1 ہم کچھ آسان خصوصیات کے ساتھ شروع کریں گے جیسے ڈیٹا کو حذف کرنا اور فارمیٹ کرنا اور اس کے ساتھ جاری رکھیں گے جیسے تبصرے اور نوٹ چھوڑنا، آف لائن کام کرنا، اور فائل میں کی گئی تمام تبدیلیوں کا فوری جائزہ لینا۔

بہت زیادہ عرصہ نہیں ہوا میں نے گوگل شیٹس کی پیش کردہ بنیادی خصوصیات پر کچھ روشنی ڈالی ہے۔ میں نے تفصیل سے بتایا کہ شروع سے ٹیبل کیسے بنایا جائے، اسے کس طرح شیئر کیا جائے اور بہت سی فائلوں کا انتظام کیسے کیا جائے۔ (اگر آپ ان کو یاد کرتے ہیں، تو ان کو پہلے سے چیک کرنے کا یہ اچھا وقت ہوسکتا ہے۔)

آج میں آپ کو اپنے علم کو مزید گہرا کرنے کی دعوت دیتا ہوں۔ چائے پی لیں اور بیٹھ جائیں - ہم دستاویزات میں ترمیم کرتے رہتے ہیں :)

Google شیٹس میں کیسے ترمیم کریں

ڈیٹا ڈیلیٹ کرنا

ٹھیک ہے یہ آپشن اتنا ہی آسان ہے جتنا آپ تصور کر سکتے ہیں: سیل یا سیلز کی ایک رینج کو منتخب کریں اور اپنے کی بورڈ پر ڈیلیٹ بٹن دبائیں۔

گوگل شیٹس میں فارمیٹنگ کو حذف کرنے کے لیے، سیلز کی رینج کو منتخب کریں اور <پر جائیں 1>فارمیٹ > فارمیٹنگ کو صاف کریں یا اپنے کی بورڈ پر Ctrl + \ دبائیں۔

Google Sheets میں سیلز کو فارمیٹ کرنے کے طریقے

1. سیل کو فارمیٹ کرنے کا بنیادی طریقہ ٹول بار<کا استعمال ہے۔ 13>۔ اگر آپ کسی آئیکن پر کرسر کو ہوور کرتے ہیں تو آپ کو ایک ٹپ نظر آئے گا جس میں بتایا جائے گا کہ یہ کیا کرتا ہے۔ گوگل شیٹس ٹول آرسنل آپ کو نمبر فارمیٹ، فونٹ، اس کا سائز اور رنگ، اور سیل الائنمنٹ تبدیل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اگر آپ کے پاس کم از کم ہے۔ٹیبلز کے ساتھ کام کرنے کا معمولی تجربہ، یہ بالکل بھی کوئی مسئلہ نہیں ہوگا:

   

2. جاری رکھنے کے لیے، آپ گوگل میں اوپر کی قطار کو منجمد کر سکتے ہیں شیٹس تاکہ جب آپ ٹیبل کو اوپر نیچے اسکرول کریں تو آپ ہمیشہ کالموں کے نام دیکھ سکیں۔ اور اس معاملے کے لیے قطاریں۔ بہت سارے ڈیٹا کے ساتھ کام کرتے وقت اس سے بہت مدد ملتی ہے۔

آئیے فرض کریں کہ ہمارے پاس چاکلیٹ کی فروخت سے متعلق معلومات کے ساتھ ایک میز ہے۔ ہم چاہتے ہیں کہ میز کو پڑھنے اور سمجھنے میں ہر ممکن حد تک آسان ہو۔ پہلی قطار اور کالم کو منجمد کرنے کے لیے آپ یہ کر سکتے ہیں:

• دیکھیں > منجمد کریں اور منجمد کرنے کے لیے قطاروں اور/یا کالموں کی تعداد کا انتخاب کریں۔
• اسپریڈ شیٹ کے اوپری بائیں کونے میں وہ خالی خاکستری مستطیل دیکھیں جہاں کالم اور قطار کے ہیڈر ملتے ہیں؟ کرسر کو اس کی موٹی گرے بار پر ہوور کریں جب تک کہ کرسر ہاتھ میں تبدیل نہ ہو جائے۔ پھر اس بارڈر لائن کو ایک قطار نیچے کلک کریں، پکڑیں ​​اور گھسیٹیں۔ اسی کا استعمال کالموں کو منجمد کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔

