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Wir setzen unsere "Back to Basics"-Reise fort, indem wir einige Besonderheiten der Bearbeitung von Google-Tabellen kennenlernen. Wir beginnen mit einigen einfachen Funktionen wie dem Löschen und Formatieren von Daten und fahren mit komplizierteren fort, wie dem Hinterlassen von Kommentaren und Notizen, dem Offline-Arbeiten und dem schnellen Überprüfen aller in der Datei vorgenommenen Änderungen.
Vor nicht allzu langer Zeit habe ich die grundlegenden Funktionen von Google Sheets beleuchtet. Ich habe ausführlich erklärt, wie man eine Tabelle von Grund auf erstellt, sie freigibt und viele Dateien verwaltet. (Falls Sie diese Beiträge verpasst haben, ist es vielleicht an der Zeit, sie noch einmal zu lesen).
Heute lade ich Sie ein, Ihr Wissen noch weiter zu vertiefen. Nehmen Sie einen Tee und setzen Sie sich - wir fahren mit der Bearbeitung der Dokumente fort :)
Wie man in Google Sheets bearbeitet
Löschung der Daten
Okay, diese Option ist so einfach, wie Sie es sich vorstellen können: Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich von Zellen und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur.
Um Formatierungen in Google Sheets zu löschen, wählen Sie den Zellbereich aus und gehen Sie zu Format> Formatierung löschen oder drücken Sie die Tasten Strg + \ auf Ihrer Tastatur.
Möglichkeiten zum Formatieren von Zellen in Google Sheets
- Die wichtigste Methode zur Formatierung von Zellen ist die Verwendung der Symbolleiste Wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Symbol fahren, sehen Sie einen Tipp, der Ihnen erklärt, was es bewirkt. Mit den Werkzeugen von Google Sheets können Sie das Zahlenformat, die Schriftart, die Größe und die Farbe sowie die Ausrichtung der Zellen ändern. Wenn Sie zumindest ein wenig Erfahrung im Umgang mit Tabellen haben, wird dies kein Problem sein:
- Um fortzufahren, können Sie die oberste Zeile einfrieren in Google Sheets, damit Sie beim Scrollen der Tabelle nach oben und unten immer die Namen der Spalten und Zeilen sehen können. Das ist sehr hilfreich, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten.
Nehmen wir an, wir haben eine Tabelle mit Informationen über Schokoladenverkäufe. Wir möchten, dass die Tabelle so einfach wie möglich zu lesen und zu verstehen ist. Um die erste Zeile und Spalte einzufrieren, können Sie das tun:
- Gehe zu Ansicht> Einfrieren und wählen Sie die Anzahl der Zeilen und/oder Spalten, die eingefroren werden sollen.
- Sehen Sie das leere graue Rechteck in der oberen linken Ecke des Arbeitsblatts, wo die Spalten- und Zeilenköpfe zusammentreffen? Bewegen Sie den Mauszeiger über den dicken grauen Balken, bis er sich in eine Hand verwandelt. Klicken Sie dann auf diese Begrenzungslinie, halten Sie sie gedrückt und ziehen Sie sie eine Zeile nach unten. Auf die gleiche Weise werden die Spalten eingefroren.
Hinzufügen, Ausblenden und "Einblenden" eines Blattes
Sehr oft reicht ein Blatt nicht aus. Wie können wir also hinzufügen. ein paar mehr?
Ganz unten im Browserfenster finden Sie die Blatt hinzufügen Sie sieht aus wie ein Pluszeichen (+):
Klicken Sie darauf und ein leeres Blatt wird sofort dem Arbeitsbereich hinzugefügt. Benennen Sie es um, indem Sie auf seine Registerkarte doppelklicken und einen neuen Namen eingeben.
Hinweis: Google Sheets begrenzt die Anzahl der Blätter in der Datei. Finden Sie heraus, warum das Hinzufügen neuer Daten zu Ihrem Arbeitsblatt nicht möglich ist.
Eine Besonderheit ist, dass man ausblenden Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte "Blatt" und wählen Sie Blatt ausblenden Beachten Sie, dass Sie mit diesem Kontextmenü die Farbe der Registerkarte ändern, das Blatt löschen, kopieren oder duplizieren können:
Ok, wir haben es versteckt, aber wie bekommen wir es zurück?
Klicken Sie auf das Symbol mit den vier Linien ( Alle Bögen ) links von der ersten Registerkarte, suchen Sie das ausgeblendete Blatt und klicken Sie darauf, oder gehen Sie einfach zu Ansicht> Ausgeblendete Blätter im Menü von Google Sheets:
Das Blatt ist wieder einsatzbereit und kann nun bearbeitet und verwaltet werden.
Bearbeitungsprotokoll in Google Sheets prüfen
Was passiert, wenn bei der Bearbeitung der Tabelle ein Fehler unterlaufen ist oder, was noch schlimmer ist, jemand versehentlich einen Teil der Informationen gelöscht hat? Müssen Sie jeden Tag Kopien der Dokumente erstellen?
Die Antwort ist nein. Mit Google Sheets ist alles viel einfacher und sicherer, denn es speichert den Verlauf aller Änderungen, die an der Datei vorgenommen werden.
- Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Verlauf der gesamten Tabelle zu prüfen.
- Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Bearbeitungshistorie einzelner Zellen zu überprüfen.
Ändern Sie die Größe Ihres Arbeitsblatts
Eine weitere Frage, die bei der Bearbeitung der Tabelle auftauchen kann: Wie kann ich die Größe ändern? Leider ist es nicht möglich, die Größe einer Tabelle in Google Sheets zu ändern. Da wir aber im Browser arbeiten, können wir dessen integrierte Option nutzen.
