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इस ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे कि एक्सेल में डायनेमिक नेम रेंज कैसे बनाई जाती है और गणनाओं में नए डेटा को स्वचालित रूप से शामिल करने के लिए सूत्रों में इसका उपयोग कैसे किया जाता है।
पिछले सप्ताह में ट्यूटोरियल में, हमने एक्सेल में स्टैटिक नेम रेंज को परिभाषित करने के विभिन्न तरीकों पर ध्यान दिया। एक स्थिर नाम हमेशा एक ही सेल को संदर्भित करता है, जिसका अर्थ है कि जब भी आप नया जोड़ते हैं या मौजूदा डेटा हटाते हैं, तो आपको मैन्युअल रूप से श्रेणी संदर्भ को अपडेट करना होगा।
यदि आप लगातार बदलते डेटा सेट के साथ काम कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आप यह करना चाहें अपनी नामांकित श्रेणी को गतिशील बनाएं ताकि हटाए गए डेटा को बाहर करने के लिए नई जोड़ी गई प्रविष्टियों या अनुबंधों को समायोजित करने के लिए यह स्वचालित रूप से विस्तारित हो। आगे इस ट्यूटोरियल में, आपको यह कैसे करना है, इसके बारे में विस्तृत चरण-दर-चरण मार्गदर्शन मिलेगा। स्टार्टर्स, चलिए एक गतिशील नामित श्रेणी बनाते हैं जिसमें एक कॉलम और पंक्तियों की एक परिवर्तनीय संख्या होती है। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- फ़ॉर्मूला टैब पर, निर्धारित नाम समूह में, नाम परिभाषित करें क्लिक करें . या, एक्सेल नेम मैनेजर खोलने के लिए Ctrl + F3 दबाएं, और New… बटन पर क्लिक करें।
- किसी भी तरह से, New Name डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जहां आप निम्न विवरण निर्दिष्ट करते हैं:
- नाम बॉक्स में, अपनी गतिशील श्रेणी के लिए नाम टाइप करें।
- दायरे ड्रॉपडाउन में, सेट करें नाम का दायरा। कार्यपुस्तिका (डिफ़ॉल्ट) अधिकांश में अनुशंसित हैमामले।
- इसका संदर्भ बॉक्स में, OFFSET COUNTA या INDEX COUNTA सूत्र दर्ज करें।
- ठीक क्लिक करें। संपन्न!
निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, हम एक डायनामिक नामित श्रेणी आइटम को परिभाषित करते हैं, जिसमें हेडर पंक्ति को छोड़कर कॉलम A में सभी डेटा वाले सेल शामिल हैं :
एक्सेल डायनेमिक नेम रेंज को परिभाषित करने के लिए ऑफसेट फॉर्मूला
एक्सेल में डायनामिक नेम रेंज बनाने का जेनरिक फॉर्मूला इस प्रकार है:
ऑफसेट ( first_cell, 0, 0, COUNTA( column), 1)कहाँ:
- first_cell - पहला नामित श्रेणी में शामिल किए जाने वाले आइटम, उदाहरण के लिए $A$2.
- स्तंभ - $A:$A जैसे स्तंभ का पूर्ण संदर्भ।
इस सूत्र के मूल में, आप रुचि के कॉलम में गैर-रिक्त कक्षों की संख्या प्राप्त करने के लिए COUNTA फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं। वह संख्या सीधे ऊंचाई OFFSET(संदर्भ, पंक्तियां, कोल्स, [ऊंचाई], [चौड़ाई]) फ़ंक्शन के तर्क पर जाती है और यह बताती है कि कितनी पंक्तियां वापस आनी हैं।
उसके आगे, यह एक साधारण ऑफ़सेट फ़ॉर्मूला है, जहाँ:
- संदर्भ वह शुरुआती बिंदु है जहाँ से आप ऑफ़सेट (first_cell) को आधार बनाते हैं।
- पंक्तियाँ और cols दोनों 0 हैं, क्योंकि ऑफसेट करने के लिए कोई कॉलम या पंक्तियां नहीं हैं।
- चौड़ाई 1 कॉलम के बराबर है।
उदाहरण के लिए, सेल A2 से शुरू होकर शीट3 में कॉलम A के लिए डायनामिक नाम वाली श्रेणी बनाने के लिए, हम इस फ़ॉर्मूले का उपयोग करते हैं:
=OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)
Note. यदि आप परिभाषित कर रहे हैंवर्तमान वर्कशीट में एक डायनेमिक रेंज, आपको संदर्भों में शीट का नाम शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, एक्सेल इसे आपके लिए स्वचालित रूप से करेगा। यदि आप किसी अन्य शीट के लिए एक श्रेणी का निर्माण कर रहे हैं, तो शीट के नाम के साथ सेल या श्रेणी संदर्भ को विस्मयादिबोधक बिंदु के साथ उपसर्ग करें (जैसे उपरोक्त सूत्र उदाहरण में)।
डायनेमिक नामित श्रेणी बनाने के लिए INDEX सूत्र एक्सेल
एक्सेल डायनेमिक रेंज बनाने का दूसरा तरीका इंडेक्स फ़ंक्शन के संयोजन में COUNTA का उपयोग कर रहा है।
first_cell:INDEX( column,COUNTA(<1)>column))इस सूत्र में दो भाग होते हैं:
- रेंज ऑपरेटर के बाईं ओर (:), आप $A$2 जैसे हार्ड-कोडेड शुरुआती संदर्भ डालते हैं .
