A bemutató megmutatja, hogyan lehet megtartani a számok, dátumok, százalékok és pénznemek formázását, amikor az Excelből a Wordbe küldött levelek egyesítését végzi, vagy hogyan változtathatja meg azt tetszése szerint.

Egyik korábbi cikkünkben azt vizsgáltuk, hogyan lehet Excelből a Wordbe egyesíteni a leveleket, hogy személyre szabott leveleket vagy e-mail üzeneteket küldhessünk. Mint kiderült, a Word egyesítő levelezésének használata egy dokumentum Excel munkalapból történő automatikus létrehozására sok kihívást jelenthet. Egyes mezők esetleg nem töltődnek ki, vagy rossz információkkal vannak kitöltve. Az Excelben megfelelően formázott számok nem feltétlenül jelennek meg helyesen a Wordben.Az alábbi hibaelhárítási tippek segítenek a tipikus Mail Merge formázási problémák megoldásában.

Hogyan kell egyesíteni és megtartani a formázást?

Amikor egy Excel-munkalapból végez levelezési összevonást, egyes numerikus adatok az összevonás után elveszíthetik a formázást. A problémák jellemzően a százalékos vagy pénznemként formázott számokkal, illetve a vezető nullákat tartalmazó számokkal, például az irányítószámokkal fordulnak elő.

Ok : Alapértelmezés szerint a Microsoft Word az OLE DB kapcsolatot használja, amely az információkat behozza, de a formátumokat nem. Ennek eredményeképpen a Word dokumentumban az adatok abban a formátumban jelennek meg, amelyben az Excelben belsőleg tárolódnak, és nem a cellákra alkalmazott formátumban.

A probléma szemléltetésére tekintse meg a forrásadat-formátumokat egy Excel-táblázatban:

Most pedig nézzük meg, mi történik egy Word sorközi dokumentumban:

• Irányítószám - Az Excelben azért jelenik meg egy vezető nulla, mert a cellában egyéni számformátum van, például 00000. A Wordben egy mögöttes érték (2451) jelenik meg.
• Pénznem - pénznemszimbólum, ezres elválasztójel és tizedesjegyek nélkül jelenik meg. Az Excelben a szám pénznemként van formázva (3000,00 $). A Wordben a szám tiszta formában jelenik meg (3000).
• Százalékos arány - általában a százaléknak megfelelő tizedes számként jelenik meg; bizonyos esetekben pedig lebegőpontos számként. Például az Excelben százalékként formázott 30% a Wordben 0,3 vagy 0,29999999999 formában jelenik meg.
• Dátum - a Régió beállításaiban beállított alapértelmezett formátumban jelenik meg. Esetünkben az Excel 20-Május-22 dátumát a Wordben 5/20/2022-re alakítja át.

Megoldás : Ahhoz, hogy a Word megfelelő formátumban jelenítse meg az irányítószámokat, dátumokat, árakat, százalékokat és egyéb numerikus értékeket, csatlakozzon az Excel munkafüzethez a következővel Dinamikus adatcsere (DDE).

Hogyan használjuk a dinamikus adatcserét az Excel táblához való csatlakozáshoz?

Mielőtt elkezdené a levelek összevonását, végezze el a következő lépéseket a Microsoft Wordben.

1. Menjen a Fájl> Beállítások> Speciális .
2. Görgessen le a Általános szakaszban jelölje be a jelölőnégyzetet Megerősíti a fájlformátum átalakítását a megnyitáskor és kattintson OK .
3. Indítsa el az egyesített levelezést a szokásos módon (a részletes lépéseket itt találja). Amikor a címzettek kiválasztására kerül sor, válassza a következő opciót Meglévő lista használata .
4. Keresse meg a táblázatkezelőt, válassza ki, és kattintson a Nyissa meg a címet. (vagy kattintson duplán a fájlra).
5. A Adatforrás megerősítése párbeszédpanelen, ellenőrizze a Mindent megmutatni mezőt a bal alsó sarokban, majd válassza a MS Excel munkalapok DDE-n keresztül (*.xls) , és kattintson a OK .
6. Kattintson a címre. Teljes táblázat , és OK .

Elég sokáig tarthat, amíg a Word DDE-n keresztül csatlakozik az Excel adatforráshoz, ezért kérjük, legyen türelmes - így hosszú távon még több időt takaríthat meg :)

Tipp. Ha szeretné megakadályozni, hogy a Word minden egyes alkalommal többször is megjelenjen az adatfájl megnyitásakor, törölje a Megerősíti a fájlformátum átalakítását a megnyitáskor jelölőnégyzetet a levelezőlistához való csatlakozás után.