  

ایک شیٹ کو شامل کریں، چھپائیں اور "ان چھپائیں"

اکثر ایک شیٹ کافی نہیں ہوتی ہے۔ تو ہم کچھ مزید کیسے شامل کریں ؟

براؤزر ونڈو کے بالکل نیچے آپ کو شیٹ شامل کریں بٹن مل سکتا ہے۔ یہ ایک جمع (+) نشان کی طرح لگتا ہے:

اس پر کلک کریں اور ایک خالی شیٹ فوراً ورک اسپیس میں شامل کر دی جاتی ہے۔ اس کے ٹیب پر ڈبل کلک کرکے اور نیا نام درج کرکے اس کا نام تبدیل کریں۔

نوٹ۔ گوگل شیٹس فائل میں شیٹس کی تعداد کو محدود کرتی ہے۔ معلوم کریں کہ ایسا کیوں ہوسکتا ہے۔اپنی اسپریڈشیٹ میں نیا ڈیٹا شامل کرنے سے منع کریں۔

ایک خاص بات یہ ہے کہ آپ Google شیٹس کو دوسرے لوگوں سے چھپا سکتے ہیں۔ اس کے لیے، شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں اور شیٹ چھپائیں کا انتخاب کریں۔ نوٹ کریں کہ یہ سیاق و سباق کا مینو آپ کو ٹیب کا رنگ تبدیل کرنے، شیٹ کو حذف کرنے، اسے کاپی کرنے یا نقل کرنے کی اجازت دیتا ہے:

ٹھیک ہے، ہم نے اسے چھپا دیا ہے۔ لیکن ہم اسے کیسے واپس حاصل کریں گے؟

پہلے شیٹ ٹیب کے بائیں جانب چار لائنوں ( تمام شیٹس ) والے آئیکن پر کلک کریں، چھپی ہوئی شیٹ کو تلاش کریں اور کلک کریں۔ یا آپ صرف دیکھیں > پوشیدہ شیٹس Google Sheets مینو میں:

شیٹ دوبارہ چلنے کے لیے ہے اور اس میں ترمیم اور نظم کے لیے تیار ہے۔

ترمیم کی سرگزشت چیک کریں گوگل شیٹس میں

کیا ہوتا ہے اگر ٹیبل میں ترمیم کرتے وقت کچھ غلطیاں ہوئیں یا اس سے بھی بدتر بات یہ ہے کہ کسی نے حادثاتی طور پر معلومات کا ایک حصہ حذف کر دیا؟ کیا آپ کو ہر روز دستاویزات کی کاپیاں بنانے کی ضرورت ہے؟

جواب نہیں ہے۔ Google Sheets کے ساتھ سب کچھ بہت آسان اور زیادہ محفوظ ہے۔ یہ فائل میں کی گئی ہر تبدیلی کی تاریخ کو محفوظ کرتا ہے۔

• پوری اسپریڈشیٹ کی تاریخ چیک کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔
• ایک سیل کی ترمیم کی تاریخ کو چیک کرنے کے لیے، پیروی کریں یہ اقدامات۔

اپنی اسپریڈشیٹ کا سائز تبدیل کریں

ایک اور سوال جو ٹیبل میں ترمیم کرتے وقت پیدا ہوسکتا ہے - میں اس کا سائز کیسے تبدیل کروں؟ بدقسمتی سے، گوگل شیٹس میں ٹیبل کا سائز تبدیل کرنا ممکن نہیں ہے۔ لیکن چونکہ ہم میں کام کر رہے ہیں۔براؤزر، ہم اس کا بلٹ ان آپشن استعمال کر سکتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے، ہمارے پاس روایتی طور پر استعمال ہونے والے شارٹ کٹس ہیں:

• زوم کرنے کے لیے Ctrl + "+" (پلس نمبر پیڈ پر) میں۔ فل سکرین ۔ سائز تبدیل کرنے اور کنٹرولز دکھانے کے لیے Esc دبائیں.

