Stvorite dinamički zavisni padajući popis u programu Excel na jednostavan način

  • Podijeli Ovo
Michael Brown

Udžbenik pokazuje kako stvoriti Excel padajući popis ovisno o drugoj ćeliji pomoću novih funkcija dinamičkog niza.

Stvaranje jednostavnog padajućeg popisa u Excelu jednostavno je. Izrada višerazinskog kaskadnog padajućeg izbornika uvijek je bio izazov. Gore povezani vodič opisuje četiri različita pristupa, od kojih svaki uključuje ludi broj koraka, hrpu različitih formula i pregršt ograničenja koja se odnose na unose s više riječi, prazne ćelije itd.

To je bilo loše vijesti. Dobra vijest je da su te metode dizajnirane za preddinamičke verzije Excela. Uvođenje dinamičkih nizova u Excel 365 promijenilo je sve! S novim funkcijama dinamičkog niza, stvaranje višestruko ovisnih padajućih popisa pitanje je nekoliko minuta, ako ne i sekundi. Bez trikova, bez upozorenja, bez gluposti. Samo brza, jednostavna rješenja koja se lako prate.

    Napomene:

    • Ovaj novi način dinamičkog niza za izradu padajućih popisa radi samo u programu Excel 365 i Excel 2021. U preddinamičkom Excelu morat ćete to učiniti na dugi staromodan način kao što je opisano u Stvaranje ovisnog padajućeg izbornika u Excelu 2019 - 2007.
    • Ovo je rješenje za jedan redak. Ako želite kopirati svoje popise odabira u više redaka , slijedite upute u Zavisnom padajućem popisu za više redaka.
    • Kako napraviti dinamički padajući popis u Excelu

      Ovaj primjer pokazuje općenitopristup stvaranju kaskadnog padajućeg popisa u Excelu pomoću novih funkcija dinamičkog niza.

      Pretpostavimo da imate popis voća u stupcu A i izvoznika u stupcu B. Dodatna je komplikacija to što imena voća nisu grupirani ali raštrkani po koloni. Cilj je staviti jedinstvene nazive voća u prvi padajući izbornik i ovisno o odabiru korisnika prikazati relevantne izvoznike u drugom padajućem izborniku.

      Za izradu dinamički ovisni padajući popis u Excelu, provedite ove korake:

      1. Nabavite stavke za glavni padajući popis

      Za početak, izdvojit ćemo sva različita imena voća iz stupca A. To se može učiniti pomoću funkcije UNIQUE u njenom najjednostavnijem obliku - dostavite popis voća za prvi argument ( niz ) i izostavite preostale neobavezne argumente jer nam njihove zadane vrijednosti dobro funkcioniraju:

      =UNIQUE(A3:A15)

      Formula ide na G3, a nakon pritiska na tipku Enter rezultati se automatski prelijevaju u sljedeće ćelije.

      2. Stvorite glavni padajući izbornik

      Da biste napravili svoj primarni padajući popis, konfigurirajte pravilo za provjeru valjanosti podataka programa Excel na ovaj način:

      • Odaberite ćeliju u kojoj želite da se pojavi padajući izbornik (D3 u našem slučaju).
      • Na kartici Podaci , u grupi Alati podataka kliknite Provjera valjanosti podataka .
      • U dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka učinite sljedeće:
        • Pod Dopusti odaberite Popis .
        • U okvir Izvor unesite referencu na izlaz raspona izlijevanja prema JEDINSTVENOJ formuli. U tu svrhu upišite hash oznaku odmah nakon reference ćelije, ovako: =$G$3#

          Ovo se zove referenca raspona izlijevanja, a ova se sintaksa odnosi na cijeli raspon bez obzira na to koliko se širi ili sužava.

        • Kliknite OK za zatvaranje dijaloškog okvira.

      Vaš primarni drop- donji popis je gotov!

      3. Dohvaćanje stavki za zavisni padajući popis

      Da bismo dobili unose za sekundarni padajući izbornik, filtrirat ćemo vrijednosti u stupcu B na temelju vrijednosti odabrane u prvom padajućem izborniku. To se može učiniti uz pomoć druge funkcije dinamičkog niza pod nazivom FILTER:

      =FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

      Gdje su B3:B15 izvorni podaci za vaš zavisni padajući izbornik, A3:A15 su izvorni podaci za vaš glavni padajući izbornik, a D3 je glavna padajuća ćelija.