Mostantól a Word sorközi dokumentumban az összes numerikus érték megtartja eredeti formátumát.

Hogyan formázhat meg egyes levelezési mezőkre vonatkozó formátumokat

Az Excel munkalaphoz való DDE-csatlakozás a leggyorsabb módja annak, hogy az összes formázási problémát egy lépésben megoldja. Ha ez a megoldás valamilyen okból nem alkalmazható Önnél, akkor az Excel-adatok formázását a Wordben úgy vezérelheti, hogy egy adott összevonási mezőhöz numerikus kapcsolót (korábban képkapcsolónak nevezték) ad hozzá.

A numerikus kapcsoló egyfajta maszk, amely lehetővé teszi, hogy a Word-dokumentumban a mező tartalmát a kívánt módon formázza. A numerikus kapcsoló hozzáadásához hajtsa végre a következő lépéseket:

1. Válassza ki azt az összevonási mezőt, amelynek formátumát meg kívánja változtatni. Ez lehet Dátum , Pénznem , Százalék vagy más területen.
2. Nyomja meg a Shift + F9 billentyűkombinációt a kiválasztott mező kódjának megjelenítéséhez, vagy az Alt + F9 billentyűkombinációt a dokumentum összes mezőjének kódjának megjelenítéséhez. Egy általános mező kódja valahogy így néz ki: { MERGEFIELD Név }.
3. Adjon hozzá egy numerikus kapcsolókódot a mező végéhez.
4. Ha a kurzor a mező bármely pontján áll, nyomja meg az F9 billentyűt a frissítéshez.
5. Nyomja meg ismét a Shift + F9 vagy Alt + F9 billentyűkombinációt a mező kódjának elrejtéséhez, majd tekintse meg az eredményt.

A következő példák néhány tipikus forgatókönyvön keresztül vezetnek végig.

Sorközi levelek: számformátum

Ahhoz, hogy a számok a megfelelő formátumban jelenjenek meg (azonos vagy eltérő formátumban, mint az Excel-fájlban), használja a következő numerikus kapcsolókódokat.

Ha például egész számot akar formázni ezres elválasztóval, használja a numerikus kapcsolót \# ,0, így a Szám mező változik:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Sorkönyvek: pénznem formátum

A pénznemek formázásához a következő kódokat kell használni:

Ha például dollár formátumot szeretne alkalmazni az összevont levélben, adja hozzá a numerikus \# $,0 kapcsolót a Pénznem mezőhöz:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Ennek eredményeképpen a 3000-es számot 3000 dollárként formázza, tizedesjegyek nélkül.

Tipp: A fenti példák a levelek összevonására vonatkoznak. dollár formátum A dollárjel ($) helyett bármilyen más pénznem szimbólumot is használhat, pl. € vagy £ .

Sűrített levelezés: százalékos formátum

A százalékok formázása a Word sorközi dokumentumban attól függ, hogy a forrásértékek hogyan vannak formázva az Excel-táblázatban.

Ha a Általános vagy Szám formátumot használ az Excelben, a Wordben egy megfelelő szám fog megjelenni. Ha százalékként szeretné formázni ezt a számot, adja hozzá az alábbi numerikus kapcsolók egyikét.

Például, ha egy számot egész százalékként szeretne formázni, szerkessze meg a Százalék mezőt a következőképpen:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Ennek eredményeképpen az 50-es számot 50%-os értékként formázza.

Ha a százalékos formátumot alkalmazza az Excel-cellákra, a Word a százalékos formázás mögött egy tényleges értéket jelenít meg, amely egy tizedes szám. Például egy 50%-os Excel-érték a Wordben 0,5-ként jelenik meg. A százalékos érték százalékos értékké alakításához először meg kell szoroznia a tizedes számot 100-zal, majd egy megfelelő numerikus kapcsolót kell használnia. Íme a részletes lépések:

1. Válassza ki azt az összevonási mezőt, amelyet százalékként szeretne formázni, például "százalék". Figyelem, az idézőjeleknek szerepelniük kell a kiválasztásban.
2. Nyomja meg a Ctrl + F9 billentyűkombinációt, hogy a kiválasztott mezőt egy másik mezőbe csomagolja, így: { "Percent" }
3. Szerkessze a mezőt úgy, hogy az alábbiak valamelyikét kapja:
   • Kerekített egész százalék: {="Percent "*100 \# 0%}
   • Százalék két tizedesvesszővel: {="Percent "*100 \# 0.00%}
4. Helyezze a kurzort bárhová a mezőben, és nyomja meg az F9 billentyűt a frissítéshez.

