En este tutorial, continuaremos explorando el fascinante mundo del Formato Condicional de Excel. Si no se siente muy cómodo en esta área, puede que quiera echar un vistazo primero al artículo anterior para revivir lo básico - Cómo usar el formato condicional en Excel.

Hoy vamos a detenernos en cómo utilizar las fórmulas de Excel para dar formato a celdas individuales y a filas enteras basándonos en los valores que especifiquemos o basándonos en el valor de otra celda. Esto se considera a menudo acrobacia aérea avanzada del formato condicional de Excel y, una vez dominado, le ayudará a llevar los formatos de sus hojas de cálculo mucho más allá de sus usos comunes.

Formato condicional de Excel basado en el valor de otra celda

Los formatos condicionales predefinidos de Excel, como las Barras de datos, las Escalas de colores y los Conjuntos de iconos, están pensados principalmente para dar formato a las celdas basándose en sus propios valores. Si desea aplicar un formato condicional basándose en otra celda o dar formato a toda una fila basándose en el valor de una sola celda, tendrá que utilizar fórmulas.

Así pues, veamos cómo se puede crear una regla utilizando una fórmula y, a continuación, analicemos ejemplos de fórmulas para tareas específicas.

Cómo crear una regla de formato condicional basada en una fórmula

Para configurar una regla de formato condicional basada en una fórmula en cualquier versión de Excel 2010 hasta Excel 365, siga estos pasos:

1. Seleccione las celdas que desea formatear. Puede seleccionar una columna, varias columnas o toda la tabla si desea aplicar su formato condicional a las filas.

   Sugerencia: si tiene previsto añadir más datos en el futuro y desea que la regla de formato condicional se aplique automáticamente a las nuevas entradas, puede:

   • Convertir un rango de celdas en una tabla ( Insertar pestaña> Tabla En este caso, el formato condicional se aplicará automáticamente a todas las filas nuevas.
   • Seleccione algunas filas vacías debajo de sus datos, digamos 100 filas en blanco.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional> Nueva regla...

   

3. En el Nueva regla de formato seleccione Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
4. Introduzca la fórmula en la casilla correspondiente.
5. Haga clic en el botón Formato... para elegir su formato personalizado.

   

6. Cambiar entre el Fuente , Frontera y Rellene y juegue con distintas opciones, como el estilo de fuente, el color del patrón y los efectos de relleno, para configurar el formato que mejor le funcione. Si la paleta estándar no es suficiente, haga clic en Más colores... y elija cualquier color RGB o HSL a su gusto. Cuando haya terminado, haga clic en el botón OK botón.

   

7. Asegúrese de que el Vista previa muestra el formato que desea y, si es así, haga clic en el botón OK Si no está satisfecho con la vista previa del formato, haga clic en el botón Formato... y realice las modificaciones.

   

Sugerencia. Siempre que necesite editar una fórmula de formato condicional, pulse F2 y luego desplácese al lugar necesario dentro de la fórmula utilizando las teclas de flecha. Si intenta desplazarse con las flechas sin pulsar F2 , se insertará un rango en la fórmula en lugar de limitarse a mover el puntero de inserción. Para añadir una determinada referencia de celda a la fórmula, pulse F2 una segunda vez y luego haga clic en dicha celda.

Ejemplos de fórmulas de formato condicional en Excel

Ahora que ya sabes cómo crear y aplicar el formato condicional de Excel basado en otra celda, pasemos a ver cómo utilizar varias fórmulas de Excel en la práctica.

Consejo. Para que su fórmula de formato condicional de Excel funcione correctamente, siga siempre estas sencillas reglas.

Fórmulas para comparar valores (números y texto)

Como ya sabes, Microsoft Excel proporciona un puñado de reglas listas para usar para dar formato a las celdas con valores mayores, menores o iguales al valor que especifiques ( Formato condicional>Reglas para resaltar celdas Sin embargo, estas reglas no funcionan si desea formatear condicionalmente determinadas columnas o filas enteras basado en el valor de una celda en otra columna. En este caso, se utilizan fórmulas análogas:

La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de Mayor que la fórmula que resalta los nombres de los productos en la columna A si el número de artículos en stock (columna C) es mayor que 0. Por favor, preste atención a que la fórmula se aplica sólo a la columna A ($A$2:$A$8). Pero si selecciona toda la tabla (en nuestro caso, $A$2:$E$8), esto resaltará filas enteras basándose en el valor de la columna C.

