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Siempre que trabajas con grandes hojas de cálculo de Google, lo más probable es que filtres constantemente la tabla para ver y evaluar únicamente información concreta.
¿No sería mejor dividir esa información en varias hojas separadas o incluso hojas de cálculo (archivos) en Drive? Personalmente, me parece súper cómodo tener cada hoja dedicada a lo suyo, ya sea un nombre, un número, una fecha, etc. Por no hablar de la incipiente posibilidad de compartir con otras personas sólo la información relacionada.
Elige la forma en que quieres obtener tus datos y sigue los pasos que allí se describen.
Dividir una hoja en función de los valores de las columnas
Imagina lo siguiente: realizas el seguimiento de los gastos en un documento de Google Sheets. Cada día introduces la fecha, el importe gastado y la categoría. La tabla crece, por lo que cada vez tiene más sentido dividirla por categorías:
Consideremos sus opciones.
Dividir una hoja en diferentes hojas dentro del archivo
Si te parece bien tener varias hojas (cada una con su propia categoría) en una hoja de cálculo de Google, hay dos funciones que te ayudarán.
Ejemplo 1. Función FILTRO
Lo más probable es que lo primero que le venga a la mente sea la función FILTRO, que filtra el rango por una determinada condición y devuelve sólo los valores relacionados, como si dividiera la hoja por valores comunes:
FILTRO(rango, condición1, [condición2, ...])Nota. No voy a cubrir los fundamentos de la función aquí ya que FILTER ya tiene su tutorial en nuestro blog.
Permítanme comenzar trayendo todos los gastos de Comer fuera a otra hoja.
Primero creo una nueva hoja en mi hoja de cálculo e introduzco allí la siguiente fórmula:
=FILTRO(Hoja1!A2:G101,Hoja1!B2:B101 = "Comer fuera")
Como puede ver, tomo literalmente todos los registros existentes de mi hoja original - Hoja1!A2:G101 - y elegir sólo los que tienen Comer fuera en la columna B - Hoja1!B2:B101 = "Comer fuera" .
Como ya habrás pensado, tendrás que crear manualmente tantas hojas como categorías por las que dividir y ajustar una fórmula para cada nueva hoja. Sin embargo, si ese no es tu problema, hay una forma mucho más eficaz de dividir una hoja sin utilizar fórmulas. No dudes en ir directamente a ella.
Ejemplo 2. Función QUERY
La siguiente es la función de la que quizás no hayas oído hablar - QUERY. También hablé de ella en nuestro blog. Es como Nathan en las aguas inexploradas de Google Sheets - se ocupa de lo imposible :) Sí, ¡incluso divide la hoja por valores comunes!
QUERY(datos, consulta, [cabeceras])Nota. Utiliza un lenguaje peculiar (similar a los comandos en SQL), así que si no lo has utilizado antes, asegúrate de consultar este artículo sobre él.
Entonces, ¿cómo se ve la fórmula QUERY para que pueda obtener todos los gastos de Comer fuera ?
=QUERY(Hoja1!A1:G101, "select * where B = 'Comer fuera'")
La lógica es la misma:
- mira toda la gama de mi hoja de origen - Hoja1 A1:G101
- y selecciona todos aquellos en los que el valor de la columna B es igual a Comer fuera - "select * where B = 'Comer fuera'"
Por desgracia, aquí también hay muchos preparativos manuales: tendrá que añadir una nueva hoja para cada categoría e introducir allí una nueva fórmula.
Si no quiere molestarse en absoluto con las fórmulas, existe este complemento - Split Sheet - que lo hará todo por usted. Eche un vistazo a continuación.
Divida su hoja en varias hojas en otro archivo
Si no quieres generar varias hojas dentro de una misma hoja de cálculo, existe la opción de dividir la hoja y colocar los resultados en otro archivo.
El dúo QUERY + IMPORTRANGE te ayudará.
Veamos. Creo una nueva hoja de cálculo en mi Drive e introduzco allí mi fórmula:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Hoja1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Comer fuera'")
- QUERY hace lo mismo que mencioné justo arriba: va a mi tabla original y toma aquellas filas donde B contiene Comer fuera ¡Como si partiera la mesa!
- ¿Qué pasa con el IMPORTRANGE entonces? Bueno, mi tabla original está en otro documento. IMPORTRANGE es como una llave que abre ese archivo y toma lo que necesito. Sin ella, QUERY no pasará :)
Consejo: ya he descrito IMPORTRANGE en detalle en nuestro blog, échele un vistazo.
Cuando emplees IMPORTRANGE, tienes que darle acceso para que conecte tu nuevo archivo con el original pulsando el botón correspondiente. De lo contrario, lo único que obtendrás será un error:
Pero una vez que golpeas Permitir el acceso todos los datos se cargarán en segundos (bueno, o minutos si hay muchos datos de los que tirar).
Como puedes ver, esta forma implica que estás listo para crear manualmente una nueva hoja de cálculo con las nuevas hojas dentro de ella, y construir funciones QUERY + IMPORTRANGE para cada valor requerido.
Si esto es demasiado, le insto a que pruebe nuestro complemento Split Sheet descrito a continuación; le prometo que no se arrepentirá.
Divida su hoja en varias hojas de cálculo separadas sin fórmulas
El siguiente paso sería dividir cada categoría en su propio archivo de Google Sheets.
