ट्यूटोरियल विस्तृत मार्गदर्शन प्रदान करता है कि कैसे आउटलुक में ईमेल भेजे जाने के बाद उसे पुनः प्राप्त किया जाए, याद करने की सफलता के प्रमुख कारकों की व्याख्या करता है और कुछ विकल्पों का वर्णन करता है।

जल्दीबाजी माउस का क्लिक हममें से सर्वश्रेष्ठ के साथ हो सकता है। इसलिए, भेजें बटन हिट हो गया है, आपका ईमेल प्राप्तकर्ता के पास जा रहा है, और आप यह सोचकर रो रहे हैं कि इसकी कीमत क्या हो सकती है। इससे पहले कि आप परिणामों का वजन करना शुरू करें और माफी नोटिस लिखना शुरू करें, गलत संदेश को पुनः प्राप्त करने का प्रयास क्यों न करें? सौभाग्य से, कई ईमेल क्लाइंट भेजने के बाद ईमेल संदेशों को पूर्ववत करने की क्षमता प्रदान करते हैं। हालाँकि इस तकनीक की कई आवश्यकताएँ और सीमाएँ हैं, यह आपको अपनी गलती को समय पर ठीक करने और चेहरा बचाने का एक अच्छा मौका देती है।

किसी ईमेल को वापस बुलाने का क्या मतलब है?<7

यदि आपने गलती से एक अधूरा संदेश भेजा है, या एक फ़ाइल संलग्न करना भूल गए हैं, या एक गलत व्यक्ति को एक ईमेल भेजा है, तो आप प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से संदेश को पढ़ने से पहले उसे पुनः प्राप्त करने का प्रयास कर सकते हैं। Microsoft Outlook में, इस सुविधा को ईमेल वापस बुलाना कहा जाता है, और इसे दो अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है:

• प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से संदेश हटाएं।
• मूल संदेश को नए से बदलें।

जब किसी संदेश को सफलतापूर्वक याद किया जाता है, तो प्राप्तकर्ता इसे अपने इनबॉक्स में नहीं देखते हैं।

ईमेल प्राप्त करने की क्षमता केवल इसके लिए उपलब्ध है माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज ईमेलगायब हो जाता है:

आउटलुक की रिकॉल सुविधा के विपरीत, जीमेल का पूर्ववत विकल्प प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स से किसी ईमेल को बाहर नहीं निकालता है। वास्तव में क्या करता है ईमेल भेजने में देरी कर रहा है जैसे आउटलुक के डिफर डिलीवरी नियम करता है। यदि आप 30 सेकंड के भीतर पूर्ववत करें का उपयोग नहीं करते हैं, तो संदेश प्राप्तकर्ता को स्थायी रूप से भेज दिया जाएगा।

किसी संदेश को वापस बुलाने के विकल्प

चूंकि बहुत सारे कारक हैं जो किसी संदेश की सफलता को प्रभावित करते हैं याद रखें, निम्न में से कोई एक समाधान काम आ सकता है।

ईमेल भेजने में देरी करें

अगर आप अक्सर महत्वपूर्ण जानकारी भेजते हैं, तो वापस बुलाना एक महंगी गलती हो सकती है। ऐसा होने से रोकने के लिए, आप आउटलुक को भेजने से पहले निर्दिष्ट समय अंतराल के लिए अपने ईमेल को आउटबॉक्स में रखने के लिए बाध्य कर सकते हैं। यह आपको अपने आउटबॉक्स फ़ोल्डर से अनुपयुक्त संदेश को पकड़ने और गलती को सुधारने का समय देगा। आपके लिए दो विकल्प उपलब्ध हैं:

• एक आउटलुक नियम कॉन्फ़िगर करें जो भेजें बटन के हिट होने और संदेश वास्तव में भेजे जाने के बीच एक अंतराल सेट करता है। इस तरह, आप सभी आउटगोइंग संदेशों या केवल उन संदेशों को विलंबित कर सकते हैं जो कुछ शर्तों को पूरा करते हैं, उदा। एक विशिष्ट खाते से भेजा गया।
• आपके द्वारा लिखी जा रही विशिष्ट ईमेल की डिलीवरी का भुगतान।

अधिक जानकारी के लिए, कृपया देखें कि आउटलुक में ईमेल भेजने में देरी कैसे करें।

माफी भेजें

एक त्वरित माफी नोट भेजना सबसे आसान समाधान हो सकता हैयदि आपके द्वारा गलती से भेजे गए संदेश में संवेदनशील जानकारी नहीं है और यह बहुत घृणित नहीं है। बस क्षमा मांगें और इसके बारे में चिंता करना बंद करें। ग़लती करना मानवीय है:)

इसी तरह आप आउटलुक में भेजे गए ईमेल को याद करते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!

