Wenn Sie mit einer Google-Tabelle arbeiten, müssen Sie früher oder später vielleicht einige Funktionen nutzen, die Sie noch nie zuvor verwendet haben. Kontrollkästchen und Dropdowns können zu diesen Funktionen gehören. Sehen wir uns an, wie nützlich sie in Google Sheets sein können.

Was ist eine Dropdown-Liste in Google Sheets und warum Sie eine brauchen?

Sehr oft müssen wir wiederholte Werte in eine Spalte unserer Tabelle einfügen, z.B. die Namen der Mitarbeiter, die an einigen Aufträgen oder mit verschiedenen Kunden arbeiten, oder die Auftragsstatus - gesendet, bezahlt, geliefert, usw. Mit anderen Worten, wir haben eine Liste von Varianten und wollen nur eine davon auswählen, um sie in eine Zelle einzugeben.

Welche Probleme können auftreten? Nun, das häufigste ist der Rechtschreibfehler. Sie können aus Versehen einen anderen Buchstaben eintippen oder die Endung des Verbs übersehen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie diese kleinen Tippfehler Ihre Arbeit gefährden? Wenn Sie die Anzahl der Aufträge zählen, die jeder Mitarbeiter bearbeitet hat, werden Sie feststellen, dass es mehr Namen als Personen gibt. Sie müssen die falsch geschriebenen Namen suchen, sie korrigierenund zählen Sie erneut.

Außerdem ist es reine Zeitverschwendung, ein und denselben Wert immer wieder neu einzugeben.

Deshalb gibt es in Google-Tabellen die Möglichkeit, Listen mit Werten zu erstellen: die Werte, von denen Sie nur einen auswählen, wenn Sie die Zelle ausfüllen.

Haben Sie meine Wortwahl bemerkt? Sie werden nicht eingeben. den Wert - Sie werden wählen. nur eine aus der Liste.

Das spart Zeit, beschleunigt den Prozess der Tabellenerstellung und verhindert Tippfehler.

Ich hoffe, dass Sie inzwischen die Vorteile solcher Listen verstanden haben und bereit sind, eine solche Liste zu erstellen.

So fügen Sie Kontrollkästchen in Google Sheets ein

Hinzufügen eines Kontrollkästchens zu Ihrer Tabelle

Die grundlegendste und einfachste Liste hat zwei Antwortmöglichkeiten - Ja und Nein. Und dafür bietet Google Sheets Kontrollkästchen.

Nehmen wir an, wir haben ein Arbeitsblatt Nr. 1 mit den Schokoladenbestellungen aus verschiedenen Regionen. Sie können einen Teil der Daten unten sehen:

Wir müssen sehen, welcher Auftrag von welchem Manager angenommen wurde und ob der Auftrag ausgeführt wird. Dazu erstellen wir ein Tabellenblatt #2, um dort unsere Referenzinformationen zu platzieren.

Tipp: Da Ihr Hauptarbeitsblatt viele Daten mit Hunderten von Zeilen und Spalten enthalten kann, kann es etwas unpraktisch sein, einige überflüssige Informationen hinzuzufügen, die Sie in Zukunft verwirren könnten. Daher empfehlen wir Ihnen, ein weiteres Arbeitsblatt zu erstellen und Ihre zusätzlichen Daten dort zu platzieren.

Markieren Sie Spalte A in Ihrem anderen Arbeitsblatt und gehen Sie zu Einfügen> Kontrollkästchen Im Menü von Google Sheets wird jeder ausgewählten Zelle sofort ein leeres Kontrollkästchen hinzugefügt.

Tipp: Sie können das Kontrollkästchen in Google Sheets nur in eine Zelle einfügen, dann diese Zelle auswählen und auf das kleine blaue Quadrat doppelklicken, um die gesamte Spalte bis zum Ende der Tabelle mit Kontrollkästchen zu füllen:

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, Kontrollkästchen hinzuzufügen: Setzen Sie den Cursor in A2 und geben Sie die folgende Formel ein:

=CHAR(9744)

Drücken Sie die Eingabetaste, und Sie erhalten ein leeres Kontrollkästchen.

Gehen Sie zur Zelle A3 und geben Sie eine ähnliche Formel ein:

=CHAR(9745)

Drücken Sie die Eingabetaste, und Sie erhalten ein ausgefülltes Kontrollkästchen.

Tipp: In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche anderen Arten von Kontrollkästchen Sie in Google Sheets hinzufügen können.

