Tänään opit Google Sheetsin perusteet. Näet, miten voit hyötyä palvelun käytöstä: voit lisätä ja poistaa arkkeja silmänräpäyksessä ja tutustua toimintoihin ja ominaisuuksiin, joita voit käyttää päivittäin.

Ei ole mikään salaisuus, että useimmat ihmiset ovat tottuneet työskentelemään MS Excelin datataulukoiden kanssa. Nyt sillä on kuitenkin varteenotettava kilpailija. Sallikaa meidän esitellä teille Google Sheets.

Mikä on Google Sheets

Monet meistä ajattelevat, että Google Sheets on vain kätevä työkalu sähköpostitse lähetettyjen taulukoiden tarkasteluun. Mutta rehellisesti sanottuna se on täysi harhaluulo. Tästä palvelusta voi tulla todellinen MS Excelin korvaaja monille käyttäjille, jos he tietysti ovat tietoisia kaikista Googlen tarjoamista eduista ja vaihtoehdoista.

Verrataanpa siis näitä kahta kilpailijaa.

Google Sheets ammattilaiset

• Google Sheets on ilmainen palvelu Sinun ei tarvitse asentaa mitään lisäohjelmia, koska voit työskennellä taulukoiden kanssa suoraan selaimessasi. Kaaviot, suodattimet ja pivot-taulukot edistävät tehokasta tietojen analysointia.
• Kaikki tiedot tallennetaan Google Cloud eli jos koneesi kuolee, tiedot säilyvät koskemattomina. Samaa ei voi sanoa Excelistä, jossa tiedot on tallennettu yhteen tietokoneeseen, ellet kopioi niitä tarkoituksella jonnekin muualle.
• Asiakirjojen jakaminen ei ole koskaan ollut näin helppoa - anna vain jollekin linkki tiedostoon.
• Voit pääsy Google Sheets -taulukoita ei ainoastaan kotona tai toimistossa, vaan myös missä tahansa Internetin kanssa. Työskentele taulukon kanssa osoitteesta PC tai kannettava tietokone selaimella, tabletilla tai älypuhelimella. ja sillä ei ole väliä, mikä käyttöjärjestelmä laitteeseen on asennettu. Elektroniset laitteet antavat lisäksi mahdollisuuden hallita taulukoiden jopa ilman Internet-yhteyttä .
• Se sopii täydellisesti tiimityö yhtä tiedostoa voi muokata useampi käyttäjä samanaikaisesti. Päätä, kuka voi muokata taulukoita ja kuka voi vain katsella niitä ja kommentoida tietoja. Voit säätää käyttöoikeusasetuksia jokaiselle käyttäjälle sekä henkilöryhmille. Työskentele kollegoiden kanssa samanaikaisesti ja voit katso muutokset taulukossa välittömästi . Näin ollen teidän ei enää tarvitse lähettää sähköpostitse tiedostojen muokattuja versioita toisillenne.
• Versiohistoria on erittäin kätevä: jos asiakirjaan livahtaa virhe, mutta huomaat sen vasta jonkin ajan kuluttua, ei tarvitse painaa tuhat kertaa Ctrl + Z. Muutoshistoria näyttää, mitä tiedostolle on tapahtunut sen luomisesta lähtien. Näet, kuka taulukon kanssa on työskennellyt ja mitä muutoksia siihen on tehty. Jos jostain syystä joitakin tietoja katoaa, ne voidaan palauttaa parilla kertaa.klikkaa.
• Jos tiedät Excel läpi ja läpi tottuu Google Sheets hetkessä, koska niiden toiminnot ovat hyvin samankaltaisia .

Google Sheetsin haitat

• Se toimii hieman hitaammin varsinkin jos sinulla on hidas Internet-yhteys.
• Asiakirjojen turvallisuus riippuu Google-tilisi turvallisuudesta . Jos menetät tilin, saatat menettää myös asiakirjat.
• The toimintojen valikoima ei ole niin laaja kuin MS Excelissä, mutta se on enemmän kuin tarpeeksi suurimmalle osalle käyttäjistä.

Google Sheetsin toiminnoista ja ominaisuuksista

Tarkastellaan Google Sheetsin toimintoja ja ominaisuuksia tarkemmin, sillä ne kiinnostavat monia meistä eniten.

