De vez en cuando, todos los usuarios de Google Sheets se enfrentan a lo inevitable: combinar varias hojas en una. Copiar y pegar es tedioso y lleva mucho tiempo, así que tiene que haber otra forma. Y tienes razón: de hecho, hay varias formas. Así que prepara tus tablas y sigue los pasos de este artículo.

Todas las formas que describo se pueden utilizar para procesar tablas grandes. Pero para que esta guía sea lo más clara posible, mantendré las tablas cortas y las reduciré a un par de hojas.

Celdas de referencia en Hojas de cálculo de Google para extraer datos de otra ficha

La forma más fácil es la primera. Puedes extraer tablas enteras a un archivo haciendo referencia a celdas con datos de otras hojas.

Nota. Esto servirá si necesitas fusionar dos o más hojas dentro de una hoja de cálculo de Google Para combinar varias hojas de cálculo (archivos) de Google en una sola, pasa directamente al siguiente método.

Por lo tanto, mis datos están dispersos en diferentes hojas: Junio, julio, agosto Me gustaría obtener datos de Julio y Agosto en Junio para tener una tabla como resultado:

1. Busque la primera celda en blanco justo después de la tabla (la celda Junio para mí) y coloque el cursor allí.
2. Introduzca su primera referencia de celda. La primera tabla que quiero recuperar empieza en A2 en el Julio sábana. Así que puse:

   =Julio A2

   Nota: si hay espacios en el nombre de la hoja, debe escribirlo entre comillas simples:

   =julio 2022

   Esto replica inmediatamente lo que haya en esa célula:

   Nota. Utilice una referencia de celda relativa para que cambie por sí misma cuando se copie a otras celdas. De lo contrario, devolverá datos incorrectos.

3. Asegúrate de que la celda con la referencia está seleccionada y haz clic en el cuadradito azul de su esquina inferior derecha. El cursor del ratón se convertirá en un gran signo más negro. Mantén pulsado el ratón y arrastra el cursor a tantas columnas a la derecha como necesites para rellenarlas con nuevos registros:

Aunque probablemente sea la primera forma que se te ocurra para extraer datos de otra pestaña, no es la más elegante y rápida. Por suerte, Google ha preparado otros instrumentos especialmente para este fin.

Copiar las fichas en una hoja de cálculo

Una de las formas estándar es copiar las pestañas de interés en la hoja de cálculo de destino:

1. Abra el archivo que contiene la(s) hoja(s) que desea transferir.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la primera ficha que desee exportar y seleccione Copiar a> Hoja de cálculo existente :

3. Lo siguiente que verás es la ventana emergente que te invita a seleccionar la hoja de cálculo. Búscala, haz clic sobre ella para resaltarla y pulsa Seleccione cuando estés listo:

4. Una vez copiada la hoja, recibirá el correspondiente mensaje de confirmación:
5. Puede pulsar OK y continúe con la hoja actual o siga el enlace llamado Abrir hoja de cálculo Te llevará instantáneamente a otra hoja de cálculo con la primera hoja ya existente:

Fichas de exportación/importación

Otra forma de importar datos de varias hojas de cálculo de Google es exportar primero cada hoja y, a continuación, importarlas todas a un archivo necesario:

1. Abra la hoja de cálculo que contiene la hoja de la que desea extraer los datos.
2. Active la hoja que le interese seleccionándola.
3. Ir a Archivo> Descargar> Valores separados por comas (.csv) :

   El archivo se descargará en su ordenador.

4. A continuación, abre otra hoja de cálculo, a la que quieras añadir la hoja.
5. Esta vez, elige Archivo> Importar del menú y vaya a la Cargar en la pestaña Importar fichero ventana:

6. Hit Selecciona un archivo de tu dispositivo y busca la hoja que acabas de descargar.
7. Una vez cargado el archivo, verá una ventana con opciones adicionales para importar la hoja. Para añadir el contenido de esa otra hoja después de su tabla existente, elija Añadir a la hoja actual :

   Consejo: entre otras opciones, puedes especificar el separador y convertir texto en números, fechas y fórmulas.