De forma similar, puede crear una regla de formato condicional para comparar los valores de dos celdas. Por ejemplo:

=$A2<$B2 - formatear celdas o filas si un valor de la columna A es menor que el valor correspondiente de la columna B.

=$A2=$B2 - formatear celdas o filas si los valores de las columnas A y B son iguales.

=$A2$B2 - formatear celdas o filas si un valor de la columna A no es el mismo que el de la columna B.

Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, estas fórmulas funcionan tanto para valores de texto como para números.

Fórmulas AND y OR

Si desea dar formato a su tabla Excel basándose en 2 o más condiciones, utilice la función =AND o =OR:

En la captura de pantalla siguiente, utilizamos la fórmula =AND($C2>0, $D2="Worldwide") para cambiar el color de fondo de las filas si el número de artículos en stock (Columna C) es mayor que 0 y si el producto se envía a todo el mundo (Columna D). Preste atención a que la fórmula funciona con valores de texto así como con números .

Naturalmente, puedes utilizar dos, tres o más condiciones en tus fórmulas Y y O. Para ver cómo funciona en la práctica, mira el Vídeo: Formato condicional basado en otra celda.

Éstas son las fórmulas básicas de formato condicional que se utilizan en Excel. Veamos ahora ejemplos un poco más complejos pero mucho más interesantes.

Formato condicional para celdas vacías y no vacías

Creo que todo el mundo sabe cómo dar formato a las celdas vacías y no vacías en Excel: basta con crear una nueva regla del tipo " Formatear sólo las celdas que contengan" y elija Fogueo o Sin espacios en blanco .

Pero, ¿qué ocurre si desea dar formato a celdas de una determinada columna si la celda correspondiente de otra columna está vacía o no está vacía? En este caso, tendrá que volver a utilizar las fórmulas de Excel:

Fórmula para los espacios en blanco : =$B2="" - dar formato a las celdas / filas seleccionadas si la celda correspondiente de la Columna B está en blanco.

Fórmula para los no blancos : =$B2"" - dar formato a las celdas / filas seleccionadas si la celda correspondiente de la Columna B no está en blanco.

Nota. Las fórmulas anteriores funcionarán para celdas "visualmente" vacías o no vacías. Si utiliza alguna función de Excel que devuelva una cadena vacía, por ejemplo =if(false, "OK", "") y no desea que dichas celdas se traten como espacios en blanco, utilice en su lugar las siguientes fórmulas =isblank(A1)=verdadero o =isblank(A1)=false para dar formato a las celdas en blanco y no en blanco, respectivamente.

Y he aquí un ejemplo de cómo puede utilizar las fórmulas anteriores en la práctica. Supongamos que tiene una columna (B) que es " Fecha de venta " y otra columna (C) " Entrega ". Estas 2 columnas sólo tienen valor si se ha realizado una venta y se ha entregado el artículo. Por lo tanto, quiere que toda la fila se vuelva naranja cuando se ha realizado una venta; y cuando se entrega un artículo, la fila correspondiente debería volverse verde. Para conseguirlo, necesita crear 2 reglas de formato condicional con las siguientes fórmulas:

• Filas naranjas (una celda de la columna B no está vacía): =$B2""
• Filas verdes (las casillas de las columnas B y C no están vacías): =AND($B2"", $C2"")

Una cosa más que tienes que hacer es mover la segunda regla a la parte superior y seleccionar la opción Parar si es verdad junto a esta regla:

En este caso concreto, la opción "Detener si es verdadero" es en realidad superflua, y la regla funcionará con o sin ella. Es posible que desee marcar esta casilla sólo como precaución adicional, en caso de que añada algunas otras reglas en el futuro que puedan entrar en conflicto con cualquiera de las existentes.

Para obtener más información, consulte Formato condicional de Excel para celdas en blanco.