Tragen wir die Nachnamen unserer Mitarbeiter in die rechte Spalte ein, um sie später zu verwenden:

Nun müssen wir die Informationen zu den Auftragsmanagern und den Auftragsstatus in die Spalten H und I des ersten Tabellenblatts eintragen.

Zunächst fügen wir Spaltenüberschriften hinzu, und da die Namen in der Liste gespeichert sind, verwenden wir Google Sheets-Kontrollkästchen und eine Dropdown-Liste, um sie einzugeben.

Beginnen wir mit dem Ausfüllen der Informationen zum Bestellstatus. Wählen Sie den Zellbereich zum Einfügen des Kontrollkästchens in Google Sheets - H2:H20. Gehen Sie dann zu Daten> Datenvalidierung :

Wählen Sie die Kontrollkästchen neben der Option Kriterien .

Tipp: Sie können das Häkchen bei der Option Benutzerdefinierte Zellwerte verwenden und legen Sie den Text hinter jeder Art von Kontrollkästchen fest: angekreuzt und nicht angekreuzt.

Wenn Sie bereit sind, drücken Sie Speichern Sie .

Als Ergebnis wird jede Zelle innerhalb des Bereichs mit einem Kontrollkästchen versehen, das Sie nun je nach Status Ihrer Bestellung verwalten können.

Hinzufügen einer benutzerdefinierten Google Sheets Dropdown-Liste zu Ihrer Tabelle

Die andere Möglichkeit, eine Dropdown-Liste zu einer Zelle hinzuzufügen, ist gebräuchlicher und bietet Ihnen mehr Optionen.

Wählen Sie den Bereich I2:I20, um die Namen der Manager einzufügen, die die Aufträge bearbeiten, und gehen Sie zu Daten> Datenvalidierung Stellen Sie sicher, dass Kriterien Option zeigt Liste aus einer Reihe und wählen Sie den Bereich mit den gewünschten Namen aus:

Tipp: Sie können den Bereich entweder manuell eingeben oder auf das Tabellensymbol klicken und den Bereich mit Namen aus dem Arbeitsblatt auswählen. 2. Klicken Sie dann auf OK :

Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern Sie und Sie erhalten den Bereich der Zellen mit Dreiecken, die ein Dropdown-Menü mit Namen in Google SheetsfAlle ausgewählten Dropdowns werden gelöscht comp:

Auf die gleiche Weise können wir eine Liste von Kontrollkästchen erstellen. Wiederholen Sie einfach die obigen Schritte, aber wählen Sie A2:A3 als Kriterienbereich.

Kopieren von Kontrollkästchen in einen anderen Bereich von Zellen

Also haben wir begonnen, unsere Tabelle in Google Sheets schnell mit Kontrollkästchen und Dropdown-Listen zu füllen. Aber mit der Zeit sind mehr Bestellungen eingegangen, so dass wir zusätzliche Zeilen in der Tabelle benötigen. Außerdem sind nur noch zwei Manager übrig, um diese Bestellungen zu bearbeiten.

Was sollen wir mit unserem Tisch machen? Die gleichen Schritte noch einmal durchgehen? Nein, die Dinge sind nicht so schwierig, wie sie aussehen.

Sie können einzelne Zellen mit Kontrollkästchen und Dropdown-Listen kopieren und mit den Tastenkombinationen Strg+C und Strg+V an der gewünschten Stelle einfügen.

Darüber hinaus ermöglicht Google das Kopieren und Einfügen von Zellgruppen:

Eine andere Möglichkeit wäre, die untere rechte Ecke der ausgewählten Zelle mit dem Kontrollkästchen oder der Dropdown-Liste zu ziehen und abzulegen.

Mehrere Google Sheets-Kontrollkästchen aus einem bestimmten Bereich entfernen

Wenn es sich um Kontrollkästchen handelt, die sich in den Zellen selbst befinden (die nicht Teil der Dropdown-Listen sind), markieren Sie diese Zellen einfach und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Alle Kontrollkästchen werden sofort entfernt, so dass leere Zellen zurückbleiben.

Wenn Sie jedoch versuchen, dies mit den Dropdown-Listen (auch bekannt als Validierung der Daten ), so werden nur die ausgewählten Werte gelöscht, die Listen selbst bleiben in den Zellen.

Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um alles aus den Zellen, einschließlich der Dropdown-Listen, aus einem beliebigen Bereich Ihrer Kalkulationstabelle zu entfernen:

1. Markieren Sie die Zellen, in denen Sie Kontrollkästchen und Dropdowns löschen möchten (alle auf einmal oder einzelne Zellen bei gedrückter Strg-Taste).
2. Gehe zu Daten> Datenvalidierung im Menü von Google Sheets.
3. Klicken Sie auf die Validierung entfernen Schaltfläche in der erschienenen Validierung der Daten Pop-up-Fenster:

Dadurch werden zunächst alle Dropdowns entfernt.

Und schon ist es geschafft: Alle ausgewählten Google Sheets-Dropdowns werden vollständig gelöscht, während der Rest der Zellen sicher und unversehrt bleibt.

Mehrere Kontrollkästchen und Dropdown-Listen in Google Sheets aus der gesamten Tabelle entfernen

Was, wenn Sie alle Kontrollkästchen in der gesamten Tabelle, mit der Sie arbeiten, löschen müssen?

Das Verfahren ist dasselbe, allerdings müssen Sie jede einzelne Zelle mit einem Kontrollkästchen markieren, was mit der Tastenkombination Strg+A möglich ist.

Markieren Sie eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle, drücken Sie Strg+A auf Ihrer Tastatur und alle Daten, die Sie haben, werden ausgewählt. Die nächsten Schritte sind nicht anders: Daten> Datenvalidierung> Validierung entfernen :

Hinweis: Die Daten in Spalte H bleiben erhalten, da sie mit Hilfe der Dropdown-Listen eingefügt wurden. Mit anderen Worten, es sind die Dropdown-Listen, die gelöscht werden, und nicht die eingefügten Werte (falls vorhanden) in den Zellen.

Um auch die Kontrollkästchen selbst zu löschen, müssen Sie die Entf-Taste auf der Tastatur drücken.

Tipp: Lernen Sie weitere Möglichkeiten kennen, um bestimmte Zeichen oder denselben Text in Google Sheets zu entfernen.

Automatisches Hinzufügen von Werten zu einer Dropdown-Liste

Hier ist also unser Google Sheets-Dropdown, das eine Zeit lang hilfreich war. Aber es gab einige Änderungen und wir haben jetzt ein paar mehr Mitarbeiter in unserer Mitte. Ganz zu schweigen davon, dass wir einen weiteren Paketstatus hinzufügen müssen, damit wir sehen können, wann es "versandbereit" ist. Bedeutet das, dass wir die Listen von Grund auf neu erstellen sollten?

Nun, Sie könnten versuchen, die Namen der neuen Mitarbeiter einzugeben, ohne die Dropdown-Liste zu beachten, aber da es die Warnung Wenn Sie in den Einstellungen unserer Liste das Kontrollkästchen für ungültige Daten aktiviert haben, wird der neue Name nicht gespeichert, sondern es erscheint ein orangefarbenes Benachrichtigungsdreieck in der Ecke der Zelle, das besagt, dass nur der zu Beginn angegebene Wert verwendet werden kann.

Deshalb empfehle ich Ihnen, Dropdown-Listen in Google Sheets zu erstellen, die automatisch gefüllt werden können. Der Wert wird einer Liste automatisch hinzugefügt, sobald Sie ihn in eine Zelle eingeben.

Sehen wir uns an, wie wir den Inhalt der Dropdown-Liste ändern können, ohne auf zusätzliche Skripte zurückgreifen zu müssen.

Wir gehen zum Arbeitsblatt 2 mit den Werten für unsere Dropdown-Liste. Kopieren Sie die Namen und fügen Sie sie in eine andere Spalte ein:

Jetzt ändern wir die Einstellungen der Dropdown-Liste für den Bereich I2:I20: Markieren Sie diese Zellen, gehen Sie zu Daten> Datenvalidierung und ändern Sie den Bereich für Kriterien in die Spalte D des Tabellenblatts 2. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern:

Sehen Sie nun, wie einfach es ist, einen Namen in die Liste aufzunehmen:

Alle Werte aus Spalte D, Blatt 2, wurden automatisch in die Liste aufgenommen. Sehr praktisch, nicht wahr?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass nun auch Tabellenkalkulations-Neulinge Dropdown-Listen erstellen können, selbst wenn sie noch nie von dieser Funktion gehört haben. Befolgen Sie einfach die oben genannten Schritte und Sie werden diese Google Sheets Dropdowns und Kontrollkästchen auf Ihren Tisch bringen!

Viel Glück!