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हम Google स्प्रेडशीट के संपादन की कुछ ख़ासियतों को सीखकर अपनी "बैक टू बेसिक्स" यात्रा जारी रखते हैं। हम डेटा को हटाने और स्वरूपित करने जैसी कुछ सरल सुविधाओं के साथ शुरू करेंगे और कट्टर लोगों के साथ जारी रखेंगे जैसे टिप्पणियाँ और नोट्स छोड़ना, ऑफ़लाइन काम करना और फ़ाइल में किए गए सभी परिवर्तनों की त्वरित समीक्षा करना।
अभी कुछ समय पहले ही मैंने Google पत्रक द्वारा प्रदान की जाने वाली मूलभूत सुविधाओं पर कुछ प्रकाश डाला है। मैंने विस्तार से बताया कि स्क्रैच से टेबल कैसे बनाएं, इसे साझा करें और कई फाइलों को कैसे प्रबंधित करें। (यदि आपने उन्हें याद किया है, तो उन्हें पहले से जांचने का अच्छा समय हो सकता है।)
आज मैं आपको अपने ज्ञान को और भी गहरा करने के लिए आमंत्रित करता हूं। चाय लीजिए और बैठ जाइए - हम दस्तावेजों का संपादन जारी रखते हैं :)
Google पत्रक में कैसे संपादित करें
डेटा हटाना
ठीक है , यह विकल्प उतना ही आसान है जितना आप कल्पना कर सकते हैं: एक सेल या सेल की एक श्रेणी का चयन करें और अपने कीबोर्ड पर डिलीट बटन दबाएं।
Google पत्रक में प्रारूपण को हटाने के लिए, सेल की श्रेणी का चयन करें और प्रारूप > फ़ॉर्मेटिंग साफ़ करें या अपने कीबोर्ड पर Ctrl + \ दबाएं।
Google पत्रक में सेल फ़ॉर्मेट करने के तरीके
- सेल फ़ॉर्मेट करने का मुख्य तरीका टूलबार<का उपयोग करना है 13>। यदि आप किसी आइकन पर कर्सर घुमाते हैं, तो आपको यह समझाने वाली एक युक्ति दिखाई देगी कि यह क्या करता है। Google पत्रक उपकरण शस्त्रागार आपको संख्या प्रारूप, फ़ॉन्ट, इसका आकार और रंग, और सेल संरेखण बदलने की अनुमति देता है। यदि आपके पास कम से कम हैतालिकाओं के साथ काम करने का थोड़ा सा अनुभव, इसमें कोई समस्या नहीं होगी:
- जारी रखने के लिए, आप Google में शीर्ष पंक्ति को फ़्रीज़ कर सकते हैं शीट्स ताकि जब आप टेबल को ऊपर और नीचे स्क्रॉल करें तो आप हमेशा कॉलम के नाम देख सकें। और उस मामले के लिए पंक्तियाँ। बहुत अधिक डेटा के साथ काम करते समय यह बहुत मदद करता है।
मान लें कि हमारे पास चॉकलेट की बिक्री के बारे में जानकारी वाली तालिका है। हम चाहते हैं कि तालिका पढ़ने और समझने में यथासंभव आसान हो। पहली पंक्ति और कॉलम को फ्रीज़ करने के लिए आप यह कर सकते हैं:
- देखें > फ्रीज करें और फ्रीज करने के लिए पंक्तियों और/या कॉलम की संख्या चुनें। कर्सर को उसके मोटे ग्रे बार पर तब तक होवर करें जब तक कि कर्सर हाथ में न बदल जाए। फिर इस सीमा रेखा को एक पंक्ति नीचे क्लिक करें, पकड़ें और खींचें। इसका उपयोग कॉलम को फ्रीज करने के लिए किया जाता है।
एक शीट जोड़ें, छुपाएं और "अनहाइड" करें
बहुत बार एक शीट पर्याप्त नहीं होती है। तो हम कुछ और कैसे जोड़ सकते हैं?
ब्राउज़र विंडो के बिल्कुल नीचे आप शीट जोड़ें बटन पा सकते हैं। यह एक प्लस (+) चिह्न जैसा दिखता है:
इसे क्लिक करें और कार्यक्षेत्र में तुरंत एक खाली शीट जोड़ दी जाती है। इसके टैब पर डबल-क्लिक करके और एक नया नाम दर्ज करके इसका नाम बदलें।
ध्यान दें। Google पत्रक फ़ाइल में शीट की संख्या को सीमित करता है। जानिए ऐसा क्यों हो सकता हैअपनी स्प्रैडशीट में नया डेटा जोड़ने पर रोक लगाएं।
एक खास बात यह है कि आप Google शीट को अन्य लोगों से छिपा सकते हैं । उसके लिए, शीट टैब पर राइट-क्लिक करें और शीट छुपाएं चुनें। ध्यान दें कि यह संदर्भ मेनू आपको टैब का रंग बदलने, शीट को हटाने, कॉपी करने या डुप्लिकेट करने की अनुमति देता है:
ठीक है, हमने इसे छुपा दिया है। लेकिन हम इसे वापस कैसे प्राप्त कर सकते हैं?
