Az oktatóprogram bemutatja, hogyan követheti nyomon a változásokat az Excelben: a változások kiemelése a képernyőn, a változások listázása egy külön lapon, a változások elfogadása és elutasítása, valamint az utolsó módosított cella nyomon követése.

Amikor egy Excel-munkafüzeten dolgozik együtt, érdemes nyomon követni a rajta végrehajtott módosításokat. Ez különösen akkor lehet hasznos, amikor a dokumentum már majdnem kész, és a csapat az utolsó módosításokat végzi.

Egy nyomtatott példányon piros tollal jelölheti a szerkesztéseket. Egy Excel-fájlban a kifejezetten erre a célra kialakított Változások követése funkció segítségével elektronikusan is ellenőrizheti, elfogadhatja vagy elutasíthatja a módosításokat. Továbbá a legutóbbi módosításokat a Figyelőablak segítségével nyomon követheti.

Excel Track Changes - az alapok

Az Excel beépített Változások nyomon követése funkciójának használatával könnyedén áttekintheti a szerkesztéseket közvetlenül a szerkesztett munkalapon vagy egy külön lapon, majd az egyes módosításokat egyenként vagy az összes módosítást egyszerre elfogadhatja vagy elutasíthatja. Az Excel nyomon követési funkciójának leghatékonyabb használatához néhány dolgot érdemes megjegyeznie.

1. A Változások követése csak megosztott munkafüzetekben érhető el.

Az Excel Változások nyomon követése csak megosztott munkafüzetekben működik. Tehát amikor bekapcsolja a nyomon követést az Excelben, a munkafüzet megosztottá válik, ami azt jelenti, hogy több felhasználó egyszerre végezheti el a szerkesztéseket. Ez jól hangzik, de a fájl megosztásának megvannak a hátrányai is. Nem minden Excel-funkció támogatott a megosztott munkafüzetekben, beleértve a feltételes formázást, az adatérvényesítést, a rendezést és a formátum szerinti szűrést,cellák összevonása, hogy csak néhányat említsünk. További információkért tekintse meg az Excel megosztott munkafüzet bemutatót.

2. A Változások nyomon követése nem használható táblázatokat tartalmazó munkafüzetekben.

Ha a Változások követése gomb nem elérhető (szürke) az Excelben, akkor valószínűleg a munkafüzet egy vagy több táblázatot vagy XML-térképet tartalmaz, amelyek nem támogatottak a megosztott munkafüzetekben. Ebben az esetben alakítsa át a táblázatait tartományokká, és távolítsa el az XML-térképeket.

3. Az Excelben nem lehet visszavonni a változtatásokat.

A Microsoft Excelben nem tudja visszaállítani a munkalapot az időben a változtatások visszavonásával, mint a Microsoft Wordben. Az Excel Változások nyomon követése inkább egy naplófájl, amely rögzíti a munkafüzetben végrehajtott változtatásokra vonatkozó információkat. Ezeket a változtatásokat manuálisan áttekintheti, és kiválaszthatja, hogy melyeket tartja meg, és melyeket írja felül.

4. Nem minden változás követhető az Excelben

Az Excel nem követ minden egyes módosítást. A cellaértékek bármilyen módosítását nyomon követi, de néhány más módosítást, például a formázást, a sorok és oszlopok elrejtését/elrejtését, a képletek újraszámítását nem.

5. A módosítási előzmények alapértelmezés szerint 30 napig maradnak meg.

Alapértelmezés szerint az Excel 30 napig őrzi meg a módosítási előzményeket. Ha megnyit egy szerkesztett munkafüzetet, mondjuk 40 nap múlva, akkor mind a 40 napra vonatkozóan látni fogja a módosítási előzményeket, de csak addig, amíg be nem zárja a munkafüzetet. A munkafüzet bezárása után a 30 napnál régebbi módosítások eltűnnek. Lehetőség van azonban megváltoztatni a módosítási előzmények megőrzésére szolgáló napok számát.

Hogyan követheti nyomon a változásokat az Excelben

Most, hogy ismeri az Excel Változások követése alapelveit, beszéljünk arról, hogyan engedélyezheti és használhatja ezt a funkciót a munkalapjain.

Az Excel Változások követése funkció bekapcsolása

Az Ön vagy más felhasználók által egy adott munkafüzetben végrehajtott módosítások megtekintéséhez hajtsa végre a következő lépéseket:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Változások követése gombot, majd válassza a Kiemelés Változások... .

   

2. A Változások kiemelése párbeszédpanelen a következőket tegye:
   • Ellenőrizze a Szerkesztés közben követheti a változásokat. Ezzel is megosztja a munkafüzetet. doboz
   • A címen. Jelölje ki, mely változások , válassza ki a kívánt időszakot a Amikor mezőben, és akinek a változásait látni szeretné a Ki mezőben (az alábbi képernyőkép az alapértelmezett beállításokat mutatja).
   • Válassza ki a Kiemeli a változásokat a képernyőn opció.
   • Kattintson a címre. OK .

