Udžbenik pokazuje kako pratiti promjene u Excelu: istaknuti promjene na ekranu, ispisati promjene na zasebnom listu, prihvatiti i odbiti promjene, kao i pratiti posljednju promijenjenu ćeliju.

Kada surađujete na Excel radnoj knjizi, možda ćete htjeti pratiti promjene koje su u njoj napravljene. Ovo bi moglo biti posebno korisno kada je dokument skoro gotov i vaš tim radi završne revizije.

Na ispisanoj kopiji možete koristiti crvenu olovku za označavanje izmjena. U Excel datoteci možete elektronički pregledati, prihvatiti ili odbiti promjene pomoću značajke Praćenja promjena posebno dizajnirane za to. Nadalje, možete pratiti najnovije promjene pomoću prozora za praćenje.

Excel Praćenje promjena - osnove

Upotrebom ugrađenog Praćenja promjena u Excelu, može jednostavno pregledati vaše izmjene izravno u uređenom radnom listu ili na zasebnom listu, a zatim prihvatiti ili odbiti svaku promjenu pojedinačno ili sve promjene odjednom. Kako biste najučinkovitije koristili značajku praćenja programa Excel, zapamtite nekoliko točaka.

1. Praćenje promjena dostupno je samo u dijeljenim radnim knjigama

Praćenje promjena programa Excel radi samo u dijeljenim radnim knjigama. Dakle, kad god uključite praćenje u Excelu, radna knjiga postaje dijeljena, što znači da više korisnika može uređivati ​​istovremeno. To zvuči sjajno, ali dijeljenje datoteke ima i svojih nedostataka. Nisu sve Excel značajkepotpuno podržan u zajedničkim radnim knjigama uključujući uvjetno oblikovanje, provjeru valjanosti podataka, sortiranje i filtriranje po formatu, spajanje ćelija, da spomenemo samo neke. Za više informacija pogledajte naš vodič za dijeljenu radnu bilježnicu programa Excel.

2. Praćenje promjena ne može se koristiti u radnim knjigama koje sadrže tablice

Ako je gumb Prati promjene nedostupan (zasivljen) u vašem Excelu, najvjerojatnije vaša radna knjiga sadrži jednu ili više tablica ili XML mapa koje nisu podržane u dijeljenim radne bilježnice. U tom slučaju, pretvorite svoje tablice u raspone i uklonite XML karte.

3. Nije moguće poništiti promjene u programu Excel

U programu Microsoft Excel radni list ne možete vratiti na vrijeme poništavanjem promjena kao što možete učiniti u programu Microsoft Word. Praćenje promjena programa Excel zapravo je log datoteka koja bilježi informacije o promjenama napravljenim u radnoj knjizi. Možete ručno pregledati te promjene i odabrati koje ćete zadržati, a koje nadjačati.

4. Ne prate se sve promjene u Excelu

Excel ne prati svaku pojedinačnu promjenu. Sva uređivanja koja izvršite u vrijednostima ćelija se prate, ali neke druge promjene poput oblikovanja, skrivanja/otkrivanja redaka i stupaca, ponovni izračuni formula ne.

5. Povijest promjena prema zadanim postavkama čuva se 30 dana

Prema zadanim postavkama, Excel čuva povijest promjena 30 dana. Ako otvorite uređenu radnu knjigu, recimo, za 40 dana, vidjet ćete povijest promjena za svih 40 dana, ali samo dok nezatvoriti radnu knjižicu. Nakon zatvaranja radne knjige, sve promjene starije od 30 dana će nestati. Međutim, moguće je promijeniti broj dana za čuvanje povijesti promjena.

Kako pratiti promjene u Excelu

Sada kada znate osnove Excel Track Changes, razgovarajmo o tome kako omogućiti i koristite ovu značajku u svojim radnim listovima.

Uključite Excel značajku Praćenje promjena

Da biste vidjeli promjene koje ste vi ili drugi korisnici izvršili u radnoj knjizi, izvršite ove korake:

1. Na kartici Pregled , u grupi Promjene kliknite gumb Prati promjene , a zatim odaberite Istakni promjene... .

   

2. U dijaloškom okviru Istakni promjene učinite sljedeće:
   • Provjerite Prati promjene tijekom uređivanja . Ovo također dijeli vašu radnu knjigu. okvir
   • Pod Istakni koje promjene odaberite željeno vremensko razdoblje u okviru Kada i čije promjene želite vidjeti u okviru Tko (snimka zaslona u nastavku prikazuje zadane postavke).
   • Odaberite opciju Označi promjene na zaslonu .
   • Kliknite OK .