  Google Sheets کو آف لائن کیسے استعمال اور اس میں ترمیم کریں

  بہت سے لوگوں کا خیال ہے کہ گوگل شیٹس کا سب سے بڑا نقصان اس کی ناکامی میں ہے۔ اسے آف لائن استعمال کریں کیونکہ فائلیں کلاؤڈ میں محفوظ ہوجاتی ہیں۔ لیکن یہ ایک عام غلط فہمی ہے۔ آپ گوگل شیٹس کو آف لائن دستیاب کر سکتے ہیں، اس موڈ میں ٹیبلز کے ساتھ کام کر سکتے ہیں اور بعد میں انٹرنیٹ تک رسائی بحال ہونے پر تبدیلیوں کو کلاؤڈ میں محفوظ کر سکتے ہیں۔

  گوگل شیٹس کو آف لائن ایڈٹ کرنے کے لیے، آپ کو گوگل کے ساتھ ہم آہنگی کو سیٹ کرنا ہوگا۔ Drive۔

  Google Docs ایکسٹینشنز کو Google Chrome میں شامل کریں (یہ آپ کو ایک بار تجویز کیا جائے گا جب آپ Google Sheets میں آف لائن وضع کو آن کریں گے):

  

  بھی دیکھو: خالی خلیوں کے لیے ایکسل مشروط فارمیٹنگ

  اگر آپ ایک موبائل ڈیوائس یا ٹیبلیٹ استعمال کرنے جا رہے ہیں، گوگل ٹیبلز، دستاویزات اور پیشکشوں کے ساتھ ساتھ گوگل ڈرائیو کے لیے تمام ایپلیکیشنز کو انسٹال کرنا یقینی بنائیں۔

  ایک اور مشورہ - اس پر جانے سے پہلے انٹرنیٹ سے مفت جگہیں، اپنے گوگل اکاؤنٹ میں سائن ان کریں اور وہ فائلیں اور ایپلیکیشنز کھولیں جنہیں آپ استعمال کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، مثال کے طور پر، پرواز کے دوران۔ ایپلیکیشنز کو کھلا چھوڑ دیں تاکہ آپ کو سائن ان کرنے کی ضرورت نہ پڑےاکاؤنٹ میں، جو انٹرنیٹ کے بغیر ناممکن ہو جائے گا۔ آپ فائلوں کے ساتھ فوری طور پر کام شروع کر سکیں گے۔

  Google Sheets کو آف لائن ترمیم کرتے وقت، آپ کو اسکرین کے اوپری حصے میں ایک خاص آئیکن نظر آئے گا - دائرے میں بجلی کا ایک بولٹ۔ آن لائن واپس جانے پر، تمام تبدیلیاں فوراً محفوظ ہو جائیں گی اور آئیکن غائب ہو جائے گا۔ یہ انٹرنیٹ تک رسائی کے باوجود اور ڈیٹا کھوئے بغیر گوگل شیٹس کے ساتھ تقریباً کسی بھی وقت اور کسی بھی جگہ کام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

  نوٹ۔ آپ آف لائن کام کرتے وقت ٹیبلز اور دیگر دستاویزات کو صرف تخلیق، دیکھ اور ترمیم کر سکتے ہیں۔ آپ ٹیبلز کو منتقل کرنے، ان کا نام تبدیل کرنے، اجازتوں کو تبدیل کرنے اور Google Drive سے منسلک دیگر اعمال انجام دینے کے قابل نہیں ہوں گے۔

  Google Sheets میں تبصرے اور نوٹس

  جیسا کہ آپ جانتے ہوں گے، MS Excel سیل میں نوٹ شامل کرنے کی پیشکش کرتا ہے۔ گوگل شیٹس کے ساتھ، آپ نہ صرف نوٹس بلکہ تبصرے بھی شامل کر سکتے ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ کیسے کام کرتا ہے۔

  نوٹ شامل کرنے کے لیے ، سیل میں کرسر رکھیں اور درج ذیل میں سے ایک کو منتخب کریں:

  • سیل پر دائیں کلک کریں۔ اور نوٹ داخل کریں کو منتخب کریں۔
  • داخل کریں > پر جائیں Google Sheets مینو پر نوٹ کریں۔
  • Shift + F12 دبائیں.

