Jatkamme "Takaisin perusasioihin" -matkaamme opettelemalla joitakin Google-taulukoiden muokkaamisen erityispiirteitä. Aloitamme yksinkertaisilla ominaisuuksilla, kuten tietojen poistamisella ja muotoilulla, ja jatkamme hienommilla ominaisuuksilla, kuten kommenttien ja muistiinpanojen jättämisellä, offline-työskentelyllä ja kaikkien tiedostoon tehtyjen muutosten nopealla tarkastelulla.

Vähän aikaa sitten olen valottanut Google Sheetsin tarjoamia perusominaisuuksia. Selitin yksityiskohtaisesti, miten taulukko luodaan tyhjästä, miten sitä jaetaan ja miten monia tiedostoja hallitaan. (Jos ne ovat jääneet näkemättä, voi olla hyvä aika tutustua niihin etukäteen.)

Tänään kutsun sinut syventämään tietämystäsi entisestään. Ota teetä ja istu alas - jatkamme asiakirjojen muokkaamista :)

Muokkaaminen Google Sheetsissä

Tietojen poistaminen

Tämä vaihtoehto on niin helppo kuin voit kuvitella: valitse solu tai solualue ja paina näppäimistön Poista-painiketta.

Jos haluat poistaa muotoilun Google Sheetsissä, valitse solualue ja siirry kohtaan Format> Tyhjennä muotoilu tai paina näppäimistölläsi Ctrl + \.

Tapoja muotoilla soluja Google Sheetsissä

1. Tärkein tapa muotoilla soluja on käyttää työkalupalkki Jos viet kursorin jonkin kuvakkeen päälle, näet vinkin, jossa kerrotaan, mitä se tekee. Google Sheetsin työkaluarsenaalin avulla voit muuttaa numeroiden muotoa, fonttia, sen kokoa ja väriä sekä solujen tasausta. Jos sinulla on edes vähäistä kokemusta taulukoiden kanssa työskentelystä, tämä ei ole lainkaan ongelma:

   

2. Jatkaaksesi voit jäädyttää ylimmän rivin Google Sheetsissä niin, että kun selaat taulukkoa ylös- ja alaspäin, näet aina sarakkeiden ja rivien nimet. Tästä on paljon apua, kun työskentelet suurten tietomäärien kanssa.

Oletetaan, että meillä on taulukko, jossa on tietoja suklaan myynnistä. Haluamme taulukon olevan mahdollisimman helppolukuinen ja ymmärrettävä. Voit jäädyttää ensimmäisen rivin ja sarakkeen seuraavasti:

• Siirry osoitteeseen Näytä> Pysäytä ja valitse jäädytettävien rivien ja/tai sarakkeiden määrä.
• Näetkö tuon tyhjän harmaan suorakulmion laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa, jossa sarakkeiden ja rivien otsikot kohtaavat? Vie kursori sen paksun harmaan palkin päälle, kunnes kursori muuttuu kädeksi. Napsauta sitten tätä reunaviivaa, pidä sitä painettuna ja vedä sitä yhtä riviä alaspäin. Samaa käytetään sarakkeiden jäädyttämiseen.

  

Arkin lisääminen, piilottaminen ja piilottamisen poistaminen

Hyvin usein yksi arkki ei riitä. Miten me siis lisää muutama lisää?

Selainikkunan alareunasta löydät kohdan Lisää arkki Se näyttää plusmerkin (+) merkiltä:

Napsauta sitä, ja työtilaan lisätään heti yksi tyhjä arkki. Nimeä se uudelleen kaksoisnapsauttamalla sen välilehteä ja kirjoittamalla uusi nimi.

Huomautus: Google Sheets rajoittaa tiedoston arkkien lukumäärää. Selvitä, miksi se saattaa estää uusien tietojen lisäämisen laskentataulukkoon.

