Esta entrada del blog presentará algunos ejemplos de cómo crear casillas de verificación e insertar símbolos de marca de verificación o cruces en tus Hojas de cálculo de Google. Sea cual sea tu historial con las Hojas de cálculo de Google, hoy puede que descubras algunos métodos nuevos para hacerlo.

Las listas nos ayudan a poner las cosas en orden. Cosas que comprar, tareas que resolver, lugares que visitar, películas que ver, libros que leer, personas a las que invitar, videojuegos a los que jugar... todo lo que nos rodea está prácticamente lleno de esas listas. Y si utilizas Google Sheets, lo más probable es que lo mejor sea que hagas el seguimiento de tus tareas allí.

Veamos qué instrumentos ofrecen las hojas de cálculo para esta tarea.

Formas estándar de hacer una marca de verificación en Google Sheets

Ejemplo 1. Casilla de la hoja de cálculo de Google

La forma más rápida de insertar una casilla de verificación en una hoja de cálculo de Google es utilizar directamente la opción correspondiente del menú Hojas de cálculo:

1. Seleccione tantas celdas como necesite rellenar con casillas de verificación.
2. Ir a Insertar> Casilla de verificación en el menú de Google Sheets:
3. Toda la gama seleccionada se llenará de casillas de verificación:

   Como alternativa, puede rellenar sólo una celda con una casilla de verificación, seleccionar esa celda, pasar el ratón por encima de su esquina inferior derecha hasta que aparezca un icono de signo más, hacer clic, mantenerlo pulsado y arrastrarlo hacia abajo por la columna para copiar encima:

   

4. Haga clic una vez en cualquier casilla y aparecerá una marca de verificación:

   Haz clic una vez más y la casilla volverá a quedar en blanco.

   Consejo: puede marcar varias casillas a la vez seleccionándolas todas y pulsando Espacio en el teclado.

Consejo: También es posible cambiar el color de las casillas de verificación. Seleccione las celdas en las que se encuentran, haga clic en el botón Color del texto de la barra de herramientas estándar de Google Sheets:

Y elige el tono necesario:

Ejemplo 2. Validación de datos

Otro método rápido le permite no sólo insertar casillas de verificación y símbolos de marca de verificación, sino también asegurarse de que no se introduce nada más en esas celdas. Debe utilizar Validación de datos para eso:

1. Seleccione la columna que desea rellenar con casillas de verificación.
2. Ir a Validación de datos en el menú de Google Sheets:
3. En la siguiente ventana con todos los ajustes, busque la opción Criterios y seleccione Casilla de verificación de su lista desplegable:

   Sugerencia: para que las Hojas de cálculo de Google te recuerden que no debes introducir nada más que marcas de verificación en el intervalo, selecciona la opción denominada Mostrar advertencia para la En caso de entrada no válida O puede decidir Rechazar entrada lo que sea:

4. En cuanto hayas terminado con los ajustes, pulsa Guardar Las casillas en blanco aparecerán automáticamente en el rango seleccionado.

En caso de que haya decidido recibir una advertencia al introducir algo más, verá un triángulo naranja en la esquina superior derecha de dichas celdas. Pase el ratón por encima de estas celdas para ver la advertencia:

Ejemplo 3. Una casilla de verificación para todos (marcar/desmarcar varias casillas de verificación en Hojas de cálculo de Google)

Hay una forma de añadir una casilla de verificación de este tipo en Google Sheets que controlará, marcará & desmarcará todas las demás casillas de verificación.

Consejo: si eso es lo que buscas, prepárate para utilizar los dos métodos anteriores (la casilla estándar de Google Sheets y la validación de datos) junto con la función SI.

Un agradecimiento especial a God of Biscuits del blog de Ben Collins por este método.

1. Selecciona B2 y añade tu chexbox principal a través del menú de Google Sheets: Insertar> Casilla de verificación :

   Aparecerá una casilla de verificación en blanco & controlará todas las casillas de verificación futuras:

2. Añada una fila más debajo de esta casilla:

   Consejo: lo más probable es que la casilla de verificación se copie a sí misma en una nueva fila. En ese caso, selecciónela y elimínela pulsando Borrar o Retroceso en el teclado.