Google Sheetsissä on 371 toimintoa! Täältä löydät täydellisen luettelon niistä ja niiden kuvaukset. Ne on ryhmitelty 15 osaan:

Kyllä, MS Excelissä on 100 muuta toimintoa.

Saatat kuitenkin yllättyä siitä, miten tämä Googlen näennäinen puute muuttuu eduksesi. Jos et onnistunut löytämään tuttua tai tarpeellista Google Sheets -toimintoa, se ei tarkoita, että sinun tarvitsee luopua palvelusta heti. Voit luoda oman toiminnon käyttämällä apuna Käsikirjoituseditori :

Google Apps Script -ohjelmointikieli (laajennettu JavaScript-versio Googlen palveluille) avaa useita mahdollisuuksia: voit kirjoittaa erillisen skenaarion (skriptin) jokaista taulukkoa varten. Näillä skenaarioilla voidaan muuttaa tietoja, yhdistää eri taulukoita, lukea tiedostoja ja paljon muuta. Skenaarion suorittamiseksi sinun on asetettava tietty ehto (aika; jos taulukko on avoinna; jos solua muokataan) tai napsautettava vain painikettanappi.

Google Apps Scriptin avulla seuraavat sovellukset voivat työskennellä Sheetsin kanssa:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Google Lomakkeet
• Google Sites
• Google Translate
• Google-kalenteri
• Google Yhteystiedot
• Google-ryhmät
• Google Maps

Jos et pysty ratkaisemaan tehtävääsi Google Sheetsin vakio-ominaisuuksilla, voit kokeilla etsiä tarvittavaa lisäosaa. Avaa valikosta Store, jossa on kaikki saatavilla olevat lisäosat: Lisäosat> Hanki lisäosat...

Suosittelen, että tarkistat seuraavat asiat:

• Sähkötyökalut
• Poista kaksoiskappaleet

Google Sheetsissä on parikymmentä pikanäppäintä lähes jokaiseen toimintoon. Löydät täydellisen luettelon näistä pikanäppäimistä PC:lle, Macille, Chromebookille ja Androidille täältä.

Uskon, että kaikkien näiden ominaisuuksien yhdistelmä riittää Google Sheetsin taulukoiden perustarpeisiin.

Jos et ole vielä vakuuttunut, kerro meille: mitä tehtäviä voidaan ratkaista Excelissä, mutta ei Google Sheetsin avulla?

Google-taulukon luominen

Aluksi tarvitset Gmail-tilin. Jos sinulla ei ole sellaista - koskaan ei ole liian myöhäistä luoda sitä. Kun olet rekisteröitynyt, voit käyttää palvelua. Napsauta kohtaa Asiakirjat vaihtoehto Google-sovellukset-valikosta profiilissasi ja valitse sitten Levyt . tai seuraa linkkiä sheets.google.com.

Sinut ohjataan uudelleen päävalikkoon (tulevaisuudessa sinulla on täällä luettelo viimeksi käyttämistäsi tiedostoista.) Sivun yläosassa näet kaikki uuden laskentataulukon aloitusvaihtoehdot, kuten Tyhjä Klikkaa sitä:

Toinen tapa aloittaa työskentely Google Sheetsin kanssa on Google Driven kautta. Se luodaan automaattisesti, kun rekisteröit Gmail-tilin. Avaa Drive, valitse Uusi> Google Sheets> Tyhjä laskentataulukko :

Ja lopuksi, jos avaat taulukon, jonka kanssa olet työskennellyt aiemmin, voit luoda uuden taulukon valitsemalla Tiedosto> Uusi> Taulukkolaskentaohjelma :

Olet siis luonut uuden laskentataulukon.

Annetaan sille nimi. Olet varmasti samaa mieltä siitä, että "Untitled Spreadsheet" voi helposti kadota muiden nimettömien tiedostojen joukkoon. Voit nimetä taulukon uudelleen napsauttamalla sen nimeä vasemmassa yläkulmassa ja kirjoittamalla uuden nimen. Tallenna se painamalla Enteriä tai napsauttamalla jossakin muualla taulukossa.