Fórmulas Excel para trabajar con valores de texto

Si desea dar formato a una columna(s) determinada(s) cuando otra celda de la misma fila contenga una palabra determinada, puede utilizar una fórmula comentada en uno de los ejemplos anteriores (como =$D2="Worldwide"). Sin embargo, esto sólo funcionará para coincidencia exacta .

Para coincidencia parcial deberá utilizar SEARCH (no distingue mayúsculas de minúsculas) o FIND (distingue mayúsculas de minúsculas).

Por ejemplo, para dar formato a las celdas o filas seleccionadas si una celda correspondiente de la columna D contiene la palabra " En todo el mundo "Esta fórmula encontrará todas las celdas de este tipo, independientemente de dónde se encuentre el texto especificado en una celda, incluyendo " Envíos a todo el mundo ", " En todo el mundo, excepto... "etc:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Si desea sombrear las celdas o filas seleccionadas si el contenido de la celda comienza con el texto de búsqueda, utilice esta opción:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Fórmulas de Excel para resaltar duplicados

Si su tarea es formatear condicionalmente celdas con valores duplicados, puede utilizar la regla predefinida disponible en Formato condicional> Reglas para resaltar celdas> Duplicar valores... El siguiente artículo proporciona una guía detallada sobre cómo utilizar esta función: Cómo resaltar automáticamente los duplicados en Excel.

Sin embargo, en algunos casos los datos se ven mejor si se colorean columnas seleccionadas o filas enteras cuando se produce un valor duplicado en otra columna. En este caso, será necesario emplear de nuevo una fórmula de formato condicional de Excel, y esta vez utilizaremos la fórmula CONSEJO Como ya sabe, esta función de Excel cuenta el número de celdas de un rango especificado que cumplen un único criterio.

Resalte los duplicados, incluida la primera aparición

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - esta fórmula encuentra valores duplicados en el rango especificado en la columna A (A2:A10 en nuestro caso), incluyendo las primeras ocurrencias.

Si eliges aplicar la regla a toda la tabla, se formatearán todas las filas, como puedes ver en la captura de pantalla de abajo. He decidido cambiar un color de fuente en esta regla, sólo para variar : )

Resaltar los duplicados sin 1ª ocurrencia

Para ignorar la primera aparición y resaltar sólo los valores duplicados posteriores, utilice esta fórmula: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Resaltar duplicados consecutivos en Excel

Si prefiere resaltar sólo los duplicados en filas consecutivas, puede hacerlo de la siguiente manera. Este método funciona para cualquier tipo de datos: números, valores de texto y fechas.

• Seleccione la columna en la que desea resaltar los duplicados, sin la cabecera de columna .
• Cree una(s) regla(s) de formato condicional utilizando estas sencillas fórmulas:

  Regla 1 (azul): =$A1=$A2 - destaca la 2ª aparición y todas las siguientes, si las hay.

  Regla 2 (verde): =$A2=$A3 - destaca la 1ª aparición.

En las fórmulas anteriores, A es la columna que desea comprobar si hay duplicados, $A1 es la cabecera de la columna, $A2 es la primera celda con datos.

¡Importante! Para que las fórmulas funcionen correctamente, es esencial que la Regla 1, que resalta la 2ª y todas las posteriores apariciones duplicadas, sea la primera regla de la lista, especialmente si utiliza dos colores diferentes.

Resaltar filas duplicadas

Si desea aplicar el formato condicional cuando se produzcan valores duplicados en dos o más columnas, deberá añadir una columna adicional a la tabla en la que concatenar los valores de las columnas clave mediante una fórmula sencilla como la siguiente =A2&B2 A continuación, aplique una regla utilizando una u otra variante de la fórmula COUNTIF para los duplicados (con o sin 1ª aparición). Naturalmente, puede ocultar una columna adicional después de crear la regla.

Como alternativa, puede utilizar la función COUNTIFS que admite varios criterios en una sola fórmula. En este caso, no necesitará una columna de ayuda.