   

3. Ako se to od vas zatraži, dopustite Excelu da spremi vašu radnu knjigu i gotovi ste!

Excel će istaknuti izmjene različitih korisnika u različitim bojama kao što je prikazano u sljedećem odjeljku. Sve nove promjene bit će istaknute dok upisujete.

Savjet. Ako omogućujete Excel Track Changes u zajedničkoj radnoj knjizi(što je označeno riječju [Dijeljeno] pridodanom nazivu radne knjige), Popis promjena na novom listu također će biti dostupan. Možete odabrati i ovaj okvir kako biste vidjeli sve pojedinosti o svakoj promjeni na posebnom listu.

Istakni promjene na ekranu

S odabranim Istakni promjene na ekranu , Microsoft Excel zasjenjuje slova stupaca i brojeve redaka u kojima su promjene napravljene tamnocrvenom bojom. Na razini ćelije, izmjene različitih korisnika označene su različitim bojama - obojenim rubom ćelije i malim trokutićem u gornjem lijevom kutu. Da biste dobili više informacija o određenoj promjeni, samo zadržite pokazivač iznad ćelije:

Pogledajte povijest praćenih promjena na zasebnom listu

Osim isticanja promjena na ekranu , također možete vidjeti popis promjena na posebnom listu. Da biste to učinili, izvršite ove korake:

1. Podijelite radnu knjigu.

   Za ovo idite na karticu Pregled > Promjene grupu, kliknite gumb Dijeli radnu knjigu , a zatim odaberite Dopusti promjene do više od jednog korisnika u isto vrijeme potvrdni okvir. Za detaljnije korake pogledajte Kako dijeliti radnu knjigu u Excelu.

2. Uključite Excel značajku praćenja promjena ( Pregled > Praćenje promjena > ; Istakni promjene ).
3. U dijaloškom prozoru Istakni promjene , konfiguriraj okvire Istakni promjene (snimak zaslona u nastavku prikazujepreporučene postavke), označite okvir Popis promjena na novom listu i kliknite U redu.

Ovo će ispisati sve praćene promjene na novi radni list, nazvan list Povijest , koji prikazuje mnogo detalja o svakoj promjeni, uključujući kada je napravljena, tko ju je napravio, koji su podaci promijenjeni, je li promjena zadržana ili ne.

Konfliktne promjene (tj. različite promjene koje su u istoj ćeliji napravili različiti korisnici) koje su zadržane imaju Pobijeđeno u stupcu Vrsta radnje . Brojevi u stupcu Gubitak radnje odnose se na odgovarajuće Brojeve radnje s informacijama o proturječnim promjenama koje su poništene. Kao primjer, pogledajte radnju broj 5 (pobijeđeno) i radnju broj 2 (izgubljeno) na slici ispod:

Savjeti i bilješke:

1. List Povijest prikazuje samo spremljene promjene , stoga svakako spremite svoj nedavni rad (Ctrl + S) prije korištenja ove opcije.
2. Ako Povijest list ne navodi sve promjene koje su napravljene u radnoj knjizi, odaberite Sve u okviru Kada , a zatim poništite polje Tko i Gdje potvrdne okvire.
3. Da biste uklonili radni list Povijest iz svoje radne knjige, ponovno spremite radnu knjigu ili uklonite kvačicu s Popis promjena na novom listu okvir u dijaloškom prozoru Označi promjene .
4. Ako želite da Excelove promjene praćenja izgledajupoput praćenja promjena programa Word, tj. izbrisanih vrijednosti oblikovanih s precrtanim , možete koristiti ovu makronaredbu objavljenu na blogu Microsoft Excel tima za podršku.

Prihvatite ili odbacite promjene

Da biste prihvatili ili odbili izmjene koje su napravili različiti korisnici, idite na karticu Pregled > Promjene grupu i kliknite Prati promjene > Prihvati/ Odbaci promjene .

U dijaloškom okviru Odaberi promjene za prihvaćanje ili odbacivanje konfigurirajte sljedeće opcije, a zatim kliknite U redu :

• Na popisu Kada odaberite Još nije pregledano ili Od datuma .
• Na popisu Tko odaberite korisnika čije promjene želite pregledati ( Svi , Svi osim mene ili određeni korisnik) .
• Očistite okvir Gdje .

Excel će vam prikazati promjene jednu po jednu, a vi kliknite Prihvati ili Odbaci za zadržavanje ili poništavanje svake pojedinačne promjene.