Tämä uusi nimi näkyy Google Sheetsin pääsivulla. Aina kun avaat pääsivun, näet kaikki tallennetut taulukot.

Google Sheetsin käyttö

Tyhjä taulukko katsoo sinua ruudulta.

Kuinka lisätä tietoja Google-taulukkolaskentataulukkoon

Täytetäänpä se tiedoilla.

Kuten muutkin sähköiset taulukot, Google Sheets toimii suorakulmioilla, joita kutsutaan soluiksi. Ne on järjestetty numeroilla merkittyihin riveihin ja kirjaimilla merkittyihin sarakkeisiin. Kukin solu voi saada yhden arvon, olipa se sitten teksti- tai numeerinen.

1. Valitse solu ja syötä tarvittava sana Kun tiedot ovat olemassa, ne on tallennettava jollakin seuraavista tavoista:
   • Paina Enter (kursori siirtyy alla olevaan soluun).
   • Paina Tab (kursori siirtyy oikealla olevaan viereiseen soluun).
   • Siirry mihin tahansa muuhun soluun napsauttamalla sitä.

   Pääsääntöisesti numerot kohdistetaan solun oikealle puolelle ja teksti vasemmalle puolelle, mutta tämä voidaan helposti muuttaa käyttämällä komentoa Vaakasuora kohdistus työkalu. Valitse solu tai solualue, jossa haluat muokata kohdistusta, ja napsauta työkalurivin seuraavaa kuvaketta:

   

   Valitse pudotusvalikosta tapa, jolla tiedot kohdistetaan - vasemmalle, keskelle tai oikealle.

2. Tiedot voidaan myös kopioida soluun (solualueeseen). . luulen, että me kaikki tiedämme, miten kopioida ja liittää tiedot: valitse solu (tarvittava alue), paina Ctrl + C , aseta kursori toiseen tarvittavaan soluun (jos kopioit alueen, tämä on vasemmanpuoleinen ylin solu) ja paina Ctrl + V . Tämä on nopein ja helpoin tapa.
3. Voit myös kopioida tietoja solusta toiseen. vetämällä ja pudottamalla Vie kursori solun oikeassa alakulmassa olevan sinisen pisteen päälle, napsauta sitä, pidä sitä painettuna ja vedä haluttuun suuntaan. Jos tiedot sisältävät numeroita tai päivämääriä, paina Ctrl-näppäintä, niin sarja jatkuu. Tämä toimii myös silloin, kun solu sisältää numeroiden lisäksi tekstiä:

   

   Huomautus: Jos yrität kopioida päivämääriä samalla tavalla, et saa samaa tulosta.

   Olemme jakaneet muutamia tapoja, joiden avulla voit syöttää tiedot nopeammin.

4. Mutta entä jos tarvittavat tiedot ovat jo olemassa, muissa tiedostoissa, etkä halua syöttää niitä manuaalisesti uudelleen? Tässä on muutamia hyödyllisiä menetelmiä, joilla voit keventää työtä.

   Yksinkertaisin tapa on kopioida tiedot (numerot tai teksti) toisesta tiedostosta ja liittää ne uuteen taulukkoon. Käytä tähän samaa Ctrl + C ja Ctrl + V -yhdistelmää.Tässä menetelmässä on kuitenkin hankala puoli - jos kopioit selainikkunasta tai .pdf-tiedostosta, kaikki tietueet liitetään usein yhteen soluun tai yhteen sarakkeeseen. Mutta kun kopioit toisesta sähköisestä taulukosta tai MS Office -tiedostosta, tuloson tarpeen mukaan.

   Sinun on syytä olla tietoinen siitä, että Google Sheets ei ymmärrä Excel-kaavoja, joten vain tulos voidaan siirtää. On olemassa toinenkin kätevämpi tapa kiertää tämä ongelma - tietojen tuonti .

   Yleisimmät tiedostomuodot ovat .csv (arvot jaettuna pilkulla), .xls ja .xlsx (Microsoft Excel-tiedostot). Tuo tiedostot osoitteeseen Tiedosto> Tuo> Lataus .