En este ejemplo, para resaltar las filas duplicadas con 1ª ocurrencia cree una regla con la siguiente fórmula:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Para resaltar las filas duplicadas sin 1ª ocurrencia utiliza esta fórmula:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Comparar 2 columnas en busca de duplicados

Una de las tareas más frecuentes en Excel es comprobar 2 columnas en busca de valores duplicados, es decir, encontrar y resaltar valores que existan en ambas columnas. Para ello, tendrá que crear una regla de formato condicional de Excel para cada columna con una combinación de =ISERROR() y =MATCH() funciones:

Para la columna A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Para la columna B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Nota. Para que estas fórmulas condicionales funcionen correctamente, es muy importante que apliques las reglas a todas las columnas, por ejemplo =$A:$A y =$B:$B .

Puede ver un ejemplo de uso práctico en la siguiente captura de pantalla que resalta los duplicados en las Columnas E y F.

Como puede ver, las fórmulas de formato condicional de Excel se las arreglan bastante bien con los duplicados. Sin embargo, para casos más complejos, recomendaría utilizar el complemento Duplicate Remover que está especialmente diseñado para encontrar, resaltar y eliminar duplicados en Excel, en una hoja o entre dos hojas de cálculo.

Fórmulas para resaltar los valores por encima o por debajo de la media

Cuando se trabaja con varios conjuntos de datos numéricos, la función MEDIA() puede resultar útil para dar formato a las celdas cuyos valores están por debajo o por encima de la media de una columna.

Por ejemplo, puede utilizar la fórmula =$E2 para formatear condicionalmente las filas en las que los números de venta están por debajo de la media, como se muestra en la captura de pantalla siguiente. Si busca lo contrario, es decir, sombrear los productos que rinden por encima de la media, sustituya "" en la fórmula: =$E2>MEDIA($E$2:$E$8) .

Cómo resaltar el valor más cercano en Excel

Si tengo un conjunto de números, ¿hay alguna forma de utilizar el formato condicional de Excel para resaltar el número de ese conjunto que más se acerque a cero? Esto es lo que quería saber una de nuestras lectoras del blog, Jessica. La pregunta es muy clara y directa, pero la respuesta es un poco demasiado larga para las secciones de comentarios, por eso aquí ves una solución :)

Ejemplo 1. Buscar el valor más próximo, incluida la coincidencia exacta

En nuestro ejemplo, buscaremos y resaltaremos el número más cercano a cero. Si el conjunto de datos contiene uno o más ceros, se resaltarán todos ellos. Si no hay ningún 0, se resaltará el valor más cercano a él, ya sea positivo o negativo.

En primer lugar, tienes que introducir la siguiente fórmula en cualquier celda vacía de tu hoja de cálculo, podrás ocultar esa celda más tarde, si es necesario. La fórmula encuentra el número en un rango dado que está más cerca del número que especifiques y devuelve el valor absoluto de ese número (el valor absoluto es el número sin su signo):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

En la fórmula anterior, B2:D13 es tu rango de celdas y 0 es el número para el que quieres encontrar la coincidencia más cercana. Por ejemplo, si estás buscando un valor más cercano a 5, la fórmula cambiará a: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Nota. fórmula de matriz por lo que es necesario pulsar Ctrl + Mayús + Intro en lugar de un simple trazo de Intro para completarlo.

Y ahora, crea una regla de formato condicional con la siguiente fórmula, donde B3 es la celda superior derecha de tu rango y $C$2 en la celda con la fórmula de matriz anterior:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Preste atención al uso de referencias absolutas en la dirección de la celda que contiene la fórmula de la matriz ($C$2), ya que esta celda es constante. Además, debe sustituir 0 por el número para el que desea resaltar la coincidencia más cercana. Por ejemplo, si quisiéramos resaltar el valor más cercano a 5, la fórmula cambiaría a: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Ejemplo 2. Resaltar un valor lo más parecido al valor dado, pero NO coincidencia exacta

En caso de que no desee resaltar la coincidencia exacta, necesitará una fórmula de matriz diferente que encontrará el valor más cercano pero ignorará la coincidencia exacta.

Por ejemplo, la siguiente fórmula de matriz encuentra el valor más cercano a 0 en el rango especificado, pero ignora los ceros, si los hay:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

No olvide pulsar Ctrl + Mayús + Intro cuando termine de escribir la fórmula de la matriz.