Zu diesem Zweck gibt es die üblichen Abkürzungen:
- Strg + "+" (Plus auf dem Ziffernblock) zum Vergrößern.
- Strg + "-" (Minus auf dem Ziffernblock) zum Verkleinern.
Sie können auch in den Vollbildmodus wechseln, indem Sie Ansicht> Vollbild Um die Größenänderung rückgängig zu machen und die Steuerelemente anzuzeigen, drücken Sie Esc .
Wie man Google Sheets offline verwendet und bearbeitet
Viele glauben, dass der Hauptnachteil von Google Sheets darin besteht, dass man es nicht offline verwenden kann, da die Dateien in der Cloud gespeichert werden. Das ist jedoch ein weit verbreiteter Irrtum. Sie können Google Sheets offline verfügbar machen, in diesem Modus mit den Tabellen arbeiten und die Änderungen später in der Cloud speichern, wenn der Internetzugang wiederhergestellt ist.
Um Google Sheets offline zu bearbeiten, müssen Sie die Synchronisierung mit Google Drive einstellen.
Fügen Sie Google Docs-Erweiterungen zu Google Chrome hinzu (dies wird Ihnen vorgeschlagen, sobald Sie den Offline-Modus in Google Sheets aktiviert haben):
Wenn Sie ein mobiles Gerät oder ein Tablet verwenden, sollten Sie alle Anwendungen für Google Tabellen, Dokumente und Präsentationen sowie Google Drive installieren.
Noch ein Tipp: Bevor Sie sich an einen Ort begeben, an dem es kein Internet gibt, melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und öffnen Sie die Dateien und Anwendungen, die Sie z. B. während des Fluges verwenden möchten. Lassen Sie die Anwendungen geöffnet, damit Sie sich nicht bei Ihrem Konto anmelden müssen, was ohne Internet nicht möglich ist. Sie können dann sofort mit den Dateien arbeiten.
Wenn Sie Google Sheets offline bearbeiten, sehen Sie ein spezielles Symbol am oberen Rand des Bildschirms - einen Blitz im Kreis. Wenn Sie wieder online gehen, werden alle Änderungen sofort gespeichert und das Symbol verschwindet. Dies ermöglicht die Arbeit mit Google Sheets zu fast jeder Zeit und an jedem Ort trotz Internetzugang und ohne Datenverlust.
Hinweis: Sie können Tabellen und andere Dokumente nur erstellen, anzeigen und bearbeiten, wenn Sie offline arbeiten. Sie können die Tabellen nicht verschieben, umbenennen, Berechtigungen ändern und andere mit Google Drive verbundene Aktionen durchführen.
Kommentare und Notizen in Google Sheets
Wie Sie vielleicht wissen, können Sie in MS Excel Notizen zu Zellen hinzufügen. In Google Sheets können Sie nicht nur Notizen, sondern auch Kommentare hinzufügen. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
An eine Notiz hinzufügen platzieren Sie den Cursor in der Zelle und wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Notiz einfügen .
- Gehe zu Einfügen> Hinweis im Menü von Google Sheets.
- Drücken Sie Shift + F12 .
An einen Kommentar hinzufügen platzieren Sie den Cursor ebenfalls in der Zelle und wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Kommentar einfügen.
- Gehe zu Einfügen> Kommentar im Menü von Google Sheets.
- Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Alt + M .
Ein kleines Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zelle zeigt an, dass entweder eine Notiz oder ein Kommentar zu der Zelle hinzugefügt wurde. Außerdem sehen Sie die Anzahl der Zellen mit Kommentaren auf der Registerkarte Tabellenname:
Was ist der Unterschied zwischen Notizen und Kommentaren? Der Link zum Kommentar kann an einen Kollegen geschickt werden, der die Datei mit Ihnen zusammen bearbeitet, und er kann darauf antworten:
Jeder Kommentar kann direkt in der Tabelle beantwortet werden und jeder Nutzer, der Zugriff darauf hat, erhält eine Benachrichtigung über neue Kommentare und Antworten.
Um den Kommentar zu löschen, drücken Sie die Lösen Sie auf. Das bedeutet, dass die besprochenen Fragen gelöst sind, aber ihre Geschichte bleibt bestehen. Wenn Sie die Taste Kommentare in der oberen rechten Ecke der Tabelle sehen Sie alle Kommentare und können die gelösten Kommentare erneut öffnen.
Dort können Sie auch die Benachrichtigungseinstellungen anpassen, indem Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigungen Wählen Sie aus, ob Sie über jeden Kommentar, nur über Ihren oder über gar keinen informiert werden möchten.
Drucken und Herunterladen Ihrer Google-Tabellen
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Tabellenblätter erstellen, hinzufügen und bearbeiten können, müssen Sie wissen, wie Sie sie drucken oder auf Ihrem Computer speichern können.
An Google-Sheets drucken verwenden Sie das Menü: Datei> Drucken Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, wählen Sie die Druckoptionen aus und holen Sie sich Ihr physisches Exemplar.
An die Tabelle speichern als Datei auf Ihrem Rechner zu speichern, gehen Sie zu Datei> Herunterladen als und wählen Sie den gewünschten Dateityp:
Ich glaube, dass die angebotenen Formate für fast alle Bedürfnisse der Nutzer ausreichen.
All diese grundlegenden Funktionen, die Sie gelernt haben, tragen zur täglichen Arbeit mit Tabellen bei. Machen Sie Ihre Dateien schön und präsentabel, teilen Sie sie mit anderen und arbeiten Sie offline - all das ist mit Google Sheets möglich. Scheuen Sie sich nicht, neue Funktionen zu erkunden und probieren Sie sie aus. Glauben Sie mir, am Ende des Tages werden Sie sich fragen, warum Sie diesen Dienst nicht schon früher genutzt haben.