3. Ahora que tienes una fila vacía, es el momento de la fórmula.

   La fórmula debe ir justo encima de tus futuras casillas de verificación: B2 en mi caso, introduzco ahí la siguiente fórmula:

   =IF(B1=TRUE,{"";TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE},"")

   Básicamente se trata de una simple fórmula IF, pero ¿por qué parece tan complicada?

   Desmenucémoslo:

   • B1=TRUE mira su celda con esa única casilla de verificación - B1 - y comprueba si contiene una marca de verificación (TRUE) o no.
   • Para cuando se marque, ahí va esta parte:

     {"";VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO;VERDADERO}

     Esta matriz mantiene en blanco una celda con una fórmula y añade múltiples registros TRUE en una columna justo debajo. Los verás en cuanto añadas una marca de verificación a esa casilla de B1:

     Estos valores TRUE son sus futuras casillas de verificación.

     Nota. Cuantas más casillas de verificación necesite, más veces deberá aparecer VERDADERO en la fórmula.

   • La última parte de la fórmula - "" - mantiene todas esas celdas vacías si la primera casilla de verificación también está en blanco.

   Sugerencia: si no desea ver esa fila de ayuda vacía con una fórmula, puede ocultarla.

4. Ahora vamos a convertir esos múltiples valores TRUE en casillas de verificación.

   Seleccione el intervalo con todos los registros TRUE y vaya a Validación de datos :

   Elige Casilla de verificación para Criterios y, a continuación, seleccione la casilla Utilizar valores de celda personalizados e introduzca TRUE para Comprobado :

   Cuando esté listo, haga clic en Guardar .

Inmediatamente verá un grupo de casillas de verificación con marcas de verificación junto a sus elementos:

Si haces clic varias veces en la primera casilla de verificación, verás que controla, marca y desmarca varias casillas de verificación de esta lista de Google Sheets:

Se ve bien, ¿verdad?

Lamentablemente, este método tiene un fallo. Si primero marcas varias casillas de la lista y luego pulsas la casilla principal para seleccionarlas todas, no funcionará. Esta secuencia sólo romperá tu fórmula en B2:

Aunque pueda parecer un inconveniente bastante desagradable, creo que este método de marcar/desmarcar varias casillas de verificación en las hojas de cálculo de Google seguirá siendo útil en determinados casos.

Otras formas de insertar una marca de verificación y una cruz en Google Sheets

Ejemplo 1. Función CHAR

La función CHAR es la primera instancia que le proporcionará una marca de cruz, así como una marca de verificación de Google Sheets:

Lo único que necesita es el número del símbolo de la tabla Unicode. He aquí algunos ejemplos:

=CHAR(9744)

devolverá una casilla vacía (una urna)

=CHAR(9745)

rellenará las celdas con un símbolo de marca dentro de una casilla de verificación (urna con marca)

=CHAR(9746)

devolverá una cruz en la casilla (urna con X)

Sugerencia: los símbolos devueltos por la función también pueden volver a colorearse:

Existen diferentes esquemas de controles y cruces dentro de las urnas disponibles en hojas de cálculo:

• 11197 - urna con luz X
• 128501 - urna con guión X
• 128503 - urna con letra negrita X
• 128505 - urna con tilde en negrita
• 10062 - cruz cuadrada negativa
• 9989 - marca de verificación pesada blanca

Nota. Las marcas de cruz y de verificación no pueden eliminarse de las casillas creadas por la fórmula CHAR. Para obtener una casilla de verificación vacía, cambie el número del símbolo dentro de una fórmula a 9744.

Si no necesita esas casillas y desea obtener puros símbolos de marca de verificación y cruces, la función CHAR también le ayudará.

A continuación se muestran algunos códigos de la tabla Unicode que insertarán una marca de verificación pura y una cruz en Google Sheets:

• 10007 - papeleta X
• 10008 - papeleta pesada X
• 128500 - guión de votación X
• 128502 - letra negrita de la papeleta X
• 10003 - marca de verificación
• 10004 - marca de verificación pesada
• 128504 - marca de luz

Sugerencia. La marca de cruce en las Hojas de cálculo de Google también puede representarse mediante una X de multiplicación y líneas de cruce:

Y también por varios saltires:

Ejemplo 2. Marcas y cruces como imágenes en Google Sheets

Otra alternativa no tan común sería añadir imágenes de marcas de verificación y símbolos de cruz de Google Sheets:

1. Seleccione una celda en la que deba aparecer su símbolo y haga clic en Insertar> Imagen> Imagen en celda en el menú:
2. La siguiente ventana grande te pedirá que apuntes a la imagen. Dependiendo de dónde esté tu imagen, súbela, copia y pega su dirección web, búscala en tu Drive o busca en la Web directamente desde esta ventana.

