Vi fortsætter vores "Tilbage til det grundlæggende"-rejse ved at lære nogle af de særlige kendetegn ved redigering af Google-regneark. Vi starter med nogle enkle funktioner som sletning og formatering af data og fortsætter med mere avancerede funktioner som at efterlade kommentarer og noter, arbejde offline og hurtigt gennemgå alle de ændringer, der er foretaget i filen.

For ikke så længe siden kastede jeg lidt lys over de meget grundlæggende funktioner, som Google Sheets tilbyder. Jeg forklarede i detaljer, hvordan man opretter en tabel fra bunden, deler den og hvordan man håndterer mange filer. (Hvis du gik glip af dem, kan det være en god idé at tjekke dem ud på forhånd.)

I dag inviterer jeg dig til at uddybe din viden endnu mere. Tag en kop te og sæt dig ned - vi fortsætter med at redigere dokumenterne :)

Sådan redigerer du i Google Sheets

Sletning af data

Okay, denne mulighed er så let, som du kan forestille dig: Vælg en celle eller en række celler og tryk på knappen Slet på dit tastatur.

Hvis du vil slette formatering i Google Sheets, skal du vælge området med celler og gå til Format> Ryd formatering eller tryk på Ctrl + \ på dit tastatur.

Måder at formatere celler i Google Sheets på

1. Den vigtigste måde at formatere celler på er ved hjælp af værktøjslinje Hvis du holder markøren over et ikon, får du et tip, der forklarer, hvad det gør. Google Sheets værktøjsarsenal giver dig mulighed for at ændre talformatet, skrifttypen, dens størrelse og farve samt cellejusteringen. Hvis du har bare den mindste erfaring med at arbejde med tabeller, vil dette ikke være noget problem:

   

2. For at fortsætte kan du fryse den øverste række i Google Sheets, så du altid kan se navnene på kolonnerne, når du ruller tabellen op og ned, og for den sags skyld også på rækkerne. Det er en stor hjælp, når du arbejder med mange data.

Lad os antage, at vi har en tabel med oplysninger om salg af chokolade. Vi ønsker, at tabellen skal være så let at læse og forstå som muligt. For at fryse den første række og kolonne kan du:

• Gå til Vis> Fryse og vælg det antal rækker og/eller kolonner, der skal fryses.
• Kan du se det tomme grå rektangel i øverste venstre hjørne af regnearket, hvor kolonne- og rækkeoverskrifterne mødes? Bevæg markøren over den tykke grå bjælke, indtil markøren ændrer sig til en hånd. Klik derefter på, hold den nede og træk denne grænselinje en række ned. Det samme bruges til at fastfryse kolonnerne.

  

Tilføje, skjule og "fjerne" et ark

Meget ofte er et ark ikke nok. Så hvordan kan vi tilføj et par stykker mere?

Helt nede i bunden af browservinduet kan du finde Tilføj ark Det ligner et plus (+) tegn:

Klik på det, og der tilføjes straks et tomt ark til arbejdsområdet. Omdøb det ved at dobbeltklikke på fanen og indtaste et nyt navn.

Bemærk. Google Sheets begrænser antallet af ark i filen. Find ud af, hvorfor det kan forhindre, at der tilføjes nye data til dit regneark.

En mærkelig ting er, at du kan skjule Google-ark fra andre personer. Det gør du ved at højreklikke på fanen ark og vælge at Skjul arket Bemærk, at denne kontekstmenu giver dig mulighed for at ændre farven på fanen, slette arket, kopiere eller duplikere det:

Okay, vi har gemt den, men hvordan får vi den tilbage?

Klik på ikonet med de fire linjer ( Alle ark ) til venstre for det første faneblad, find og klik på det skjulte ark. Eller du kan også bare gå til Vis> Skjulte ark i menuen Google Sheets:

Arket er tilbage i spil og er klar til at blive redigeret og administreret.

Tjek redigeringshistorik i Google Sheets

Hvad sker der, hvis der blev begået fejl ved redigeringen af tabellen, eller, hvad der er endnu værre, hvis nogen ved et uheld slettede en del af oplysningerne? Er du nødt til at oprette kopier af dokumenterne hver dag?

Svaret er nej. Med Google Sheets er det hele meget enklere og mere sikkert. Google Sheets gemmer historikken for alle ændringer, der er foretaget i filen.

• Følg disse trin for at kontrollere hele regnearkets historik.
• Følg disse trin for at kontrollere redigeringshistorikken for enkelte celler.

Ændre størrelsen på dit regneark

Der er endnu et spørgsmål, der kan opstå, når du redigerer tabellen - hvordan ændrer jeg størrelsen på den? Desværre er det ikke muligt at ændre størrelsen på en tabel i Google Sheets. Men da vi arbejder i browseren, kan vi bruge den indbyggede mulighed.

For at gøre det har vi de traditionelt anvendte genveje:

• Ctrl + "+" (plus på numpad) for at zoome ind.
• Ctrl + "-" (minus på numpad) for at zoome ud.

