Si eres redactor de documentos, este artículo te resultará muy útil. Aprenderás a insertar una tabla de contenido en tu documento, modificarla y actualizarla con sólo unos clics. Además, te mostraré cómo hacer que tu documento tenga un buen aspecto utilizando los estilos de encabezado incorporados de Word y la opción de lista multinivel.

Estoy seguro de que todas las personas que están leyendo este artículo han tenido que enfrentarse a un documento muy largo en Microsoft Word al menos una vez en su vida. Puede tratarse de un trabajo académico o de un informe extenso. Dependiendo del proyecto, ¡puede tener docenas o incluso cientos de páginas! Cuando tienes un documento tan grande con capítulos y subcapítulos resulta muy difícil navegar en el documentoPor suerte, Word permite crear un índice que facilita la consulta de las secciones relevantes del documento, por lo que es una tarea imprescindible para los redactores.

Podrías crear un índice manualmente, pero sería una auténtica pérdida de tiempo. ¡Deja que Word lo haga automáticamente por ti!

En este post te mostraré cómo crear una tabla de contenidos en Word de forma automática y también cómo actualizarla con sólo unos clics.Utilizaré Word 2013 pero puede utilizar exactamente el mismo método en Word 2010 o Word 2007 .

Haz que tu documento se vea bien

Estilos de encabezamiento

La clave para crear una página de contenidos rápida y sencilla es utilizar los estilos de encabezado integrados en Word ( Rúbrica 1 , Rúbrica 2 No te preocupes si aún no los has utilizado, te mostraré cómo funciona con texto normal.

• Resalta el título o el texto que quieras que sea el título de tu primera sección principal
• Ir a la INICIO de la cinta de opciones
• Buscar el Estilos grupo
• Elija Rúbrica 1 del grupo

Así que ya tienes asignada la primera sección principal de tu documento. ¡Sigue así! Continúa desplazándote por el texto y seleccionando los títulos de las secciones principales. Aplica el " Rúbrica 1 "Aparecerán en el índice como títulos de las secciones principales.

A continuación, defina las secciones secundarias dentro de cada capítulo principal, y aplique el " Rúbrica 2 " a los subtítulos de estas secciones.

Si desea hacer hincapié en algunos párrafos dentro de las secciones secundarias, puede seleccionar los títulos para ellos y aplicar la opción " Rúbrica 3 "A estos títulos también se les puede aplicar el estilo " Rúbrica 4-9 " para crear niveles de encabezamiento adicionales.

Listado multinivel

Quiero que mi índice sea más presentable, así que voy a añadir un esquema de numeración a los títulos y subtítulos de mi documento.

• Resalte el primer título principal.
• Busque el grupo Párrafo en la pestaña INICIO de la cinta de opciones
• Haga clic en el botón Lista multinivel del grupo
• Seleccione el estilo en las opciones de la Biblioteca de listas

¡Aquí llega el número de mi primer título principal!

Repita el proceso para los demás títulos principales, pero ahora, cuando aparezca el número junto al título, haga clic en la casilla del rayo y elija "Continuar numeración". Esto hará que los números suban.

En cuanto a los subtítulos, resalte uno, pulse el botón TAB del teclado y, a continuación, elija la misma opción Lista multinivel. Diseñará los subtítulos de las secciones secundarias con números como 1.1, 1.2, 1.3, etc., como en la captura de pantalla siguiente. También puede elegir otra opción para que tengan un aspecto diferente.

Mantenga el hilo conductor a lo largo de todo el documento para todas sus secciones. :-)

¿Por qué debo utilizar los estilos de encabezamiento?

Por un lado, los estilos de encabezado simplifican enormemente mi trabajo y presentan mi documento de forma estructurada. Por otro, cuando inserto un índice, Word busca automáticamente esos encabezados y muestra un índice basado en el texto que he marcado con cada estilo. Más adelante también puedo utilizar esos encabezados para actualizar mi índice.

Creación de un índice básico

Ahora tengo mi documento bien preparado con los títulos como Encabezamiento 1 y los subtítulos como Encabezamiento 2. ¡Es hora de dejar que Microsoft Word haga su magia!

• Sitúe el cursor en el lugar del documento en el que desea que aparezca el índice.
• Navegue hasta el REFERENCIAS de la cinta de opciones
• Haga clic en el botón Índice en el botón Índice grupo
• Elija uno de los " Automático " tabla de estilos de contenido

¡Aquí tienes! Mi índice tiene este aspecto:

Un índice también crea enlaces para cada sección, lo que te permite navegar a diferentes partes del documento. Sólo tienes que mantener pulsada la tecla Ctrl del teclado y hacer clic para ir a cualquier sección.

Modificar el índice

Si no está satisfecho con el aspecto de su tabla de contenidos, siempre puede cambiar la raíz y la rama de la misma. Para ello, debe abrir el cuadro de diálogo Tabla de contenidos.

• Haga clic en el índice.
• Ir a REFERENCIAS -> Índice .
• Seleccione la opción " Índice personalizado... "del menú desplegable del botón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Índice donde puede personalizar el estilo y la apariencia de su índice.

Si desea cambiar el aspecto del texto del índice (fuente, tamaño, color, etc.), siga los pasos que se indican a continuación en el cuadro de diálogo Índice.

• Asegúrese de que ha elegido " De la plantilla " en el Formatos caja
• Haga clic en el botón Modifique en la parte inferior derecha para abrir la siguiente ventana

Aparece el cuadro de diálogo Modificar estilo:

• Modifique el formato y haga clic en OK
• Selecciona otro estilo para modificar y repite
• Cuando haya finalizado la edición, haga clic en OK para salir
• Haga clic en OK sustituir el índice

Actualizar un índice

El índice de contenidos es un campo, no un texto normal, por lo que no se actualiza automáticamente.

En cuanto realices algún cambio en la estructura del documento, tendrás que actualizar tú mismo el índice. Para realizar la actualización:

• Haga clic en cualquier lugar del índice
• Pulse F9 o la tecla Tabla de actualización en el control de contenido (o en el botón REFERENCIAS tab)
• Utilice la Actualizar el índice para elegir qué actualizar
• Haga clic en OK

Puede optar por actualizar sólo números de página o el mesa completa Es una buena idea elegir siempre " Actualizar toda la tabla "Actualice siempre el índice antes de enviar o imprimir el documento para que se incluya cualquier cambio.

No importa lo grande que sea tu documento, puedes ver que no hay nada complicado en crear una tabla de contenidos. La mejor manera de aprender a crear / actualizar una tabla de contenidos es ¡experimentar haciéndolo! Tómate un tiempo para seguir el proceso y crear tu propia tabla de contenidos.