Eräs erikoinen asia on, että voitte - piilota Google-arkkeja muilta ihmisiltä. Napsauta hiiren oikealla painikkeella arkki-välilehteä ja valitse to Piilota arkki . Huomaa, että tämän kontekstivalikon avulla voit muuttaa välilehden väriä, poistaa arkin, kopioida tai monistaa sen:

Okei, piilotimme sen, mutta miten saamme sen takaisin?

Napsauta kuvaketta, jossa on neljä viivaa ( Kaikki arkit ) ensimmäisen arkki-välilehden vasemmalla puolella, etsi ja napsauta piilotettua arkkia. Tai sitten voit vain mennä osoitteeseen Näytä> Piilotetut arkit Google Sheets -valikossa:

Arkki on taas pelattavissa ja valmis muokattavaksi ja hallittavaksi.

Tarkista muokkaushistoria Google Sheetsissä

Mitä tapahtuu, jos taulukkoa muokattaessa on tehty virheitä tai, mikä vielä pahempaa, joku on vahingossa poistanut osan tiedoista? Onko sinun luotava kopioita asiakirjoista joka päivä?

Vastaus on ei. Google Sheetsissä kaikki on paljon yksinkertaisempaa ja turvallisempaa. Se tallentaa jokaisen tiedostoon tehdyn muutoksen historian.

• Voit tarkistaa koko laskentataulukon historian seuraavasti.
• Voit tarkistaa yksittäisten solujen muokkaushistorian seuraavasti.

Muuta laskentataulukon kokoa

Vielä yksi kysymys, joka saattaa herätä taulukkoa muokattaessa - miten muutan sen kokoa? Valitettavasti taulukon kokoa ei voi muuttaa Google Sheetsissä. Mutta koska työskentelemme selaimessa, voimme käyttää sen sisäänrakennettua vaihtoehtoa.

Sitä varten meillä on perinteisesti käytetyt oikotiet:

• Ctrl + "+" (plus numeronäppäimistöllä) suurentaa.
• Ctrl + "-" (miinus numeronäppäimistöllä) pienentääksesi.

Voit myös siirtyä koko näytön tilaan koko Näytä> Koko näyttö Jos haluat peruuttaa koon muuttamisen ja näyttää ohjaimet, paina näppäintä Esc .

Google Sheetsin käyttäminen ja muokkaaminen offline-tilassa

Monet uskovat, että Google Sheetsin suurin haittapuoli on se, ettei sitä voi käyttää offline-tilassa, koska tiedostot tallennetaan pilveen. Se on kuitenkin yleinen harhaluulo. Google Sheetsin voi ottaa käyttöön offline-tilassa, työskennellä taulukoiden kanssa tässä tilassa ja tallentaa muutokset pilveen myöhemmin, kun internet-yhteys palautuu.

Jos haluat muokata Google Sheets -taulukkoja offline-tilassa, sinun on asetettava synkronointi Google Driven kanssa.

Lisää Google Docs -laajennukset Google Chromeen (tätä ehdotetaan, kun otat offline-tilan käyttöön Google Sheetsissä):

Jos aiot käyttää mobiililaitetta tai tablettia, varmista, että asennat kaikki Google-taulukoiden, -asiakirjojen ja -esitysten sovellukset sekä Google Driven.

Vielä yksi neuvo - ennen kuin lähdet paikkoihin, joissa ei ole internetiä, kirjaudu Google-tilillesi ja avaa ne tiedostot ja sovellukset, joita aiot käyttää esimerkiksi lennon aikana. Jätä sovellukset auki, jotta sinun ei tarvitse kirjautua tilillesi, mikä on mahdotonta ilman internetiä. Voit aloittaa tiedostojen kanssa työskentelyn heti.

Kun muokkaat Google Sheets -taulukkoa offline-tilassa, näet näytön yläreunassa erityisen kuvakkeen - ympyrän sisällä olevan salaman. Kun palaat takaisin verkkoon, kaikki muutokset tallentuvat välittömästi ja kuvake katoaa. Näin voit työskennellä Google Sheets -taulukoiden kanssa lähes milloin ja missä tahansa Internet-yhteydestä huolimatta ja tietoja menettämättä.