पहली शीट टैब के बाईं ओर चार पंक्तियों वाले आइकन ( सभी शीट ) पर क्लिक करें, छिपी हुई शीट को ढूंढें और क्लिक करें। या आप बस देखें > Google शीट मेनू में छिपी हुई शीट :
शीट वापस चलने के लिए है और संपादित और प्रबंधित करने के लिए तैयार है।
संपादन इतिहास की जांच करें Google पत्रक में
क्या होता है यदि तालिका संपादित करते समय कुछ गलतियां हो जाती हैं या इससे भी बुरी बात यह है कि किसी ने गलती से जानकारी का एक हिस्सा हटा दिया है? क्या आपको हर दिन दस्तावेजों की प्रतियां बनाने की आवश्यकता है?
जवाब नहीं है। Google पत्रक के साथ सब कुछ बहुत आसान और अधिक सुरक्षित है। यह फ़ाइल में किए गए प्रत्येक परिवर्तन के इतिहास को सहेजता है।
- संपूर्ण स्प्रेडशीट के इतिहास की जाँच करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
- एकल सेल के संपादन इतिहास की जाँच करने के लिए, निम्नलिखित का पालन करें ये चरण।
अपनी स्प्रैडशीट का आकार बदलें
तालिका संपादित करते समय एक और प्रश्न उत्पन्न हो सकता है - मैं इसका आकार कैसे बदलूं? दुर्भाग्य से, Google पत्रक में तालिका का आकार बदलना संभव नहीं है। लेकिन चूंकि हम में काम कर रहे हैंब्राउज़र, हम इसके अंतर्निहित विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, हमारे पास पारंपरिक रूप से उपयोग किए जाने वाले शॉर्टकट हैं:
- ज़ूम करने के लिए Ctrl + "+" (नंबरपैड पर प्लस) in.
- ज़ूम आउट करने के लिए Ctrl + "-" (numpad पर माइनस)।
इसके अलावा, आप देखें > पूर्ण स्क्रीन । आकार बदलने और नियंत्रण दिखाने के लिए Esc दबाएं।
Google पत्रक का ऑफ़लाइन उपयोग और संपादन कैसे करें
कई लोग मानते हैं कि Google पत्रक का मुख्य नुकसान करने में असमर्थता है इसे ऑफ़लाइन उपयोग करें क्योंकि फ़ाइलें क्लाउड में सहेजी जाती हैं। लेकिन यह एक आम गलत धारणा है। आप Google पत्रक को ऑफ़लाइन उपलब्ध करा सकते हैं, इस मोड में तालिकाओं के साथ काम कर सकते हैं और बाद में इंटरनेट पहुंच बहाल होने पर परिवर्तनों को क्लाउड में सहेज सकते हैं।
Google पत्रक को ऑफ़लाइन संपादित करने के लिए, आपको Google के साथ सिंक्रनाइज़ेशन सेट करना होगा ड्राइव।
Google Chrome में Google डॉक्स एक्सटेंशन जोड़ें (Google पत्रक में ऑफ़लाइन मोड चालू करने के बाद आपको इसका सुझाव दिया जाएगा):
यदि आप एक मोबाइल डिवाइस या टैबलेट का उपयोग करने जा रहे हैं, Google टेबल, डॉक्स और प्रस्तुतियों के साथ-साथ Google ड्राइव के लिए सभी एप्लिकेशन इंस्टॉल करना सुनिश्चित करें।
सलाह का एक और टुकड़ा - पर जाने से पहले इंटरनेट से मुक्त स्थान, अपने Google खाते में साइन इन करें और उन फ़ाइलों और एप्लिकेशन को खोलें जिनका आप उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, उदाहरण के लिए, उड़ान के दौरान। एप्लिकेशन को खुला रहने दें ताकि आपको साइन इन न करना पड़ेखाते में, जो इंटरनेट के बिना असंभव होगा। आप फ़ाइलों के साथ तुरंत काम करना शुरू कर पाएंगे।
Google पत्रक को ऑफ़लाइन संपादित करते समय, आपको स्क्रीन के शीर्ष पर एक विशेष आइकन दिखाई देगा - वृत्त में बिजली का एक बोल्ट। वापस ऑनलाइन जाने पर, सभी परिवर्तन तुरंत सहेज लिए जाएंगे और आइकन गायब हो जाएगा। यह इंटरनेट एक्सेस के बावजूद और डेटा खोए बिना लगभग किसी भी समय और किसी भी स्थान पर Google पत्रक के साथ काम करने की अनुमति देता है।