Ako je u datoj ćeliji napravljeno nekoliko izmjena, bit ćete a pitao koju od promjena želiš zadržati:

Alternativno, možeš kliknuti Prihvati sve ili Odbaci sve da odobriš ili poništi sve promjene u jednom potezu.

Napomena. Čak i nakon prihvaćanja ili odbijanja praćenih promjena, one će i dalje biti istaknute u vašoj radnoj knjizi. Da biste ih potpuno uklonili, isključite Praćenje promjena u Excelu.

Postavite koliko dugo će se čuvati povijest promjena

Doprema zadanim postavkama, Excel čuva povijest promjena 30 dana i trajno briše sve starije promjene. Za čuvanje povijesti promjena dulje razdoblje, izvršite ove korake:

1. Na kartici Pregled , u grupi Promjene kliknite Podijeli Gumb Workbook .
2. U dijaloškom prozoru Share Workbook prebacite se na karticu Advanced , unesite željeni broj dana u okvir pokraj Čuvaj povijest promjena i kliknite U redu .

Kako isključiti praćenje promjena u Excelu

Kada više ne želite da promjene budu istaknute u vašoj radnoj knjizi, isključite opciju Excel Track Changes. Evo kako:

1. Na kartici Pregled , u grupi Promjene kliknite Prati promjene > Istakni promjene .
2. U dijaloškom okviru Istakni promjene poništite Prati promjene tijekom uređivanja. Ovo također dijeli vašu radnu bilježnicu potvrdni okvir.

Napomena. Isključivanjem praćenja promjena u Excelu trajno se briše povijest promjena. Da biste zadržali te informacije za daljnju referencu, možete navesti promjene na novom listu, zatim kopirati list Povijest u drugu radnu knjigu i spremiti tu radnu knjigu.

Kako pratiti posljednju promijenjenu ćeliju u Excelu

U nekim situacijama možda nećete htjeti vidjeti sve promjene napravljene u radnoj knjizi, već samo pratiti posljednje uređivanje. To se može učiniti korištenjem funkcije CELL u kombinaciji sa satomZnačajka prozora.

Kao što vjerojatno znate, funkcija CELL u Excelu dizajnirana je za dohvaćanje informacija o ćeliji:

Argument info_type navodi koju vrstu informacija želite vratiti, kao što je vrijednost ćelije, adresa, oblikovanje itd. Ukupno je dostupno 12 vrsta informacija, ali za ovaj zadatak koristit ćemo samo dvije od njih:

• Sadržaj - za dohvaćanje vrijednosti ćelije.
• Adresa - za dohvaćanje adrese ćelije.

Opcionalno, možete upotrijebiti other into vrste za dohvaćanje dodatnih informacije, na primjer:

• Col - za dobivanje broja stupca ćelije.
• Red - za dobivanje broja retka ćelije.
• Naziv datoteke - za prikaz putanje naziva datoteke koja sadrži ćeliju od interesa.

Izostavljanjem referenca argument, nalažete Excelu da vrati informacije o posljednjoj promijenjenoj ćeliji.

S uspostavljenim pozadinskim informacijama, izvršite sljedeće korake za praćenje las t promijenio ćeliju u svojim radnim knjigama:

1. Unesite donje formule u sve prazne ćelije:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Kao što je prikazano na slici ispod, formule prikazat će adresu i trenutnu vrijednost posljednje promijenjene ćelije:

   

   To je sjajno, ali što ako se odmaknete od lista s formulama ćelija? Da biste mogli pratiti najnovije promjene s bilo kojeg lista koji imatetrenutno otvoreni, dodajte ćelije formule u prozor za praćenje programa Excel.

2. Dodajte ćelije s formulama u prozor za praćenje:
   • Odaberite ćelije u koje ste upravo unijeli formule ćelija.
   • Idite na karticu Formule > Revizija formula i kliknite gumb Prozor za gledanje .
   • U Watch Window , kliknite Add Watch... .
   • Pojavit će se mali prozor Add Watch , s reference ćelija su već dodane, a vi kliknite gumb Dodaj .

Ovo postavlja ćelije formule u Watch Prozor. Alatnu traku Watch Window možete premjestiti ili usidriti gdje god želite, na primjer na vrhu lista. A sada, na koji god radni list ili radnu knjigu dođete, informacije o posljednjoj promijenjenoj ćeliji dostupne su samo jednim pogledom.

Napomena. Formule ćelije hvataju najnovije promjene koje su napravljene na bilo kojoj otvorenoj radnoj knjizi . Ako je promjena napravljena u drugoj radnoj knjizi, naziv te radne knjige bit će prikazan kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku:

Ovo je način na koji pratite promjene u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!