कुछ अन्य ईमेल क्लाइंट भी इसी तरह की सुविधा प्रदान करते हैं, हालांकि इसे अलग तरह से कहा जा सकता है। उदाहरण के लिए, जीमेल में भेजना पूर्ववत करें विकल्प है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के विपरीत, Google जीमेल एक संदेश को याद नहीं कर रहा है, बल्कि बहुत ही कम समय अवधि के भीतर भेजने में देरी कर रहा है। अधिक जानकारी के लिए, कृपया जीमेल में भेजे गए ईमेल को पूर्ववत करें देखें। 12>

आउटलुक रिकॉल आवश्यकताएं और सीमाएं

हालांकि रिकॉल प्रक्रिया बहुत सरल और सीधी है, इस सुविधा के काम करने के लिए कुछ शर्तों को पूरा करना होगा:

1. आपके और आपके प्राप्तकर्ता के पास Office 365 या Microsoft Exchange खाता होना चाहिए।
2. रिकॉल सुविधा केवल Windows क्लाइंट्स के लिए काम करता है और वेब पर Mac और Outlook के लिए Outlook में उपलब्ध नहीं है।
3. Azure Information Protection द्वारा संरक्षित संदेश को पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है।<11
4. मूल संदेश प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स और अपठित में होना चाहिए। प्राप्तकर्ता द्वारा खोला गया ईमेल या नियम, स्पैम द्वारा संसाधितफ़िल्टर, या ऐड-इन को वापस नहीं लिया जा सकता है।

यदि ये चार आवश्यकताएं पूरी की जाती हैं, तो एक अच्छा मौका है कि शर्मनाक ईमेल को पढ़ने से बचाया जाएगा। नेस्ट सेक्शन में, आपको रिकॉल विफलता के प्रमुख कारणों के बारे में अधिक जानकारी मिलेगी।

आउटलुक रिकॉल क्यों काम नहीं कर रहा है?

रिकॉल प्रक्रिया की सफल शुरुआत का मतलब यह नहीं है कि यह हमेशा इरादे के अनुसार पूरा करें। ऐसे बहुत से कारक हैं जो इसे जटिल बना सकते हैं या इसे समाप्त भी कर सकते हैं।

1। Office 365 या Microsoft Exchange का उपयोग किया जाना चाहिए

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, रिकॉल सुविधा केवल Outlook 365 और Microsoft Exchange ईमेल खातों के लिए समर्थित है। लेकिन अकेले यह तथ्य इस बात की गारंटी नहीं देता है कि कोई ईमेल वापस ले लिया जाएगा। रिकॉल की सफलता के लिए निम्नलिखित शर्तें महत्वपूर्ण हैं:

• प्रेषक और प्राप्तकर्ता को एक ही आउटलुक एक्सचेंज सर्वर पर होना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता किसी POP3, IMAP, या Outlook.com खाते का उपयोग करता है या किसी भिन्न एक्सचेंज सर्वर पर है, यहां तक ​​कि एक ही संगठन के भीतर, एक रिकॉल विफल हो जाएगा।
• प्राप्तकर्ता के पास एक सक्रिय आउटलुक एक्सचेंज कनेक्शन होना चाहिए। यदि वे कैश्ड एक्सचेंज मोड में ऑफलाइन काम कर रहे हैं, तो रिकॉल काम नहीं करेगा।
• मूल ईमेल को "प्राथमिक" एक्सचेंज मेलबॉक्स से भेजा जाना चाहिए, डेलिगेट या साझा मेलबॉक्स से नहीं।<11

2. केवल विंडोज और आउटलुक ईमेल क्लाइंट के लिए काम करता है

रिकॉल सुविधा केवल काम करने के लिए डिज़ाइन की गई हैविंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम और केवल आउटलुक क्लाइंट के लिए। यदि आप जीमेल या थंडरबर्ड जैसे किसी भिन्न ईमेल सिस्टम पर किसी को भेजे गए ईमेल को पुनः प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं, तो यह काम नहीं करेगा। साथ ही, मैक के लिए आउटलुक और आउटलुक के वेब-आधारित संस्करण के लिए एक रिकॉल काम नहीं करेगा।

3। मोबाइल ऐप्स के लिए काम नहीं करता

जीमेल या ऐप्पल मेल जैसे ईमेल क्लाइंट के साथ मोबाइल उपकरणों पर पढ़े जाने वाले ईमेल के लिए रिकॉल समर्थित नहीं हैं। और यहां तक ​​कि अगर आपका प्राप्तकर्ता स्मार्टफोन या टैबलेट पर आउटलुक के लिए एक्सचेंज एक्टिवसिंक (ईएएस) सेटिंग्स का उपयोग करता है, तो विभिन्न संगतता मुद्दों के कारण रिकॉल विफल हो सकता है।