ध्यान दें। आप ऑफ़लाइन कार्य करते समय केवल तालिकाएँ और अन्य दस्तावेज़ बना सकते हैं, देख सकते हैं और संपादित कर सकते हैं। आप तालिकाओं को स्थानांतरित करने, उनका नाम बदलने, अनुमतियों को बदलने और Google ड्राइव से जुड़ी अन्य क्रियाएं करने में सक्षम नहीं होंगे।
Google पत्रक में टिप्पणियां और नोट
जैसा कि आप जानते होंगे, एमएस एक्सेल कोशिकाओं में नोट्स जोड़ने की पेशकश करता है। Google पत्रक के साथ, आप न केवल नोट्स बल्कि टिप्पणियाँ भी जोड़ सकते हैं। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है।
नोट जोड़ने के लिए , कर्सर को सेल में रखें और निम्न में से कोई एक चुनें:
- सेल पर राइट-क्लिक करें और इन्सर्ट नोट चुनें।
- इन्सर्ट > Note Google पत्रक मेनू पर।
- Shift + F12 दबाएं।
टिप्पणी जोड़ने के लिए , सेल में भी कर्सर रखें और चुनें निम्न में से कोई एक:
- सेल पर राइट-क्लिक करें और टिप्पणी सम्मिलित करें चुनें।
- सम्मिलित करें > Google पत्रक मेनू पर टिप्पणी करें।
- Ctrl + Alt + M का उपयोग करें।
Aसेल के ऊपरी दाएं कोने में छोटा त्रिकोण संकेत देगा कि सेल में या तो कोई नोट या कोई टिप्पणी जोड़ी गई है। इसके अलावा, आप स्प्रेडशीट नाम टैब पर टिप्पणियों के साथ सेल की संख्या देखेंगे:
नोट्स और टिप्पणियों के बीच क्या अंतर है? टिप्पणी का लिंक किसी सहकर्मी को भेजा जा सकता है जो आपके साथ फ़ाइल संपादित करता है। वह इसका उत्तर देने में सक्षम होगा:
प्रत्येक टिप्पणी का सीधे तालिका के भीतर उत्तर दिया जा सकता है और प्रत्येक उपयोगकर्ता जिसके पास इसकी पहुंच है, उसे नई टिप्पणियों के बारे में एक सूचना मिलेगी और उत्तर दें।
टिप्पणी हटाने के लिए, समाधान करें बटन दबाएं। इसका अर्थ है कि चर्चा किए गए प्रश्न हल हो गए हैं लेकिन उनका इतिहास बना रहेगा। यदि आप तालिका के ऊपरी दाएं कोने में स्थित टिप्पणियां बटन दबाते हैं, तो आप सभी टिप्पणियां देखेंगे और हल की गई टिप्पणियों को फिर से खोल सकेंगे।
वहां, आप कर सकते हैं सूचनाएं लिंक पर क्लिक करके अधिसूचना सेटिंग्स को भी समायोजित करें। चुनें कि क्या आप प्रत्येक टिप्पणी के बारे में अधिसूचित होना चाहते हैं, केवल आपकी, या उनमें से कोई भी नहीं।
अपनी Google स्प्रेडशीट प्रिंट करें और डाउनलोड करें
अब जब आप बनाना सीख गए हैं, तो जोड़ें और स्प्रैडशीट संपादित करें, आपको यह जानने की आवश्यकता है कि उन्हें कैसे प्रिंट करना है या उन्हें अपनी मशीन में कैसे सहेजना है। प्रिंट , या केवल मानक शॉर्टकट का उपयोग करें: Ctrl+P । फिर स्क्रीन पर दिए गए चरणों का पालन करें,मुद्रण विकल्प चुनें और अपनी भौतिक प्रति प्राप्त करें।
अपनी मशीन में फ़ाइल के रूप में तालिका को सहेजने के लिए, फ़ाइल > के रूप में डाउनलोड करें और आवश्यक फ़ाइल प्रकार चुनें:
मेरा मानना है कि पेश किए गए प्रारूप लगभग हर उपयोगकर्ता की ज़रूरत के लिए पर्याप्त हैं।
ये सभी मूलभूत आपके द्वारा सीखी गई विशेषताएँ तालिकाओं के साथ दैनिक कार्य में योगदान करती हैं। अपनी फ़ाइलों को अच्छा और प्रस्तुत करने योग्य बनाएं, उन्हें दूसरों के साथ साझा करें और ऑफ़लाइन कार्य करें - Google पत्रक के साथ यह सब संभव है। बस नई सुविधाओं को एक्सप्लोर करने से न डरें और उन्हें आजमा कर देखें। मुझ पर विश्वास करें, दिन के अंत में, आपको आश्चर्य होगा कि आपने पहले इस सेवा का उपयोग क्यों नहीं किया।