   

3. Ha a rendszer kéri, engedje, hogy az Excel mentse a munkafüzetet, és kész!

Az Excel a különböző felhasználók által végzett szerkesztéseket különböző színekkel fogja kiemelni, ahogyan az a következő szakaszban látható. Az új módosítások a beírás során lesznek kiemelve.

Tipp. Ha az Excel Változások követése funkciót egy megosztott munkafüzetben engedélyezi (ezt a munkafüzet nevéhez csatolt [Megosztva] szó jelzi), a A változások listázása egy új lapon Ezt a mezőt is bejelölheti, hogy az egyes változások teljes részleteit külön lapon láthassa.

Kiemeli a változásokat a képernyőn

A címen Kiemeli a változásokat a képernyőn kiválasztva a Microsoft Excel sötétvörös színnel árnyalja azokat az oszlopbetűket és sorszámokat, ahol a módosítások történtek. Cellaszinten a különböző felhasználók által végzett szerkesztéseket különböző színekkel - színes cellakerettel és egy kis háromszöggel a bal felső sarokban - jelöli. Ha további információkat szeretne kapni egy adott módosításról, csak vigye a mutatót a cella fölé:

A nyomon követett változások előzményeinek megtekintése egy külön lapon

A módosítások képernyőn történő kiemelése mellett a módosítások listáját egy külön lapon is megtekintheti. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Osszon meg egy munkafüzetet.

   Ehhez menjen a Felülvizsgálat tab> Változások csoport, kattintson a Megosztás munkafüzet gombot, majd válassza ki a Egynél több felhasználó egyidejű módosításának engedélyezése A részletesebb lépésekért lásd: Hogyan osszunk meg egy munkafüzetet az Excelben.

2. Kapcsolja be az Excel Változások követése funkciót ( Felülvizsgálat > Változások követése > Változások kiemelése ).
3. A Változások kiemelése párbeszédablakban konfigurálja a Jelölje ki, mely változások mezőkben (az alábbi képernyőkép az ajánlott beállításokat mutatja), válassza ki a A változások listázása egy új lapon mezőt, és kattintson az OK gombra.

Ez egy új munkalapon, az ún. Történelem lapot, amely számos részletet mutat minden egyes módosításról, beleértve azt, hogy mikor történt, ki végezte, milyen adatokat változtatott meg, a módosítást megtartották-e vagy sem.

A ellentmondásos változások (azaz a különböző felhasználók által ugyanazon cellán végrehajtott különböző változtatások), amelyeket megtartottak. Won a Művelet típusa oszlop. A számok a Vesztes akció oszlop a megfelelő Műveleti számok a felülbírált, ellentmondásos módosításokra vonatkozó információkkal. Példaként lásd az alábbi képernyőképen az 5. műveletet (Nyert) és a 2. műveletet (Elveszett):

Tippek és megjegyzések:

1. Az Előzmények lap csak a következőket jeleníti meg elmentett módosítások , ezért mindenképpen mentse el a legutóbbi munkáját (Ctrl + S), mielőtt ezt az opciót használná.
2. Ha az előzménylapon nem szerepel minden változás amelyek a munkafüzetben készültek, válassza a Minden a Amikor mezőt, majd törölje a Ki és Hol jelölőnégyzetek.
3. A címre. távolítsa el a az Előzmények munkalapot a munkafüzetből, vagy mentse el újra a munkafüzetet, vagy törölje a jelölőnégyzetet a A változások listázása egy új lapon dobozban a Változások kiemelése párbeszédablak.
4. Ha azt szeretné, hogy az Excel nyomon követési módosításai úgy nézzenek ki, mint a Word nyomon követési módosításai, azaz a törölt értékek formázva legyenek a strikethrough , használhatja ezt a Microsoft Excel Support Team blogján közzétett makrót.

A módosítások elfogadása vagy elutasítása

A különböző felhasználók által végrehajtott módosítások elfogadásához vagy elutasításához lépjen a Felülvizsgálat tab> Változások csoport, és kattintson a Változások követése > Változások elfogadása/elutasítása .

A Válassza ki az elfogadni vagy elutasítani kívánt módosításokat párbeszédpanelen konfigurálja a következő beállításokat, majd kattintson a OK :

• A Amikor listában válasszon Még nem vizsgálták vagy A dátum óta .
• A Ki listában válassza ki azt a felhasználót, akinek a módosításait szeretné áttekinteni ( Mindenki , Mindenki, kivéve engem vagy egy adott felhasználó) .
• Törölje a Hol doboz.

Az Excel egyenként mutatja a módosításokat, és Ön a Elfogadom vagy Visszautasítani az egyes módosítások megtartásához vagy törléséhez.

Ha egy adott cellán több módosítást is végeztek, megkérdezzük, hogy melyik módosítást szeretné megtartani:

Alternatívaként kattinthat a Mindent elfogadni vagy Mindent elutasítani hogy az összes módosítást egyszerre hagyja jóvá vagy törölje.

