dei dati Per visualizzare una riga di riepilogo sotto la riga dei dettagli, selezionare questa casella di controllo (solitamente selezionata per impostazione predefinita).
• Per sovrascrivere i subtotali esistenti, mantenere l'opzione Sostituire i subtotali correnti altrimenti deselezionare questa casella.

Infine, fare clic sul pulsante OK I totali parziali appariranno sotto ogni gruppo di dati e il totale generale verrà aggiunto alla fine della tabella.

Una volta inseriti nel foglio di lavoro, i subtotali vengono ricalcolati automaticamente quando si modificano i dati di origine.

Suggerimento: se i totali parziali e il totale generale non vengono ricalcolati, assicurarsi di impostare la cartella di lavoro in modo che calcoli automaticamente le formule ( File > Opzioni > Formule> Opzioni di calcolo > Calcolo della cartella di lavoro > Automatico ).

3 cose da sapere sulla funzione Subtotale di Excel

Il Subtotale di Excel è molto potente e versatile, ma allo stesso tempo è una funzione molto specifica in termini di calcolo dei dati. Di seguito, troverete le spiegazioni dettagliate delle specificità del Subtotale.

1. Solo le righe visibili vengono sottoriportate

In sostanza, il subtotale di Excel calcola i valori nelle celle visibili e ignora le righe filtrate. Tuttavia, include i valori nelle righe nascoste manualmente, cioè le righe che sono state nascoste utilizzando l'opzione Nascondi righe sul comando Casa scheda> Cellule gruppo> Formato > Nascondere &; Nascondere oppure facendo clic con il tasto destro del mouse sulle righe e facendo clic su Nascondere I paragrafi seguenti spiegano i dettagli tecnici.

L'applicazione della funzione Subtotale in Excel crea automaticamente formule SUBTOTALE che eseguono un tipo di calcolo specifico come la somma, il conteggio, la media, ecc:

• 1 - 11 ignorano le celle filtrate, ma includono le righe nascoste manualmente.
• 101 - 111 ignorano tutte le righe nascoste (filtrate e nascoste manualmente).

La funzione Subtotale di Excel inserisce formule con numero di funzione 1-11.

Nell'esempio precedente, l'inserimento di subtotali con la funzione Somma crea questa formula: SUBTOTALE(9, C2:C5) Dove 9 rappresenta la funzione SOMMA e C2:C5 è il primo gruppo di celle da sottomettere.

Se si filtra, ad esempio, Limoni e Arance Se invece si nascondono manualmente le righe, queste saranno incluse nei totali parziali. L'immagine seguente illustra la differenza:

A escludere le righe nascoste manualmente in modo che vengano calcolate solo le celle visibili, modificate la formula del Subtotale sostituendo il numero di funzione 1-11 con il numero corrispondente 101-111.

Nel nostro esempio, per sommare solo le celle visibili escludendo le righe nascoste manualmente, cambiare SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) a SUBTOTALE( 109 C2:C5):

Per ulteriori informazioni sull'uso delle formule di subtotale in Excel, consultare il tutorial sulla funzione SUBTOTALE.

2. I totali generali sono calcolati a partire dai dati originali.

La funzione Subtotale di Excel calcola i totali generali dai dati originali, non dai valori dei subtotali.

Ad esempio, l'inserimento di subtotali con la funzione Media calcola la Grande Media come media aritmetica di tutti i valori originali nelle celle C2:C19, trascurando i valori nelle righe dei subtotali. Basta confrontare le schermate seguenti per vedere la differenza:

3. I subtotali non sono disponibili nelle tabelle di Excel.

Se il pulsante Subtotale è disattivato sulla barra multifunzione, molto probabilmente si sta lavorando con una tabella di Excel. Poiché la funzione Subtotale non può essere utilizzata con le tabelle di Excel, è necessario convertire prima la tabella in un intervallo ordinario. Per i passaggi dettagliati, consultare questa guida: Come convertire una tabella di Excel in un intervallo.

Come aggiungere subtotali multipli in Excel (subtotali annidati)

L'esempio precedente ha mostrato come inserire un livello di subtotali. Ora andiamo oltre e aggiungiamo i subtotali per i gruppi interni ai gruppi esterni corrispondenti. Più precisamente, raggrupperemo i nostri dati di esempio per Regione e poi suddividerlo per Articolo .

1. Ordinare i dati in base a diverse colonne

Quando si inseriscono subtotali nidificati in Excel, è importante ordinare i dati in tutte le colonne per le quali si desidera raggruppare i subtotali. A tale scopo, accedere alla finestra di dialogo Dati scheda> Ordinamento e filtro fare clic sul gruppo Ordinamento pulsante , e aggiungere due o più livelli di ordinamento:

Per istruzioni dettagliate, vedere Come ordinare per più colonne.

Come risultato, i valori delle prime due colonne sono ordinati in ordine alfabetico:

2. Inserire il primo livello di subtotali

Selezionate una cella qualsiasi all'interno dell'elenco di dati e aggiungete il primo livello esterno di subtotali, come dimostrato nell'esempio precedente. Il risultato sarà Vendite e Profitto subtotali per Regione :

3. Inserire livelli annidati di subtotali

Con i subtotali esterni in posizione, fare clic su Dati > Subtotali per aggiungere un livello di subtotale interno:

• Nel Ad ogni cambio di selezionare la seconda colonna per la quale si desidera raggruppare i dati.
• Nel Utilizzare la funzione selezionare la funzione di riepilogo desiderata.
• Sotto Aggiungere il subtotale a selezionare la colonna o le colonne per le quali si desidera calcolare i subtotali, che possono essere le stesse colonne dei subtotali esterni o altre diverse.