Y me gustaría centrarme en la forma más fácil de usar que hay - Split Sheet add-on. Su objetivo principal es dividir su hoja de Google en varias hojas / hojas de cálculo por los valores en una columna de su elección.
Todo lo que necesitas para afinar se encuentra en una sola ventana:
- algunas casillas de verificación - columnas para dividir por
- un desplegable - con lugares para el resultado
- y el botón de acabado
En unos pocos clics podrá configurar sus requisitos y Split Sheet se encargará del resto:
Instala Split Sheet desde la tienda de Google Sheets y divide tus hojas en varias hojas o archivos como un profesional, en unos pocos clics y minutos.
Dividir una hoja de cálculo de Google en archivos de Google Drive separados por pestañas
A veces, dividir una tabla en varias hojas no es suficiente. En ocasiones, es posible que desees ir más allá y colocar cada tabla (hoja/pestaña) en una hoja de cálculo de Google independiente (archivo) en Drive. Por suerte, también existen algunas formas de hacerlo.
Duplicar hojas de cálculo y eliminar pestañas no deseadas
Esta primera solución es bastante torpe, pero no deja de ser una solución.
Consejo. Si no quieres perder el tiempo con soluciones torpes, aquí tienes un enlace para conocer enseguida la forma más sencilla.
- Busque y seleccione la hoja de cálculo que desea dividir en Drive:
Sugerencia. O incluso crear una carpeta especial y mover todas estas hojas de cálculo allí:
Сopiar manualmente cada pestaña a una nueva hoja de cálculo
Hay otra solución estándar, un poco más elegante:
- Abra la hoja de cálculo que desea dividir en varias hojas de cálculo por pestañas.
- Haga clic con el botón derecho en cada hoja que desee ver en otro archivo y seleccione Copiar a> Nueva hoja de cálculo :
Consejo: se creará una nueva hoja de cálculo en Drive, pero sin título. No te preocupes: con cada hoja que se copie en una nueva hoja de cálculo, obtendrás un enlace para abrir ese archivo en una nueva pestaña:
y cámbiale el nombre:
Consejo. Hay una forma de evitar esta copia manual: el complemento Sheets Manager. Ve todas las hojas del archivo y las divide rápidamente en archivos separados en Drive. Lo introduzco al final.
Copiar los rangos utilizando la función IMPORTRANGE
Siempre hay una función para cualquier tarea en Hojas de cálculo de Google, ¿verdad? Dividir una hoja de cálculo de Google en varias hojas de cálculo separadas por pestañas no es una excepción. Y la función IMPORTRANGE vuelve a ser perfecta para la tarea.
A continuación se indican los pasos a seguir para cada hoja del archivo de Google Sheets:
- Empieza creando una nueva hoja de cálculo en Drive.
- Ábralo e introduzca su función IMPORTRANGE:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ es una clave de la URL de la hoja de cálculo original. Por ' una llave ' Me refiero a esa mezcla única de personajes entre ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ y /edit#gid=0 en la barra de URL que lleva a esta hoja de cálculo en particular.
- I quarter!A1:G31 es una referencia a una hoja y un rango que quiero llevar a mi nuevo archivo.
- Por supuesto, la función no funcionará hasta que le conceda acceso para extraer datos de mi hoja de cálculo original. Necesito pasar el ratón por encima de A1, ya que contiene IMPORTRANGE, y pulsar el botón correspondiente:
En cuanto lo haga, la fórmula extraerá y mostrará los datos de la hoja de cálculo de origen. Puede darle un nombre a esta hoja y eliminar la misma hoja del archivo original.
Repita lo mismo con las demás pestañas.
Complemento Sheets Manager: traslada rápidamente varias hojas de Google a varias hojas de cálculo nuevas.
Aunque todas las formas mencionadas desentrañan la solución poco a poco y requieren muchas manipulaciones, permíteme que saque de mi cinturón de herramientas otra, la forma más rápida y sencilla de dividir tu hoja de cálculo.
El complemento Sheets Manager enumera todas las hojas en su barra lateral y proporciona un botón para cada acción. Sí, incluida la división de la hoja de cálculo por hojas en varios archivos diferentes en Drive.
Instálalo y sólo tendrás que hacer 2 cosas:
- Seleccione todas las hojas (en la barra lateral del complemento) que ya no pertenezcan a la hoja de cálculo abierta en ese momento.
Consejo. Pulse Turno para seleccionar hojas contiguas y Ctrl O utilice las casillas de verificación situadas junto a los nombres de las hojas.
- Y haz clic en una sola opción: Mover a> Múltiples hojas de cálculo nuevas :
El complemento cortará las hojas de tu hoja de cálculo actual y las pegará en nuevas hojas de cálculo en tu Drive. Encontrarás esos archivos en una carpeta con el mismo nombre que tu archivo original:
Sheets Manager también le informará con un mensaje de resultado y le dará un enlace para abrir esa nueva carpeta con hojas divididas en una nueva pestaña del navegador de inmediato:
¡Y ya está!
No es necesario crear fórmulas y copiarlas y pegarlas, crear manualmente nuevos archivos por adelantado, etc. El complemento lo hace todo por usted una vez que hace clic en el botón correspondiente.
Consíguela en la tienda de Google Sheets como herramienta individual o como parte de Power Tools junto con otras más de 30 herramientas para ahorrar tiempo en las hojas de cálculo.
Si no, nos vemos en la sección de comentarios más abajo ;)