   Una vez elegida la imagen, haz clic en Seleccione .

3. La imagen se ajustará a la celda. Ahora puedes duplicarla en otras celdas copiando y pegando:

Ejemplo 3. Dibuja tus propias marcas de verificación y cruces en Google Sheets

Este método te permite dar vida a tus propias marcas de verificación y cruces. La opción puede parecer lejos de ser ideal, pero es divertida. :) Realmente puede mezclar tu trabajo rutinario en hojas de cálculo con un poco de creatividad:

1. Ir a Insertar> Dibujo en el menú de Google Sheets:
2. Verás un lienzo vacío y una barra de herramientas con algunos instrumentos:

   Una herramienta te permite dibujar líneas, flechas y curvas. Otra te proporciona distintas formas ya preparadas. También hay una herramienta de texto y otra de imagen.

3. Puede ir directamente a Formas> Ecuación grupo, y elige y dibuja el signo de multiplicación.

   O, en su lugar, elige la herramienta línea, crea una forma a partir de unas cuantas líneas y edita cada línea individualmente: cambia su color, ajusta su longitud y anchura, conviértelas en líneas discontinuas y decide sus puntos inicial y final:

4. Una vez que la figura esté lista, haga clic en Guardar y cerrar .
5. El símbolo aparecerá sobre tus celdas en el mismo tamaño en que lo dibujaste.

   Consejo: para ajustarla, selecciona la forma recién creada, pasa el ratón por su esquina inferior derecha hasta que aparezca una flecha de dos puntas, mantén pulsada la tecla Mayús y, a continuación, haz clic y arrastra para redimensionar el dibujo al tamaño que necesites:

Ejemplo 4. Utilizar atajos

Como ya sabrás, las Hojas de cálculo de Google admiten atajos de teclado. Y da la casualidad de que uno de ellos está diseñado para insertar una marca de verificación en tus Hojas de cálculo de Google. Pero primero, tienes que habilitar esos atajos:

1. Abrir Atajos de teclado bajo el Ayuda ficha:

   Verá una ventana con varias combinaciones de teclas.

2. Para que los accesos directos estén disponibles en Hojas de cálculo, haz clic en el botón de alternancia situado en la parte inferior de esa ventana:
3. Cierre la ventana con el icono de la cruz situado en la esquina superior derecha.
4. Coloca el cursor en una celda que deba contener una marca de verificación de Google Sheets y pulsa Alt+I,X (primero pulsa Alt+I , luego suelta sólo la tecla I y pulsa X mientras mantienes pulsada Alt ).

   Aparecerá un recuadro vacío en la celda, esperando a que haga clic en él para rellenarlo con un símbolo de marca de verificación:

   Consejo: Puedes copiar el cuadro a otras celdas de la misma manera que he mencionado un poco más arriba.

Ejemplo 5. Caracteres especiales en Google Docs

Si te sobra tiempo, puedes utilizar Google Docs:

1. Abre cualquier archivo de Google Docs, ya sea nuevo o existente.
2. Sitúe el cursor en algún lugar del documento y vaya a Insertar> Caracteres especiales en el menú de Google Docs:
3. En la ventana siguiente, puede
   • Buscar un símbolo por una palabra clave o una parte de la palabra, por ejemplo consulte :
   • O haz un boceto del símbolo que buscas:
4. Como puedes ver, en ambos casos Docs te devuelve símbolos que coinciden con tu búsqueda. Elige el que necesites y haz clic en su imagen:

   El carácter se insertará inmediatamente donde esté el cursor.

   Ver también: Sentencia IF de Excel para coincidencia parcial de texto (comodín)
5. Selecciónalo, copia ( Ctrl+C ), vuelve a tu hoja de cálculo y pega ( Ctrl+V ) el símbolo en las celdas que te interesen:

Como puedes ver, hay distintas formas de hacer la marca de verificación y la cruz en las Hojas de cálculo de Google. ¿Cuál prefieres? ¿Has tenido problemas para insertar algún otro carácter en tus hojas de cálculo? Házmelo saber en la sección de comentarios más abajo ;)