      Kako biste bili sigurni da formula radi ispravno, možete odabrati neku vrijednost na prvom padajućem popisu i promatrati rezultate koje vraća FILTER. Savršen! :)

      4. Napravite zavisni padajući izbornik

      Da biste stvorili drugi padajući popis, konfigurirajte kriterije za provjeru valjanosti podataka točno onako kako ste to učinili za prvi padajući izbornik u koraku 2. Ali ovaj put referencirajte raspon izlijevanja koji vraća funkcija FILTER: =$H$3#

      To je to! Vaš padajući popis ovisan o programu Excel spreman je za upotrebu.

      Savjeti ibilješke:

      • Da bi novi unosi bili uključeni u padajući popis automatski , formatirajte svoje izvorne podatke kao Excel tablicu. Ili možete uključiti nekoliko praznih ćelija u svoje formule kao što je pokazano u ovom primjeru.
      • Ako vaši izvorni podaci sadrže bilo kakve praznine, možete filtrirati prazne ćelije pomoću ovog rješenja.
      • Da biste abecedno poredali stavke padajućeg izbornika, zamotajte svoje formule u funkciju SORT kao što je objašnjeno u ovom primjeru.

      Kako stvoriti višestruki ovisni padajući popis u Excelu

      U prethodnom primjeru napravili smo padajući popis ovisno o drugoj ćeliji. Ali što ako vam je potrebna hijerarhija na više razina, tj. treći padajući izbornik ovisno o drugom popisu ili čak četvrti padajući izbornik ovisno o trećem popisu. Je li to moguće? Da, možete postaviti bilo koji broj zavisnih popisa (razuman broj, naravno :).

      Za ovaj primjer, stavili smo države/provincije u stupac C, a sada želimo dodati odgovarajući padajući izbornik izbornik u G3:

      Da biste napravili višestruko zavisan padajući popis u Excelu, trebate učiniti ovo:

      1. Postavite prvi padajući izbornik

      Glavni padajući popis kreira se potpuno istim koracima kao u prethodnom primjeru (pogledajte korake 1 i 2 iznad). Jedina razlika je referenca raspona izlijevanja koju unesete u okvir Izvor .

      Ovaj put, JEDINSTVENA formula je u E8, a glavni padajućipopis će biti u E3. Dakle, odaberete E3, kliknete Provjera valjanosti podataka i unesete ovu referencu: =$E$8#

      2. Konfigurirajte drugi padajući izbornik

      Kao što ste mogli primijetiti, sada stupac B sadrži više pojavljivanja istih izvoznika. Ali želite samo jedinstvena imena na padajućem popisu, zar ne? Da biste izostavili sve duplicirane pojave, omotajte funkciju UNIQUE oko vaše formule FILTER i unesite ovu ažuriranu formulu u F8:

      =UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

      Gdje su B3:B15 izvorni podaci za drugi padajući izbornik , A3:A15 su izvorni podaci za prvi padajući izbornik, a E3 je prva ćelija padajućeg izbornika.

      Nakon toga upotrijebite sljedeću referencu raspona izlijevanja za kriterije provjere valjanosti podataka: =$F$8#

      3. Postavite treći padajući izbornik

      Da biste prikupili stavke za treći padajući popis, upotrijebite formulu FILTER s više kriterija. Prvi kriterij provjerava cijeli popis voća u odnosu na vrijednost odabranu u 1. padajućem izborniku (A3:A15=E3), dok drugi kriterij provjerava popis izvoznika u odnosu na odabir u 2. padajućem izborniku (B3:B15=F3). Potpuna formula ide u G8:

      =FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

      Ako ćete dodati više zavisnih padajućih izbornika (4., 5. itd.), tada će najvjerojatnije stupac C sadržavati više pojavljivanja istog artikal. Kako biste spriječili duplikate da uđu u tablicu za pripremu, a time iu 3. padajući izbornik, ugniježdite formulu FILTER ufunkciju UNIQUE kao što smo učinili u prethodnom koraku:

      =UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

      Posljednja stvar koju trebate učiniti je stvoriti još jedno pravilo za provjeru valjanosti podataka s ovom referencom Izvora : =$G$8#

      Vaš višestruko ovisan padajući popis je spreman!