Du kan også skifte til fuldskærmstilstand i Vis> Fuld skærm Hvis du vil fortryde størrelsesændringen og vise kontrolelementerne, skal du trykke på Esc .

Sådan bruger og redigerer du Google Sheets offline

Mange tror, at den største ulempe ved Google Sheets er, at det ikke er muligt at bruge det offline, da filerne gemmes i skyen. Men det er en almindelig misforståelse. Du kan gøre Google Sheets tilgængeligt offline, arbejde med tabellerne i denne tilstand og gemme ændringerne i skyen senere, når internetadgangen er genoprettet.

Hvis du vil redigere Google Sheets offline, skal du indstille synkroniseringen med Google Drev.

Tilføj Google Docs-udvidelser til Google Chrome (dette vil blive foreslået, når du aktiverer offlinetilstanden i Google Sheets):

Hvis du skal bruge en mobilenhed eller en tablet, skal du sørge for at installere alle programmerne til Google-tabeller, -dokumenter og -præsentationer samt Google Drev.

Endnu et godt råd - før du tager til steder uden internet, skal du logge ind på din Google-konto og åbne de filer og programmer, som du planlægger at bruge, f.eks. under flyrejsen. Lad programmerne være åbne, så du ikke behøver at logge ind på kontoen, hvilket vil være umuligt uden internet. Du vil kunne begynde at arbejde med filerne med det samme.

Når du redigerer Google Sheets offline, vil du se et særligt ikon øverst på skærmen - et lyn i en cirkel. Når du går online igen, gemmes alle ændringer med det samme, og ikonet forsvinder. Dette gør det muligt at arbejde med Google Sheets næsten når som helst og hvor som helst på trods af internetadgang og uden at miste data.

Bemærk: Du kan kun oprette, se og redigere tabellerne og andre dokumenter, når du arbejder offline. Du kan ikke flytte tabellerne, omdøbe dem, ændre tilladelser og udføre andre handlinger, der er forbundet med Google Drev.

Kommentarer og noter i Google Sheets

Som du måske ved, kan du i MS Excel tilføje noter til cellerne. Med Google Sheets kan du ikke kun tilføje noter, men også kommentarer. Lad os se, hvordan det fungerer.

Til tilføje en note , placer markøren i cellen, og vælg en af følgende muligheder:

• Højreklik på cellen, og vælg Indsæt note .
• Gå til Indsæt> Bemærk i menuen Google Sheets.
• Tryk på Shift + F12 .

Til tilføje en kommentar , placer markøren også i cellen, og vælg en af følgende muligheder:

• Højreklik på cellen, og vælg Indsæt kommentar.
• Gå til Indsæt> Kommentar i menuen Google Sheets.
• Brug Ctrl + Alt + M .

En lille trekant i det øverste højre hjørne af cellen antyder, at der enten er tilføjet en note eller en kommentar til cellen. Desuden kan du se antallet af celler med kommentarer på fanen Regnearkets navn-fanen:

Hvad er forskellen på noter og kommentarer? Linket til kommentaren kan sendes til en kollega, som redigerer filen sammen med dig. Han eller hun vil kunne svare på den:

Alle kommentarer kan besvares direkte i tabellen, og alle brugere, der har adgang til den, får en meddelelse om nye kommentarer og svar.

Hvis du vil slette kommentaren, skal du trykke på Løs Det betyder, at de diskuterede spørgsmål er løst, men deres historik vil forblive. Hvis du trykker på knappen Kommentarer knappen i øverste højre hjørne af tabellen, vises alle kommentarerne, og du kan genåbne de løste kommentarer.

Her kan du også justere indstillingerne for meddelelser ved at klikke på Meddelelser link. Vælg, om du vil have besked om alle kommentarer, kun din egen eller ingen af dem overhovedet.

Udskriv og download dine Google-regneark

Nu hvor du har lært at oprette, tilføje og redigere regneark, skal du vide, hvordan du udskriver eller gemmer dem på din maskine.

Til udskrive Google-ark , bruge menuen: Fil> Udskriv , eller brug standardgenvejen: Ctrl+P . Følg derefter trinene på skærmen, vælg udskrivningsmulighederne og få dit fysiske eksemplar.

Til gemme bordet som en fil på din maskine, gå til Fil> Hent som og vælg den ønskede filtype:

Jeg mener, at de formater, der tilbydes, er nok til næsten alle brugeres behov.

Alle disse grundlæggende funktioner, som du har lært, bidrager til det daglige arbejde med tabeller. Få dine filer til at se flotte og præsentable ud, del dem med andre og arbejd offline - det er alt sammen muligt med Google Sheets. Du skal bare ikke være bange for at udforske nye funktioner og give dem en chance. Tro mig, når dagen er omme, vil du undre dig over, hvorfor du ikke havde brugt denne tjeneste før.