8. Como resultado, obtendrá dos hojas fusionadas: una tabla debajo de otra:

   Pero como se trata de un archivo .csv el que tienes que importar, la segunda tabla queda formateada de manera estándar, por lo que tendrás que dedicarle algo de tiempo para darle el formato que necesites.

Funciones de Google Sheets para combinar datos de varias hojas de cálculo

Por supuesto, no sería Google si no tuviera funciones para combinar datos en Google Sheets.

IMPORTRANGE para importar datos de varias hojas de Google

Como sugiere el nombre de la función, IMPORTRANGE importa datos de varias hojas de cálculo de Google a una sola hoja.

Consejo: esta función ayuda a Google Sheets a extraer datos de otro documento, así como de otras pestañas del mismo archivo.

Esto es lo que requiere la función:

• URL_hoja_de_datos no es otra cosa que el enlace a la hoja de cálculo de la que tienes que extraer los datos. Debe ir siempre entre comillas dobles.
• cadena_de_rango se refiere específicamente a las celdas que necesita traer a su hoja actual.

Y este es el patrón que sigo para importar datos de múltiples Hojas de Google utilizando IMPORTRANGE:

1. Abra la hoja de cálculo de la que desea extraer los datos.

   Nota. Asegúrate de que tienes al menos acceso de visualización a ese archivo.

   Ver también: Fórmula WEEKDAY en Excel para obtener el día de la semana, los fines de semana y los días laborables
2. Haga clic en la barra de URL del navegador y copie el enlace a este archivo justo hasta el signo de almohadilla (#):


Nota: Necesitará esta URL aunque vaya a combinar hojas del mismo archivo.

Sugerencia: aunque Google dice que la función requiere la URL completa, puedes arreglártelas fácilmente con una clave: una parte de la URL comprendida entre /d/ y /editar :

...google.com/spreadsheets/d/ XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4 /editar

3. Vuelva a la hoja de cálculo a la que desea añadir la información, introduzca el IMPORTRANGE hasta donde debe aparecer la tabla prestada e inserte el enlace como primer argumento. A continuación, sepárelo de la siguiente parte con una coma:


Nota: Recuerde que el enlace debe ir entre comillas dobles.

4. Para la segunda parte de la fórmula, escriba el nombre de la hoja y el intervalo exacto que desea extraer. Confirme pulsando Intro .

Nota: el segundo argumento también debe ir entre comillas dobles:

=IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4/edit", "May!A2:D5")

5. Aunque la fórmula parece lista ahora, devolverá el #REF error desde el principio. Esto se debe a que la primera vez que intente extraer datos de alguna hoja de cálculo, IMPORTRANGE le pedirá acceso a la misma. Una vez concedido el permiso, importará fácilmente registros de otras hojas de ese fichero.

Haga clic en la celda con el error y pulse el botón azul Permitir el acceso rápido:



Nota. Al permitir el acceso, haces saber a las Hojas de cálculo que no te importa que los colaboradores actuales o potenciales de esta hoja de cálculo accedan a los datos de otro archivo.

6. Una vez que la fórmula se conecte a esa otra hoja, importará los datos desde allí:

Nota. IMPORTRANGE no extrae el formato de las celdas, sólo los valores. Tendrá que aplicar el formato manualmente después.

Consejo: si las tablas son muy grandes, espere un poco a que la fórmula extraiga todos los registros.

Nota. Los registros devueltos por la función se actualizarán automáticamente si los modifica en el fichero original.

Google Sheets QUERY para importar rangos de varias hojas

Y así, sin prisas, hemos llegado una vez más a la función QUERY. :) Es tan versátil que se puede utilizar en las hojas de cálculo de Google para combinar datos de varias hojas (dentro del mismo archivo) también.