   Vuonna Tuo tiedosto ikkuna, My Drive välilehti on oletusarvoisesti aktiivinen. Näet luettelon .xlsx-tiedostoista, jos niitä on Google Drivessa. Sinun täytyy klikata tarvittavaa tiedostoa ja painaa painiketta Valitse painiketta ikkunan alareunassa. Mutta voit siirtyä osoitteeseen Lataa välilehti ja valitse tiedosto tietokoneeltasi, tai yksinkertaisesti raahaa yksi suoraan selaimeen:

   

   Voit tuoda tiedot suoraan arkille, luoda uuden taulukon tai korvata työarkin tuoduilla tiedoilla.

5. Kuten aina, on olemassa toinen, monimutkaisempi tapa luoda Google Sheets -taulukot toisesta koneellasi olevasta tiedostosta.

   Avaa Google Drive (voit luoda sinne erityisen kansion uusille tiedostoille). Vedä tietokoneella sijaitseva asiakirja selainikkunaan, jossa Google Drive on auki. Kun tiedosto on ladattu, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Avaa> Google Sheets :

   

Voila, nyt sinulla on tiedot taulukossa.

Kuten olisit voinut arvata, sinun ei tarvitse enää huolehtia taulukon turvallisuudesta. Unohda Ctrl + S -yhdistelmä. Palvelin tallentaa muutokset automaattisesti jokaisen syötetyn merkin yhteydessä. Et menetä sanaakaan, jos tietokoneellesi sattuu jotain, kun työskentelet taulukon kanssa.

Poista Google-taulukkolaskenta

Jos käytät Google Sheets -taulukkoja säännöllisesti, saatat ajan mittaan huomata, ettet enää tarvitse monia taulukoita. Ne vievät vain tilaa Google Drivessa, ja tilaa me tarvitsemme usein eniten asiakirjoihimme.

Siksi sinun on parasta poistaa tarpeettomat ja käyttämättömät tiedostot. Miten?

1. Avaa taulukko, jonka haluat poistaa, ja siirry kohtaan Tiedosto> Siirrä roskakoriin :

   

   Huomautus. Tämä toiminto ei poista tiedostoa Google Drivesta pysyvästi. Asiakirja siirretään roskakoriin. Myös henkilöt, joille annoit käyttöoikeuden tiedostoon, menettävät sen. Jos haluat, että muut voivat työskennellä taulukoiden kanssa, harkitse uuden tiedoston omistajan nimeämistä ja poista tiedosto sitten asiakirjoista.

2. Taulukko voidaan poistaa myös Google Sheetsin pääikkunasta:

   

3. Toinen vaihtoehto on etsiä tiedosto Google Drivesta, napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita roskakorikuvake tai painaa samaa kuvaketta sivun yläreunan Google-ruudussa:

   

Älä unohda tyhjentää roskakoria, jotta voit poistaa tiedostot pysyvästi ja tyhjentää tilaa Google Drivessa. Jos et tyhjennä roskakoria, tiedostot voidaan palauttaa samalla tavalla kuin olet todennäköisesti tehnyt Windowsissa.

Huom. Vain taulukon omistaja voi poistaa sen. Jos yrität poistaa muiden omistaman tiedoston, sinä et enää näe sitä, kun taas muut näkevät. Tämä on tärkein ero omien ja muiden taulukoiden välillä. Oman taulukkosi voi aina palauttaa roskakorista, kun taas muiden omistamaan taulukkoon pääsemiseksi sinun on pyydettävä lupa työskennellä sen kanssa uudelleen.

Muistathan, että Google Sheetsin pääsivulla on mahdollista suodattaa tiedostoja niiden omistajien mukaan:

• Kenen tahansa omistuksessa - näet sekä omistamasi tiedostot että ne, joihin sinulla on käyttöoikeus. Luettelo sisältää myös kaikki taulukot, joita on katsottu linkkien kautta.
• Omistan itse - näet vain omistamasi pöydät.
• Ei minun omistuksessani - Luettelo sisältää taulukot, jotka ovat muiden omistuksessa. Et voi poistaa niitä, mutta voit tarkastella ja muokata niitä.

Siinä kaikki tältä päivältä, pojat ja tytöt. Toivottavasti näistä tiedoista oli teille hyötyä!

Seuraavalla kerralla kerron lisää työarkkien ja tietojen jakamisesta, siirtämisestä ja suojaamisesta. Pysy kuulolla!