Infine, cancellare il Sostituire i subtotali correnti È il punto chiave che impedisce la sovrascrittura del livello esterno dei subtotali.

Ripetere questo passaggio per aggiungere altri subtotali annidati, se necessario.

In questo esempio, il livello interno del subtotale raggrupperà i dati in base all'elemento Articolo e sommare i valori della colonna Vendite e Profitto colonne:

Di conseguenza, Excel calcolerà i totali per ogni voce all'interno di ogni regione, come mostrato nella schermata seguente:

Per motivi di spazio, il Regione Est viene espanso per visualizzare il gruppo Articolo e gli altri 3 gruppi di regioni sono chiusi (la sezione seguente spiega come fare: Visualizzare o nascondere i dettagli dei subtotali).

Aggiungere diversi subtotali per la stessa colonna

Quando si usano i subtotali in Excel, non ci si limita a inserire un solo subtotale per colonna, ma si possono riassumere i dati della stessa colonna con tutte le funzioni che si desiderano.

Ad esempio, nella nostra tabella di esempio, oltre ai totali delle Regioni, si potrebbe visualizzare una media per le Vendite e Profitto colonne:

Per ottenere un risultato simile a quello che si vede nell'immagine qui sopra, eseguite i passaggi descritti in Come aggiungere più subtotali in Excel. Ricordate solo di deselezionare l'opzione Sostituire i subtotali correnti ogni volta che si aggiungono il secondo e tutti i successivi livelli di subtotali.

Come utilizzare i subtotali in Excel

Ora che sapete come fare i subtotali in Excel per ottenere immediatamente un riepilogo per diversi gruppi di dati, i seguenti suggerimenti vi aiuteranno a ottenere la funzione Subtotale di Excel sotto il vostro pieno controllo.

Mostrare o nascondere i dettagli del subtotale

Per visualizzare il riepilogo dei dati, cioè solo i subtotali e i totali generali, fare clic su uno dei simboli del contorno che appaiono nell'angolo superiore sinistro del foglio di lavoro:

• Il numero 1 visualizza solo i totali generali.
• L'ultimo numero visualizza sia i subtotali che i singoli valori.
• A seconda del numero di subtotali inseriti nel foglio di lavoro, nel contorno possono essere presenti uno, due, tre o più numeri intermedi.

Nel nostro foglio di lavoro di esempio, fate clic sul numero 2 per visualizzare il primo raggruppamento per Regione :

Oppure, fare clic sul numero 3 per visualizzare i subtotali annidati per Articolo :

Per visualizzare o nascondere le righe di dati per subtotali individuali , utilizzare l'opzione e simboli.

Oppure, fare clic sul pulsante Mostra dettagli e Nascondi dettagli sui pulsanti del Dati nella scheda Schema gruppo.

Copia solo le righe del subtotale

Come vedete, usare il subtotale in Excel è facile... fino a quando non si tratta di copiare solo i subtotali da qualche altra parte.

Il modo più ovvio che mi viene in mente - visualizzare i subtotali desiderati e poi copiare le righe in un'altra posizione - non funziona: Excel copia e incolla tutte le righe, non solo quelle visibili incluse nella selezione.

Per copiare solo le righe visibili contenenti i subtotali, procedere come segue:

1. Visualizzare solo le righe del subtotale che si desidera copiare utilizzando i numeri di contorno o i simboli più e meno.
2. Selezionare una cella del subtotale, quindi premere Ctrl+A per selezionare tutte le celle.
3. Con i subtotali selezionati, andare alla voce Casa scheda> Editing e fare clic su Trova e seleziona > Vai a Speciale...

Suggerimento: invece di utilizzare l'opzione Vai allo speciale è possibile premere Alt + ; per selezionare solo le celle visibili.

Il risultato è che il riepilogo dei dati è stato copiato in un altro foglio di lavoro. Si noti che questo metodo copia il file valori del subtotale e non le formule:

Suggerimento: è possibile utilizzare lo stesso trucco per modificare il campo formattazione di tutte le righe del subtotale in un colpo solo.

Come modificare i subtotali

Per modificare rapidamente i totali parziali esistenti, procedere come segue:

1. Selezionare una cella del subtotale.
2. Vai al sito Dati e fare clic su Subtotale .
3. Nel Subtotale apportare le modifiche desiderate alla colonna chiave, alla funzione di riepilogo e ai valori da sottomettere.
4. Assicurarsi che il Sostituire i subtotali correnti è selezionata.
5. Fare clic su OK.

Nota: se sono stati aggiunti più subtotali per lo stesso set di dati, non è possibile modificarli. L'unico modo è rimuovere tutti i subtotali esistenti e inserirli nuovamente.

Come rimuovere i subtotali in Excel

Per rimuovere i subtotali, procedere come segue:

1. Selezionare una cella qualsiasi dell'intervallo dei subtotali.
2. Vai al sito Dati scheda> Schema e fare clic su Subtotale .
3. Nel Subtotale fare clic sulla finestra di dialogo Rimuovi tutto pulsante.

In questo modo, i dati vengono disaggregati e tutti i subtotali esistenti vengono cancellati.

Oltre alla funzione Subtotale di Excel, che inserisce automaticamente i subtotali, esiste un modo "manuale" per aggiungere subtotali in Excel: la funzione SUBTOTALE, che offre una versatilità ancora maggiore e il tutorial collegato mostra un paio di trucchi utili.