Así pues, quiero fusionar tres hojas de Google diferentes (de un mismo archivo): Invierno de 2022, Primavera de 2022 y Verano de 2022. Contienen los nombres de todos los empleados que llegaron a ser mejores en sus puestos de trabajo en meses diferentes.

Voy a la primera hoja - Invierno 2022 - y añado mi CONSULTA justo debajo de la tabla existente:

=QUERY({'Primavera 2022'!A2:D7;'Verano 2022'!A2:D7}, "select * where Col1 ''")

Veamos qué significa todo esto:

• {'Primavera 2022'!A2:D7;'Verano 2022'!A2:D7} - son todas las hojas y rangos que necesito importar.

  Nota. Las hojas deben escribirse entre llaves. Si sus nombres contienen espacios, utilice comillas simples para enumerarlos.

  Consejo: separe los intervalos con punto y coma para extraer los datos de distintas pestañas uno debajo de otro. Utilice comas en su lugar para que se importen uno al lado del otro.

  Consejo: no dude en utilizar rangos infinitos como A2:D .

• select * where Col1 '' - Le digo a la fórmula que importe todos los registros ( seleccionar * ) sólo si las celdas de la primera columna de las tablas ( donde Col1 ) no están en blanco ( '' Utilizo un par de comillas simples para indicar los espacios en blanco.

  Nota. Utilizo '' porque mi columna contiene texto. Si su columna contiene otro tipo de datos (por ejemplo, fecha u hora, etc.), deberá utilizar no es nulo en su lugar: "select * where Col1 is not null"

Como resultado, dos cuadros de otras hojas se han consolidado en una hoja una debajo de otra:

Sugerencia: si quieres utilizar Google Sheets QUERY para importar rangos de varias hojas de cálculo (archivos) independientes, tendrás que implementar IMPORTRANGE. Aquí tienes una fórmula para extraer los datos de otros documentos:

=QUERY({IMPORTRANGE("XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4", "Mar-Abr-Mayo!A2:D6");IMPORTRANGE("XYZahJZHSlhMGLSW_xA6ZBqNmt1I0ADo4N4M", "Jun-Jul-Ago!A2:D4")}, "select * where Col1''")

Consejo. En esta fórmula de larga duración utilizo las claves de las URL en lugar de enlaces enteros. Si no está seguro de lo que es eso, lea aquí.

Sugerencia: también puedes utilizar QUERY para combinar dos hojas de Google, actualizar celdas, añadir columnas relacionadas y filas no coincidentes, como se explica en esta entrada del blog.

3 formas más rápidas de combinar varias hojas de Google

Si los métodos estándar de las hojas de cálculo de Google para combinar datos de varias hojas te parecen aburridos y las funciones te asustan, existe un método más sencillo.

Complemento Combinar hojas

Este primer complemento especial, Combinar hojas, se diseñó con un único propósito: importar datos de varias hojas de Google. Es lo suficientemente inteligente como para reconocer las mismas columnas en diferentes hojas y reunir los datos en consecuencia si es necesario.

Todo lo que tienes que hacer es:

1. Seleccionar hojas La posibilidad de realizar una búsqueda rápida en Drive agiliza aún más el proceso.
2. Elige cómo tirar los datos:
   • como fórmula. Marque la casilla Utilizar una fórmula para combinar hojas si desea tener una hoja maestra que cambie dinámicamente en función de su contenido original.

     Aunque no podrá editar la tabla resultante, su fórmula estará siempre vinculada a las hojas de origen: edite una celda o añada/elimine filas enteras allí, y la hoja maestra se modificará en consecuencia.

   • como valores. Si la edición manual de la tabla resultante es más importante, ignore la opción anterior y todos los datos se combinarán como valores.