- दाईं ओर, आप अंतिम संदर्भ का पता लगाने के लिए INDEX(array, row_num, [column_num]) फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं। यहां, आप सरणी के लिए संपूर्ण कॉलम A प्रदान करते हैं और पंक्ति संख्या प्राप्त करने के लिए COUNTA का उपयोग करते हैं (अर्थात कॉलम A में गैर-प्रवेश कक्षों की संख्या)।
हमारे नमूना डेटासेट के लिए (कृपया देखें स्क्रीनशॉट ऊपर), सूत्र इस प्रकार है:
=$A$2:INDEX($A:$A, COUNTA($A:$A))
चूंकि कॉलम A में 5 गैर-खाली सेल हैं, जिसमें कॉलम हेडर भी शामिल है, इसलिए COUNTA 5 लौटाता है। नतीजतन, INDEX $A लौटाता है $5, जो स्तंभ A में अंतिम उपयोग किया गया सेल है (आमतौर पर एक इंडेक्स सूत्र एक मान लौटाता है, लेकिन संदर्भ ऑपरेटर इसे एक संदर्भ वापस करने के लिए बाध्य करता है)। और क्योंकि हमने $A$2 को शुरुआती बिंदु के रूप में सेट किया है, का अंतिम परिणामसूत्र श्रेणी $A$2:$A$5 है।
नई बनाई गई गतिशील श्रेणी का परीक्षण करने के लिए, आप COUNTA से आइटम प्राप्त कर सकते हैं:
=COUNTA(Items)
यदि सब ठीक से किया जाता है, तो आपके द्वारा सूची में/से आइटम जोड़ने या निकालने के बाद फ़ॉर्मूला का परिणाम बदल जाएगा:
ध्यान दें। ऊपर चर्चा किए गए दो सूत्र एक ही परिणाम उत्पन्न करते हैं, हालाँकि प्रदर्शन में अंतर है जिसके बारे में आपको अवगत होना चाहिए। OFFSET एक वोलेटाइल फंक्शन है जो एक शीट में हर बदलाव के साथ पुनर्गणना करता है। शक्तिशाली आधुनिक मशीनों और यथोचित आकार के डेटा सेट पर, यह कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। कम क्षमता वाली मशीनों और बड़े डेटा सेट पर, यह आपके एक्सेल को धीमा कर सकता है। उस स्थिति में, आप डायनामिक नामित श्रेणी बनाने के लिए INDEX सूत्र का बेहतर उपयोग करेंगे।
Excel में द्वि-आयामी गतिशील श्रेणी कैसे बनाएं
द्वि-आयामी नामित श्रेणी बनाने के लिए, जहाँ न केवल पंक्तियों की संख्या बल्कि स्तंभों की संख्या भी गतिशील है, INDEX COUNTA सूत्र के निम्नलिखित संशोधन का उपयोग करें:
first_cell:INDEX($1:$1048576, COUNTA( first_column), COUNTA( first_row))इस सूत्र में, आपके पास अंतिम गैर-खाली पंक्ति और अंतिम गैर-खाली कॉलम ( row_num ) प्राप्त करने के लिए दो COUNTA फ़ंक्शन हैं और column_num INDEX फ़ंक्शन के तर्क, क्रमशः)। सरणी तर्क में, आप संपूर्ण कार्यपत्रक (Excel 2016 - 2007 में 1048576 पंक्तियाँ; Excel 2003 और निम्न में 65535 पंक्तियाँ) फ़ीड करते हैं।
और अब,आइए अपने डेटा सेट के लिए एक और डायनामिक रेंज परिभाषित करें: बिक्री नाम की रेंज जिसमें 3 महीने (जनवरी से मार्च) के बिक्री के आंकड़े शामिल हैं और जैसे ही आप नए आइटम (पंक्तियां) या महीने (कॉलम) जोड़ते हैं, स्वचालित रूप से समायोजित हो जाते हैं। तालिका।
बिक्री डेटा कॉलम बी, पंक्ति 2 से शुरू होने के साथ, सूत्र निम्न आकार लेता है:
=$B$2:INDEX($1:$1048576,COUNTA($B:$B),COUNTA($2:$2))
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी डायनेमिक रेंज काम करती है, शीट पर कहीं भी निम्न सूत्र दर्ज करें:
=SUM(sales)
=SUM(B2:D5)
जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं , दोनों सूत्र समान कुल लौटाते हैं। जब आप तालिका में नई प्रविष्टियाँ जोड़ते हैं तो यह अंतर अपने आप प्रकट हो जाता है: पहला सूत्र (गतिशील नामित श्रेणी के साथ) स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा, जबकि दूसरे को प्रत्येक परिवर्तन के साथ मैन्युअल रूप से अपडेट करना होगा। इससे बहुत फर्क पड़ता है, उह?