   Megjegyzés: A képletet tartalmazó egyesítőmező akkor is megjeleníti az értéket, nem pedig a mező nevét, ha nincs előnézeti módban. Ne aggódjon, ez normális viselkedés. Hogy megbizonyosodjon arról, hogy az érték nem statikus, kattintson a nyilakra a Előnézeti eredmények csoport segítségével válthat a címzettek között. A mező kódjának megtekintéséhez jelölje ki az értéket, és nyomja le a Shift + F9 billentyűkombinációt. Ha mindent helyesen csinált, valami ilyesmit fog látni:

   { ={MERGEFIELD százalék }*100 \# 0% }

Postai összevonás: dátum és idő formátum

A számokhoz és a pénznemekhez hasonlóan a dátumformátumot is megváltoztathatja a levelek összevonásában egy numerikus kapcsoló segítségével. Az alábbi táblázat néhány gyakran használt dátum/idő formátum kódjait tartalmazza.

Például egy teljes dátum formátumot, módosítsa a Dátum összevonás mező formátumát így:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tippek és megjegyzések:

• A dátum/idő numerikus kapcsolóban a nagybetűs M a hónapokra és a kisbetűs m percekig.
• A fent felsorolt kódokon kívül bármilyen más egyéni dátum- és időformátumot is használhat.

Hogyan változtathatja meg az aktuális dátum és idő formátumát a Word sorkönyvben?

A mai dátum és az aktuális idő beillesztéséhez az egyesített levelezési dokumentumba a következő parancsikonokat használhatja:

• Alt + Shift + D - az aktuális dátumot megjelenítő DATE mező beillesztése.
• Alt + Shift + T - az aktuális időt megjelenítő TIME mező beillesztése.

Ez a dátumot és az időt az alapértelmezett formátumban adja hozzá. Ennek megváltoztatásához használhat egy numerikus kapcsolót a fent leírtak szerint. Vagy vizuálisan is alkalmazhatja a kívánt dátum/idő formázást.

1. Válassza ki a Dátum vagy Idő mezőbe, amelynek formátumát meg szeretné változtatni.
2. Nyomja meg a Shift + F9 billentyűkombinációt a mező kódolásának megjelenítéséhez, amely így nézhet ki: { DATE \@ "M/d/yyyyyy" }
3. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztott mezőre, és válassza a Mező szerkesztése... a kontextusmenüből.
4. A Fájlok párbeszédpanelen válassza ki a kívánt formátumot a Dátum mezőt, és kattintson a OK .

   Tipp. Ha azt szeretné, hogy a formázás megőrzése a frissítések során , jelölje be a megfelelő jelölőnégyzetet a jobb alsó sarokban.

Hogyan lehet elkerülni a vezető nullák elvesztését a levelek egyesítésében?

Minden numerikus értékben a vezető nullák kiesnek a levelek egyesítése során. Ahhoz, hogy az irányítószámok és más számok a nullák elvesztése nélkül jussanak át a levelek egyesítésén, a következőképpen kell formázni őket szöveg .

Ehhez jelölje ki a számokat tartalmazó oszlopot, és válassza a Szöveg a Szám formátum doboz a Home tab.

Másik lehetőségként kattintson a jobb gombbal a kiválasztott oszlopra, majd kattintson a Cellák formázása... . A Cellák formázása párbeszédpanel megnyílik, a Szám lapon válassza a Szöveg , majd kattintson a OK .

Fontos megjegyzés! Különleges (például irányítószám) vagy egyéni (például 00000) formátumot alkalmaznak az Excel-cellákra, a formátumot a Szöveg formázás hatására a vezető nullák eltűnnek. A cellák formázása után, mint Szöveg , akkor minden egyes cellát át kell néznie, és kézzel kell beírnia a hiányzó nullákat. Ennek az ijesztő feladatnak az elkerülése érdekében csatlakozzon az Excel-táblához DDE-n keresztül. Ez megőrzi az eredeti Excel-számformátumokat, beleértve az előző nullákat is.

Így oldhatod meg az egyesített levelek formázási problémáit, és formázhatod a mezőket a kívánt módon. Köszönjük, hogy elolvastad!