Huomautus: Voit luoda, tarkastella ja muokata taulukoita ja muita asiakirjoja vain offline-työskentelyn aikana. Et voi siirtää taulukoita, nimetä niitä uudelleen, muuttaa käyttöoikeuksia tai suorittaa muita Google Driveen liittyviä toimintoja.

Kommentit ja muistiinpanot Google Sheetsissä

Kuten ehkä tiedät, MS Excel tarjoaa mahdollisuuden lisätä soluihin muistiinpanoja. Google Sheetsissä voit lisätä muistiinpanojen lisäksi myös kommentteja. Katsotaanpa, miten se toimii.

Osoitteeseen lisätä huomautuksen , aseta kursori soluun ja valitse jokin seuraavista:

• Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää huomautus .
• Siirry osoitteeseen Lisää> Huomautus Google Sheets -valikossa.
• Paina Shift + F12 .

Osoitteeseen lisää kommentti , aseta kursori myös soluun ja valitse jokin seuraavista:

• Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää kommentti.
• Siirry osoitteeseen Lisää> Kommentti Google Sheets -valikossa.
• Käytä Ctrl + Alt + M .

Solun oikeassa yläkulmassa oleva pieni kolmio vihjaa, että soluun on lisätty joko huomautus tai kommentti. Lisäksi näet kommentteja sisältävien solujen määrän laskentataulukon nimi -välilehdellä:

Mitä eroa on muistiinpanojen ja kommenttien välillä? Linkin kommenttiin voi lähettää kollegalle, joka muokkaa tiedostoa kanssasi. Hän voi vastata siihen:

Jokaiseen kommenttiin voi vastata suoraan taulukossa, ja jokainen käyttäjä, jolla on pääsy siihen, saa ilmoituksen uusista kommenteista ja vastauksista.

Voit poistaa kommentin painamalla Ratkaise Se tarkoittaa, että käsitellyt kysymykset on ratkaistu, mutta niiden historia säilyy. Jos painat painiketta Kommentit painiketta taulukon oikeassa yläkulmassa, näet kaikki kommentit ja voit avata ratkaistut kommentit uudelleen.

Siellä voit myös säätää ilmoitusasetuksia napsauttamalla painiketta Ilmoitukset linkki. Valitse, haluatko saada ilmoituksen jokaisesta kommentista, vain sinun kommentistasi vai et mistään kommentista lainkaan.

Tulosta ja lataa Google-taulukot

Nyt kun olet oppinut luomaan, lisäämään ja muokkaamaan laskentataulukoita, sinun on osattava tulostaa tai tallentaa ne koneellesi.

Osoitteeseen tulostaa Google-arkkeja , käytä valikkoa: Tiedosto> Tulosta , tai käytä tavallista pikanäppäintä: Ctrl+P . Seuraa sitten näytön ohjeita, valitse tulostusvaihtoehdot ja hanki fyysinen kopio.

Osoitteeseen tallenna taulukko tiedostona koneellesi, siirry osoitteeseen Tiedosto> Lataa nimellä ja valitse tarvittava tiedostotyyppi:

Uskon, että tarjotut formaatit riittävät lähes kaikkien käyttäjien tarpeisiin.

Kaikki nämä oppimasi perusominaisuudet edistävät päivittäistä työskentelyä taulukoiden kanssa. Tee tiedostoistasi kauniita ja esittelykelpoisia, jaa niitä muiden kanssa ja työskentele offline-tilassa - kaikki tämä on mahdollista Google Sheetsin avulla. Älä vain pelkää uusien ominaisuuksien tutkimista ja kokeile niitä. Usko minua, päivän päätteeksi ihmettelet, miksi et ole käyttänyt tätä palvelua aiemmin.