   Aquí hay opciones adicionales para el ajuste fino:

   • unir registros de las mismas columnas en una sola columna
   • mantener el formato
   • añadir una línea en blanco entre los distintos rangos para notarlos enseguida
3. Decidir dónde colocar la tabla fusionada: nueva hoja de cálculo, nueva hoja, o en una ubicación de su elección.

He aquí una demostración rápida de cómo combiné mis tres mesas pequeñas con el complemento:

Por supuesto, tus tablas pueden ser mucho más grandes y puedes combinar muchas hojas diferentes siempre que la hoja de cálculo resultante no supere el límite de 10M de celdas.

Consejo: consulta la página de ayuda de Combinar hojas.

Una de las opciones que ofrece este complemento es la de añadir más hojas a sus datos previamente combinados. En este caso, en el paso 1, debe elegir no sólo los datos que desea combinar, sino también el resultado existente. Así es como se ve:

Complemento Consolidar Hojas

Consolidar hojas de cálculo es una adición relativamente nueva a nuestros complementos. Su principal diferencia con la herramienta antes mencionada es la capacidad de sumar datos en columnas en Google Sheets (o filas, o celdas individuales, para el caso).

Consolidar hojas también reconoce los encabezados comunes en todas las hojas de Google a unir, incluso si se encuentran en la columna situada más a la izquierda y/o en la primera fila. Siempre existe la opción de unir hojas de Google y calcular las celdas en función de su lugar en las tablas.

Permítanme desglosarlo en pasos para ustedes también:

1. Seleccionar hojas Importar más archivos desde Drive si es necesario directamente desde el complemento.
2. Elija la función a consolidar en Google Sheets.
3. Elige la forma de sumar celdas en Hojas de cálculo de Google: por etiquetas (etiquetas de encabezado, etiquetas de columna izquierda o ambas) o posición.
4. Decidir dónde colocar los datos consolidados: nueva hoja de cálculo, nueva hoja o cualquier ubicación específica dentro del archivo abierto.

Así es este proceso:

También existe la opción de consolidar todas las hojas mediante una fórmula. De este modo, el resultado cambiará en sincronía con los valores de las hojas de origen:

Nota. Hay algunas peculiaridades que debe conocer sobre el funcionamiento de la fórmula. Por ejemplo, si consolida desde varios archivos diferentes, habrá un paso extra para conectar las hojas para el IMPORTRANGE en uso. Por favor, visite la página de instrucciones para Consolidar Hojas para estos y otros detalles.

O aquí tienes un breve tutorial sobre el funcionamiento del complemento:

Te animo de verdad a que pruebes el complemento con tus datos. Comprobarás por ti mismo el tiempo extra que tendrás tras incorporar esta herramienta a tu trabajo diario.

Complemento Fusionar hojas

Hay otro complemento que merece la pena mencionar. Aunque solo fusiona dos hojas de Google a la vez, no podría ser más útil. Fusionar hojas hace coincidir registros de la misma columna en ambas hojas/documentos y, a continuación, extrae los datos relacionados de la hoja/documento de búsqueda a la principal. De este modo, siempre tendrás a mano una hoja de cálculo actualizada.

Hay 5 pasos sencillos:

1. Seleccione su hoja principal .
2. Seleccione su hoja de búsqueda (aunque sea en otra hoja de cálculo).
3. Elegir columnas donde registros coincidentes puede ocurrir.
4. Tictac del columnas con registros para actualizar .
5. Ajustar cualquier opciones adicionales que le ayudarán a fusionar dos hojas y conseguir el mejor resultado posible.

Si estas palabras no le dicen mucho, aquí tiene un tutorial en vídeo:

Si quieres probarlo por ti mismo, visita esta página de ayuda para obtener información detallada sobre cada paso y configuración.

Con esto doy por terminado este artículo. Espero que estas formas de extraer datos de varias hojas diferentes en una sola te sean de utilidad. Como siempre, ¡espero tus comentarios!