      Savjet. Na sličan način možete dobiti stavke za sljedeće padajuće izbornike . Pod pretpostavkom da stupac D sadrži izvorne podatke za vaš četvrti padajući popis, možete unijeti sljedeću formulu u H8 da biste dohvatili odgovarajuće stavke:

      =UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

      Kako napraviti proširivi padajući popis u Excelu

      Nakon stvaranja padajućeg izbornika, vaša prva briga može biti što se događa kada dodate nove stavke u izvorne podatke. Hoće li se padajući popis ažurirati automatski? Ako su vaši izvorni podaci oblikovani kao tablica programa Excel, onda da, dinamički padajući popis o kojem smo govorili u prethodnim primjerima automatski će se proširiti bez ikakvog napora s vaše strane jer su tablice programa Excel proširive po svojoj prirodi.

      Ako za neke jer korištenje Excel tablice nije opcija, svoj padajući popis možete učiniti proširivim na ovaj način:

      • Za uključivanje novih podataka automatski kada se dodaju na izvorni popis, dodajte nekoliko dodatnih ćelija nizovima navedenim u vašim formulama.
      • Da isključite prazne ćelije , konfigurirajte formule da zanemaruju prazne ćelije dok se ne popune.

      Imajući ove dvije točke na umu, fino prilagodimo formulenašu tablicu za pripremu podataka. Pravila za provjeru valjanosti podataka ne zahtijevaju nikakve prilagodbe.

      Formula za glavni padajući izbornik

      S nazivima voća u A3:A15, dodajemo 5 dodatnih ćelija u polje kako bismo zadovoljili moguće novi unosi. Dodatno, ugrađujemo funkciju FILTER u UNIQUE kako bismo izdvojili jedinstvene vrijednosti bez praznina.

      S obzirom na gore navedeno, formula u G3 ima ovaj oblik:

      =UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

      Formula za ovisni padajući izbornik

      Formulu u G3 ne treba puno dotjerivati ​​- samo proširite nizove s još nekoliko ćelija:

      =FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

      Rezultat je potpuno dinamičan proširiv ovisni pad donji popis:

      Kako poredati padajući popis abecednim redom

      Želite rasporediti padajući popis abecednim redom bez traženja izvornih podataka? Novi dinamički Excel ima posebnu funkciju i za to! U vašoj tablici za pripremu podataka jednostavno omotajte funkciju SORT oko vaših postojećih formula.

      Pravila za provjeru valjanosti podataka konfigurirana su točno onako kako je opisano u prethodnim primjerima.

      Za sortiranje od A do Z

      Budući da je uzlazni redoslijed sortiranja zadana opcija, možete samo ugnijezditi svoje postojeće formule u array argument SORT-a, izostavljajući sve ostale argumente koji nisu obavezni.

      Za glavni padajući izbornik (formula u G3):

      =SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

      Za ovisni padajući izbornik (formula u H3):

      =SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

      Gotovo! Dobivaju oba padajuća popisaporedano abecednim redoslijedom od A do Z.

      Za sortiranje od Z do A

      Za sortiranje silaznim redoslijedom, trebate postaviti 3. argument ( sort_order ) funkcije SORT na -1.

      Za glavni padajući izbornik (formula u G3):

      =SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

      Za ovisni padajući izbornik (formula u H3):

      =SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

      Ovo će poredati i podatke u tablici za pripremu i stavke u padajućim popisima od Z do A :

      Tako možete stvoriti dinamički padajući popis u Excelu uz pomoć novih funkcija dinamičkog niza. Za razliku od tradicionalnih metoda, ovaj pristup savršeno funkcionira za unose od jedne i više riječi i vodi računa o svim praznim ćelijama. Hvala vam na čitanju i nadamo se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!

      Radna knjiga za vježbanje za preuzimanje

      Padajući popis ovisan o programu Excel (.xlsx datoteka)

    Michael Brown predani je tehnološki entuzijast sa strašću za pojednostavljivanjem složenih procesa pomoću softverskih alata. S više od desetljeća iskustva u tehnološkoj industriji, usavršio je svoje vještine u Microsoft Excelu i Outlooku, kao i Google tablicama i dokumentima. Michaelov blog posvećen je dijeljenju znanja i stručnosti s drugima, pružajući savjete i upute koje je lako slijediti za poboljšanje produktivnosti i učinkovitosti. Bez obzira jeste li iskusni profesionalac ili početnik, Michaelov blog nudi vrijedne uvide i praktične savjete za izvlačenje maksimuma iz ovih osnovnih softverskih alata.