4। ईमेल प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में होना चाहिए

सफलतापूर्वक पुनर्प्राप्त करने के लिए, एक संदेश प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स फ़ोल्डर में रहना चाहिए। यदि इसे मैन्युअल रूप से किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाया गया था या आउटलुक नियम, सॉर्टिंग फिल्टर, वीबीए कोड या ऐड-इन द्वारा फिर से रूट किया गया था, तो रिकॉल विफल हो जाएगा।

5। ईमेल अपठित होना चाहिए

रिकॉल केवल अपठित संदेशों के लिए कार्य करता है। यदि ईमेल प्राप्तकर्ता द्वारा पहले ही खोला जा चुका है, तो यह उनके इनबॉक्स से स्वचालित रूप से नहीं हटाया जाएगा। इसके बजाय, प्राप्तकर्ता को एक सूचना मिल सकती है कि आपने मूल संदेश को वापस लेने का अनुरोध किया है।

6। सार्वजनिक और साझा फ़ोल्डरों के लिए विफल हो सकता है

सार्वजनिक फ़ोल्डर चीजों को जटिल बनाते हैं क्योंकि कई लोग इनबॉक्स तक पहुंच सकते हैं। इसलिए, यदि कोई व्यक्ति ईमेल खोलता है, तो रिकॉल विफल हो जाएगा और मूलसंदेश इनबॉक्स में रहेगा क्योंकि यह अब "रीड" है।

जब आप आउटलुक में किसी ईमेल को याद करते हैं तो क्या होता है

रिकॉल सफल होता है या विफल यह विभिन्न कारकों की एक सरणी द्वारा निर्धारित किया जाता है। आउटलुक सेटिंग्स के आधार पर सफलता और विफलता के परिणाम भी भिन्न हो सकते हैं।

सफलता को याद करें

सही परिस्थितियों में, प्राप्तकर्ता को कभी पता नहीं चलेगा कि संदेश प्राप्त हो गया और हटा दिया गया या उसके बाद बदल दिया गया। कुछ स्थितियों में, वापस बुलाने की सूचना आएगी।

प्रेषक की ओर: यदि आपने संबंधित विकल्प चुना है, तो आउटलुक आपको सूचित करेगा कि आपका संदेश सफलतापूर्वक वापस ले लिया गया है:

प्राप्तकर्ता पक्ष पर : यदि " स्वचालित रूप से मीटिंग अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और चुनावों की प्रतिक्रियाओं को संसाधित करें " विकल्प के अंतर्गत चेक किया गया है File > Options > Mail > Tracking , मेल के एक जोड़े को छोड़कर, मूल संदेश को हटाने या बदलने पर किसी का ध्यान नहीं जाएगा सिस्टम ट्रे में सूचनाएं।

यदि उपरोक्त विकल्प का चयन नहीं किया गया है, तो प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाएगा कि प्रेषक संदेश को वापस बुलाना चाहता है। यदि आप भाग्यशाली हैं और प्राप्तकर्ता मूल संदेश से पहले रिकॉल सूचना खोलता है, तो बाद वाला स्वचालित रूप से हटा दिया जाएगा या नए संदेश के साथ बदल दिया जाएगा। अन्यथा, मूल संदेश इनबॉक्स फ़ोल्डर में रहेगा।

रिकॉल विफलता

भले हीकिन कारणों से रिकॉल विफल हुआ, परिणाम इस प्रकार होंगे। प्राप्तकर्ता " विकल्प, आपको विफलता के बारे में सूचित किया जाएगा:

प्राप्तकर्ता की ओर : अधिकांश भाग के लिए, प्राप्तकर्ता जीत जाएगा' टी ध्यान दें कि प्रेषक संदेश को पुनः प्राप्त करने का प्रयास कर रहा था। कुछ स्थितियों में, उन्हें एक रिकॉल संदेश मिल सकता है, लेकिन मूल ईमेल बरकरार रहेगा।

प्रेषक द्वारा वापस बुलाए गए ईमेल को कैसे पुनर्प्राप्त करें

आपने सिस्टम ट्रे में एक नई मेल सूचना देखी लेकिन वह ईमेल आपके इनबॉक्स में नहीं दिख रहा है? संभावना है कि प्रेषक ने इसे वापस बुला लिया है। हालाँकि, चूंकि संदेश आपके मेलबॉक्स में थोड़ी देर के लिए संग्रहीत किया गया था, इसने एक निशान छोड़ दिया, और इसे पुनर्प्राप्त करना संभव है। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. फ़ोल्डर टैब पर, क्लीन अप समूह में, हटाए गए आइटम पुनर्प्राप्त करें बटन पर क्लिक करें।