Excel फ़ार्मुलों में गतिशील नामित श्रेणियों का उपयोग कैसे करें
इस ट्यूटोरियल के पिछले अनुभागों में, आप पहले ही देख चुके हैं डायनेमिक रेंज का उपयोग करने वाले कुछ सरल सूत्र। अब, आइए कुछ और अर्थपूर्ण के साथ आने का प्रयास करें जो एक्सेल डायनामिक नामित श्रेणी का वास्तविक मूल्य दिखाता है।
इस उदाहरण के लिए, हम क्लासिक INDEX MATCH सूत्र लेने जा रहे हैं जो एक्सेल में वीलुकअप करता है:
INDEX ( return_range, MATCH ( lookup_value, lookup_range, 0)) 
...और देखें कि हम कैसे के प्रयोग से सूत्र को और भी शक्तिशाली बना सकता हैडायनेमिक नामित श्रेणियाँ।
जैसा कि ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, हम एक डैशबोर्ड बनाने का प्रयास कर रहे हैं, जहाँ उपयोगकर्ता H1 में एक आइटम का नाम दर्ज करता है और H2 में उस आइटम की कुल बिक्री प्राप्त करता है। प्रदर्शन उद्देश्यों के लिए बनाई गई हमारी नमूना तालिका में केवल 4 आइटम हैं, लेकिन आपकी वास्तविक जीवन की शीट में सैकड़ों और यहां तक कि हजारों पंक्तियां हो सकती हैं। इसके अलावा, नए आइटम दैनिक आधार पर जोड़े जा सकते हैं, इसलिए संदर्भों का उपयोग करना कोई विकल्प नहीं है, क्योंकि आपको सूत्र को बार-बार अपडेट करना होगा। मैं उसके लिए बहुत आलसी हूँ! :)
सूत्र को स्वचालित रूप से विस्तारित करने के लिए, हम 3 नामों को परिभाषित करने जा रहे हैं: 2 गतिशील श्रेणियां, और 1 स्थिर नामित सेल:
Lookup_range: =$A$2:INDEX($ A:$A, COUNTA($A:$A))
Return_range: =$E$2:INDEX($E:$E, COUNTA($E:$E))
लुकअप_वैल्यू: =$H$1
नोट। एक्सेल वर्तमान शीट के नाम को सभी संदर्भों में जोड़ देगा, इसलिए नाम बनाने से पहले शीट को अपने स्रोत डेटा के साथ खोलना सुनिश्चित करें।
अब, H1 में सूत्र टाइप करना शुरू करें। जब पहले तर्क की बात आती है, तो उस नाम के कुछ वर्ण टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और एक्सेल सभी उपलब्ध मिलान नामों को दिखाएगा। उपयुक्त नाम पर डबल-क्लिक करें, और एक्सेल इसे तुरंत सूत्र में सम्मिलित कर देगा:
पूर्ण सूत्र इस प्रकार दिखता है:
=INDEX(Return_range, MATCH(Lookup_value, Lookup_range, 0))
और पूरी तरह से काम करता है!
जैसे ही आप तालिका में नए रिकॉर्ड जोड़ते हैं, वे आपकी गणना में शामिल हो जाएंगेएक बार, आपको सूत्र में एक भी परिवर्तन किए बिना! और यदि आपको कभी भी सूत्र को किसी अन्य एक्सेल फ़ाइल में पोर्ट करने की आवश्यकता हो, तो बस गंतव्य कार्यपुस्तिका में समान नाम बनाएं, सूत्र को कॉपी/पेस्ट करें, और इसे तुरंत काम में लें।
युक्ति। फ़ार्मुलों को अधिक टिकाऊ बनाने के अलावा, डायनेमिक रेंज डायनेमिक ड्रॉपडाउन सूची बनाने के काम आती है।
इस तरह आप एक्सेल में डायनामिक नामित रेंज बनाते और उपयोग करते हैं। इस ट्यूटोरियल में चर्चा किए गए फ़ार्मुलों को करीब से देखने के लिए, हमारे नमूना एक्सेल डायनामिक नेम्ड रेंज वर्कबुक को डाउनलोड करने के लिए आपका स्वागत है। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!