Megjegyzés: A nyomon követett módosítások a módosítások elfogadása vagy elutasítása után is kiemeltek maradnak a munkafüzetben. Ha teljesen el szeretné távolítani őket, kapcsolja ki a Változások nyomon követését az Excelben.

Beállítja, hogy mennyi ideig tartsa meg a változás előzményeit

Az Excel alapértelmezés szerint 30 napig őrzi meg a módosítási előzményeket, és véglegesen törli a régebbi módosításokat. Ha hosszabb ideig szeretné megőrizni a módosítási előzményeket, hajtsa végre az alábbi lépéseket:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Megosztás munkafüzet gomb.
2. A Megosztás munkafüzet párbeszédablakban, váltson a Haladó lapon a kívánt napok számát írja be a következő mezőbe Változási előzmények megőrzése , és kattintson a OK .

Hogyan kapcsolja ki a Track Changes (Változások nyomon követése) funkciót az Excelben

Ha már nem szeretné, hogy a módosítások kiemelve jelenjenek meg a munkafüzetben, kapcsolja ki az Excel Változások követése opciót. Íme, hogyan:

1. A Felülvizsgálat lapon, a Változások csoport, kattintson a Változások követése > Változások kiemelése .
2. A Változások kiemelése párbeszédpanelen törölje a Szerkesztés közbeni módosítások nyomon követése. Ez is megosztja a munkafüzetet. jelölőnégyzet.

Megjegyzés: A változáskövetés kikapcsolása az Excelben véglegesen törli a módosítási előzményeket. Ha szeretné megőrizni ezeket az információkat további hivatkozás céljából, akkor a módosításokat egy új lapon listázhatja, majd az Előzmények lapot átmásolhatja egy másik munkafüzetbe, és elmentheti azt a munkafüzetet.

Hogyan követheti nyomon az utolsó módosított cellát az Excelben

Bizonyos helyzetekben előfordulhat, hogy nem szeretné a munkafüzet összes módosítását megtekinteni, hanem csak a legutóbbi szerkesztést szeretné nyomon követni. Ezt a CELL funkció és a Figyelőablak funkció kombinációjával lehet elérni.

Mint azt valószínűleg tudja, az Excel CELL funkciója arra szolgál, hogy információt kérjen le egy celláról:

Az info_type argumentum határozza meg, hogy milyen típusú információt szeretne visszaadni, például a cella értékét, címét, formázását stb. Összesen 12 info típus áll rendelkezésre, de ebben a feladatban csak kettőt fogunk használni közülük:

• Tartalomjegyzék - a cella értékének lekérdezéséhez.
• Cím: - a cella címének megadásához.

Opcionálisan más into típusokat is használhat további információk lekérdezéséhez, például:

• Col - a cella oszlopszámának megadásához.
• Sor - a cella sorszámának megadásához.
• Filename - a kívánt cellát tartalmazó fájlnév elérési útvonalának megjelenítéséhez.

Azáltal, hogy kihagyja a hivatkozás argumentummal utasítja az Excelt, hogy adja vissza az utoljára módosított cellára vonatkozó információkat.

A háttérinformációkkal a következő lépésekkel követheti nyomon a munkafüzetekben az utoljára módosított cellát:

1. Írja be az alábbi képleteket az üres cellákba:

   =CELL("cím")

   =CELL("tartalom")

   Ahogy az alábbi képernyőképen látható, a képletek megjelenítik az utoljára módosított cella címét és aktuális értékét:

   

   Ez nagyszerű, de mi van akkor, ha eltávolodik a Cell képleteket tartalmazó laptól? Ahhoz, hogy figyelemmel kísérhesse a legutóbbi változásokat bármelyik, éppen megnyitott lapról, adja hozzá a képletcellákat az Excel figyelőablakához.

2. Adja hozzá a képletcellákat a Figyelőablakhoz:
   • Jelölje ki azokat a cellákat, amelyekbe az imént beírta a Cell képleteket.
   • Menjen a Képletek tab> Formula auditálás csoport, és kattintson a Nézőablak gomb.
   • A Nézze meg a weboldalt. Ablak , kattintson Add Watch... .
   • A kis Add Watch ablak jelenik meg, a cellahivatkozások már hozzá vannak adva, és Ön rákattint a Add gomb.

Ezzel a képletcellákat a Figyelőablakba helyezi. A Figyelőablak eszköztárat bárhová áthelyezheti vagy dokkolhatja, például a lap tetejére. És mostantól bármilyen munkalapra vagy munkafüzetre navigál, a legutóbb módosított cellára vonatkozó információ csak egy pillantásra van.

Megjegyzés: A cellaképletek a legutóbbi változtatásokat tartalmazzák, amelyek a következőkben történtek. bármely nyitott munkafüzet Ha a módosítás egy másik munkafüzetben történt, akkor a munkafüzet neve az alábbi képernyőképen látható módon jelenik meg:

Így követheted nyomon a változásokat az Excelben. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!