   Outlook 2016, Outlook 2019 और Office 365 में, आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में भी जा सकते हैं और शीर्ष पर इस फ़ोल्डर से हाल ही में हटाए गए आइटम पुनर्प्राप्त करें लिंक पर क्लिक कर सकते हैं।

   

2. दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, "रिकॉल" संदेश खोजें (कृपया नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट देखें), और आप इसके ऊपर मूल संदेश देखेंगे।
3. मूल संदेश चुनें, चयनित आइटम पुनर्स्थापित करें विकल्प चुनें, और क्लिक करें ठीक ।

   

चयनित संदेश को या तो हटाए गए आइटम फ़ोल्डर या इनबॉक्स में पुनर्स्थापित कर दिया जाएगा फ़ोल्डर। क्योंकि आउटलुक को सिंक्रोनाइज़ेशन के लिए कुछ समय चाहिए, रीस्टोर किए गए संदेश को दिखने में कुछ मिनट लग सकते हैं।

ध्यान दें। केवल वे संदेश जो आपके मेलबॉक्स के लिए निर्धारित अवधारण अवधि के भीतर हैं, पुनर्स्थापित किए जा सकते हैं। अवधि की अवधि आपके एक्सचेंज या ऑफिस 365 सेटिंग्स पर निर्भर करती है, डिफ़ॉल्ट 14 दिन है।

मुझे कैसे पता चलेगा कि रिकॉल किया गया संदेश सफल रहा?

यदि आप परिणाम के बारे में सूचित करना चाहते हैं, तो हमेशा की तरह रिकॉल करें और सुनिश्चित करें कि मुझे बताएं कि क्या रिकॉल सफल हुआ या विफल रहा प्रत्येक प्राप्तकर्ता बॉक्स चेक किया जाता है (आमतौर पर, यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है):

जैसे ही रिकॉल संदेश संसाधित होता है, आउटलुक आपको एक सूचना भेजेगा। प्राप्तकर्ता:

आपके मूल संदेश में एक ट्रैकिंग आइकन भी जोड़ा जाएगा। उस संदेश को खोलें जिसे आपने भेजे गए आइटम फ़ोल्डर से वापस बुलाने का प्रयास किया, संदेश टैब पर ट्रैकिंग बटन पर क्लिक करें, और आउटलुक आपको विवरण दिखाएगा:<3

टिप्पणियाँ:

1. कभी-कभी एक पुष्टिकरण संदेश विलंब के साथ आ सकता है क्योंकि रिकॉल के समय प्राप्तकर्ता आउटलुक में लॉग इन नहीं था भेजा गया था।
2. कभी-कभी, एक सफलता संदेश भ्रामक हो सकता है, उदाहरण के लिए, जब प्राप्तकर्ता आपका संदेश खोलता है और फिर इसे चिह्नित करता है"अपठित ग"। इस मामले में, मूल संदेश वास्तव में पढ़े जाने के बावजूद भी रिकॉल को सफल बताया जा सकता है।

जब आपको रिकॉल संदेश मिलता है तो इसका क्या मतलब है?

जब आपको मिलता है वापस बुलाने की सूचना जैसा कि नीचे दिखाया गया है, इसका अर्थ है कि प्रेषक नहीं चाहता कि आप उसका मूल संदेश पढ़ें और उसे अपने इनबॉक्स से पुनः प्राप्त करने का प्रयास किया है।

अक्सर, एक रिकॉल संदेश निम्न में से किसी एक स्थिति में प्राप्त होता है:

• प्राप्तकर्ता आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण का उपयोग करता है जो एक्सचेंज सर्वर पर नहीं है। उस स्थिति में, प्राप्तकर्ता को केवल एक नोट प्राप्त होता है कि वापस बुलाने का प्रयास किया गया है। मूल संदेश किसी भी स्थिति में उनके इनबॉक्स से नहीं हटाया जाएगा।
• प्राप्तकर्ता प्रेषक के रूप में उसी एक्सचेंज सर्वर पर है, लेकिन " मीटिंग अनुरोध और मीटिंग अनुरोधों और चुनावों की प्रतिक्रियाओं को स्वचालित रूप से संसाधित करता है। " विकल्प उनके आउटलुक में नहीं चुना गया है ( फ़ाइल > विकल्प > मेल > ट्रैकिंग) । इस मामले में, मूल संदेश स्वचालित रूप से हटा दिया जाएगा यदि प्राप्तकर्ता रिकॉल संदेश खोलता है जबकि मूल संदेश अभी भी अपठित है। अब जीमेल की एक डिफ़ॉल्ट सुविधा है। संदेश भेजने के बाद, पूर्ववत करें विकल्प स्वचालित रूप से आपकी स्क्रीन के निचले बाएं कोने में पॉप अप हो जाएगा, और आपके पास विकल्प से पहले अपना निर्णय लेने के लिए लगभग 30 सेकंड का समय होगा