  ایک تبصرہ شامل کرنے کے لیے ، سیل میں بھی کرسر رکھیں اور منتخب کریں۔ درج ذیل میں سے ایک:

  • سیل پر دائیں کلک کریں اور تبصرہ داخل کریں کو منتخب کریں۔
  • داخل کریں > پر جائیں Google Sheets مینو پر تبصرہ کریں۔
  • Ctrl + Alt + M استعمال کریں۔

  Aسیل کے اوپری دائیں کونے میں چھوٹا مثلث اشارہ کرے گا کہ سیل میں کوئی نوٹ یا تبصرہ شامل کیا گیا ہے۔ اس کے علاوہ، آپ اسپریڈشیٹ کے نام کے ٹیب پر کمنٹری والے سیلز کی تعداد دیکھیں گے:

  

  نوٹس اور کمنٹری میں کیا فرق ہے؟ کمنٹری کا لنک کسی ایسے ساتھی کو بھیجا جا سکتا ہے جو آپ کے ساتھ فائل میں ترمیم کرتا ہے۔ وہ اس کا جواب دے سکے گا:

  

  ہر تبصرے کا جواب براہ راست ٹیبل کے اندر دیا جا سکتا ہے اور ہر صارف جسے اس تک رسائی حاصل ہے، نئے تبصروں کے بارے میں اطلاع ملے گی۔ اور جوابات۔

  تبصرے کو حذف کرنے کے لیے، حل بٹن کو دبائیں۔ اس کا مطلب ہے کہ زیر بحث سوالات حل ہو گئے لیکن ان کی تاریخ باقی رہے گی۔ اگر آپ ٹیبل کے اوپری دائیں کونے میں تبصرے بٹن دبائیں گے، تو آپ کو تمام تبصرے نظر آئیں گے اور حل شدہ کو دوبارہ کھول سکیں گے۔

  وہاں، آپ کر سکتے ہیں۔ اطلاعات لنک پر کلک کرکے بھی اطلاع کی ترتیبات کو ایڈجسٹ کریں۔ منتخب کریں کہ آیا آپ چاہتے ہیں کہ ہر تبصرے کے بارے میں مطلع کیا جائے، صرف آپ کا، یا ان میں سے کوئی بھی نہیں۔

  اپنی Google اسپریڈشیٹ پرنٹ اور ڈاؤن لوڈ کریں

  اب جب کہ آپ نے بنانا سیکھ لیا ہے، شامل کریں اور اسپریڈ شیٹس میں ترمیم کریں، آپ کو یہ جاننا ہوگا کہ انہیں اپنی مشین میں کیسے پرنٹ یا محفوظ کرنا ہے۔

  Google شیٹس کو پرنٹ کرنے کے لیے ، مینو کا استعمال کریں: فائل > پرنٹ کریں ، یا صرف معیاری شارٹ کٹ استعمال کریں: Ctrl+P ۔ پھر اسکرین پر درج مراحل پر عمل کریں،پرنٹنگ کے اختیارات کا انتخاب کریں اور اپنی فزیکل کاپی حاصل کریں۔

  اپنی مشین میں ٹیبل کو بطور فائل محفوظ کرنے کے لیے، فائل > بطور ڈاؤن لوڈ کریں اور مطلوبہ فائل کی قسم کا انتخاب کریں:

  

  میرا خیال ہے کہ پیش کردہ فارمیٹس تقریباً ہر صارف کی ضرورت کے لیے کافی ہیں۔

  یہ تمام بنیادی وہ خصوصیات جو آپ نے سیکھی ہیں وہ ٹیبل کے ساتھ روزانہ کے کام میں حصہ ڈالتی ہیں۔ اپنی فائلوں کو خوبصورت اور پیش کرنے کے قابل بنائیں، دوسروں کے ساتھ ان کا اشتراک کریں اور آف لائن کام کریں - یہ سب کچھ Google Sheets کے ساتھ ممکن ہے۔ بس نئی خصوصیات کو دریافت کرنے سے نہ گھبرائیں اور انہیں آزمائیں۔ مجھ پر بھروسہ کریں، دن کے اختتام پر، آپ حیران ہوں گے کہ آپ نے اس سروس کو پہلے کیوں استعمال نہیں کیا۔