La fórmula de formato condicional es la misma que en el ejemplo anterior:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Sin embargo, como nuestra fórmula de matriz en la celda C2 ignora la coincidencia exacta, la regla de formato condicional ignora también los ceros y resalta el valor 0,003 que es el que más se aproxima.

Si desea encontrar el valor más cercano a algún otro número en su hoja de Excel, sólo tiene que sustituir "0" por el número que desee tanto en la matriz como en las fórmulas de formato condicional.

Espero que las fórmulas de formato condicional que has aprendido en este tutorial te ayuden a dar sentido a cualquier proyecto en el que estés trabajando. Si necesitas más ejemplos, consulta los siguientes artículos:

• Cómo cambiar el color de la fila en función del valor de una celda
• Formato condicional de fechas en Excel
• Alternar colores de filas y columnas en Excel
• Dos formas de cambiar el color de fondo en función del valor de la celda
• Contar y sumar celdas coloreadas en Excel

¿Por qué no funciona correctamente el formato condicional de Excel?

Si tu regla de formato condicional no funciona como esperabas, aunque la fórmula sea aparentemente correcta, ¡no te enfades! Lo más probable es que no se deba a un extraño error en el formato condicional de Excel, sino más bien a un pequeño error, no evidente a primera vista. Por favor, prueba 6 sencillos pasos de solución de problemas a continuación y estoy seguro de que conseguirás que tu fórmula funcione:

1. Utilizar correctamente las direcciones de celda absolutas & relativas. Es muy difícil deducir una regla general que funcione en el 100% de los casos, pero lo más habitual es utilizar una columna absoluta (con $) y una fila relativa (sin $) en las referencias de las celdas, por ejemplo =$A1>1 .

   Tenga en cuenta que las fórmulas =A1=1 , =$A$1=1 y =A$1=1 Si no está seguro de cuál es la correcta en su caso, puede probar con todas : ) Para obtener más información, consulte Referencias de celda relativas y absolutas en el formato condicional de Excel.

2. Verifique la gama aplicada. Compruebe si su regla de formato condicional se aplica al rango correcto de celdas. Una regla general es ésta: seleccione todas las celdas / filas a las que desee dar formato, pero no incluya los encabezados de columna.
3. Escribe la fórmula para la celda superior izquierda. En las reglas de formato condicional, las referencias de celda son relativas a la celda superior izquierda del rango aplicado. Por lo tanto, escriba siempre su fórmula de formato condicional para la primera fila con datos.

   Por ejemplo, si sus datos empiezan en la fila 2, ponga =A$2=10 para resaltar las celdas con valores iguales a 10 en todas las filas Un error común es utilizar siempre una referencia a la primera fila (p. ej. =A$1=10 ). Recuerde que debe hacer referencia a la fila 1 en la fórmula sólo si su tabla no tiene encabezados y sus datos empiezan realmente en la fila 1. La indicación más obvia de este caso es cuando la regla funciona, pero formatea valores que no están en las filas que debería.

4. Comprueba la regla que has creado. Vuelva a comprobar la regla en el Administrador de reglas de formato condicional. A veces, sin motivo alguno, Microsoft Excel distorsiona la regla que acaba de crear. Por lo tanto, si la regla no funciona, vaya a Formato condicional> Administrar reglas y compruebe tanto la fórmula como el rango al que se aplica. Si ha copiado la fórmula de la Web o de alguna otra fuente externa, asegúrese de que el campo citas rectas se utilizan.
5. Ajustar las referencias de celda al copiar la regla. Si copia el formato condicional de Excel utilizando Copiar formato, no olvide ajustar todas las referencias de celda de la fórmula.
6. Divida las fórmulas complejas en elementos sencillos. Si utiliza una fórmula compleja de Excel que incluya varias funciones diferentes, divídala en elementos sencillos y verifique cada función por separado.

Y por último, si has probado todos los pasos pero tu regla de formato condicional sigue sin funcionar correctamente, escríbeme en los comentarios e intentaremos resolverlo juntos :)

En mi próximo artículo vamos a ver las capacidades del formato condicional de Excel para fechas. Nos vemos la semana que viene y ¡gracias por leer!